出纳实操 学习情境七

1、目录目录模块一模块一会计档案概述会计档案概述 模块二模块二整理与归档会计资料整理与归档会计资料 模块三模块三移交会计资料移交会计资料 目录目录学习目标学习目标掌握整理和保管会计资料业务基本处理技能和程序；掌握整理和保管会计资料业务基本处理技能和程序；熟悉出纳会计档案的基本内容；熟悉出纳会计档案的基本内容；了解移交会计档案的程序。了解移交会计档案的程序。 目录目录学习目标学习目标能准确地整理、保管、移交会计档案；能准确地整理、保管、移交会计档案；能独立完成会计档案的整理和保管等工作。能独立完成会计档案的整理和保管等工作。目录目录 会计资料产生于单位的经济活动之中，尤其是会会计资料产生于单位的经济

2、活动之中，尤其是会计核算活动之中。会计资料主要包括会计凭证、会计计核算活动之中。会计资料主要包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算的专业材料，是记录和反账簿和财务报告等会计核算的专业材料，是记录和反映企业经济业务的重要史料和证据，因而具有非常重映企业经济业务的重要史料和证据，因而具有非常重要的保留价值。会计资料的整理就是将已收集的会计要的保留价值。会计资料的整理就是将已收集的会计资料分门别类地加以系统化，按序存放。如何对会计资料分门别类地加以系统化，按序存放。如何对会计资料进行系统化、编目以及必要的加工整理，是会计资料进行系统化、编目以及必要的加工整理，是会计档案管理的重要内容，是存放、利

3、用会计档案的前提。档案管理的重要内容，是存放、利用会计档案的前提。目录目录（一）会计档案的含义（一）会计档案的含义 会计档案是指会计部门根据国家有关规定，使用会计档案是指会计部门根据国家有关规定，使用专门的方法和技术，在核算和监督资金活动的过程中专门的方法和技术，在核算和监督资金活动的过程中形成的作为历史记载保存起来并对以后查考研究有价形成的作为历史记载保存起来并对以后查考研究有价值的会计核算材料。值的会计核算材料。目录目录（二）会计档案的分类（二）会计档案的分类（1 1）会计凭证类）会计凭证类 （2 2）会计账簿类）会计账簿类（3 3）财务报告类）财务报告类 （4 4）其他类）其他类 目录目

4、录1. 综合档案室综合档案室2. 会计档案室会计档案室目录目录3. 外在形式外在形式多样多样2.2.档案类别档案类别稳定稳定目录目录 （1 1）会计档案可以为制订经济计划、进行可行性研究、）会计档案可以为制订经济计划、进行可行性研究、作出经济决策提供可靠的数据和可比性资料。作出经济决策提供可靠的数据和可比性资料。 （2 2）会计档案以大量的原始数据，为各单位的财务工作）会计档案以大量的原始数据，为各单位的财务工作和生产经营提供决策依据。和生产经营提供决策依据。 （3 3）会计档案对保护国家财产、监督执行国家财务制度、）会计档案对保护国家财产、监督执行国家财务制度、查处经济案件等有着重要的作用。

5、查处经济案件等有着重要的作用。 （4 4）会计档案可以为研究经济发展提供研究史料。）会计档案可以为研究经济发展提供研究史料。 目录目录（一）确定归档范围（一）确定归档范围 会计档案的归档范围主要包括本单位形成的会计凭会计档案的归档范围主要包括本单位形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料及银行存证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料及银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案销毁清册、会计档案保管清册、实行会计电算化单档案销毁清册、会计档案保管清册、实行会计电算化单位存储在磁性介质上的会计数据、程序文件以及其他会位存

6、储在磁性介质上的会计数据、程序文件以及其他会计计核算资料。核算资料。目录目录Add your Title档案整理的程序如下档案整理的程序如下1.1.分类分类2.2.装订装订3.3.成册成册（二）出纳档案的整理程序（二）出纳档案的整理程序目录目录（一）会计凭证的整理（一）会计凭证的整理 去掉凭证中的金属物。去掉凭证中的金属物。(1)凭证以左上对齐为准。凭证以左上对齐为准。(2) 填写会计凭证封面。填写会计凭证封面。 (3) 装订。装订。(4) 填写会计凭证盒正面及侧面。填写会计凭证盒正面及侧面。 (5)目录目录（一）会计凭证的整理（一）会计凭证的整理目录目录（二）会计账簿的整理（二）会计账簿的整

7、理整理归档时应当注意以下几点。整理归档时应当注意以下几点。 （1）跨年度连续使用的固定资产等账簿，应在使用完的那一个年度）跨年度连续使用的固定资产等账簿，应在使用完的那一个年度归档。归档。 （2）订本账中的空白页不能拆去，应保持账簿本身的完整性。）订本账中的空白页不能拆去，应保持账簿本身的完整性。 （3）活页账中的空白页要拆去，然后在剩余账页的左上角或右上角）活页账中的空白页要拆去，然后在剩余账页的左上角或右上角编上页码，撤账夹，加上账簿封面、封底，用脱脂线绳装订成册，并把编上页码，撤账夹，加上账簿封面、封底，用脱脂线绳装订成册，并把使用登记表或经管人员一览表填写完整。使用登记表或经管人员一览

8、表填写完整。 （4）会计账簿案卷封面应写明单位名称、账簿名称、所属年度、卷）会计账簿案卷封面应写明单位名称、账簿名称、所属年度、卷内张数、保管期限，并由会计机构负责人、立卷人签名或盖章。内张数、保管期限，并由会计机构负责人、立卷人签名或盖章。目录目录（三）财务报表的整理（三）财务报表的整理 财务报表按年度立卷。立卷时要区分不同的保管期限，年度报表要财务报表按年度立卷。立卷时要区分不同的保管期限，年度报表要与季度、月份报表分开，编写页号，分别组卷。按照归档的要求，装订与季度、月份报表分开，编写页号，分别组卷。按照归档的要求，装订时，加装卷内目录、备考表和卷皮。时，加装卷内目录、备考表和卷皮。 目

9、录目录（四）其他类会计档案的整理（四）其他类会计档案的整理 会计移交清册、档案保管清册、销毁清册，每一个清册就是一个保会计移交清册、档案保管清册、销毁清册，每一个清册就是一个保管单位，编一个卷号，不需整理。管单位，编一个卷号，不需整理。 采用计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案，采用计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案，整理方法不变。整理方法不变。目录目录（一）会计凭证的装订（一）会计凭证的装订 会计凭证装订前的准备是指对会计凭证进行排序、粘贴和折叠。会计凭证装订前的准备是指对会计凭证进行排序、粘贴和折叠。因为原始凭证的纸张面积与记账凭证的纸张面积不可能全部

10、一样，因为原始凭证的纸张面积与记账凭证的纸张面积不可能全部一样，有时前者大于后者，有时前者小于后者，这就需要会计人员在制作有时前者大于后者，有时前者小于后者，这就需要会计人员在制作会计凭证时对原始凭证加以适当整理，以便装订成册。会计凭证时对原始凭证加以适当整理，以便装订成册。1.1.会计凭证装订前的准备会计凭证装订前的准备目录目录（一）会计凭证的装订（一）会计凭证的装订 （1）三孔一线装订，装订时使用棉线，结扣应是活的，并放在凭）三孔一线装订，装订时使用棉线，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里（在封面上，应写明单位名称、年度、月份、记账凭证的证封皮的里（在封面上，应写明单位名称、年度、月份、记账

11、凭证的种类、起讫日期、起讫号数，以及记账凭证和原始凭证的张数，并在种类、起讫日期、起讫号数，以及记账凭证和原始凭证的张数，并在封签处加盖会计主管的骑缝图章）。封签处加盖会计主管的骑缝图章）。 （2）会计凭证装订的要求是既美观大方又便于翻阅，所以在装订）会计凭证装订的要求是既美观大方又便于翻阅，所以在装订时要先设计好装订册数及每册的厚度。时要先设计好装订册数及每册的厚度。 （3）为了使装订成册的会计凭证外形美观，在装订时凭证外面要）为了使装订成册的会计凭证外形美观，在装订时凭证外面要加封面，封面用好的牛皮纸，规格略大于记账凭证。加封面，封面用好的牛皮纸，规格略大于记账凭证。2.2.会计凭证的装订

12、方法会计凭证的装订方法目录目录（一）会计凭证的装订（一）会计凭证的装订2.2.会计凭证的装订方会计凭证的装订方 （4 4）对于数量过多的原始凭证，可以单独装订保管，在封面上）对于数量过多的原始凭证，可以单独装订保管，在封面上注明记账凭证日期、编号，同时记账凭证上注明注明记账凭证日期、编号，同时记账凭证上注明“附件另订附件另订”和原和原始凭证名称、编号。始凭证名称、编号。 （5 5）对一些保管价值明显不同的凭证，如记载本单位重大活动、）对一些保管价值明显不同的凭证，如记载本单位重大活动、外事、对私改造或工资名册等，应抽出单独装订，但要在原记账凭外事、对私改造或工资名册等，应抽出单独装订，但要在原

13、记账凭证上注明抽出凭证的名称、数量、去向，并由立卷人签名盖章。证上注明抽出凭证的名称、数量、去向，并由立卷人签名盖章。目录目录（一）会计凭证的装订（一）会计凭证的装订2.2.会计凭证的装订方会计凭证的装订方 （6 6）抽出的原始凭证组卷可按年度形成日期排列装订，编号可）抽出的原始凭证组卷可按年度形成日期排列装订，编号可以同本年其他凭证一起编序号，但必须在目录上注明保管期限，同以同本年其他凭证一起编序号，但必须在目录上注明保管期限，同时要在相互的案卷上注明档号，以便备查。时要在相互的案卷上注明档号，以便备查。 （7 7）独立抽出的单据，按记账凭证的大小折叠整齐，按时间顺）独立抽出的单据，按记账凭

14、证的大小折叠整齐，按时间顺序编写页号，加上封面装订成册。序编写页号，加上封面装订成册。目录目录（二）会计账簿的装订（二）会计账簿的装订装订前的要求装订前的要求1 1 账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。装订封底的顺序装订。 目录目录账簿装订的要求账簿装订的要求2 2 （1

15、）活页式账簿装订的要求。）活页式账簿装订的要求。 保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。掉账夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。 多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。装，应按同类业务、同类账页装订在一起。 在本账的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人在本账的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章。员和装订人（经办人）签章。 （2）订本式

16、账簿装订的要求。订本式账簿装订要求包括：去掉账）订本式账簿装订的要求。订本式账簿装订要求包括：去掉账夹，保留空白页，加封面面签，填好封面（见图夹，保留空白页，加封面面签，填好封面（见图7-2）所列项目。）所列项目。 （二）会计账簿的装订（二）会计账簿的装订目录目录账簿装订的要求账簿装订的要求2 2（二）会计账簿的装订（二）会计账簿的装订目录目录账簿装订后的其他要求账簿装订后的其他要求3 3 （1）会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页、）会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页、加空白纸的现象。加空白纸的现象。 （2）会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。）会计账簿

17、的封口要严密，封口处要加盖有关印章。 （3）封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编）封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分户明细账。分户明细账。 （4）会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺）会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。（二）会计账簿的装订（二）会计账簿的装订目录目录（三）财务报表的装订（三）财务报表的

18、装订 财务报表编报完成以后，留存的报表按月、季装订成册，谨防丢失，财务财务报表编报完成以后，留存的报表按月、季装订成册，谨防丢失，财务报表的装订顺序为财务报表封面（见图报表的装订顺序为财务报表封面（见图7-37-3）、财务报表编制说明、财务报表、）、财务报表编制说明、财务报表、财务报表的封底。报表右上角应该编页号，采用三孔一线方式装订。财务报表的封底。报表右上角应该编页号，采用三孔一线方式装订。目录目录（一）会计档案的整理立卷（一）会计档案的整理立卷1.1.分类标准要统一分类标准要统一 3. 3.管理要求要统一管理要求要统一 2. 2.档案形成要统一档案形成要统一目录目录（二）会计档案的归档（

19、二）会计档案的归档3.3.会计档案的编号、会计档案的编号、编目编目2.2.会计档案的排列会计档案的排列1.1.整理、保管部整理、保管部门及人员门及人员目录目录 对保管期满的会计档案，档案部门应及时会同财会部门，根据对保管期满的会计档案，档案部门应及时会同财会部门，根据会计档案保管期限的规定和会计档案的实际价值，对保管期满的会会计档案保管期限的规定和会计档案的实际价值，对保管期满的会计档案的保管期限进行重新认定。鉴定会计档案采取直接鉴定法，计档案的保管期限进行重新认定。鉴定会计档案采取直接鉴定法，即逐卷（册）、逐件、逐页鉴定。对保管期满应予销毁的会计档案，即逐卷（册）、逐件、逐页鉴定。对保管期满

20、应予销毁的会计档案，由档案部门和财会部门进行终审鉴定，提出鉴定销毁意见，双方都由档案部门和财会部门进行终审鉴定，提出鉴定销毁意见，双方都认为确无保存价值的，才能作出销毁结论，认定意见不一致时，应认为确无保存价值的，才能作出销毁结论，认定意见不一致时，应当缓销。当缓销。目录目录 会计档案管理办法会计档案管理办法第六条规定：各单位每年第六条规定：各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。 目录目录（一）移交前的准备工作（一）移交前的准备工作（1 1）登

21、记出）登记出纳账簿。纳账簿。（2）结账和对账。）结账和对账。 （3）整理移）整理移交资料。交资料。 （4）填写出纳账）填写出纳账簿启用表。簿启用表。 （5）编制移交清册。）编制移交清册。 目录目录（一）移交前的准备工作（一）移交前的准备工作库存现金移交表，银行存款移交表，有价证券、贵重物品移交表，核算资库存现金移交表，银行存款移交表，有价证券、贵重物品移交表，核算资料移交表，物品移交表、出纳人员工作交接书分别如表料移交表，物品移交表、出纳人员工作交接书分别如表7-2至表至表7-7所示。所示。目录目录（一）移交前的准备工作（一）移交前的准备工作库存现金移交表，银行存款移交表，有价证券、贵重物品移

22、交表，核算资库存现金移交表，银行存款移交表，有价证券、贵重物品移交表，核算资料移交表，物品移交表、出纳人员工作交接书分别如表料移交表，物品移交表、出纳人员工作交接书分别如表7-2至表至表7-7所示。所示。目录目录（一）移交前的准备工作（一）移交前的准备工作库存现金移交表，银行存款移交表，有价证券、贵重物品移交表，核算资库存现金移交表，银行存款移交表，有价证券、贵重物品移交表，核算资料移交表，物品移交表、出纳人员工作交接书分别如表料移交表，物品移交表、出纳人员工作交接书分别如表7-2至表至表7-7所示。所示。目录目录（一）移交前的准备工作（一）移交前的准备工作库存现金移交表，银行存款移交表，有价

23、证券、贵重物品移交表，核算资库存现金移交表，银行存款移交表，有价证券、贵重物品移交表，核算资料移交表，物品移交表、出纳人员工作交接书分别如表料移交表，物品移交表、出纳人员工作交接书分别如表7-2至表至表7-7所示。所示。目录目录（一）移交前的准备工作（一）移交前的准备工作库存现金移交表，银行存款移交表，有价证券、贵重物品移交表，核算资库存现金移交表，银行存款移交表，有价证券、贵重物品移交表，核算资料移交表，物品移交表、出纳人员工作交接书分别如表料移交表，物品移交表、出纳人员工作交接书分别如表7-2至表至表7-7所示。所示。目录目录（一）移交前的准备工作（一）移交前的准备工作库存现金移交表，银行

24、存款移交表，有价证券、贵重物品移交表，核算资库存现金移交表，银行存款移交表，有价证券、贵重物品移交表，核算资料移交表，物品移交表、出纳人员工作交接书分别如表料移交表，物品移交表、出纳人员工作交接书分别如表7-2至表至表7-7所示。所示。目录目录（二）正式办理交接手续（二）正式办理交接手续6.6.签名、盖章签名、盖章1.1.交出出纳账簿交出出纳账簿2.2.移交银行存款和有关移交银行存款和有关票据、票证，更换印鉴票据、票证，更换印鉴5.5.移交票据、公章和其他移交票据、公章和其他实物实物3.3.移交有价证券、贵重移交有价证券、贵重物品物品4.4.移交保险柜密码，重要台、室钥匙移交保险柜密码，重要台

25、、室钥匙目录目录（三）交接后相关规定（三）交接后相关规定 交接结束后，应遵循以下规定：接管人员应认真接管移交接结束后，应遵循以下规定：接管人员应认真接管移交工作。继续办理移交未了的事项；接交人员应继续使用移交工作。继续办理移交未了的事项；接交人员应继续使用移交账簿，不得另行开立新账，以保持会计记录的连续性；移交账簿，不得另行开立新账，以保持会计记录的连续性；移交后，移交人员不能免除责任，即移交人员对移交的会计凭交后，移交人员不能免除责任，即移交人员对移交的会计凭证、会计账簿、财务报表及其他资料的合法性、真实性承担证、会计账簿、财务报表及其他资料的合法性、真实性承担法律责任。法律责任。目录目录（

26、二）正式办理交接手续（二）正式办理交接手续 1.1.会计档案的保管要求会计档案的保管要求 （1 1）会计档案的移交手续。）会计档案的移交手续。 （2 2）会计档案的保管要求。）会计档案的保管要求。2.2.会计档案的保管期限会计档案的保管期限 会计档案的保管期限可分为永久和定期两类。定期保管期限分为会计档案的保管期限可分为永久和定期两类。定期保管期限分为3 3年、年、5 5年、年、1010年、年、1515年和年和2525年年5 5类。会计档案保管期限从会计年度终了类。会计档案保管期限从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的具体保管期限按照后的第一天算起。各类会计档案的具体保管期限按照会计档案

27、管理会计档案管理办法办法的规定执行。现列示企业和其他组织会计档案保管期限表，如的规定执行。现列示企业和其他组织会计档案保管期限表，如表表7-87-8所示。所示。目录目录（二）正式办理交接手续（二）正式办理交接手续目录目录（二）正式办理交接手续（二）正式办理交接手续目录目录 会计档案只为本单位使用，各单位保存的会计档案不得借出。如会计档案只为本单位使用，各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。登记手续。 查阅人应认真填写档案查阅、复制登记簿，查阅人姓名、单位、查阅人应认真填写

28、档案查阅、复制登记簿，查阅人姓名、单位、查阅内容、数量和借阅及归还日期等情况都必须填写清楚。查阅或者查阅内容、数量和借阅及归还日期等情况都必须填写清楚。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。各单位复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度，严格查阅、复制和收回应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度，严格查阅、复制和收回手续，保证会计档案的安全完整。手续，保证会计档案的安全完整。 目录目录（一）会计档案的销毁程序和办法（一）会计档案的销毁程序和办法 （1）本单位档案机构会同会计机构共同鉴定，严格审查，提出销）本单位档

29、案机构会同会计机构共同鉴定，严格审查，提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、销毁时间等内容。册数、起止年度和档案编号、应保管期限、销毁时间等内容。 （2）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。 （3）单位销毁会计档案时，单位档案机构和会计机构应共同派员）单位销毁会计档案时，单位档案机构和会计机构应共同派员监销；国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门和审计部门派监销；国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门和审计部门派员参

30、加监销；财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参员参加监销；财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。加监销。目录目录（一）会计档案的销毁程序和办法（一）会计档案的销毁程序和办法 （4）监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列）监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；会计档案销毁后，监销人和经办内容清点核对所要销毁的会计档案；会计档案销毁后，监销人和经办人员应当在会计档案销毁清册上签名盖章，注明人员应当在会计档案销毁清册上签名盖章，注明“已销毁已销毁”字样和销字样和销毁日期，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报告本单位负毁日期，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报告本单位负责人，另一份归入档案备查。责人，另一份归入档案备查。目录目录（二）保管期满不