公司测绘成果及资料档案管理制度

1、公司测绘成果及资料档案管理制度测绘成果及资料档案管理制度一、目的、依据为规范测绘成果及资料档案的管理，确保测绘成果、资料档案的安全，促进测绘成果 的广泛应用和档案信息化建设，根据中华人民共和国档案法、 中华人民共和国测绘成 果管理条例制定本制度。二、适用范围对测绘成果及资料档案的管理适用于本管理制度。三、职责测绘成果档案资料的管理，实行公司领导分级负责制，由单位分管领导负责，测绘成 果档案资料管理的部门（档案馆、档案室、档案部、办公室等）具体负责实施，并指定专人 负责 档案管理 工作。四、基本规定（一）业务规定1、测绘成果及资料档案必须按要求归档； 归档的资料应当齐全、 完整， 分类整理立卷，

2、 案卷标题简明确切，案卷质量符合国家有关规范、标准。2、测绘成果及资料档案应当根据国家要求，制定归档范围及保管 限期表。3、不得擅自改变档案分类、组卷、编号方法。4、永久、长期保存的资料档案禁止使用红墨水、纯兰墨水、圆珠笔、复写纸书写，只 能用兰黑墨水、碳素墨水书写，以利长期保存。5、测绘成果及资料档案的接收、移交，必须附有清单，严格清点和履行签字手续。6、数据载体每年轮流抽取不少于5%读取检查，发现问题及时更换载体或恢复抢救。7、接收的档案必须及时整理、组卷、归档、入库。当年接收的档案必须当年完成归档 工作。8、所有档案必须登记，详细到文件级，尽量用数据库或电子表格进行登记。9、做好保密、防

3、虫、防霉、防盗工作，定期检查档案保管状况，对破损、变质档案资 料及时上报领导并提出处理意见。（二）档案借阅规定1、建立测绘成果及资料档案借阅利用登记制度，借阅者均须填写借阅登记表。2、对各类档案均按规定的查阅范围提供利用， 查阅人员要如实说明查档的目的和内容， 符合查阅条件的办理手续后， 方可查阅， 且只能在档案阅览室查阅。 特殊情况需借出阅览者， 须经主管领导批准。3、本单位工作人员借阅本人职能范围内的档案，办理借阅登记手续后方可借阅；借阅 本人职能范围外的档案须经主管领导或 档案管理 部门负责人批准，方可借阅。4、如摘抄、 拍照、 复制所查档案内容， 需经档案管理人员同意， 其中涉密内容需

4、抄录、 复制，要经主管领导批准，且只能在档案阅览室内进行，利用者对涉密内容要负责保密。5、借阅机密、绝密档案材料，需经保密责任人签署意见，单位主管领导批准。6、测绘成果及资料档案利用者，对所借档案要妥善保管，不得转借、遗失、拆散或损 毁档案，不准拆卷、抽页，不得在档案原件上划线、加注、勾抹、涂改、圈划、污损等，未 经许可，不得摘抄或复制档案，不得向无关人员泄露档案内容。7、借阅国家密级测绘成果，不得擅自复制。确因工作需要复制的，须经国家密级测绘 成果提供部门批准，并按原密级进行管理。8、借阅人员退还档案时，档案管理人员要认真清点档案数量，检查案卷有无损坏，文 件是否齐全等。9、利用人员应将利用

5、效果及时向档案提供部门反馈，为总结规律、扩大档案宣传积累 素材 ,以更好地提供利用。（三）库房管理规定1、库房是档案资料保护和贮存的重要基地，是提供利用 测绘 成果和档案资料的重要场所，除经单位领导批准外，非 档案管理 部门的工作人员不得入内。2、保管 档案必须有专用库房，并设专人负责管理。库房内应采取有效的防护措施，保 证档案安全。3、档案进出 库房 ，要建立严格的登记制度，包括档案收进入库，库存档案调出室外及 日常的调阅、归还。4、档案库房应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等“八防” 的设备和措施。光盘或磁介质档案应用防磁档案柜存放。5、对新接收入库档案要严格检查，对

6、有虫蛀、发霉及其它问题的档案须经科学处理后 方可入库。6、档案库房内应当安置温湿度计。环境的温湿度应相对稳定，库房的温度应控制在14-24 C之间，相对湿度应控制在40-60 %之间。7、库房内应保持整洁、卫生，不得堆放与档案无关的物品。8、严禁在库房区范围内吸烟。9、每天下班前，应关闭库房门窗，切断水、电源，确保档案安全。10、定期打扫库房卫生，保持库房与档案的清洁。（四）库房防火规定1、宣传贯彻上级有关安全防火的规章制度，树立防火意识。2、要经常检查库房有无火灾隐患，发现问题及时向领导报告，以便采取有效措施，防 患于未然。3、库房周围及内部要杜绝火源迹象，严禁吸烟。4、库房 内必须依法配备

7、消防器材和灭火装置，不准堆放易燃易爆物品。5、不准擅自安装电器开关和其他电器设备，严禁乱接、乱搭临时线。6、定期检查消防器材并定点放置，管理人员要了解其性能并能熟练使用。7、每天下班前，管理人员要做一次责任片区的安全检查，切断电源。（五）档案工作人员要求1、认真学习、贯彻档案法，严格执行档案工作的规章制度，了解档案工作方针， 掌握档案管理工作的基本技能。2、 忠于职守，负责完成 测绘 成果及资料档案的收集、整理、 保管 、鉴定、统计等各项 具体工作。3、积极开发 档案 信息，编制各类档案检索工具及参考资料，为生产、科研等各项工作 服务。4、负责档案借阅登记和利用效果收集工作。5、负责档案库房的

8、管理，做好“八防”工作，确保档案的完整与安全。6、熟悉馆藏，做好档案利用工作，积极主动热情为用户提供服务。7、积极参加各种 档案管理 培训活动，不断提高自身业务素质和岗位工作质量。8、加强团结协作，遵守工作纪律，严格执行各项工作制度。（六）档案鉴定、销毁工作规定1、建立健全档案鉴定、销毁工作的组织机构，由单位分管领导主持，成立档案鉴定工 作小组，其成员由有关部门人员组成。2、鉴定工作要根据国家有关档案鉴定工作的原则和标准，用全面、历史、发展的观点 考查分析档案价值，确定保管期限，切忌随意性。3、对鉴定结果要写书面报告。需延长保管期限的案卷，要在有关目录及案卷备考表中 注明。对应销毁的档案，要编

9、制销毁清册一式两份，报分管领导批准后予以销毁。4、对保管期满但属国家重大工程项目的测绘档案，要根据需要适当延长保管期限。5、应销毁的 档案 不得改作它用或以废纸出售。6、销毁国家密级图纸或 测绘 成果，必须经省测绘行政管理部门批准。7、销毁档案要派两人以上监销，并在指定地点销毁，防止档案遗失和泄密。销毁人、 监销人、批准人、鉴定小组人员均应在销毁清册上签字，以示负责。8、鉴定报告、销毁清册及审批文件，应存档保存。（七）档案统计工作规定1、档案统计包括档案数量、 保管 状况、鉴定情况、利用情况及档案部门基本情况的统计，档案部门要建立上述各种情况的登记簿，定期进行统计分析。2、各类档案的统计由分管

10、的档案人员负责统计，档案统计工作的汇总表，由单位分管 领导指定专人负责填报。3、要保证统计资料的准确性，系统性和及时性，做到完整、连续、报送及时。4、对于上报的档案统计报表，由本单位主管负责人和统计人员签字并对统计资料、报 表的准确性负责。5、定期统计档案利用情况，每年年末统计当年档案借阅人次、卷数，总结档案利用效 果。6、各类档案统计报表及综合统计表，均要保留一份存档备查。办公室卫生管理制度一、主要内容与适用范围1 本制度规定了办公室卫生管理的工作内容和要求及检查与考核。2 此管理制度适用于本公司所有办公室卫生的管理二、定义 1 公共区域：包括办公室走道、会议室、卫生间，每天由行政文员进行清

11、扫；2个人区域：包括个人办公桌及办公区域由各部门工作人员每天自行清扫。1. 公共区域环境卫生应做到以下几点：1) 保持公共区域及个人区域地面干净清洁、无污物、污水、浮土，无死角。2) 保持门窗干净、无尘土、玻璃清洁、透明。3) 保持墙壁清洁，表面无灰尘、污迹。4 )保持挂件、画框及其他装饰品表面干净整洁。5) 保持卫生间、洗手池内无污垢，经常保持清洁，毛巾放在固定(或隐蔽)的地方。6) 保持卫生工具用后及时清洁整理，保持清洁、摆放整齐。7)垃圾篓摆放紧靠卫生间并及时清理，无溢满现象。2. 办公用品的卫生管理应做到以下几点：1) 办公桌面：办公桌面只能摆放必需物品，其它物品应放在个人抽屉，暂不需

12、要的物品就摆回柜子里，不用的物品要及时清理掉。2) 办公文件、票据：办公文件、票据等应分类放进文件夹、文件盒中，并整齐的摆放至办公桌左上角上。3)办公小用品如笔、尺、橡皮檫、订书机、启丁器等，应放在办公桌一侧，要从哪取使用完后放到原位。4)电脑：电脑键盘要保持干净，下班或是离开公司前电脑要关机。5)报刊：报刊应摆放到报刊架上，要定时清理过期报刊。6)饮食水机、灯具、打印机、传真机、文具柜等摆放要整齐，保持表面无污垢，无灰尘，蜘蛛网等，办公室内电器线走向要美观，规范，并用护钉固定不可乱搭接临时线。7)新进设备的包装和报废设备以及不用的杂物应按规定的程序及时予以清除。3.个人卫生应注意以下几点：1) 不随地吐痰，不随地乱扔垃圾。2) 下班后要整理办公桌上的用品，放罢整齐。3) 禁止在办公区域抽烟。4)下班后先检查各自办公区域的门