会议接待服务培训

1、会议接待服务培训会议接待服务培训会议接待服务是指物业管理企业在接待会务时的作业程序和礼仪规范。1、会议服务的筹备1）与会议承办单位负责人沟通协商，详细了解会议的性质、会议内容、规格档次、举办 的具体时间、人数、场地大小、用餐标准、有无旅游安排、会议付款人和付款方式等。2）会议服务负责人根据承办单位提供的资料，制左详细的接待方案。方案包括会议的活 动安排、时间进程、会场布豊、会议宣传等内容。方案确左后，提前2周送递会议承办单位 负责人及内部有关部门和人员，然后填写会议通知。2、会议服务的准备（1）会场布置1）会场坏境布宜。会场应给人庄重、协调、整洁、舒适的感觉，环境整洁，灯光亮度适 中。应适当摆

2、放室内植物，控制适宜的室温和气味，选择桌面插花。根据会议内容，还应通 过一定的物品和手段，渲染与之相配的气氛。2）会议台型布置。根据参加会议的人数选择会场大小及台型布置。小型会议可采用圆桌 或”回“字台型;大中型会议可采用礼堂型或教室型。（2）会议用品准备1）茶杯。须经过消毒，消毒时间不少于20分钟;茶杯、杯盖无黄斑、无缺口;茶杯无水 迹且光亮。2）玻璃杯。不得有破损和缺口，杯子淸洁、光亮、透明，无指印，并列放在杯垫上。3）矿泉水。矿泉水瓶无灰尘，密封完好，瓶内无沉淀物，并在保质期内。4）小毛巾。无斑点和异味，须经过消毒，消毒时间在20分钟左右。重要会议一律用新 的小毛巾。冬季毛巾必须保暧。5

3、）毛巾竹篓。不得有破损，每次使用结朿后，须用热水浸泡，晒干后保存，以备再次使 用。6）签到台。台布无污迹，无破损。7）鲜花。新鲜，无枯枝、败叶。8）热水瓶。表而淸洁光亮，无水迹，水温控制在90度以上。9）挂衣架。淸洁完好，无损坏，无缺少。10）文具。笔，油墨饱满，书写通畅;纸本，干浄整洁。（3）设备设施准备1）接通计算机与屏幕的数据传输线。2）调整投影设备，亮度、大小适当。3）调试话筒效果。4）安排摄影、摄像位苣。5）调廿空调调温器，冬季室内温度控制在18度左右，夏季室内温度控制在22度左右, 并在会前30分钟左右喷洒适量空气淸新剂，保持室内空气淸新。3、会议服务程序（1）会议迎宾服务1）会议

4、开始前1小时，迎宾员应在会议室门口立岗迎候参加会议的客人到达。来宾到达 时应引领到签到处签到。2）签到时，服务人员应主动微笑问候，询问来宾工作单位，并示意来宾在签到簿适当位 置签到，然后引领至会场或休息室。3）迎接来宾入座时，要面带微笑，用语礼貌，举止大方，手、语并用。4）冬季，对进入会场的来宾脱下的衣帽，服务人员及时伸手去接，并挂至衣帽架上。5）提供茶水服务的顺序是先主宾后主人，然后按顺时针方向提供服务。在客人较多的情 况下，1人或多人同时服务时，分正反2个方向，但不可将主人放在最后。6）添加茶水时，倒至七分满，并注意客人的动态，以免发生碰撞。服务过程中，须忙而 不乱，快而稳地将茶水送到客人

5、面前。摆放茶杯时，声音要轻，茶杯须放在宾客的右手位巻, 同时杯柄朝后45度，并说：“谙用茶”。用矿泉水，必须先开瓶盖，再掀杯盖，倒入矿泉水 时，矿泉水瓶不得与杯口接触，倒至八分满即可。会场服务1）会议开始后，在会议室门口挂上请勿打扰“牌子。2）会议开始后，会议服务员应站立在会场周围，观察所负责区域宾客是否需要服务。3）服务员一般不得随意岀入会议室，确有紧急事项，服务员可用纸条传递信息。4）送茶水等物品时，应对客人说：请用茶。每隔20分钟加茶水。5）会议颁奖或邀请嘉宾上台，由专门礼仪小姐引领。礼仪小姐应走在嘉宾左前方1米 处，并微笑示意嘉宾注意行走安全。6）会议结朿时，服务员应立即开启会议室大门

6、，并在门口立岗送客，面带微笑道别。7）将衣帽架上的衣、帽送还来宾，注意不可出错。检查会议室是否有来宾遗忘的物品， 如有发现应立即交还来宾或交领班处理。（3）会议结朿1）检查会议室内是否有电器设备损坏，发现损坏及时通知设备部进行修复。2）淸理会议桌上的资料、茶杯、毛巾、矿泉水等物品，并送到储水间进行淸洗。3）摆放桌椅，恢复原样，进行保洁淸扫。4）关闭所有的照明灯具，空调调盯器可微略下降，以备下次会议使用。5）关闭会议室。（4）会场服务的注意事项1）绝不能因为服务站立时间过长，而倚靠会场墙壁或柱子。2）在会场服务时应尽量不干扰讨论中的客人或正在发言的客人。3）会场服务过程，语言、动作要轻，避免影响

7、发言者。4）遵守会场规左，不得随意翻阅会议文件或打听会议内容。对于所听到的会议内容应保 密。案例9-1客户开业典礼影响办公怎么办一家很有商业声望的制药公司进驻某高档写字大厦办公，为了加强对外宣传，该公司计 划择吉日在大厦举行规模宏大的开业典礼仪式。届时，公司童事长及有关方面的领导将应邀 参加。筹办开业典礼的策划部门负责人准备举办一场富有中华民族特色的舞狮表演，还准备 放一些气球。大厦业主表示同意，但大厦管理处考虑舞狮表演锣鼓喧天，势必影响大厦的办 公环境，未予批准。策划部门负责人非常生气，声称开业典礼议程安排已确定下来，现改影 响不好，再说业主已经同意，管理处凭什么不批准。为此，策划部门负责人向管理处正式来 函投诉。分析：配合用户做好开业典礼的务方而工作，是物业管理公司与新进驻的用户建立良好 关系的有利契机，物业管理公司一般对此都极为重视，倾全力相助。但本案例中的用户安排 的舞狮表演，的确对大厦的办公