档案管理规定

1、档案管理规定目的：为加强档案管理,有效保护和利用档案，为集团和社会发展服务，依据有关规定，结合集团实际，制定本规定。8.1本规定所称“档案”是指集团（含下属各部门、各公司）自筹建以来各种活动中形成的、具有保存、研究及利用价值的各种形式的记录。其中以房地产开发、消防项目等工程技术类档案为主体，同时还包括生产技术管理类、经营管理类、行政管理类、党群工作类等方面的记录资料。8.2集团公司档案工作实行统一领导、集中管理的原则。各部门（公司）要做好本单位各类文件材料的形成、积累、整理、及立卷归档工作。在每项生产、技术、经营、销售等活动中形成的材料经过加工处理后，统一归档管理，做到完整、准确、系统。8.3

2、办公室负责集团档案工作的规划、协调、监督和指导。其所属的档案室具体承担档案的接收、收集、保管和提供利用等职责，对集团下属企业的档案管理进行检查指导。8.4凡集团需要立卷归档的资料，任何人不得据为己有，不得擅自销毁、出卖，密级档案不得泄露。8.5归档范围：8.5.1开发(消防)工程技术档案：在新建、改建、扩建的开发建设工程的勘测、设计、施工和竣工验收中，形成的工程规划、报告、初步设计、施工设计、施工记录、竣工图、交接验收报告，以及作为设计、施工依据和审批的文件资料。8.5.2生产技术档案：在产品试制、试验、制造中形成的产品设计图样、技术文件、技术标准、工艺文件、工艺装备以及作为设计、制造试验依据

3、和审批鉴定（包括产品设计评审、验证、确认、设计更改）等质量记录的资料。8.5.3经营管理档案：各种计划管理、责任制管理、各种统计报表、综合性统计分析；属集团所有的知识产权和商业秘密；集团信用管理、形象宣传；商务合同正本及与合同有关的补充材料、有关的资信调查；经营业务管理、服务质量管理；招投标项目管理等资料。8.5.4设备仪器档案：自制、外购设备仪器的图样和技术文件；设备仪器的开箱验收或接收资料；设备仪器的安装调试资料；设备仪器的使用、维护和改造、报废资料；事故分析和处理的文件资料。8.5.5文书档案：在集团党务工作以及组织、宣传、纪检、保卫工作中形成的各种文件资料；在集团行政工作中形成的各种文

4、件资料；上级各有关部门下发的各种文件资料。8.5.6声像档案：在集团各项活动中形成的、具有保存和利用价值的照片、底片、影片、录音带、录像带、缩微胶片等载体的档案资料。8.5.7电子档案：各部门（公司）在其业务活动中采用cad技术形成的电子文件及其支持软件。8.5.8实物档案：集团获得上级领导机关授予的奖章、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物。8.6归档标准8.6.1归档文件资料应遵循文件材料的形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。8.6.2归档文件资料必须准确地反映集团生产、开发、经营管理以及党、政、工、团等各项活动的真实内容和历史过程。8.6.3归档文件资料应为原件。因故无原件的，可

5、归档具有凭证作用、使用价值的文件材料。8.6.4归档文件资料的载体和字迹应符合耐久性要求。要使用质地优良的纸张绘制和书写，做到字迹工整、图像清楚、反差良好、图纸幅面、编号和签字手续要符合标准规定。8.6.5归档的文件资料，由归档单位或个人填写移交目录一式两份；向集团档案室移交时，双方要履行签字手续，移交目录各持一份备查。8.7归档时间8.7.1工程技术档案，要按照工程项目要求，分期分批随时立卷归档。确因工程需要不能随时归档的，经总工程师批准后，可在工程项目竣工后一次性立卷归档。8.7.2生产技术档案，产品设计底图要在审签后归档，蓝图及文件资料要在产品定型或批量生产后归档；产品设计评审、验证、确

6、认等质量记录文件随蓝图档案一并立卷归档；工艺文件和工艺装备，按归档计划，经总工室审签后归档。8.7.3经营管理档案，一般应在办理完毕后的第二年上半年第一季度归档。8.7.4设备仪器档案，要在每台设备仪器安装调试验收后，及时移交归档。8.7.5文书档案，各单位职能部门应在下一年度的第一季度向集团档案室移交，对于某些专门文件、特殊载体，为了便于日常工作的查考，也可适当延长归档时间。8.7.6实物档案，要随时移交归档。8.7.7声像、电子档案，短期项目要在完成后一周内归档；长期项目则须经电脑部进行鉴定后，分期、分批归档。8.8档案分类管理8.8.1档案实行分类编号（一）开发技术档案，按各工程项目的不

7、同类别分别进行编号。（二）消防技术档案，按各工程项目归档的不同时间顺序进行编号。（三）经营管理档案，按档案的具体内容所反映的问题进行编号。（四）文书档案，按时间问题立卷，按年代顺序分别编号。（五）声像档案，按不同载体问题分别编号。（六）实物档案，按实物类别分类编号。（七）电子档案，按年度机构问题分类编号。8.8.2对接收的档案，要编制总目录和分类目录，并根据需要编制档案检索工具，进行档案著录工作。8.8.3接收档案时必须认真验收，保证档案质量，并办理移交手续。档案存放要有专用库房、专用柜架，档案排列方法要科学和便于查找。档案柜、袋要标明存放档案的名称、图号。库存档案要定期进行清理核对工作，做到

8、账、物相符。对破损或载体变质的，要进行修补和复制。库存档案因移交、作废、遗失等注销账卡时，要注明原因，保存依据。8.8.4档案库房要具备良好的卫生环境；尤其要具有防盗、防火、防潮、防尘、防有害气体、防湿、防虫等安全措施；库房门窗设施要坚固安全；库房内严禁吸烟、点燃明火、存放易燃易爆物品，不允许放置私人物品。8.9档案分级管理8.9.1根据规定，划分档案密级。档案密级分秘密、机密、绝密三种。编制档案保管期限表，档案保管期限分永久（50年以上）、长期（15年至50年）、短期（15年以下）三种。确定保管期限的基本原则是：（一）对集团有长远利用价值的档案应永久保存。（二）对集团在一定时期内有利用价值的

9、档案分别为长期、短期保存。（三）凡是介于两种期限之间的档案，其保管期限一律从长。8.9.2档案鉴定工作要由集团领导、专业技术人员和档案员参加组成的鉴定小组，负责定期对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告，并注明日期。8.9.3通过档案鉴定，要划分出档案密级和保管期限。鉴定中如果发现档案不准确、不完整，应及时责成有关部门和人员及时修改和补充。8.9.4对已经超过保管期限或失去保存价值的档案，经过鉴定后，要造具清册，提出销毁报告，填写档案销毁清单，经集团领导批准后方可销毁，销毁密级档案时要严格执行保密规定。8.9.5要按期做好档案统计工作，统计数据做到准确、真实、可靠。8.9.6档案管理要逐步建立

10、以电子计算机管理为主的管理体系，为档案的全面开发利用和升级管理提供有利条件。8.9.7各部门（公司）要充分利用档案资源，对其进行加工整理、汇编专题资料或编制产品、科研成果、工程简介、数据、图表手册等。8.9.8集团所有人员要查阅档案，必须根据档案的机密等级，履行不同的批准手续。查阅一般管理性和技术性档案，可事先填写“档案查阅审批单”，然后由部门主管、办公室主任签字批准，再到档案室进行查阅；查阅机密档案，要经部门主管、办公室主任，主管副总签字批准，再到档案室查阅；查阅绝密档案，要经主管副总审核、由集团总经理批准方可查阅。查阅党务系统归档的文件，要经党委领导批准。8.9.9借用档案者，对所借的档案

11、，应负安全和保密责任。不得擅自转借或翻印复制。严禁在档案上划标记、涂改、将档案损坏或丢失。借阅时要严格履行登记手续，借出或收回的档案，必须当面清点，详细检查，严格借阅手续。发现借出的档案被损坏或丢失，档案员要追究其责任，并报请主管领导审批处理。8.10附则8.10.1本办法的有关章、条内容，要落实到全体员工个人的工作程序之中，各部门按规定在年终时进行考核。8.10.2集团下属各单位应依照本规定内容做好本单位档案管理工作。8.10.3集团各类档案的密级划分：（一）绝密档案，指公司现存的房屋所有权证、国有土地使用权证、中标通知书、建设工程规划许可证、建设用地规划许可证、建设工程施工许可证、商品房预

12、售许可证、房屋拆迁许可证、履约保证书、竣工验收备案证、收费许可证、资质证书、生产登记批准证书、授权委托书、审核意见书、挂牌成交确认书、选址意见书、国有土地使用权出让合同、房产执照、营业执照、工程竣工档案、竣工图等。（二）机密档案，指重要性业务合同和协议，其中包括各类施工合同、设计合同、购销合同、承揽合同、监理合同、勘查合同、定货合同、买卖合同、租赁合同、商业合同、抵款协议、合作协议等；还包括重要函件、批复、报件、审批、承诺书、勘查纲要、策划条件、工程规划、施工设计、施工记录、验收意见、验收评定，以及作为设计、施工依据的文件资料。（三）秘密档案，指一般会议纪要、请示、报告、通知、决定、技术说明、

13、告知书、判决书，以及产品设计图样、技术文件、技术标准、工艺文件、工艺装备以及产品的设计评审、验证、确认、设计更改等技术资料 。集团在党务工作和行政工作中形成的各类文件资料等。8.11集团档案室归档制度8.11.1主题内容和适用范围8.11.1.1本制度明确了集团档案归档的责任、时间及质量要求8.11.1.2本制度适用于集团档案室和各分公司的档案归档工作8.11.2定义8.11.2.1各分公司档案：是指各分公司在生产经营和管理活动中形成的具有保存价值的各种记录8.11.2.2档案归档：集团各部门和各分公司在工作中不断产生的文件材料处理完毕后，将具有日后查考价值的文件材料，经业务部门或档案管理部门

14、整理立卷后，定期移交给集团档案室集中保管8.11.3责任8.11.3.1集团各部门和各分公司要把文件材料的形成、积累和归档工作纳入工作职责和计划之内8.11.3.2集团各部门和各分公司应设立专、兼职档案员，负责本部门或本公司文件材料的收集、整理和保管工作，并按要求向集团档案室完成归档8.11.3.3集团档案室负责全集团档案归档工作的指导、监督和检查8.11.4案卷质量要求8.11.4.1归档的文件材料必须真实地反映各分公司生产经营和管理活动的历史过程，案卷做到完整、准确、系统8.11.4.2归档的文件材料必须经部门负责人或项目负责人及档案员审核后，签字并向集团档案室办理移交8.11.4.3归档

15、的文件材料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用铅笔、易褪色的书写材料，如红色墨水、圆珠笔、复写纸等8.11.4.4归档的文件材料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完整8.11.4.5工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张，图纸一般采用蓝晒图，计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件8.11.4.6录音、录像文件应保证载体的有效性、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘8.11.4.7归档的文件材料幅面尺寸规格宜为a4幅面（297mm*210mm）8.11.4.8归档的文件材料必须附有完整的卷内文件目录，并且内容填写齐全、规范8.11.4.9

16、凡归档的各类文件材料在立卷装订时，要去掉文件内的金属物品、裱糊破损的地方、并将文件折叠整齐、用坚固的线绳将文件订紧8.11.4.10案卷归档时，要及时办理归档手续，由归档移交人填写档案移交目录，一式两份，移交双方核对无误后，在移交目录上签字确认，各保存一份备查8.11.5归档时间8.11.5.1各部门在工作中形成的文件材料，由部门负责人审定后，可以随时归档，最迟也要在次年一季度整理组卷后向集团档案室办理移交8.11.5.2 产品档案和基本建设档案一般在工程竣工验收后3个月内，由各开发公司档案员集中统一向集团档案室办理移交，任何单位和个人不得拒绝和无故拖延移交工作8.11.5.3 周期长的项目可

17、分阶段、分单项归档，有尾工的应在尾工完成后及时归档8.11.5.4以前归档的项目若是有改建、扩建和维修工程，必须在工程竣工后3个月内向集团档案室归档8.11.5.5凡集团新进设备，必须在设备到货开箱后，立即将随机资料向集团档案室归档；同时设备在使用、维修和调拨、报废过程中形成的记录也必须随时归档8.11.5.6当年形成的会计档案，在会计年度终了后，暂由会计机构保管一年，期满后要移交集团档案室统一保管，或在会计机构内部指定专人保管，出纳人员不得兼管会计档案8.11.5.7因公外出学习和参加会议取得的相关资料，在回公司后10日内，将其整理后向档案室办理移交8.12档案保管标准8.12.1主题内容与

18、适用范围8.12.1.1本标准规定了档案保管方面的职能、内容及要求8.12.1.2本标准适用于集团及下属各单位、各部门的档案保管工作8.12.2管理职能8.12.2.1档案保管工作是根据档案法及有关规定，实行档案的集中管理与分级管理相结合的原则，维护档案的完整与安全，便于档案的管理和提供利用8.12.2.2集团档案是在主管副总裁领导下由档案室负责保管8.12.2.3各职能部门及分公司档案室负责各自所存的应归档的文件材料的保管工作8.12.3管理内容与要求8.12.3.1管理好企业在各项活动中形成的全部档案，其中包括党群工作、行政管理、经营管理、技术管理、产品、基本建设和设备管理等档案材料8.1

19、2.3.2档案保管要实行“三室”分开，既库房与办公室、阅览室分开，尽量远离污染源8.12.3.3存放档案要有专门的库房，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防高温、防光、防潮、防尘、防虫、防鼠、防有害生物等安全措施8.12.3.4存放档案要有档案专柜，排架方法要科学和便于查找，按照从上到下，从左到右的次序排列，重要的档案要专柜存放8.12.3.5存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒，要按编号顺序排列8.12.3.6库房内严禁吸烟，禁止存放易燃易爆物品，花卉和食品8.12.3.7库房设有温湿度计，保持适合的温湿度，温度在14-24，相对湿度在45-60%为宜8.12.3.8非工作人员一律不准进入

20、档案室库房8.13档案统计工作制度8.13.1主题内容与适用范围8.13.1.1本制度规定了档案统计工作的目的、方法和要求8.13.1.2本制度适用于福佳集团档案的统计工作8.13.2管理职能通过贯彻本制度，及时了解和掌握本集团档案的库存数量、质量及管理工作情况，以利于改善工作，更好地提供利用。8.13.3管理内容与要求8.13.3.1档案统计工作是档案管理的重要环节，档案室要建立健全统计工作，按规定填写档案统计报表8.13.3.2档案统计工作主要是进行档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及效果统计和统计分析等8.13.3.3统计数据要做到准确可靠，不得擅自涂改、伪报8.13.3.

21、4统计报表的填写要字迹清晰工整，页面保持完整、清洁，不得用易褪色墨水填写8.13.3.5档案统计要做到季有季报，年有年报，及时准确地掌握档案的数量和管理工作基本情况，做到帐、物一致8.14档案安全保密工作制度8.14.1主题内容与适用范围8.14.1.1本标准对集团档案的安全保密工作进行了规定。8.14.1.2本标准适用于大连福佳企业集团有限公司各种门类档案的安全与保密。8.14.1.3本标准依据私营企业档案管理暂行规定和大连福佳企业集团保密工作制度制订。8.14.2管理职能8.14.2.1档案的安全保密工作在集团保密工作领导小组的指导下，由办公室主任、安全员、档案员组织有关部门贯彻执行。8.

22、14.2.2各专（兼）职档案员要同本部门的安全员共同做好本部门档案的安全保密工作。8.14.3管理内容与要求8.14.3.1集团档案室按密级设专柜、专人保管，确保密级档案的安全和保密。8.14.3.2查阅秘密级文件、图纸资料要详细填写查阅审批单，由本部门的主管领导签字，办公室主任批准；机密和绝密级的文件、图纸资料需经本部门主管领导批准签字，主管副总、总经理签字批准，由档案员查找。8.14.3.3查阅秘密级以上的文件、图纸材料，要严格限定查阅页数、段落、范围。秘密级以上的档案原则上不准出档案室，要借阅必须有审批手续。8.14.3.4经批准借用或摘录的各种档案文件材料，都必须经档案员核对。借阅人员必须对所借资料严加保管，用后及时归还。8.14.3.5产品图纸、技术文件均属我集团机密文件，特别是重要档案资料，如经营档案，动迁档案等，未经有关领导签字许可，均不得将此类档案借出，违者按失密处理。8.14.3.6整套产品图纸、文件、档案丢失，责任者必须写出书面丢失报告，经本部门主管领导签字后报集团领导。集团领导将视情节给予必要的处分。8.14.3.7凡外出学习、考察、引进时所带的图纸和文件，必须交档案室存档，