excel2003使用小技巧

1、 一、录入技巧一、录入技巧 二、编辑技巧二、编辑技巧 三、几种常用函数的应用三、几种常用函数的应用 四、动态图表的制作及应用四、动态图表的制作及应用 1 1、快速输入系统时间、日期、平方米等、快速输入系统时间、日期、平方米等 用用“ctrl+ctrl+：”输入时间输入时间 ；用；用“ctrl+ctrl+；”输输入日期；输入平方米可以利用上标方法，也可以入日期；输入平方米可以利用上标方法，也可以用快捷键用快捷键“alt+178”alt+178”，输入立方米则用，输入立方米则用“alt+179”alt+179”； 另外，另外，alt+137alt+137、alt+177alt+177。 2 2、快

2、速添加信息、快速添加信息 如果要给单元格数据的尾部添加信息，可以如果要给单元格数据的尾部添加信息，可以选中该单元格然后按选中该单元格然后按f2f2键。光标就会在数据尾部键。光标就会在数据尾部出现，输入数据后回车即可。出现，输入数据后回车即可。 3 3、快速填入相同内容、快速填入相同内容 选中多个单元格后选中多个单元格后( (包括不连续单元格包括不连续单元格) )，输，输入字符，然后按入字符，然后按ctrl+enterctrl+enter组合键，即可在选中组合键，即可在选中的每个单元格中填入上述相同的字符。的每个单元格中填入上述相同的字符。 选中下面的单元格，按选中下面的单元格，按ctrl+ct

3、rl+即可将上一单即可将上一单元格的内容快速复制下来。元格的内容快速复制下来。 4 4、分数输入技巧、分数输入技巧 如果事先将如果事先将excelexcel单元格设置为单元格设置为“分数分数”格式，格式，即可在其中输入即可在其中输入1/31/3、3/53/5这样的分数数据。除此这样的分数数据。除此以外，可以在以外，可以在“常规常规”单元格中按单元格中按“0 0空格分数空格分数”的格式输入分数，如输入的的格式输入分数，如输入的“0 1/3 ”0 1/3 ”（注意：（注意：0 0与与1 1之间加空格）即可显示之间加空格）即可显示“1/3” 1/3” 。不过，此法。不过，此法输入的分母不能超过输入的

4、分母不能超过9999，否则输入结果显示为，否则输入结果显示为0 0。 5 5、轻松实现多行文本输入、轻松实现多行文本输入 excelexcel默认单元格输入一行文本，实现多行文默认单元格输入一行文本，实现多行文本输入的简单方法是：当你需要在单元格中开始本输入的简单方法是：当你需要在单元格中开始一个新行时，只要按一个新行时，只要按 alt+enteralt+enter组合键即可，从组合键即可，从而在一个单元格中输入两行乃至多行文本。而在一个单元格中输入两行乃至多行文本。 6 6、在单元格区域内换行、在单元格区域内换行 将某个长行转成段落并在指定区域内换行。将某个长行转成段落并在指定区域内换行。例

5、如：例如：a10a10内容很长，要将其显示在内容很长，要将其显示在a a列至列至c c列之内，列之内，步骤为：选定区域步骤为：选定区域a10:c12a10:c12（先选（先选a10a10），选择），选择“编辑编辑”菜单之菜单之“填充填充”的的“内容重排内容重排”，a10a10内内容就会分布在容就会分布在a10:c12a10:c12区域中。区域中。 7 7、巧用字符映射表、巧用字符映射表 当我们需要在当我们需要在excelexcel输入某些符号，而输入某些符号，而excelexcel中又没有时，可以选择中又没有时，可以选择“开始开始”“程程序序”“附件附件”“系统工具系统工具”“字符映射字符映射

6、表表”，单击特殊符号按钮，再通过上一个、下一，单击特殊符号按钮，再通过上一个、下一个按钮调出各类符号，选中后，单击选择按钮，个按钮调出各类符号，选中后，单击选择按钮，再单击复制按钮，就可以粘贴到了再单击复制按钮，就可以粘贴到了excelexcel中了。中了。8 8、在多个工作表内输入相同内容的技巧、在多个工作表内输入相同内容的技巧 如果需要在同一个工作簿的不同工作表中输如果需要在同一个工作簿的不同工作表中输入相同的内容，这时我们不必逐个进行输入，也入相同的内容，这时我们不必逐个进行输入，也不必利用复制、粘贴，最简单的方法：不必利用复制、粘贴，最简单的方法：（1 1）打开相应工作簿。）打开相应工

7、作簿。 （2 2）在按下）在按下ctrlctrl键的同时用鼠标单击需要输键的同时用鼠标单击需要输入相同内容的不同工作表标签，为这些工作表建入相同内容的不同工作表标签，为这些工作表建立联系关系。立联系关系。 （3 3）在其中的任意一个工作表中输入需要输入）在其中的任意一个工作表中输入需要输入的内容，此时这些数据就会自动出现在选中的其的内容，此时这些数据就会自动出现在选中的其它工作表相应位置之中。它工作表相应位置之中。 （）取消联系关系，按（）取消联系关系，按ctrl,ctrl,再点击相应工再点击相应工作表即可。作表即可。 9 9、在公式中快速输入不连续的单元格地址、在公式中快速输入不连续的单元格

8、地址 在在sumsum函数中输入比较长的单元格区域字符串函数中输入比较长的单元格区域字符串很麻烦，尤其是当区域为许多不连续单元格区域很麻烦，尤其是当区域为许多不连续单元格区域组成时。这时可按住组成时。这时可按住ctrlctrl键，进行不连续区域的键，进行不连续区域的选取。区域选定后选择选取。区域选定后选择“插入插入”“名字名字”“定定义义”，将此区域命名，如，将此区域命名，如aaaa，然后在公式中使用，然后在公式中使用这个区域名，如这个区域名，如“sumsum（aaaa）”。 1010、在已有的单元格中批量加入一段固定字符、在已有的单元格中批量加入一段固定字符 如果需要在已有单元格中加入一个或

9、多个固如果需要在已有单元格中加入一个或多个固定字符，不需要一个个去改，可以用以下方法批定字符，不需要一个个去改，可以用以下方法批量加入：量加入： （1 1）假设要在）假设要在a a列单元格前面加入列单元格前面加入“0757”“0757”，先，先在在a a列后插入一个新列，为列后插入一个新列，为b b列；列； （2 2）在）在b1b1单元格写入：单元格写入：= =“0757”&a1“0757”&a1后回车；后回车； ( (注：字符型加英文状态下的双引号注：字符型加英文状态下的双引号) ) （3 3）选中）选中b1b1往下拉，当你放开鼠标左键时就全部往下拉，当你放开鼠标左键时就全部都改好了。若是在

10、都改好了。若是在a a列单元格后面加列单元格后面加, ,则在则在b1b1单元单元格中写入：格中写入：=a1&“0757”=a1&“0757”后回车。后回车。二、编辑技巧二、编辑技巧 1 1、在公式内容和显示公式之间切换、在公式内容和显示公式之间切换 公式执行后显示的是计算结果，按公式执行后显示的是计算结果，按ctrl+ ctrl+ 键键（位于键盘左上角），可使公式在显示公式内容（位于键盘左上角），可使公式在显示公式内容与显示公式结果之间切换，方便公式编辑和计算与显示公式结果之间切换，方便公式编辑和计算结果查看。结果查看。 2 2、快速选定、快速选定excelexcel区域区域 在在excele

11、xcel中，要想在工作簿中快速选定某块区中，要想在工作簿中快速选定某块区域，只需单击想选定的区域的左上角单元格，同域，只需单击想选定的区域的左上角单元格，同时按住时按住shiftshift键不放，再单击想选定的区域的右下键不放，再单击想选定的区域的右下角单元格即可。角单元格即可。3 3、高效率计算平均值、求和、最值等、高效率计算平均值、求和、最值等 在在excelexcel中计算一些数据的平均值，一般都中计算一些数据的平均值，一般都是通过函数来进行的，但这样的效率很慢，其实是通过函数来进行的，但这样的效率很慢，其实只要选中相关的数据，在状态栏上就已经显示和只要选中相关的数据，在状态栏上就已经显

12、示和了，试着右击状态栏，会弹出一个菜单，菜单中了，试着右击状态栏，会弹出一个菜单，菜单中包括了很多计算项目，例如选择均值，即在状态包括了很多计算项目，例如选择均值，即在状态栏上显示出所选中单元格的平均数。栏上显示出所选中单元格的平均数。4 4、“选择性粘贴选择性粘贴”进行简单运算进行简单运算 多个单元格内的数据如果需要与某一个数多个单元格内的数据如果需要与某一个数进行加、减、乘、除，并且不希望增加新的数据进行加、减、乘、除，并且不希望增加新的数据单元格，单元格， 可以使用可以使用“选择性粘贴选择性粘贴”效果：如有多效果：如有多个数据区域，希望其中的数据同时乘以个数据区域，希望其中的数据同时乘以

13、1717。可以。可以先在一个空白单元格中输入先在一个空白单元格中输入1717，将其选中，将其选中 “ “复复制制”，再将要乘以，再将要乘以1717的单元格全部选中。打开的单元格全部选中。打开“选择性粘贴选择性粘贴”对话框，选中对话框，选中“运算运算”下的下的“乘乘”，单击，单击“确定确定”按钮，所菜单元格中的数按钮，所菜单元格中的数据均变为乘以据均变为乘以1717的结果。如果你要对单元格中的的结果。如果你要对单元格中的数据执行其他运算，只须在对话框的数据执行其他运算，只须在对话框的“运算运算”下下选择某种运算即可。选择某种运算即可。5 5、利用、利用“监视窗口监视窗口”监视公式和运算结果监视公

14、式和运算结果 如果在多个单元格或工作表中设置了公式，如果在多个单元格或工作表中设置了公式，要想查看公式和计算结果，就必须反复滚动窗口要想查看公式和计算结果，就必须反复滚动窗口或切换工作表。采用下面这个技巧可以避免这种或切换工作表。采用下面这个技巧可以避免这种麻烦：选中含有公式的单元格，鼠标右键单击工麻烦：选中含有公式的单元格，鼠标右键单击工具栏选择具栏选择“监视窗口监视窗口”。单击。单击“监视窗口监视窗口”中的中的“添加监视添加监视”按钮，所选中单元格中的公式及其按钮，所选中单元格中的公式及其计算结果就会显示在计算结果就会显示在“监视窗口监视窗口”中，观察起来中，观察起来非常方便。非常方便。6

15、 6、快速交换相邻两列数据、快速交换相邻两列数据 编辑编辑excelexcel工作表时，如果需要交换相邻两工作表时，如果需要交换相邻两列的数据，可以借助列的数据，可以借助shiftshift键快速实现。比如，键快速实现。比如，现在需要交换现在需要交换a a、b b两列的数据，那么请按下述步两列的数据，那么请按下述步骤操作：骤操作： 选中选中a a列数据：把鼠标指向列数据：把鼠标指向a a列右边缘，当指列右边缘，当指针变为双十字箭头时，按住针变为双十字箭头时，按住shiftshift键，同时按住键，同时按住 左键向右拖动鼠标。左键向右拖动鼠标。 在拖动过程中，会出现一条虚线，当虚线到在拖动过程中

16、，会出现一条虚线，当虚线到达达 b b列右边缘时，屏幕上会出现列右边缘时，屏幕上会出现“c:c”c:c”的提示。的提示。 此时，松开鼠标左键，即可完成此时，松开鼠标左键，即可完成a a、b b两列数两列数据的互换。据的互换。7 7、如何把、如何把b b列与列与a a列不同之处标识出来列不同之处标识出来（1 1）如果是要求）如果是要求a a、b b两列的同一行数据相比较：两列的同一行数据相比较： 假定第一行为表头，单击假定第一行为表头，单击a2a2单元格，点单元格，点“格格式式”“条件格式条件格式”，将条件设为，将条件设为: : “ “单元格数值单元格数值”“”“不等于不等于”=b2”=b2，点

17、，点“格式格式” ” “字体字体” ” “颜色颜色”，选中红色，两次，选中红色，两次“确确定定”。 用格式刷将用格式刷将a2a2单元格的条件格式向下复制。单元格的条件格式向下复制。 b b列可参照此方法设置。列可参照此方法设置。（2 2）如果是）如果是a a列与列与b b列整体比较（即相同数据不在同列整体比较（即相同数据不在同一行）：一行）： 假定第一行为表头，单击假定第一行为表头，单击a2a2单元格，点单元格，点“格格式式” ” “条件格式条件格式”，将条件设为，将条件设为: : “公式公式”=countif($b:$b,$a2)=0”=countif($b:$b,$a2)=0，点，点“格式

18、格式” ” “字体字体” ” “颜色颜色”，选中红色，点两次，选中红色，点两次“确确定定”。 用格式刷将用格式刷将a2a2单元格的条件格式向下复制。单元格的条件格式向下复制。b b列可参照此方法设置。列可参照此方法设置。 按以上方法设置后，按以上方法设置后，abab列均有的数据不着色，列均有的数据不着色，a a列有列有b b列无或者列无或者b b列有列有a a列无的数据标记为红色字列无的数据标记为红色字体。体。8 8、批量地处理按行排序、批量地处理按行排序 假设有大量的数据假设有大量的数据( (数值数值) )，需要将每一行按，需要将每一行按从大到小排序，如何操作？从大到小排序，如何操作？ 由于

19、按行排序与按列排序都是只能有一个主由于按行排序与按列排序都是只能有一个主关键字关键字, ,主关键字相同时才能按次关键字排序。所主关键字相同时才能按次关键字排序。所以，这一问题不能用排序来解决。以，这一问题不能用排序来解决。解决方法如下：解决方法如下： 假定你的数据在假定你的数据在a a至至e e列，请在列，请在f1f1单元格输入单元格输入公式：公式： =large($a1:$e1,column(a1) =large($a1:$e1,column(a1) 用填充柄将公式向右向下复制到相应范围。用填充柄将公式向右向下复制到相应范围。 注：如果要从小到大排序，公式改为注：如果要从小到大排序，公式改为

20、: : =small($a1:$e1,column(a1) =small($a1:$e1,column(a1)9 9、把数据彻底隐藏起来、把数据彻底隐藏起来 工作表部分单元格中的内容不想让别人查阅，工作表部分单元格中的内容不想让别人查阅，可以将它隐藏起来。可以将它隐藏起来。（1 1）选中需要隐藏内容的单元格）选中需要隐藏内容的单元格( (区域区域) )，执行，执行“格式格式单元格单元格”命令，打开命令，打开“单元格格式单元格格式”对对话框，在话框，在“数字数字”标签的标签的“分类分类”下面选中下面选中“自自 定义定义”选项，然后在右边选项，然后在右边“类型类型”下面的方框中下面的方框中输入输入

21、“;”(;”(三个英文状态下的分号三个英文状态下的分号) )。（2 2）再切换到）再切换到“保护保护”标签下，选中其中的标签下，选中其中的“隐藏隐藏”选项，按选项，按“确定确定”按钮退出。按钮退出。（3 3）执行）执行“工具工具保护保护保护工作表保护工作表”命令，打开命令，打开“保护工作表保护工作表”对话框，设置好密码后，对话框，设置好密码后，“确定确定”返回。返回。 经过这样的设置以后，上述单元格中的内容经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来。如果需要恢复显示，不再显示出来。如果需要恢复显示， 请先请先“撤消撤消工作表保护工作表保护”，然后删除设置单元格格式时在，然后删除设置单元

22、格格式时在“类型类型”框中自定义的框中自定义的“;”;”符号即可。符号即可。1010、相对引用、绝对引用以及混合引用的快速替换、相对引用、绝对引用以及混合引用的快速替换 对于某单元格公式为对于某单元格公式为“=sum=sum（b4:b8b4:b8）”，选中整个公式，按下选中整个公式，按下“f4”f4”键，该公式内容变为键，该公式内容变为“=sum($b$4:$b$8)”=sum($b$4:$b$8)”绝对引用；第二次按下绝对引用；第二次按下“f4”f4”键，公式内容又变为键，公式内容又变为“=sum(b$4:b$8)”=sum(b$4:b$8)”混合引用；混合引用；第三次按下第三次按下“f4”

23、f4”键，公式则变为键，公式则变为“=sum($b4:$b8)”=sum($b4:$b8)”混合引用；第四次按下混合引用；第四次按下“f4”f4”键时，公式变回了初始状态键时，公式变回了初始状态“=sum(b4:b8)”=sum(b4:b8)”相对相对引用。引用。1111、对公式计算结果的引用、对公式计算结果的引用 假设假设excelexcel表中某个或多个单元格中的公式表中某个或多个单元格中的公式使用相对引用，我们将公式复制、粘贴到其他地使用相对引用，我们将公式复制、粘贴到其他地方时，公式的计算结果会发生变化。若要复制、方时，公式的计算结果会发生变化。若要复制、粘贴后的结果随着原单元格的变化

24、而变化，且结粘贴后的结果随着原单元格的变化而变化，且结果一致，可参照以下几种方法进行：果一致，可参照以下几种方法进行： （1 1）将相对引用的公式转换为绝对引用，然后复）将相对引用的公式转换为绝对引用，然后复制、粘贴；制、粘贴； （2 2）直接在编辑栏中复制公式，进行粘贴；）直接在编辑栏中复制公式，进行粘贴； （3 3）先复制公式单元格，然后进行粘贴链接；）先复制公式单元格，然后进行粘贴链接； （4 4）使用）使用excelexcel表中的照相机功能。表中的照相机功能。 1212、excelexcel中中“照相机照相机”功能的妙用功能的妙用 这个功能比较另类，似乎和计算、统计、排这个功能比较另

25、类，似乎和计算、统计、排序等等序等等“正统正统”功能格格不入，因为它的作用竟功能格格不入，因为它的作用竟然是然是“抓屏抓屏”! ! 而且允许让你通过鼠标进行而且允许让你通过鼠标进行选择，选择，“指哪抓哪指哪抓哪”。 要找到这个功能还不太容易，点击要找到这个功能还不太容易，点击excel“excel“工工具具” ” “自定义自定义” ” “命令命令” ” “类别类别” ” “工具工具”，再在命令栏中找到，再在命令栏中找到“照相机照相机”按钮，按钮，并将它拖到工具栏的任意位置。并将它拖到工具栏的任意位置。 如果我们要对表格中的某一部分如果我们要对表格中的某一部分“照相照相”，只须先选择它们，然后按

26、下只须先选择它们，然后按下“照相机照相机”按钮，这按钮，这时该选定区域就被时该选定区域就被“拍拍”了下来。然后将鼠标移了下来。然后将鼠标移动到需要显示动到需要显示“照片照片”的地方的地方( (当然，也可以是另当然，也可以是另一张表格一张表格) )，点击鼠标，这样刚才被，点击鼠标，这样刚才被“拍摄拍摄”的的“照片照片”就立即粘贴过来了。就立即粘贴过来了。excelexcel将它作为一幅将它作为一幅图片来对待，我们可随意将它进行旋转、缩放处图片来对待，我们可随意将它进行旋转、缩放处理。理。 当修改原来的数据时，该图片中的数据呈现当修改原来的数据时，该图片中的数据呈现同步更新。同步更新。1 1、 隔

27、行相加隔行相加 （1 1）奇数行相加）奇数行相加 =sumproduct(mod(row(a1=sumproduct(mod(row(a1：an),2),a1an),2),a1：an)an) （2 2）偶数行相加）偶数行相加 =sumproduct(mod(row(a1=sumproduct(mod(row(a1：an)+1,2),a1an)+1,2),a1：an) an) 2 2、用函数组合进行多条件的计数统计、用函数组合进行多条件的计数统计例：第一行为表头，例：第一行为表头，a a列是列是“姓名姓名”，e e列是列是“收入收入总额总额”，f f列是列是“社保费社保费”，j j列是列是“是否

28、优秀员是否优秀员工工”，现在要统计收入总额高于，现在要统计收入总额高于25002500元，买有社元，买有社保，而且是优秀员工的人数。统计结果存放在本保，而且是优秀员工的人数。统计结果存放在本工作表的其他列。公式如下：工作表的其他列。公式如下： =sum(if(e2:e4=2500) =sum(if(e2:e4=2500)* *(f2:f40)(f2:f40)* *(j2:j4=(j2:j4=是是),1,0),1,0)3 3、从身份证号码中提取年龄、性别、从身份证号码中提取年龄、性别 身份证号码比较多，而且身份证号的最后一身份证号码比较多，而且身份证号的最后一位字符有可能为位字符有可能为x x，

29、所以身份证号应为字符型数据。，所以身份证号应为字符型数据。 计算年龄：计算年龄： =year(now()-if(len(c2)=18,mid(c2,7,4)=year(now()-if(len(c2)=18,mid(c2,7,4)，mid(c2,7,2)+1900)mid(c2,7,2)+1900) 判断性别：判断性别： =if(mod(mid(c2,17,1),2)=0,“=if(mod(mid(c2,17,1),2)=0,“女女”,“,“男男”) )4 4、使用、使用excelexcel打出工资条打出工资条 有两种方法：有两种方法： （1 1）采用编写公式直接产生）采用编写公式直接产生 工

30、资条公式应为工资条公式应为=if(mod(row(),3)=0,if(mod(row(),3)=1,sh=if(mod(row(),3)=0,if(mod(row(),3)=1,sheet1!a$1,index(sheet1!$a:$g,int(row()+4)/eet1!a$1,index(sheet1!$a:$g,int(row()+4)/3),column()3),column() （2 2）间接法）间接法 对于一些员工来说，采用编写公式法显得专对于一些员工来说，采用编写公式法显得专业性太强。其实，变通一下，也可以不用公式，业性太强。其实，变通一下，也可以不用公式，直接让直接让excel

31、excel按人头打出工资条的，方法简单，适按人头打出工资条的，方法简单，适合合excelexcel新手使用。（由于方法简单，但描述起来，新手使用。（由于方法简单，但描述起来，内容繁多，在此不作描述，请留意演示）内容繁多，在此不作描述，请留意演示）5 5、ifif函数、函数、sumifsumif函数以及函数以及vlookupvlookup函数的应用函数的应用(1)if(1)if函数函数 在在excelexcel表中，表中，ifif函数的使用非常普遍，虽函数的使用非常普遍，虽然用法简单，但是功能强大，只要懂得灵活使用，然用法简单，但是功能强大，只要懂得灵活使用，excelexcel表中的大多问题都

32、可以用表中的大多问题都可以用ifif函数来解决。函数来解决。 如：工资表中的个人所得税，可以用如：工资表中的个人所得税，可以用ifif函数快速函数快速计算，计算，假设假设b3b3单元格为工资收入总额（忽略税前扣除项单元格为工资收入总额（忽略税前扣除项目）：目）： 个税个税=if(b3-2000)=0,0,if(b3-=if(b3-2000)=0,0,if(b3-2000)=500,(b3-2000)2000)=500,(b3-2000)* *0.05,if(b3-0.05,if(b3-2000)=2000,(b3-2000)2000)=2000,(b3-2000)* *0.1-25,if(b3

33、-0.1-25,if(b3-2000)=5000,(b3-2000)2000)=5000,(b3-2000)* *0.15-125,if(b3-0.15-125,if(b3-2000)=20000,(b3-2000)2000)=1800,e2:e50) =sumif(d2:d50,=1800,e2:e50) 3 3、 vlookupvlookup函数函数 vlookupvlookup函数是针对搜索表区域首列满足条件函数是针对搜索表区域首列满足条件的元素，而的元素，而hlookuphlookup函数则针对搜索表区域首行满函数则针对搜索表区域首行满足条件的元素，两者用法相似，在此，仅以足条件的元素，两者用法相似，在此，仅以vlookupvlookup函数为例进行简单讲解。函数为例进行简单讲解。 例如：在工资表中寻找职工例如：在工资表中寻找职工b b的收入总额的收入总额 =v