合同管理制度.doc

1、浙江西菱台钻制造有限公司合同管理制度第一章总 则第一条目的：为了加强浙江西菱台钻制造有限公司（以下简称“公司”）的合同管理工作，确保公司签订合同的合法性和有效性，防范法律风险， 维护公司的合法权益，根据中华人民共和国合同法等有关法律法规、 企业内部控制基本规范及本公司章程有关规定，特制定本制度。第二条适用范围：本制度适用范围为浙江西菱台钻制造有限公司。第三条定义：本制度所称合同，是指公司与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、 变更、终止民事权利义务关系的法律文件，包括协议、 合约、契约、订单、 确认书等。合同管理，是指合同的谈判、审查、签署、履行、变更、解除、纠纷处理、合同文本的存档以及

2、合同履行阶段的监督、检查、考核等全过程。第二章管理机构及职责第四条综合办公室为公司合同的归口管理部门。第五条相关部门职责1、业务承办部门负责相关合同条款的拟订、修改，合同原件、往来文件等资料的保存以及合同履约跟踪管理。2、法律顾问负责制订标准合同范本和审查合同条款中的法律内容，并及时处理各类合同引起的法律纠纷事件。3、各相关部门积极配合综合办公室，做好合同会审或会签等工作。第三章合同的主体、形式及内容第六条合同的主体1、公司对外签订合同，应由公司授权人签署。公司授权人是指公司法定代表人、公司董事会或法定代表人书面授权的代理人。代理人必须对公司负责，对本职工作负责，在授权委托书规定的范围内行使签

3、约权。2、未经授权、超越代理权限或超过代理期限，承办人不得签订合同，否则由承办人承担全部责任。第七条合同的形式1、公司对外发生经济行为，除即时结清（银货两讫）的简单小额经济事务外，应当订立书面合同。2、合同文本应当优先选用国家或行业的示范文本，或者采用公司制定的标准合同文本。对于非标准合同条款，由业务承办部门与对方客户协商拟订。涉及重大经济合同的条款须经法律顾问审核后，上报分管副总、总经理讨论决定，否则不得私自订立。此外，当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电报、图表等是合同的重要组成部分。3、合同语言应严谨、简练、准确。合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。合同中涉及的数字、日期，

4、必须明确是否包含本数。除特殊情况外，合同正式文本应当打印或印刷制成。4、合同内容应做到合法可行，主要条款齐备，权利义务明确，双方责任分明，文字表达准确。第八条合同的内容1、合同当事人的名称或者姓名和住所地：合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称或者姓名、住所应保持一致。2、合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。3、数量：合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电报、

5、传真、送货单、发票等）。4、质量：包括检测标准或方式：有国家标准、部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。5、价款或报酬，包括结算、支付方式：价款或报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转账支票、汇票（电汇、票汇、信汇）、托收、信用证、 现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。6、履行期限、地点和方式，包括供贷或付款方式和期限：合同的履行期限，是指实现权利义务的具体时间界限，如按日、按旬

6、、按月、按季分期交付等；履行地点是指经济合同一方当事人履行义务，另一方当事人接受履行义务的地点。它必须明确具体，并且要避免重名而导致履行上的差错。履行方式是指经济合同当事人履行义务的具体方法，它包括标的的交付方式和价金的结算方式。7、包装：供销类合同的货物包装应确定规格或标准。8、违约责任：违约责任是指由于经济合同当事人一方或双方的过错，不履行或不完全履行经济合同时，根据法律和经济合同的约定应承担的法律责任。对于违约责任， 法律法规有规定的按照法律法规的规定执行；法律法规没有规定的由当事人双方协商确定。9、解决争议的方式：双方可预先或在发生争议协商不成时约定由仲裁机构仲裁；在约定哪个法院解决争

7、议时，在不违背案件专属管辖或国际惯例情况下，应尽可能约定由我方所在地法院解决。 我方合同地位有利时一般可直接约定在我方所在地法院起诉。在合同地位相对不利时，可通过约定合同履行地或约定“向原告所在地法院起诉”等隐蔽性语言。10、对方为初次交易伙伴或资信有疑问的，则应有相应的担保条款。第四章合同的订立第九条合同签订前， 业务承办部门应当就对方当事人的法人资格、经营范围、 资信情况、履约能力以及经办人代理权限等进行了解和调查，代表本公司洽谈合同的具体条款，合同生效的条件和内容。不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。第十条对于影响重大、 涉

8、及较高专业技术或法律关系复杂的合同应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的重要意见，应当予以记录并妥善保存。第十一条合同审核权限及程序：1、业务承办部门将协商拟定的合同草案及与合同有关的资料提交业务部门经理审核，其审核的要点是依法对合同的主要条款、内容、合同的经济性、技术性、可行性进行审核，并出具相应的审核意见。2、重大合同经业务部门经理审核后，应将合同草案及相关资料、业务部门经理审核意见提交法律顾问审核，法律顾问负责审核合同条款的合法性和严密性等。3、涉及资金使用的合同，业务承办部门应将合同草案、相关资料集审核意见提交

9、财务部审核。4、对于合同标的金额超过5 万元的重大合同，除需经业务部门、法律顾问、财务部门审核同意外，还需经分管副总、总经理审核同意。第十二条属于上级管理权限的合同，下级单位不得签署。下级单位认为确有需要签署涉及上级管理权限的合同，应当提出申请， 并经上级合同管理机构批准后办理。上级单位应当加强对下级单位合同订立、履行情况的监督检查。第十三条公司授权人根据各审核部门的审核意见，决定是否签约。 决定签约的， 应在全部文本上以同一形式签字，并加盖印章；决定不签约时，应以书面形式明示意见。第十四条 合同须呈报国家主管机关审查或备案， 或报工商管理部门鉴证、 公证处公证的，应办理相关手续。第五章合同的

10、履行、变更与解除第十五条合同的履行1、合同依法成立， 即具有法律约束力。履行合同的部门必须严格履行合同规定的义务，积极行使合同赋予的权利。2、在合同履行中，如在合同中约定对方应先履行义务，对方不履行或履行不符合合同的，我方有权拒绝履行。3、在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，可上报相关领导同意后中止履行，并及时书面通知对方：（ 1）经营状况严重恶化；（ 2）转移财产，抽逃资金，以逃避债务；（ 3）丧失商业信誉；（ 4）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。若对方提供担保的，应恢复履行； 中止履行后对方在合同期限内未恢复履行能力又未提供担保的，可解除合

11、同。4、我方履行支付义务时，按财务部规定程序执行，合同履行后，将合同执行情况记录表和合同一并交综合办公室档案室存档。5、履行合同过程中，双方一切往来信件、传真、收贷凭据及电告交谈、记录等应妥善保管，合同履行完毕， 由合同经办人负责整理合同卷宗全部文件并随同相关资料交档案室保管、入档。6、合同履行应注意诉讼时效。出售质量不合格的商品未声明的、延付或拒付租金的合同纠纷时效为一年，其他合同一般为两年。时间从知道或应当知道权利被侵害时起计算。时效因提起诉讼或仲裁、当事人一方提出要求或同意履行义务而中断，从中断时起时效重新计算。第十六条合同的变更与解除1、公司相关部门和员工应当尽力保证合同的顺利履行。如

12、履行合同确有不可克服的困难（包括合同履行过程中发现有显失公平，条款有误或对方有欺诈行为等情形，或因政策调整、市场变化等客观因素）需要变更、解除合同的，应当符合国家相关法律法规，并按照原合同条款中的相关规定索赔损失或承担相应的责任，在法定或合同期限内与对方当事人协商解决。2、对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护公司利益出发进行协商解决，必要时采取诉讼手段保护公司合法权益。3、合同变更、解除的审批权限和程序，与合同订立的审批权限和程序一致。4、变更、解除合同应当采用书面形式，口头协议无效。变更、解除合同的协议未生效前，原合同仍有效（仍应履行），但特殊情况经双方一致书面同意的除外。5、原合同经国

13、家主管机关或工商管理部门等审查、签证或登记的，解除合同的协议必须重新办理手续或向该机关备案。原合同经过公证的，变更、 解除合同的协议必须经重新公证才具有法律效力。第十七条合同纠纷的调解、仲裁和诉讼1、合同在履行过程中发生纠纷事宜，原业务承办部门应将有关合同的所有资料移交公司法律顾问，由其根据授权处理合同纠纷事宜。2、合同履行中出现不符合合同规定的异常情况，相关部门可要求公司法律顾问提供帮助。3、合同履行中与对方当事人产生纠纷的，应与对方当事人协商解决，或者请第三方调解。在维护公司利益的前提下，可灵活变通以便解决纠纷。4、合同纠纷需要仲裁或诉讼时，经办人可移交公司法律顾问处理，直接将履行合同中的

14、有关资料移交法律顾问，并提供协助，并向总经理、董事长报告。有关部门应从旁协助提供下列证据材料：（ 1）经济合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、电报、图表等；（ 2）送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证；（ 3）货款的承付、托收凭证，有关财务账目；（ 4）产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告；（ 5）有关违约的证据材料；（ 6）其他与处理纠纷有关的材料。5、合同对方逾期不履行生效的裁决或判决时，经办人应及时上报公司综合办公室，向人民法院申请强制执行。第六章合同的日常管理与评估第十八条公司的合同专用章、空白合同、 授权委托书应由专人管理，业务人员不得随带合同专用章

15、、 已盖章的空白授权委托书、空白合同出差。 合同专用章、 已盖章的空白合同、授权委托书遗失的，应登报声明。第十九条经办人应在签订合同后三日内将合同原件等有关材料交档案管理员保管，合同履行结束后三日内将履行的有关资料交档案管理员。经办人员应在合同正式生效之日起五日内， 将合同副本或复印件一式二份报综合办公室和财务部备案，并留存一份自己备份，其他按合同的规定分发。第二十一条档案管理员负责对各自负责的合同建立台账制度。合同台账内容主要包括：（ 1）合同编号；（ 2）合同名称（全称） ；（ 3）合同签约各方； （ 4）合同标的和总额；（ 5）合同签订日期和履行期限； （ 6）合同担保情况； （ 7）合

16、同履行情况； （ 8）合同承办人；（ 9）其他补充事项。第二十二条 档案管理员将合同装订封皮， 按类别存放， 并编制好目录， 按规定时间将合同及合同目录分别装订成册，并移交档案室。第二十三条 属于保密文件的合同，合同经办人、管理人员以及其他接触合同的人员，都应保守合同所涉及的国家秘密、商业秘密，不得随意提供、转借合同原件或复印件；遗失合同文件时，应及时向综合办公室报告。第二十四条 公司审计部应至少于每年年末对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估，对分析评估中发现合同履行中存在的不足，应当及时加以改进。第七章罚 则第二十五条公司全体员工应严格遵守本制度，有效订立、 履行合同， 切实维护公司的整体利益。公司综合办公室负责本制度执行情况的监督考核。第二十六条对在合同签订、 履行过程中发现重大问题，各相关责任部门应积极采取补救措施，使本公司避免或减少重大经济损失的，予以奖励。第二十七条合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失：1、未经授权批准或超越职权签订合同；2、为他人提供已盖章的空白合同，授权委托书；3、应当签订书面合同而未签订书面合同。第二十八条合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失：1、因工作过失致使公司被诈骗；2、公司履行合同未经对方当事人确认；3、遗失重要证据；