财务与综合事务部职责

1、财务综合事务部汇报 财务财财务及综合事务部 财务与综合事务部未来架构图 行政助理 财务助理 财务与综合事务部经理 人事行政主管 财务主管 出纳 人员培养计划 对于本部门员工的培养，暂定计划如下： 1）进行在职岗位培训（与员工本身的技能提高相关），如公司相关制度培训、 财务知识、税收知识、财务政策法规、劳动合同政策法规等）每月一次。 2）医疗政策法规及相关基础知识培训，每季度一次。 3）外派参观培训学习，暂定每季度一次（如财务管理、财务策划、人力资源 管理、绩效管理等）。需要公司资源支持,预计每年费用为8000元整。 、公司运营成本核算及预算制定、公司运营成本核算及预算制定 2、公司资金管理、公

2、司资金管理 3、公司融资管理、公司融资管理 4、各部门费用预算审核、各部门费用预算审核 5、各部门费用报账审核、各部门费用报账审核 6、各部门成本核算、各部门成本核算 7、供应商资料整理、供应商资料整理 8、终端客户资料整理、终端客户资料整理 9、招标信息收集及资料整理、招标信息收集及资料整理 10、人力资源管理、人力资源管理 11、各类合同的制订及审核、各类合同的制订及审核 财务综 合事务部职能 财务及综合事务部专员职能及实施标准财务及综合事务部专员职能及实施标准 一、公司日常行政工作 1、接待来客 要求礼貌用语、及时奉茶，如需其等待，请解说清楚， 并按排其到会议室静候。 2、接听电话 为保

3、持公司形象， 尽量在三声以内接听，统一规范用 语“您好，这里是江门市XX医疗有限公司，请问有什么 可以帮到您？”多使用敬语，如请、谢谢等。 3、办公室日常清洁 为保持办公室整洁，每天上班后半小时内完成公司日常清 洁工作，逢星期五需完成清洁工作才能下班。清洁要求：公 司物品摆放整齐，洗手池边没有积水及茶渍，桌子、茶几 、 茶盘没有污渍等等，注重细节，力求完美。 2、公司供应商及终端客户首营资料的收集、整理及归档 客户或供应商的资料包括公司资质及产品证照，整理顺序如下： a、客户或供应商的三证（包括营业执照、组织机构代码证、 税务登 记证） b、客户或供应商的医疗器械生产或经营许可证、医疗执业许

4、可证 c、产品的证照（包括产品注册登记证及产品注册登记表） d、委托书 e、其它要求的资料（如产品费用编码、报价单、其它医院购 货发票、廉洁协议书等） 以上资料均要求清晰及盖上红章。 二、资料的收集、整理及归档二、资料的收集、整理及归档 1、公司文书或合同 为方便查找及保管请使用统一编号，例 如公告，如是2014年7月发放的第一份通 知，统一编号（YG0407+三位流水号）， 如是合同（编号YH0407+三位流水号）， 要求电脑存档一份，纸质存档一份，并按 年份做好归档工作。 盖章须注意原则：下一手需上一手盖红章的全套资料。 如整个购销流程是A(供应商）B(经销商）C(购货商）D（配送公 司）

5、E（医院） 则： E需要（ABCD的证照及产品证照的复印件，并盖上D公司红章）。 D需要（ABC公司的证照及产品证照的复印件，并盖上C公司的红章）及E盖 红章的证照资料。 C（需要AB公司的证照及产品证照的复印件，并盖上B公司的红章）及D盖红 章的证照资料。 如此类推。 委托书也是层层委托：A委托B，B委托C、C委托D，也有例外，由A直接委托 D。如热景直接委托九州通。如直接委托，可省略中间环节的证照资料，只提 供由九州通盖章的产家证照、产品证照及九州通证照给医院。 a.分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全； b.按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归纳） 确定装订成册的本数； c

6、.摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针）。 对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开 装订线，以便翻阅，保持数字完整； d.整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺 号要查明原因。再检查附件有否漏缺，出库单、入库单、 工资、奖金发放单是否随附齐全； e.记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制 单等）的印章是否齐全； 3、协助财务主管对财务凭证、报表、档案进行整理装订、协助财务主管对财务凭证、报表、档案进行整理装订 及保管及保管 1、负责公司在职劳动关系的管理，包括员工资料档案、劳 动合同及员工保险的录入及办理；花名册、通讯录的录入以 及更新；及时把通讯录更新信息以

7、邮件形式传达给公司各人 员。 2、负责招聘后台的管理及简历的筛选、面试的组织等； 3、对新员工的上岗作引导工作和公司规章制度培训，要求 新员工入职后一个星期内对其培训公司规章制度 使之更易容 入本公司； 4、负责公司人员每月考勤工作，如请假、旷工等各项监督 工作；编制员工考勤情况表，月初提交给财务部。 三、公司人员编制的管理三、公司人员编制的管理 5、负责员工的入职、离职手续的办理；、负责员工的入职、离职手续的办理； A、入职手续办理须知: 新招聘员工需发邮件通知：邮件附件包括录用通知、入职承诺书、基础 信息登记表 员工入职必备资料： a、身份证复印件正反面各2份、最高学历证书复印件1份；(复

8、印件需本 人亲笔签名) b、1寸近期彩色证件照4张； c、最后工作单位的离职证明原件（退工单原件、劳动手册）； d、亲笔签署的入职承诺书；员工基础信息表需保证所填各项信 息的真实性和正确性； e、工资卡：办理江门融和农商银行工资卡并于一周内银行卡复印件签名 交至财务部 注：1）.工资将在所有入职资料全部提供完整后予以发放 2）.所有资料上交后，公司将与您签订劳动合同并发放员工手册 3）. 一个月内如不能提供全部“入职资料”者，公司有权取消其入职资 格及费用报销。 b 、员工离职需知、员工离职需知 员工申请辞职，根据其填写的员工辞职申请表和工 作移交单，销售代表辞职还需完善客户信息表，并 经各级

9、单位负责人审批。在合同要求的期限内完成交接工 作，及时为其办理劳动关系终止手续。 员工自离，及时为其办理劳动关系终止手续。 公司辞退的员工，根据部门经理填写辞退通知单，员 工填写的工作移交单，及时为其办理劳动关系终止手 续。 以上员工除自离员工工资不予发放之外，其它工资一率在 办妥相关手续后按正常工资发放时间发放。 四、公司固定资产、物料及仓库的管理四、公司固定资产、物料及仓库的管理 1、编制固定资产领用登记表，每月末对固定资产进行盘点，编制固定 资产盘盈及盘亏表。每月初把上月固定资产盘盈及盘亏表交给财务部。 2、物料的领用管理 公司的物料包括资料、彩页、文具等。对不同物料编制不同的领用登 记

10、表，及时记录更新。 3、仓库管理 每月末对仓库进行盘点，月初上报仓库进销存月报表给财务部，收货 时需填写产品入库单，注意清点产品数量，产品注册证号、产品批 号、生产日期、有效期需填写清晰，每批产品的质检报告需复印留底。 出货时需填写产品出库单，核清数量无误，对清注册证号、产品批 号、生产日期、有效期填写正确后才发放，每箱货需附带一份质检报告。 样品领用时，需根据样品领用申请单，填 写样品出库单。核对无 误后才发放。需根据入库单及出库单每日更新库存信息。 五、负责公司绩效考核的实施工作，监督销售部 及市场部工作。 1、监督销售部、市场部每周工作计划及其它要求的表格 上交的及时性，逢周一上午以邮件

11、形式公布。 2、根据销售部、市场部的培训考试及其出差计划，统计 其绩效考核所要求的内容，以表格形式记录，如产品知 识成绩记录表、ROPLAY成绩记录表、客户拜访记录表 等，为绩效考核提供依据。 3、统计销售部每月业绩及费用情况，据此编制季度投入 产出表。 4、根据销售部月度指标及实际完成情况，编制指标完成 情况表。 六、协助市场部做好招标工作，编写及整 理招标文书 1、每天需关注海虹商务网，及时了解各地区的 招标信息。 2、对广东省范围内各地的耗材招标信息需及时 反馈给市场部。 3、如需参加招标的，按招标要求及时购买招标 文件。 4、协助市场部整理好招标所需的文书资料。 5、及时关注招标进展、

12、及时反馈。 七、费用单据的审核及出纳工作七、费用单据的审核及出纳工作 1、审核费用单据的准确性、完整性、合理性、合法性、及时性。 准确性：检查单据数据的准确性。 完整性：单据填写的完整性、单据签名的完整性、单据破损、缺单、缺少 附件，（如差旅费报销，缺少出差申请表；如科室会，缺少科室会签到 表；）一率不予报销。除差旅费外，销售部其它费用需有费用编码才能报 销，否则不予报销。 合理性：审核单据的合理性，如去台山出差，不能用恩平的车票报销。购 物卡类一般是整数等等。 合法性：一般情况下，要求所有费用都需开发票，除费用申请表上注明的 允许冲票的情况外，一率凭实际发票报销。 及时性：为准确核算成本费用

13、，最迟不允许超过单据发生月份的次月底报 销。 2、根据审核无误的费用单据，编制请款单，提 交给各级领导签名。 3、根据已签名请款单准确及时地发放费用。请 款单必须有总经理及副总经理的签名。未经签名的 款项，不予发放。 4、对公司资金安全管理、及时编制资金日报表。月 末与财务进行对账。 5、及时整理并提交单据给财务，以便财务进行账务 处理。（要求单据发生的次日提交给财务，以便 财 务数据及时更新）。 八、负责采购订单的报送及跟进工作八、负责采购订单的报送及跟进工作 根据产品库存情况，到达最低警戒线的需及时上报，制 定采购计划，填写采购申请表，及时联系厂家报送 采购计划，跟进产品的到货情况。 九、

14、负责医院采购计划的及时下达及跟进工作九、负责医院采购计划的及时下达及跟进工作 得到销售人员报送的医院采购计划后，需第一 时间了解此医院是否首次配送，如果是首次， 请销售人员提供医院联系人资料，提交给配送 公司，让配送公司联系其办理开户，开户后， 跟进配送公司送货情况，网上查询到货物已出 货后，才算完成。 十、上级下达的其它事务性工作十、上级下达的其它事务性工作 制定任务执行情况表，及时跟进任务的完成情况。制定任务执行情况表，及时跟进任务的完成情况。 财务及综合事务部主管职能及执行标准财务及综合事务部主管职能及执行标准 一、公司制度的制订及实施一、公司制度的制订及实施 及时制定适合公司发展的规章

15、制度、财务预算制 度、报销制度等，提交审核后组织员工学习，并 监督制度的执行情况，对制度的不合理处及时商 讨并作做调整。 二、财务日常工作二、财务日常工作 1、负责公司财务预算制度的执行 每月五号前提交月度财务预算表 2、公司运营成本核算、各项费用支付审核及帐务 处理、应收帐款帐务处理、总分类帐、日记 帐等帐簿处理，及时制定财务报表并对各财 务报表进行分析，提交分析报告给决策层。 （每月十五号前完成对外账务工作，二十号前上 交内部财务报表给上级领导。） 3、负责做好公司资金回笼工作，及时追回款项， 根据公司资金运作情况，合理调配资金，确 保公司资金正常运转. 4、根据国家有关的税收规定，组织制

16、定税务计划， 合理避税，准确、及时地组织税务申报和税费交 纳等工作； 5、员工劳动关系及薪酬的申报工作。每月十号前 完成。 6、公司人员工资、奖金的核算工作。 7、公司员工的绩效考核工作监督及实施。 8、负责公司对外融资工作。 四、公司人员的编制工作 根据公司各部门需要、合理地安排公司人员编制， 对面试人员进行初筛工作，提交面试评分表给用 人部门。 五、参与制定公司发展战略和政策。 包括：投资策略、融资策略和人力资源策略等；为 上级提供税务咨询及财务数据支持。 六、上级领导下达的其它任务 三、对综合事务部专员的工作进行监督、 考核 1、定期对其进行考核，了解其对公司制度的熟 悉程度 2、定期对

17、公司资料档案、人员档案进行抽检， 检查档案保管的完整性、及时性。 3、对下属每月需制定的单据、表格进行检查， 如出入库单、绩效考核类表格。 4、对固定资产、物料、仓库进行盘点，确保账 实相符。 5、监督出纳工作，确保公司资金安全。 相关工作流程： 1、人员招聘及录用流程： 各部门产生职位空缺 填写人员需求申请表 综合事务部发布招聘信息 综合事务部会同用人部门组织面试 求职人员填写求职 申请表 副总经理进行复试 填写面试评分表 初筛合格 确定录用人选录用结果反馈 2、员工辞职流程 填写员工离职申请表 各级领导签名 填写工作移交清单 客户信息情况表 接收人和各级领导签名清算工资 员工填写 转正评议表 部门经理批复 综合事务部批复 公司负责人批复 邮件通知 当事人 3、员工转正流程图 综合事务部存档 经办人填制 相关单据 部门经理审核 财务部助理 审核 财务负责人审核 出纳支付 5、单据审核报销流程图 每月10号及25号为报销单据交单时间，审核通过后出纳于五个工作日内打款 。报销单据按发生日起计，最迟报销期限为次月底，超期单据不予报销。 10号或 25号 销售部审核：在扣款时选择电话或邮件形式告之当事人。 财务部审核：将审核金额和财务部说明邮件发送给相关人员的直属上级， 直属上 级负责知悉、转达、问询、政策宣导。 公司负责人审核 部