公文写作公文写作与处理培训讲义

1、 （公文写作）公文写作与处 理培训讲义 20XX年XX月 峯年的企业咨询咸问经验.经过实战验证可以藩地执行的卓越萱理方案.值得您下载拥有 公文写作和处理讲义 曲靖市农业局办公室 2009 年 10 月 13 日） 同志们，根据安排，当下由我来和大家共同学习公文写 作和处理有关知识。于座的各位，可能有极少数专门从事文 秘工作，对公文写作和处理相对比较熟悉；而绝大多数均是 专业技术人员，对规范性公文写作和处理有壹定了解，但经 常接触的主要是像工作总结、讲话稿之类的非规范性公文。 非规范性公文写作和处理相对比较灵活， 规范性公文从起草、 审核、签发、印刷、办理、归档等均有非常严格的规定。下 面，我讲

2、三个问题。 第壹个问题，为什么要学习公文写作和处理 可能有的同志认为，只有于办公室工作、专门从事文秘 工作的人才有必要学习公文写作和处理。这种认识是有偏差 的。原因主要有四点：首先，公文写作和处理的各个环节经 常是由不同部门共同完成的。如果办公室包办所有环节的工 作，工作人员就会累死。第二、普通专业技术人员经常需要 承担草拟公文的职能职责。如果不了解公文写作和处理的规 则，草拟出来的公文规范程度就不高，办公室于进行公文审 核时难度就会很大，任务就会很重，必然会导致大量粗制滥 造的公文蒙混过关，不但影响单位的形象，仍会耽误工作。 第三、专业技术人员学习公文写作和处理，是人全面发展的 需要。第四、

3、学习公文写作和处理，是提高执行力的需要。 1999 年至 2000 年，国家先后颁布了国家行政机关公文处 理办法和国家行政机关公文格式 ，这个办法和格 式是我们公文写作和处理最重要的依据，颁布到当下已经 有十年时间，可是就全市农业系统的办文水平来见，我们很 多同志， 甚至是专门从事文秘工作的同志， 对办法 和格 式知之甚少或壹知半解，公文写作和处理随心所欲，说明 我们的执行力仍有待于进壹步提高。近年来，市委办、市政 府办对市直部门和县级政府公文写作和处理通过抽查和通报 的方式进行监督，市农业局办公室也对农业系统的公文写作 和处理进行了规范，我们农业系统的公文写作和处理有了壹 定提高，可是，和政

4、府系统相比仍有不小的差距。所以，我 们要提高农业部门的形象，提高办文水平也是壹个重要的着 力点。我建议同志们，尤其是从事文秘工作的同志们，要把 国家行政机关公文处理办法 和国家行政机关公文格式 找来仔细研读。 第二个问题是，规范运行，努力提高公文处理水平 壹是要规范公文管理。我们曾经就壹些公文中存于的问 题向下级单位的办公室询问，得到的答复是不知道，这个问 题应当归其他科室负责。能够说，我们农业系统公文写作和 处理方面存于的问题，很大程度上是由于重视程度不高、管 理不到位造成的。要提高公文写作和处理的水平，首要的任 务是要强化对公文处理的管理。 国家行政机关公文处理办 法第七条明确规定，“各级

5、行政机关的办公厅（室）是公文 处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作且指导下级机 关的公文处理工作。”第五十六条规定：“各级行政机关的办 公厅（室）对上级机关和本级机关下发公文的贯彻落实情况 应当进行督促检查且建立督查制度”。我们各级农业部门的办 公室要认真对照这俩条规定，要按照“办文零失误”的标准， 切实履行管理职能， 加强对公文处理的管理， 确保办文质量。 二是要规范行文规则。我们经常见到壹些不符合行文规 则的文件。壹是越权发文。国家行政机关公文处理办法第 十五条第二款规定：部门内设机构除办公厅（室）外不得对 外正式行文。可是，我们有的事业单位不经过局办公室而直 接向县级农业部门发文，今

6、后要杜绝此类事情发生。二是越 位发文，就是向不相隶属的部门发通知或请示。有壹个县农 业局发通知，它的主送单位，就是通常说的抬头那里是：各 乡镇人民政府、农技中心。同志们要注意，通知是下行文， 所谓下行文，就是向下级部门发文，而乡镇人民政府且不县 农业局的下级。这壹份文件，如果确需发到乡镇人民政府， 应当于版记中以抄送的形式标记。我们仍经常见到乡镇人民 政府向县农业局或市农业局报送请示或方案，同样也是非常 荒唐的。因为乡镇人民政府和县市农业局不存于上下级关系， 而是互不隶属的的关系， 既不能发上行文，也不能发下行文， 如果确需发上行文或下行文，只能用抄送的形式。三是超范 围请示，即请示事项超出上

7、级部门的审批权限。例如，有个 县农业局向市农业局请示盖新办公楼， 市农业局没有审批权。 四是重复请示。有个县的壹个中低产田地改造项目，先以县 中低产田地领导小组的名义上报到市中低产田地领导小组要 求转报省级领导小组，又以县农业局的名义上报到市农业局 要求转报省农业厅。五是强行请示。我们有些项目，省级已 经明确要求暂停申报审批，仍有些项目是按计划按时间统壹 组织申报，但有的县级农业部门硬要申报，想什么时间申报 就什么时间申报，我们按规定暂停申报，他认为是为难他。 六是违规抄送。请示于主送上级机关的同时，不能抄送下级 单位。例如，有壹个县农业局向市农业局报送请示，于版记 中我们见到，这份请示被抄送

8、到县农业局的下属有关单位。 三是要规范草拟公文。如果说前面所讲的内容只要求大 家有壹定了解，而草拟公文是每壹位专业技术人员均可能需 要承担的工作任务，所以要求熟练掌握。只有起草出符合规 范的公文，才能最大限度提高文秘工作效率，最大限度减轻 公文审核难度。我们于座的每壹位同志撰写壹般性的工作总 结应当没有什么问题，但要起草规范性公文，则需要进壹步 的学习和训练。我们草拟公文常见的问题有：第壹、结构层 次序数不规范。第壹层应当为“壹、 ”，第二层为“（壹）”，第 三层为“ 1. ”第四层为“ （ 1）”。根据我们的经验，公文的结 构层次壹般应当控制于三层以下， 太多会导致结构过于复杂。 第二、公文

9、引用不规范。于引用公文时，应当先完整引用公 文的标题，标题后面仍必须引用发文字号，发文字号要用圆 括号标识。第三、数字使用不规范。 国家行政机关公文处理 办法第二十五条第九款规定： “公文中的数字， 除成文日期、 部分结构层次序数和于词、词组、惯用语、缩略语、具有修 辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿 拉伯数字。”例如：“中央 1 号文件”里边的“ 1 ”应当用小写 的阿拉伯数字，而不是汉字“壹” 。又例如：公文的成文日期 应当用汉字，而不是阿拉伯数字。第四、逻辑层次和条理不 清楚，只有他自己清楚，就像有的人打麻将，条子里面插着 筒子，筒子里面插着万子，把你眼睛望花，脑壳绕晕

10、。第五、 文题不匹配。有的是小脑袋戴大帽子，有的是大脑袋戴小帽 子，有的是张冠李戴。这里插壹点，非规范性公文的标题能 够有主标题和副标题，而规范性公文的标题只能有壹个。第 六、转发文件时标题不够简洁。例如， “曲靖市农业局关于转 发市纪委关于转发省纪委关于转发中纪委关于公开财产申报 的通知的通知的通知的通知” 。这是壹个虚拟的标题， 也是壹 个书呆子式的标题。有四个“关于”，三个“转发”，四个 “通知”， 有 47 个字， 要是壹口气读完， 估计会上气不接下 气。这种写法是不恰当的。能够改为“曲靖市农业局转发中 纪委关于公开财产申报的通知” ，仅 22 个字， 既简洁又明了， 中间环节均能够省

11、去。第七、公文的文种使用不规范。 国家 行政机关公文处理办法规定了命令、决定、公告、通告、 通知、通报、议案、方案、请示、批复、意见、函、会议纪 要等 13 种规范性公文， 壹般来说， 我们的规范性公文只能用 这 13 种公文中的壹种，例如， “曲靖市农业局 2009 年工作 总结”，“总结”不是规范性文种，如果要作为正式文件印发， 应当用“曲靖市农业局关于印发 2009 年工作总结的通知” ， 同时将总结的部分作为附件比较妥当。第八、公文的主题词 不规范。主题词编排是难度较大的部分。有的同志把标题分 成几段，就当成主题词，是不恰当的。主题词由类别词 + 类 属词 + 文种三部分组成，其中类别

12、词必须到国务院主题词表 中找。农业部门大部分公文的类别词是“农业”；类属词也 要到主题词表中找， 实于找不到可自拟，且加“”标识。例 如，“曲靖市农业局办公室关于召开全市农业系统公文写作和 处理培训会议的通知”这样壹个标题，类别词应当是“文秘 工作”，类属词应当是“培训” ，“会议”，文种是“通知” 。我 国目前有俩套公文主题词表，壹套由国务院办公厅秘书局拟 定，适用于政务类公文，有 15 类 1049 个主题词；另壹套由 中央办公厅秘书局拟订，适用于党务类公文，共收录主题词 5116 条。这俩套主题词表可于网上下载。 历年来的政府工作方案和中央 1 号文件，堪称公文中的 精品。建议对文秘工作

13、感兴趣的同志，能够认真研读，既了 解国家政策，又学习公文写作技巧。 四是要规范公文审核。 国家行政机关公文处理办法 第 二十七条规定： “公文送负责人签发前，应当由办公厅（室） 进行审核。”可是，我们部分单位发文时，有时办公室没有行 使审核公文的职责，有时草拟公文的单位拒绝审核，有的是 先让分管领导签发， 再拿到办公室进行审核， 由于程序颠倒， 简直能够叫霸王审核。 五是高效办理公文。我们向下级机关发文要求办理某项 工作，但个别地方因为领导不于或具体负责的人不于，导致 工作被耽误，我们不得不直接打电话打到县农业局局长那里 催办，这种事情时有发生。送负责人批示或交有关部门办理 的公文，文秘部门要

14、负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重 要公文重点催办，壹般公文定期催办。 六是规范公文归档。公文办理完毕后，应当及时归档。 个人不得保存应当归档的文档。联合办理的公文，原件由主 办单位归档。 第三个问题是，严格标准，认真执行公文格式有关规定 2000 年 8 月 24 日颁布、 2001 年 1 月 1 日开始实施的 国家行政机关公文格式及其释义，从公文纸张规格到印 刷质量、从文件头的制作到文件上下左右的空白、从文件标 题的排列方式到其排列位置、从字体字号到行间距离、从落 款盖章到页码、版记的标识等均有非常明确、详细、全面和 严格的规定。普通专业技术人员要有壹定了解，而负责公文 审核和负责印刷文

15、件的人，更是必须将每壹条规定均牢记于 心。当然，国家标准也不壹成不变的，随着信息技术逐步普 及，行政机关公文格式的标准也会和时俱进，实际上，从国 务院到省级的文件格式， 于不违背既有的国家标准的前提下， 已经有所创新。今天我们将重点学习壹些大家很容易理解但 平时很困惑或者容易被忽略的问题。 壹是购买合格的公文用纸。我们收到部分公文的纸张， 有的非常黑，像报纸壹样，很不庄重；有的非常白，见上去 晃眼，特别是于晚上，时间长了很不舒服；有的公文于传阅 过程中，才翻几下就发生断裂；有的公文过于透明，印刷或 盖章时俩面互相渗透。这些均是很不规范的。购买公文用纸 时，要注意这些问题。标准公文用纸的外包装上

16、有壹项技术 指标，就是纸的重量，根据国家标准，每平方米应于60 80 克之间。从经济的角度考虑，可取下限。 二是预制规范的文件头。很多单位制作文头有点随心所 欲。实际上，文头的制作有严格的规范。 （用实物示意不规范 的文头， 隐去发文机关） 我们着重学习壹下发文机关标识 （实 物示意：上行文头、下行文头） ，这几个字，印于什么位置， 用什么字体，标准上有明确规定。它的大小，以美观为宜， 但宽不得大于或等于 15 毫米，高不得大于或等于 22 毫米。 为什么呢？标准上没有解释，但释义上有解释，因为国务院 文件那几个字的大小就是 15 乘以 22 毫米，作为壹种象征， 其它行政机关的文件标识均必须

17、要小壹点。我们有几个县农 业局的文头制作很有问题，有兴趣的下去能够自行对照检查 壹下。 三是有多个签发人时，正确标识“签发人”三个字。大 家均知道，上行文要标识签发人。 “签发人”这三个字用三号 仿宋体字， 签发人的名字要用 3 号楷体字。 有多个签发人时， 发文字号和最后壹个签发人于同壹行。标准上是这样说的。 可是，有多个签发人时， “签发人”这三个字印于什么位置， 标准及其释义上均没有明确，导致有很多争议。其实，国务 院颁布的国家标准仍有附件，上面有几幅样式图，从图上我 们能够见到， “签发人”这三个字和第壹个签发人于同壹行。 四是公文标题回行要谨慎。公文标题回行时不能断开词 意，要尽可能

18、地保证句意完整，但这条规定经常被忽略。例 如：“曲靖市农业局关于禁止上班玩电脑游戏的通知” ，如果 于“禁止上班”后面断句，就会产生令人费解的效果。 为了简明、直观掌握规范公文，当下结合例文讲壹讲请 示的写法。 请示的释义： 请示是本级机关、单位于工作中发生不能 自行决定的重大问题，不属于本机关、单位权限审批范围的 事项，需要上级机关审批、解决的重大事项，以及对上级批 示要求中不明确的问题等向上级机关请求批示、批准时使用 的公文文种。 请示的分类： 请示可分为以下几种类型：壹是请求审批 事项的请示。例如，工程立项、机构调整、人事任免、发展 规划、管理办法、工作方案等。二是请示解决问题的请示。

19、这是本级机关于工作中遇到的困难和问题，需请求上级机关 帮助解决的公文。例如，解决资金添置设备、改善条件等。 三是请求批转文件的请示。这种请示常用于部门制定的规章 性文件或涉及面较大的工作意见，请求领导机关转发贯彻执 行的请示。四是请求指示、答复的请示。 请示的格式： 请示性公文，不管内容多或少，篇幅长或 短，均有基本的格式，这种格式和方案相同，其结构形式是： 公文标题主送机关 - 正文结束语成文时间。 请示的写法： （壹）标题的写法。按照国务院办公厅的要求，标题规 范的写法是：发文机关+请示事由+文种。例如：“XX市人民 政府关于XXX的请示”。三个内容缺壹不可。这里特别要注 意准确使用文种，

20、 “请示”不能用“方案”来代替，也不能把 “请示”和“方案”合于壹起，写成“请示方案” 。 （二）主送机关的写法。任何请示性公文均有壹个受文 单位，就是直接的上壹级机关。主关机关的写法较简单，只 要写出受文单位的名称即可，不要写领导的姓名、职务。另 外，只能写壹个主关机关；要写规范的简称或统称；要注意 行文关系，只能逐级行文，不能越级行文。 （三）正文的写法。正文是指主送机关（不含主送机关） 之下、结束语（不含结束语）之前的公文内容。这部分内容 不壹，结构复杂，写作技巧要求较高。壹是要写开头语，要 用简明扼要的文字交代清楚为什么写此请示，尔后用“现将 有关问题请示如下”壹句话来结束开头语，同时

21、启动请示内 容的写作。二是要写好请示的问题。这部分内容要紧接开头 语后边写。常见有俩种写法：请示内容不复杂的采取“综述 式”写法，所请示的问题用壹个自然段就可写完；请示内容 涉及问题较多的采取“分述式”写法，把所请示的内容分成 若干问题，分别陈述意见，这种写法是最通行的。三是提出 的方法要合理可行，不能只提出问题，仍应该结合实际提出 解决问题的具体方法，供上级机关办理答复时参考。 （四）结束语的写法。正文写完后要写壹名结束语，以 表示正文截止。结束语的规范写法有三种：壹是请求审批事 项、解决问题的请示，壹般写“特此请示，请审示” ；二是建 议性的请示，壹般写“妥否，请批示”或“之上意见如无不 妥，请批转有关单位贯彻执行” ；三是请求指示的请示，壹般 写“之上请示当否，请指示”或“当否，请指示” 。 （五）附件的写法。附件的写法有规范的格式。即于正 文完了以后下空 1 行字、左空 2 个字（不顶格） 的位置写 “附 件”，附件后边标全角冒号（： ）。如果只有壹个附件，把附件 标题写出来就行了，如果有俩个之上附件要用阿拉伯数字编 序号，把附件标题分“ 1.”、“2.”、“3.”写出来。序号后 边标点符号用圆点（ .）标注，不能用顿号（、 ）标注。附件 标题写完后不使用任何标点符号。 （六）落款的写法。任何公文均要落款，具体写法是： 正文结束语后不署单位名称（ 3 个