科学院公文管理办法

1、科学院公文管理办法第一章 总 则第一条 根据国家行政机关公文处理办法、水利部公文处理 实施办法以及长江水利委员会公文处理实施细则（修订）的有关 规定，为使长江科学院（以下简称长科院）的公文处理工作进一步规范 化、制度化，制定本办法。第二条 本办法所称公文，是指长科院在公务活动中所形成的具有 法定效力和规范体式的文书。第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等 一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条 公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、 准确、安全。第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规 定，确保国家秘密的安全。第六条 公文处理是长科院工作的重

2、要组成部分，院属各部门、单 位负责人应高度重视公文处理工作，遵守本办法，加强对公文处理工作 的领导和检查。第七条 院长办公室（以下简称院办）是长科院公文处理的归口管 理部门，专门设立文秘人员负责院公文处理工作，并指导院属各部门、 单位的公文处理工作。院属各部门、单位应当配备兼职人员负责公文处 理工作。第二章 公文种类第八条 长科院常用的公文种类主要有：（一） 决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员， 变更或者撤销下属部门、单位不适当的决定事项。（二） 通知 适用于批转下属部门、单位的公文；转发上级机关和不相隶属机关 的公文；发布规章；传达要求下属部门、单位办理、周知或者

3、执行的事 项；任免人员职务。（三） 通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者某种情况。（四） 报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（五） 请示 适用于向上级机关请求指示、批准。（六） 批复 适用于答复下属部门、单位的请示事项。（七） 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八） 函 适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批 准和答复审批事项。（九） 会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项第三章 公文格式第九条 长科院发文必须填写统一印制的“长江水利委员会长江科 院公文发文稿纸”（见附件 1）。公文由秘密等级和保密期限、紧急程度、 发文

4、机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、 成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日 期等部分组成。办文时需注意下列事项和要求：（一） 秘密等级涉及国家秘密的公文，应当依照水利工作中国家秘密及其密级具 体范围的规定等有关法规，标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机 密”级公文还应当标明份数序号。（二 ） 紧急程度 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。（三 ） 发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称；联合行文，主办机关排列在 前。（四）发文字号包括代字、年份、序号。1. 以长科院名义行文的发文字号为：科2 xxxxx号，序号由院办

5、统一编排。2. 各管理部门以院名义行文的发文字号为：科x 2 xxxxx号，科x 中的“ x ”为各部门代字（见附件2） ，序号由院办统一编排。3. 以长科院名义或各部门以院名义发函的编号为科函2xxxxx号 或科x函2 XXXXX号，其中科x函中的“x”为长科院部门代字。函号由院 办统一编排。4联合行文，只标明主办机关发文字号。（五）签发栏，供院领导签发；总工审阅栏，供总工审阅后签名；会 签栏，文件内容与其他单位相关的应送有关单位会签，由会签单位签署 意见及签名；拟稿栏，供主办部门公文起草人签名；审核栏，供主办部 门领导审核后签名；办公室审核，供院办领导审核。（六）上行文应当注明签发人姓名。

6、其中，“请示”应当在附注处注明 联系人的姓名和电话。 长科院拟请上级机关批转的文件，要同时报送代 拟写的批复稿，并按附件标注办法附“代拟稿”。（七）公文标题 应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关（使用单位全称版头专用公文稿纸，可以不标明发文机关名 称）。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（八） 主送机关 指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。隶属 关系和层次要分明，标点要准确，同一性质和级别的单位之间用顿号， 其他用逗号，党政部门之间用分号。单位排序按长江委或长科院有关文 件规定处理。（九） 正文见本办法第五章第十九条“草拟

7、公文”。（十） 抄送机关 指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或 规范化简称、统称。（十一 ） 附件公文如有随文印发的附件，应当在正文之后，成文日期之前注明附 件顺序和名称。注明的附件和实际所附的文件、材料名称应完全一致。 供领导审阅签发的参考资料要齐全，但不作为文件的附件。（十二 ） 鉴印公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。 联合上报的公文， 由主办机关 加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。（十三 ） 成文日期 以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发 日期为准。（十四 ） 附注 公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。（十五 ）

8、 主题词 按水利部公文主题词表及行业规范的主题词表的要求标注主题 词，表外词应在主题词后加注“”，以示区别。第十条 公文中各组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文 格式（GB/T9704-1999）国家标准执行。第四章 行文规则第十一条 行文应确有必要，注重效用。第十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级 请示和报告。属于紧急报告事项可以越级报告，但不得越级请示。第十三条 长科院依据其职权范围、隶属关系和有关公文处理办法 的规定，委内：可向长江委行文；可向委机关部门行文；可向委直属企 事业单位行文；可向院下属部门、单位行文。委外：可向水利部等主管 司局和委外其他单位以函的形式

9、行文。企业可向长科院行文； 各企业之间除以函的形式外， 不能互相行文； 企业可向其下属单位行文。企业可根据其业务范围向地方业务主管部门 行文，向有关工商、税务等管理部门及施工、监理等单位发函。第十四条 平行机关可联合行文；非平行机关之间不能联合行文。 联合行文应当明确主办单位。第十五条 向下属部门、单位的重要行文， 应当同时抄送“发文机关” 的上级机关。第十六条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关， 如需同时 送其他机关的，应采用抄送形式，但不得抄送主送机关的下属单位。“报告”中不得夹带请示事项。第十七条 除上级单位负责人直接交办的事项外，不得直接向上级 机关负责人报送“请示”、“意见

10、”和“报告”。第五章 发文办理第十八条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、 审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。（一）长科院的发文程序一般为：主办单位拟稿T处（室、所）领导 审核T有关处（室、所）会签（如需会签）T总工审阅（技术性文件）7 返回该处（室、所）阅知（如有问题需要修改，修改后程序从头开始） 7院办登记、审核7院领导签发7院办编号7文印部门印制7院办用印7主 办单位 封（分）发。（二）根据有关规定，长科院公文主要内容如下：（1）向上级机关请示、报告工作。（2）长科院机构设置、职能配置、任免和聘用干部。（3）印发经长科院审查通过的综合性会议纪要、规章制度。（4

11、）授予或撤消长科院级先进单位和模范人物称号。（5）答复有关单位的提问。（6）涉外工作的有关事项。（7）其他需要行文的重要事项。第十九条 草拟公文应当做到：（一 ） 符合国家的法律、法规及其他有关规定。（二） 情况属实，观点明确，表述清楚，结构严谨，条理清楚，直达 不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（三）公文的文种应当根据行文目的、发文的职权、与主送机关的行 文关系确定。（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧 急程度。（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文 应当先引标题，后引 发文字号 。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、 日。（六）结构层次序数

12、， 第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为 “1”，第四层为“（1）”。（七）应当使用国家法定计量单位。（八）文内使用简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文 名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（九）公文中的数字， 除成文日期、 部分结构层次序数和在词、 词组、 惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第二十条 拟制公文（一 ） 凡以长科院名义发文 , 由各部门、单位拟制的文稿，在送院办审 核前，由各部门、单位进行审核，审核的内容为：是否确有发文的必要； 是否符合国家方针、政策、法律、法规的规定；是否真实、准确；是

13、否 符合行文规则；附件材料是否齐全、完整，内容是否符合要求；经部门、 单位的主要负责人签字后方可送院办。（二） 对涉及其他部门职权范围内的事项，应在充分协商并取得一致 意见后方可行文；如有分歧，经协调仍不能取得一致时，主办部门可以 列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协 调或裁定。未经协商一致，如擅自行文，一经查实，院有权责令纠正或 撤消。公文会签由主办单位负责送达有关部门、单位，会签过程一般不得 超过 3 个工作日。第二十一条 公文送负责人签发前，应由院办进行审核后方可送领 导签发。未经院办审核的文稿，院领导不予签发。除“特急”、“急件”外， 一般公文应给院办及院领导

14、审核和签发预留 4 个工作日。审核的重点是： 是否需要行文；办文程序是否正确；是否符合行文规则和拟制公文的有 关要求；公文格式是否符合规定等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。第二十二条 联合行文一般由主办单位先签署意见，协办单位依次 会签。 一般不使用复印件会签。第二十三条 文件签发的权限为：以长科院名义发文， 重要的由院长签发， 一般的由院分管领导签发。第二十四条 公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是： 审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。第二十五条 凡以长科院名义发文的文稿，经各主办单位负责人审 核后，一律送交院办审核，并由其呈院领导签发

15、；未经院办审核的文稿， 院领导不予签发。第二十六条 院办应对院领导签发后的公文进行复核编号后方可交 付打印。 公文的校对、缮印、用印、封发由主办单位经办人负责完成。第六章 收文办理第二十七条 收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登 记、审核、拟办、批办、承办、 催办 等程序。（一） 报送长科院的公文（包括信件、明传电报、传真），必须经院 办统一签收、登记、编号、分发，不得直接送长科院二级单位； 院属二 级单位收到主送长科院的公文，应送院办统一登记处理。 写明长科院负 责人收的文件，由院办专人负责拆封和处理。写明院领导个人亲收的文 件，由院领导个人或由其指定的代收人拆封。（二） 院属各单

16、位代表长科院参加的重要会议带回的文件，应交院办 登记，按收文程序处理。如需留存的，经主管领导同意，可留复印件。（三） 院属各部门、单位向院请示、汇报工作等书面报告实行内部签 报管理，套用由院办统一印制的 “长江科学院签报”（见附件 3），由呈送 单位编号并填写“长江科学院签报”，由院办进行登记、 审核后，呈送院领 导阅示。签报的主呈对象应明确；签报事由应明确是请示或报告，原则 上应一事一报；签报内容应简明，陈述应清楚，请示类签报要提出明确 的意见、建议。内容涉及其它部门职责的，须由呈报单位同有关部门协调并会签后方可报送，对协调不一致的意见应随签报如实上报。签报由 呈报单位编号，并由呈报单位的负

17、责同志审签后报出。 签报运转过程中 不得横传。 领导批阅完毕后由院办退回呈报单位（或转有关部门、单位） 处理并存档。第二十八条 收到上级机关下发或交办的公文，由院办提出拟办意 见，送院领导批示后由院办交承办部门、单位办理。 承办部门、单位收 到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。 遇有涉及其他部门、 单位职权的事项，承办部门、单位应当主动与有关部门、单位协商；如 有分歧，承办部门、单位主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致， 可以报请院领导协调或裁定。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难 的，应当及时予以说明。对不属于本部门、单位职权范围或者不宜由本 部门、单位办理的，应当及时退回交办的

18、部门、单位，并说明理由。第二十九条 主批人审批公文时，对有具体办理事项的，应当明确 签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有具体办理 事项的，圈阅表示已阅知。第三十条 送负责人批示件或者交有关部门、单位办理的公文， 院 办要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办。 院办视情 况填写 公文催办单，规定反馈日期。 在催办单规定日期内没有及时反馈 的视为未办理，对未办理件院办将予以定期通报。第七章 公文归档第三十一条 公文办理完毕，应当根据中华人民共和国档案法 和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的 公文。第三十二条 归档范围内的公文，应当根据其相互联

19、系、特征和保 存价值整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机 关的主要工作情况，便于保管和利用。第三十三条 联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归 档，其他单位保存复制件或者其他形式的公文副本。第三十四条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定 定期向档案部门移交。第三十五条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料 必须符合存档要求 （不能使用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔）？ 。第八章 公文管理第三十六条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外， 经院领导批准可以翻印。翻印时应当注明翻印的机关、日期、人数和印 发范围。属秘密文件的，按保密法有关规定执行。第三十七条 公文复印件作为正式公文使用时，应该加盖印章。第三十八条 公文被 撤销，视作自始不产生效力；公文被 废止，视 作自废止之日起不产生效力。第三十九条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经院办负 责人批准，可以销毁。第四十条 销毁秘密公文应当到指定场所有二人以上监销，保证不 丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。第四十一条 部门、单位合并时