老年大学档案数字化管理研究

1、老年大学档案数字化管理研究 摘要：老年大学的档案是学校发展的重要历史记录，档案管理工作至关重要。当前,随着社会信息化的发展,对老年大学的档案管理工作提出了更高的要求，数字化管理势在必行。笔者在参考相关资料和个人经验的基础上,分析并提出了如何与时俱进，适应信息化时代发展的需求，推进老年大学档案管理的信息化进程的一些策略。 关键词：档案管理；数字化 随着生活与医疗条件的改善，中国老龄化的步伐进一步加快，老年大学是适应社会老龄化、丰富老年人文化生活、建设“终身学习”和谐社会的最恰当体现。老年大学的档案是学校发展的重要历史记录，它记录和反映了学校各个时期的行政文书、人事变动、教学管理、学员信息、学员成

2、绩与作品、声音影像、宣传刊物以及设施设备器材等资料，是老年大学提高教学质量和规范教学行为的重要基础。在社会信息化高速发展的今天,如何让老年大学的档案管理工作与时俱进，紧跟信息化时代发展的需求，如何推进高效、专业的老年大学数字化档案管理进程，笔者结合自己多年从事老年大学档案管理工作经验，略抒已见，希望能够给其他各个领域的档案管理工作以启发与借鉴。 一、观念上的更新 传统保管方式，在管理和使用过程中存在不易存储、占空间大、不易查阅，时间长了易失真等诸多不利因素。社会信息化的飞速发展，冲击着各领域，老年大学的档案管理也不例外。档案数字化管理是随着互联网技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影(录音、录像

3、)技术、数据库技术、多媒体技术等的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，形成一个有序结构的档案信息库，以网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，供及时查询、修改、利用，实现资源共享。目前，档案的数字化已非常普遍。我们的观念必须与时俱进，档案数字化管理势在必行。 二、硬件、软件上的配备 要实现档案数字化管理，必要的硬件配置不可少，例如互联网、计算机、扫描仪、刻录机、数字照相机、数字摄影机等数字化设备，以保证能够实现利用现代化信息处理技术对纸制档案、文书、照片及其他各种载体的档案资料进行数字化处理和存储。同时，要以相应的软件系统为

4、载体，依托档案信息网络系统和数字化平台实现数据处理、信息传输、交换和资源共享。例如，可以依托有关技术力量，创建先进、适用和可靠的档案管理软件，通过数据库创建数字化平台，以满足大量的数据归类、存储、查询、修改等功能，通过数字化平台呈现交互，加快档案信息数字化处理步伐。 三、技术上的提升 (一)资料处理 档案的数字化处理必须做到不可变更，即“固定化”。如对于纸质档案，要尽可能采用扫描仪进行图片扫描或利用照相机进行拍照的方式，做到对纸质档案内容的保真。对于录音录像资料，除保持数据原样永久存储外，还要利用刻录机刻录复本进行备份存储。对于电子文档要做到草稿、修改稿、正文一并归档，修改稿要保留草稿字样和改

5、稿人姓名、修改内容、修改时间、并做到整套归档的电子文件不可改变。同时，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，以达到灵活建档实现数字化目的。 (二)安全保密 档案内容涉及到安全、保密，数字化档案信息通过网络系统向社会公众提供高效快捷的档案信息服务，所以，提高档案资源数字化的安全管理是档案信息化建设首要的前提条件。必须要采用一套完整的安全措施，保证系统信息传输的过程中重要信息不会泄漏或被篡改。档案管理的安全保密工作主要涉及三方面的内容：一是保证存储信息的安全，数字化档案的存储应该使用带自动备份功能的专用服务器，设置工作站与办公网络相连接、同时使用光盘库定期刻录备份，而且最好备有另一个异地

6、保管的备份；二是保证档案信息网络系统和数字化平台运行安全，网络系统必须采用物理隔断和功能强大的防火墙等措施，配备入侵检测系统和信息传输加密产品，安装防病毒系统，防止黑客的攻击和病毒的入侵，保证网络系统安全性，使数据和应用系统不被破坏；三是保证登录者的身份安全，需采用严格的身份认证和权限管理，通过登陆身份安全认证、动态口令等方式，严把登录者身份，以保证档案数字化管理系统的登录安全。 (三)人才提升 档案管理的数字化建设，人才是关键。要不断提升管理者的技能水平，提升管理者档案专业技能及计算机操作技能，让管理者成为既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才，以推进档案管理的数字化进程。对于老年大学，尤

7、其是类似笔者所在的县级老年大学，由于受到历史原因、编制、地域等多方面的限制，专职档案管理人员很少，多数由办公室人员兼职或由返聘老同志来承担。由于人员能力参差不齐，而且多数人员偏老龄化，对于新的信息化技术接受能力弱，导致推进档案的数字化管理进程受影响。为此，可以从三方面着手打造档案管理人才提升计划。一方面，作为档案管理人员自身必须要有强烈的学习愿望，要秉承更新观念、学以致用原则，通过上网、培训、请教等方式主动学、自觉学，提升自身的档案信息化处理水平。第二方面，作为校方和上级领导单位，应多给档案管理者提供学习提升的机会，支持档案管理人员参加各级各类的业务培训，或参加各种级别的档案管理经验交流会，通

8、过培训、交流，档案管理人员眼界开阔，易把握好当前老年大学档案管理的发展形势，使得档案管理专业知识、专业技能、信息技术能力、档案的数字化管理能力及综合素质全面提升，为更好地贴近和服务于学校的数字化管理工作打下基础。第三方面，要多走出去，到档案管理较先进的单位实地考察观摩，交流思想，以开拓眼界、共同提高。通过以上三方面，一批档案管理人员在数字化管理开发和推广应用中便成了既懂档案管理又熟悉信息技术、网络技术的行家里手。综上所述，随着现代信息技术的进一步发展，档案管理数字化越来越明显的表现出优越性，老年大学的档案数字化管理已势在必行，我们要充分认识到档案管理数字化的意义，认清档案管理数字化的趋势，从更新观念入手，配备齐全档案数字化管理的硬件、软件配施，然