行政人员日常培训

1、沙县民间资本管理股份有限公司沙县民间资本管理股份有限公司 行政人员日常工作行政人员日常工作l1.常规性接待工作常规性接待工作l2.重要接待工作重要接待工作l3.印章、重要证照的管理印章、重要证照的管理l4.档案的管理档案的管理l5.办公用品的管理办公用品的管理l6. 6S管理管理l7.行政日常事务行政日常事务l8.突发情况处理突发情况处理1.常规性接待工作l 接待工作概述接待工作概述l 接待，是对来访者的迎送、接洽和招待等各项工作的统称，是人们以及社会组织相互交往的一种方式，它是行政部门履行职能的重要体现。 l 接待工作可以分为多种类型：接待工作可以分为多种类型：l 按接待对象按接待对象可分为

2、外宾接待和内宾接待；l 按相互关系按相互关系可分为上级来访接待、下级来访接待和平行单位来访接待；l 按接待内容按接待内容可分为工作接待、生活接待和事务接待。常规性接待工作-日常接待l1)引导、接待来访者或咨询者 访客进入接待厅，应抬头行注目礼“您好， 请问您找谁？”、“您好,请问您要咨询还 是办理业务?”, 请示后引入相关区域，并 请访客入坐，在一分钟内端上茶水。 （经过烧开的茶水，保证客户用水安全。）l2)电话接听，并登记来电与去电记录；适当处理来电信息 铃响三声内必须接听，“您好，XX公司。来电找领导或其他部门，判定是广告类，应婉拒；如确有其事，可把座机电话号码告知；如无法判断，则留下对方

3、电话、姓名，记录事情大概，及时为对方传达信息。 l3) 接待频繁往来的相关人员： 包括花店 ；送水公司；科力达公司；电信、移动等公司2.重要接待工作重要接待工作 l1. 接待前准备工作接待前准备工作 l会议前向相关负责人确认来客人数，必要时 电话或短信通知；l为布置会议室准备（电脑、相机、录音笔、 茶水、水果）；l引导来客进入会议室； l2. 会议中服务工作会议中服务工作 l1）为开会人员添加茶水； l2）按照领导要求提供会议支持； l3. 会议后完善工作会议后完善工作 l1）会议后清理工作，将剩余茶水及茶杯清理干净，保持会议室卫生清洁； l2）会议后器材的归库，将会议所用器材放回原处；3.印

4、章、重要证照的管理 印章与证照是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，行政部负责管理公司所有印章（财务章除外）、证照的安全使用及管理。加强印章制发、使用、废止及证照管理，提高各相关使用环节的工作效率，才能保障公司的合法权益与经营活动的正常运行 。印章、重要证照的管理-印章、证照分类l1.公司印章、证照的分类 lA.公司印章包括公章、法人代表私章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、部门章、公司银行U盾等。lB.证照包括企业法人营业执照（正本、副本）、组织机构代码证（正本、副本）、特种行业许可证、银行开户许可证、税务登记证（国税、地税）、法人代表身份证（复印件）等。印章、重要证照的管理-印

5、章、证照的使用l1.所有涉及公司公章、法人代表私章、合同专用章的手续均要OA填写申请表。l2.按申请表内容填写完整，且由申请部门负责人签字确认，否则将不予审批盖章。l3.主要用印文件审批流程： 业务部合同： OA申请部门负责人OA确认 公司执行董事OA审核 行政部行政部OA 确认确认盖章盖章返回主办部门。 对外合同及证明： OA申请部门负责人OA确认 公司执行董事OA审核 行政部行政部OA 确认确认检查检查并盖章并盖章返回主办部门 行政部留底归档行政部留底归档。l4.营业执照、组织机构代码证年检印章、重要证照的管理-印章、证照的使用要求l1.印章或证照管理人员对不符合用印手续、用印文件内容与审

6、批件不符的，或不符合证照办理程序的，有权拒绝办理并及时告知部门负责人。l2.盖章确保规范、清晰，上不压正文，下骑年盖月。l对外使用证照，一般使用复印件，并注明只限于当次使用范围；如必须使用证照原件，需由证照保管部门授权相当人员陪同前往办理相关业务。l3.公司不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明。印章、重要证照的管理-附则 l1.严禁未经批准私自刻制公章或挪用证照，否则无论用于何种目的，都要严肃追究责任。任何人员必须严格依照本制度和程序使用印章或办理证照借用。l2.未严格履行印章、证照的保管与使用规定，由于保管不慎而导致印章、证照丢失，将追究保管人员及相关负责人的责任。l3.若因擅自用印导致

7、公司遭受经济损失时，由其承担全部赔偿责任并由公司对违纪者予以行政处分；造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。4.档案的管理l公司档案，是指公司从事经营、管理、财务以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。 档案的管理-归档范围l1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。l2、本公司对外的正式发文与有关单何来往的文书l3、本公司的各项工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。l4、本公司有关单位签订的合同、协议书等文件材料。l5、本公司员工劳动、工资、福利方面的

8、文件材料。l6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。档案的管理-档案的管理和使用l1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，并填写借阅记录。重要文件的借阅需报部门或公司负责人审批。l2、对借出的档案，借出部门要及时催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应报办公室处理。有损坏或者遗失的，办公室应当要求借阅人修复完整，或者配合借出部门补办新的文档。l3、档案参阅人不准随意泄露档案材料的内容。l4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。l5、参阅人必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号

9、等。l6、借阅人不准随意转借档案，必须专人专用。l7、借阅人应当按时归还档案，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。5.办公用品的管理 l行政办公物品分三类：办公固定资产、办公低值资产、办公用品。l办公固定资产指使用期限在两年以上，在使用过程中保持原有的实物形态，单位价值在2000元及以上的各种办公家具及办公设备。l办公低值资产是指使用期限较长，在使用过程中不易损耗，单位价值在2000元以下500元以上的各种办公家具及办公设备。l办公用品是指使用期限较短，价值较低，在使用过程中容易消耗的各种办公类资产。办公用品的管理 流程l办公用品申购 根据办公用品库存量情况以及消耗水平，价

10、值较高的需向领导申请购买（日常办公用品除外）l办公用品采购 采购要本着节约、合理、适用的原则。货比三家，经过对比、协商价格后购买。l办公用品入库 所有购买的办公用品、办公耗材需及时入库，并记录时间、价格、数量等。l办公用品领用 领用人上OA申请，行政部OA审核确认后进行发放。l办公用品盘点 办公用品仓库应定期清点。清点工作由行政人员负责。清点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整清单，使两者一致。 l办公用品报废 对决定报废的办公用品，要作好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。 6.6S管理 6S就是指：清理、清洁、整理、整顿、安全、素养； 目的：

11、为创造整洁、舒适、有序的工作、学习环境，改善和提升员工工作效率，延伸企业文化教育，保障员工在一个健康、舒畅、安全工作环境下工作。6S管理l 6S管理的内容： l 整理：首先，对工作现场物品进行分类处理，区分为必要物品和非必要物品、常用物品和非常用物品、一般物品和贵重物品等； l 整顿：对非必要物品果断丢弃，对必要物品要妥善保存，使工作现场秩序昂然、井井有条；并能经常保持良好状态。这样才能做到想要什么，即刻便能拿到，有效地消除寻找物品的时间浪费和手忙脚乱； l 清扫：对各自岗位周围、办公设施进行彻底清扫、清洗，保持无垃圾、无脏污； l 清洁：维护清扫后的整洁状态； l 修养：将上述四项内容切实执

12、行、持之以恒，从而养成习惯； l 安全：上述一切活动，始终贯彻一个宗旨：安全第一；6S管理 标准： 1办公室内干净无垃圾。垃圾得到及时收集、清除, 无破旧、过期、不用物品2 室内外地面和立面平整干净，无蛛网、无污、无洞、无剥落3 室内通道畅通、干净，线缆、网线排列整齐4室内通风良好、无异味5玻璃透明、光洁、无尘、无污、无损6墙壁悬挂张贴物牢固、端正、整齐、美观7 光线良好，灯具正常照明8 办公桌椅、设施排列整齐、合理9物品文件分类摆放整齐、无堆积、无积尘6S管理 10 消防设施齐全有效11 设施、物品、工具定位摆放，随时可找到12 设施、器材使用说明清楚，有目视化标签指示13 办公电器保持良好

13、使用状态，外表无尘无迹、内部定期清理清洗14 办公桌、工作台表面整洁无尘、无污迹、无杂物、垃圾15 办公桌、工作台、柜厨内部物品分类整齐摆放16物品定期清理整顿，不断改进，日常耗品消耗完及时更换 17 个人卫生习惯良好，令人感觉愉快18礼仪规范，文明。接打电话使用公司标准用语，接待来访人员及公司员工耐心细致等。 19需充电使用的电器定期检查电源情况，电量不够及时充电。7.行政日常事务l 1.保证办公设备的正常使用l 2.车辆管理l 3.协助部门组织协调公司内部活动l 4.后勤保障工作l 5.OA系统管理l 6.安全管理行政日常事务-办公设备办公设备l保证办公设备的正常使用l办公设备包括：网络设

14、备、电话、电脑、打印机、传真机、复印机等。l若机器出现故障，及时联系维护人员解决问题；若无法及时解决，行政人员应进行跟踪处理，直到设备能正常使用为止。l定期对不经常使用的电脑进行漏洞修复和杀毒处理，确保电脑随时使用能正常运转。行政日常事务-车辆管理车辆管理l车辆的高度管理。 用车通过OA流程进行管理。 车辆油卡管理。l安排车辆年检。 0021下次年检时间：2015年4月前 83000下次年检时间：2015年7月前l安排定期保养、日常维修。 车辆保养维修应监督行政司机填写相关 记录，留档备查。l安排车辆保险。 0021车险到期时间：2015年3月 83000车险到期时间：2015年7月 行政日常事务-组织协调组织协调 协助部门组织协调公司内部活动，如员工生日会、公司集体活动、拓展等业务的联系、通知、协调事宜。 人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈的过程，观念和消息的互相了解过程，整个过程是一种持续性与互动性的过程，其目的在于创造一致性。良好有效地沟通协调能够化解矛盾、赢得合作、促成工作的顺利开展。办公室的主要任务就是为领导、为基层、和部门服务。行政日常事务-后勤保