招商集团公文处理规定

1、招商集团公文处理规定1、总则1.1 为规范招商集团公文处理工作，特制定本规定。1.2 公文是传达贯彻上级方针政策、发布规章制度、情况交流、信息沟通的重要工具。各单位必须重视并认真做好公文处理工作，切实提高公文质量和公文处理的效率。1.3 集团企业管理部是集团公文处理工作的主管部门,负责公司公文处理，同时指导各分子公司的公文处理工作。各分子公司应按本规定的要求，规范本单位的公文处理工作。1.4 各分子公司行政部门应配备专职或兼职文秘人员负责公文处理工作。文秘人员应忠于职守，具备相应的专业知识。1.5 公文由各单位行政部门统一收发、分办、传递、立卷。公司公文归档参见档案管理制度。1.6 公文处理工

2、作必须做到准确、 及时、安全，必须严格执行有关保密规定，保守秘并积极采用先进的技术、 手段，提高公文处理效率， 逐步实现办公自动化。2、适用范围适用于招商港湾集团及下属分、子公司。3、公文种类与用语3.1 公司常用的公文种类有：3.1.1 命令：以上级向下级发布执行令（命令），用“命令”。3.1.2 决议：经公司的程序通过或审批，对重大事项形成的方案或意见，用“决议”。3.1.3 决定：对重大事项或者重大行动作出安排，用“决定”。3.1.4 纪要：记载传达会议议定事项和主要精神，用“纪要。3.1.5 通知：发布规章、制度、办法，转发上级单位，同级单位和不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文，要

3、求下级办理和需要周知或共同执行的事项，任免和聘用人员，用“通知”。3.1.6 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或内部重要情况，用“通报”。3.1.7 通告（公告）：宣布重大事项，在较广泛的范围公布应当周知的事项，用“通告”。3.1.8 报告：报告工作，反映情况，提出意见或建议，用“报告”。3.1.9 请示：向上级请求指示、批准，用“请示“。3.1.10 批示：向下级作出指示，用“批示”。3.1.11 批复：答复请示事项、用“批复”。3.1.12 函、复函：商洽工作、询问和答复问题、请求批准等，用“函”。回复来函，用“复函”。3.2 各单位公文按上述规定用语。4、公文格式与标注4.1

4、 公文主要由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄报单位、抄送单位等部分组成。4.1.1 秘密公文视秘密等级分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。4.1.1.1 绝密是最重要的公司秘密，如果泄露会使公司的安全和利益遭受特别严重的损害。4.1.1.2 机密是重要的公司秘密，如果泄露会使公司的安全和利益遭受严重的损害。4.1.1.3 秘密是一般的公司秘密， 如果泄露会使公司的安全和利益遭受损害。4.1.2 紧急公文视情况标明“特急”、“急”。4.1.3 发文单位标识由发文单位规范化简称，用蓝色标识；联合行文时，主办

5、单位排列在前。4.1.4 发文字号，由单位代字、年份、序号组成。联合发文，只标明主办单位发文字号。发文字号的基本格式是“年份××号”。“”表示发文单位代字；“××”代表发文流水排序数，不加“第”字，不编虚位（即1不编为 001）；年份应标全称。公司及各部门发文字号由公司企业管理部统一分配、掌握（见附件一），并根据公司管理架构变动情况作出适时调整。下属单位发文字号由本单位行政部门分配、掌握和调整。4.1.5 公文应标明签发人，签发人为主签发人。联合行文时按发文机构顺序标明各单位的主签发人。4.1.6 公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发

6、文单位、事项和公文种类； 标题中除法规、 规定名称加书名号外， 一般不用标点符号。4.1.7 主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或简称；抄送单位和抄报单位指除主送单位外需要办理或阅知公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称。公司在一定范围内发送的公文， 主送、抄送单位一般不具体列明， 只标明有关单位的总称。详见管理名词定义规定。主送“各有关单位”，须在文件末尾主送栏具体标明主送的单位。抄报、抄送不使用“各有关单位”的总称，而应具体标明相关单位。4.1.8 公文如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。4.1.9 成文日期以领导签发日期为准；联合行文的，以最后签发单位领导的签发日期为准。

7、会议通过的文件以通过日期为准。成文日期用汉字将年、月、日标全，“零”写为“”。4.1.10 纸质文件除会议纪要外一律加盖印章，电子文件以电子方式签章。4.1.11 公文如有附注 （需要说明的其他事项） ，应当加括号标注在成文日期下一行。“请示”及其他需要回复的公文应在附注处注明联系人的姓名和电话。4.1.12 公文用纸为 A4型，左侧装订。4.1.13 公文文字从左至右横写、横排。主要要素的字号、字体为：4.1.13.1 秘密等级、紧急程度、签发人、文件编号，为黑体12号字；4.1.13.2 标题为宋体 16号加粗，正文为宋体 11号字；4.1.13.3 主送单位（位于抄送栏时）、抄报单位、抄

8、送单位、拟稿人、校核人、存档、印发为华文黑体12号字；4.1.13.4 文件名称、版本、页次、印发日期为华文黑体10号字。5、行文关系和规则5.1 行文应当确有必要，注重效用。可发可不发的文件不发。5.2 各单位的行文关系，应根据各自的隶属关系和职责范围确定。各单位在自己的权限范围内可以自主行文。5.3 向下级单位的重要行文，应抄报直接上级单位。5.4 凡部门之间未对有关问题协商一致时，不得向下各自行文。 如擅自行文，上级单位有权责令纠正或撤销。5.5 非紧急情况，各单位不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应得到被越过单位的允许，并抄报被越过的单位。5.6“请示”须一文一事；一般只送一个主

9、送单位，如需同时送其他上级单位，应用抄报形式，但不能同时抄送同级或下级单位。“报告”、“纪要”、“通报”中不得夹带请示事项。5.7 向多个单位上报其他文种的公文， 应根据内容写明主送单位和抄报单位。上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应抄送其另一上级单位。5.8 除公司领导直接交办的事项和重大紧急情况外，行文一般不得直接送领导个人。5.9 报公司的文件，不得同时抄送公司领导和职能部门。5.10 集团企业管理部制定管理名词定义5.10.1 当公司部门发生调整及管理方式发生变动时，管理部应及时调整管理名词定义。5.10.2 管理部负责对管理名词的使用情况进行检查指导。5.10.3 管理名词定

10、义如下表：序号名词定义1集团或公司集团有限公司2职能部门包括：企业管理部、财务管理部、审计监察部、工程事业部等3 各子、分公司4二级单位5各单位包括：职能部门、 各子、分公司、二级单位5.11 行文的公文发文字号6、公文办理6.1 公文办理分为收文办理和发文办理。6.2 所有文件原则上必须经文件收发部门统一收发、登记、分送。未经统一登记的急文在办理完毕后，需交文件收发部门补办登记。6.3 收文办理程序：6.3.1 签收收文机关的收发人员清点检查来自各个渠道的公文并履行签收手续， 主要分外收发签收与内收发签收， 外收发签收由公司前台人员操作； 内收发签收则由行政部门的相关人员操作。 （表格见附件

11、二）6.3.2 登记收文必须交由本单位收发人员统一办理收文登记、编号等。对紧急公文， 登记时应注明办理时限。6.3.3 审核主要审核是否应由本单位办理， 是否符合行文规则， 是否符合国家法律、 法规，涉及其他部门的事项是否需协商、会签，审核之后，提出拟办、批办意见，交有关部门承办；对不符合规定的公文， 可退回呈报公文的下级单位并说明理由。6.3.4 拟办、批办。收文部门负责人就来文提出建议性意见，公司领导对送批文件如何办理提出决定性意见，意见要指明承办单位及承办人，如需两个或两个以上单位共同承办，要明确主办单位，并交代文件办理的原则、方法、要求及时限。6.3.5 承办基本要求：依据批办意见办理

12、公文， 牵头部门应担负主办公文的责任，及时快速办理公文，及时履行注办手续。6.3.6 催办按照办理时限要求，对主办单位进行督促，防止积压和延误。6.3.7 归档收文办理完毕后，对具有存档价值的文件进行立卷归档。6.4 发文办理程序：6.4.1 拟稿根据办理事项的需要，由主办单位的经办人员拟稿， 公文拟稿的具体要求为：6.4.1.1 符合国家的法律法规及方针、政策，符合企业所在地区的法律、法规；6.4.1.2 情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确。篇幅力求简短；6.4.1.3 人名、地名、数字、引文要准确。日期应写明具体的年、月、日；6.4.1.4 结构层次序数，

13、 第一层为 “一”，第二层为 “（一）”，第三层为 “1、”，第四层为“（ 1）”；6.4.1.5 必须使用国家法定计量单位；6.4.1.6 除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数位必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字；6.4.1.7 引用公文应注明发文时间、单位、标题和文号（先引标题，后引发文字号）；6.4.1.8 用词要准确、规范。第一次出现应使用全称，其后可用简称并加以说明。6.4.2 审核文稿送领导签发之前， 必须送企业管理部审核。 核稿重点是：是否确需行文，是否与有关部门和单位协商、会签，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否

14、符合单位公文处理有关规定。审核过程中，如属一般性问题，核稿人可直接修改；若需较大改动，可附上意见，退主办单位修改。6.4.3 会签凡涉及其他部门（单位）的事项，由主办单位负责协商、会签，如意见不一致，要如实反映。6.4.4 签发企业管理部核稿后送领导对公文进行最后审定并签发。重要的或涉及面广的（如呈报上级单位的文件） ，由单位正职或主持工作的副职签发。转发上级单位通知或印发已经领导批准同意事项的公文，可由企业管理部负责人根据授权签发，但在办理新批文件时，须附上领导的原批件。签发时，意见要明确，姓名、日期要写完整。其他审批人圈阅时要署名，且圈阅视为同意。6.4.5 复核、校对、编号发文经签发后，

15、由企业管理部进行复核、校对，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范，定稿文字是否与签发稿相符等。经复核、校对需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。单位发文由企业管理部负责统一编号， 各部门发文由各自按所分配的发文字号编号。6.4.6 缮印、用印单位发出的纸质文件由企业管理部负责缮印、用印，各部门发出的纸质文件由各自负责。6.4.7 登记、封发、存档企业管理部对发出的文件均须进行登记，并按发送范围封发。 发文必须留存一份正本与领导签发稿、随稿附件一并归档。6.4.8 回收、更改、撤销因突发事件或其他原因，需要回收、更改、撤销已签发的公文，主办单位必须提出书面申请

16、，并经签发领导批准。6.4.9 催办对下发的重要公文，主办单位要及时了解和反馈执行情况。6.5 草拟、修改和签批纸质文件，字迹要工整，不得用铅笔、圆珠笔，不得在文稿装订线外书写。6.6 公文处理时限：6.6.1 办文时限：6.6.1.1 提出意见：一般事项，一个部门不超过一个工作日；需要研究讨论的事项，一个部门不超过三个工作日； 有具体时限要求的事项， 按时限要求办理；特殊事项按特殊情况处理；6.6.1.2 拟稿：一个部门一般不超过两个工作日；6.6.1.3 会签：一个部门一般不超过一个工作日；6.6.1.4 核稿、送审：特急文不超过四小时，急文不超过一个工作日，一般文不超过两个工作日；6.6

17、.1.5 印发：一般不超过四小时。6.6.2 阅文时限：6.6.2.1 需要办理的公文：按办文时限要求处理；6.6.2.2 阅知性公文：一个单位一般不超过2个工作日。6.7 机密文件和注明不准翻印的文件不得翻印，确需翻印的须经发文单位同意。6.8 传递密件时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采取加密装备。7、公文管理7.1 公文立卷应根据其特征、相互联系和保存价值分类整理，保证齐全、完整，正确反映本单位的主要工作情况，便于保管、查找和利用。7.2 联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。7.3 公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管。7.4 处理完毕的公