时间管理-如何成为上司的得力助手

1、Page 1 of 51 時間管理时时 间间 管管 理理(如何成为上司的得力助手如何成为上司的得力助手)Page 2 of 51 時間管理Page 3 of 51 時間管理如果您的余生只剩下三天如果您的余生只剩下三天, ,您会做那三件事情您会做那三件事情? ?请闭目一分钟思考这个问题请闭目一分钟思考这个问题Page 4 of 51 時間管理前面那个问题前面那个问题太过严肃太过严肃? ?如果您明天起要請年假三天如果您明天起要請年假三天, ,您会您会交待代理人那些交待代理人那些事情事情? ?Page 5 of 51 時間管理时间管理是什么时间管理是什么? ?Page 6 of 51 時間管理时间管

2、理不是什么? 时间本身不是问题.因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多 所以时间管理的问题本身不在于时间,而是在于自己如何善用及分配你自己的时间如何善用及分配你自己的时间Page 7 of 51 時間管理时间管理是什么? 时间管理就是自我管理 自我管理即是改变习惯,以令自己更富绩效,更富效能 把事情很快地做完,叫做效率 把事情很快又很对地做完,叫做效能 时间管理就是”预先设想、超乎期待” 部属 主管Page 8 of 51 時間管理人,为何安于现状? 为何你安于现状(不想結婚)? 1.无奈 2.不确定改变之后会更好 3.因为现状是我自己最熟悉的 除非当你开始不满于现状时,表示会有新的事物发生在

3、你的身上 但是要用对“新的思考方式”Page 9 of 51 時間管理你可知道为何会想不出来? 因为你跳不出原来的思维习惯 但是假设你想出来了.恭喜你,表示你会用新的角度去思考一个旧有的问题. 改变时间管理的第一步,从你自觉需要时间管理开始Page 10 of 51 時間管理时间管理的架构Page 11 of 51 時間管理紧迫的事紧迫的事不紧迫的事不紧迫的事重要的事重要的事1 st 急急2 nd重重不重要的事不重要的事3 rd輕輕4 th緩緩请排出正确的行事优先级?ABCDPage 12 of 51 時間管理紧迫的事紧迫的事不紧迫的事不紧迫的事重要的事重要的事1 st 1 st 急急2 nd

4、2 nd重重不重要的事不重要的事3 rd3 rd轻轻4 th4 th缓缓正确的行事优先级(急重轻缓急重轻缓)Page 13 of 51 時間管理紧迫的事紧迫的事不紧迫的事不紧迫的事重要的事重要的事设备故障设备故障, ,生产停摆生产停摆重伤害急救重伤害急救员工产生肢体冲突员工产生肢体冲突顾客抱怨顾客抱怨 居民抗爭居民抗爭 停电停电老闆交待的事老闆交待的事主管交待的事主管交待的事计划研拟计划研拟 问题调查问题调查技能提升技能提升 居民有話說居民有話說 公关促进公关促进 健康检查健康检查不重要的事不重要的事有些电话有些电话有些不速之客到访有些不速之客到访有些会议之出列席有些会议之出列席有些无谓的请托

5、有些无谓的请托有些临时的邀约有些临时的邀约有些交际应酬有些交际应酬有些文件之处理有些文件之处理处理属下之工作处理属下之工作自我干扰自我干扰 自我心烦自我心烦个人嗜好的沈迷个人嗜好的沈迷Page 14 of 51 時間管理陷阱一陷阱一: :时间的配置态度不对时间的配置态度不对 Reaction消极回应 vs Proaction积极掌握 危机就是转机 规划重于做事 最好的控制是预防 预防胜于处理Page 15 of 51 時間管理不合理的时间配置I.I.45%45%处理危机处理危机IIII5%5%IVIV15%15%II.II.35%35%Page 16 of 51 時間管理明智的时间配置I 处理

6、危机处理危机II善用管理循环Page 17 of 51 時間管理第一步骤计划(P Plan) 没有计划,您就是正在计划失败第二步骤做(D Do) 有做才有可能达到目标-赢在起步第三步骤检查(C Check) 养成事后追踪回馈的习惯，检查目标是否有达成第四步骤再改善(A Action) 当定期检查工作进度，发现产生落差时，应从新 检讨达成目标所使用的方法，必要时，可能也要 向上级请示重新确认目标或调整作法善用管理循环Page 18 of 51 時間管理陷阱二:拖延的方式不对不对 除了第四项(既不重要又不紧迫的事)以外,其它的事做起来都不太愉快(不是措手不及,就是已經被主管釘得滿同頭包) 不急的事

7、情一拖延之后往往变成紧急的事情紧迫的事紧迫的事不紧迫的事不紧迫的事重要的事重要的事1 st1 st2 nd2 nd不重要的事不重要的事3 rd3 rd4 th4 thPage 19 of 51 時間管理克服1.成本概念/效益分析法成本 花錢約會. 走路去公園約會. . . . .好处 幸福終生. 不用門票又有情調. . . . .Page 20 of 51 時間管理克服2.思维习惯的改变 这件事令人感到为难,但是它非做不可,因此我将立即做完它,以便尽早忘掉它. 养成速战速决的习惯 将事情切成好几块小块任务,快速地完成每一块的任务 完成最关键的部份,让事情看起来像做完80% 一般Page 21

8、of 51 時間管理陷阱三:事必亲躬 韩非子韩非子. .八经八经下君,尽已之能(单兵作战)中君,尽人之力(借力使力)上君,尽人之智(呼风唤雨) 诸葛亮凡事必亲躬诸葛亮凡事必亲躬, ,后来过劳而死后来过劳而死. . 为何事必亲躬为何事必亲躬? ?因为怕同事取代不放心同事,不信任同事要求标准过高Page 22 of 51 時間管理陷阱四:有求必应 受人尊敬重要,还是受人欢迎重要 不好意思拒绝请托的原因接纳请托比拒绝请托容易担心触怒请托者想要做广受爱戴之好人不知如何拒绝他人之请托 每个人都有一个好朋友,叫“施小 惠”,可以适当地拒绝.Page 23 of 51 時間管理1.舍得2.勇于拒绝3.交待1

9、.怡情养性2.轻松一下Conclusions:时间管理架构1.兵贵速战速决2.快刀斩乱麻1.幕後運籌帷幄 2.灌能均 衡紧迫的事不紧迫的事重要的事不重要的事Page 24 of 51 時間管理如何提高工作效率Page 25 of 51 時間管理如何提高工作效率1.了解自己每天工作时段的特性,善用之.2.以PDCA分布周一到周五的工作性质.3.保持良好的体力;养成运动的习惯4.身心均衡地发展;培养良好的嗜好Page 26 of 51 時間管理1.工作时段分配法则早上早上中午中午13:0015:0013:0015:00下午下午晚上晚上活力充沛活力充沛, ,冲劲冲劲与勇气兼俱与勇气兼俱(Do)(Do

10、)思考迟顿思考迟顿, ,适合适合散心散心, ,放松放松(Check)(Check)冷静冷静, ,沟通沟通(Action,(Action, Plan)Plan) Relax,Relax,人文人文, ,ThinkingThinking1.1.发球发球: EMail: EMail2.2.电话敲定事电话敲定事 情情/ /做事情做事情3.3.给部屬给部屬 方向方向/ /画架构画架构4.4.执行进行中执行进行中 专案专案1.1.面对面面对面Follow UpFollow Up2.Go Around2.Go Around绕过障碍绕过障碍 解决问题解决问题3.3.沟通与协调沟通与协调1.1.思考问题思考问题2

11、.2.写计划写计划/ / Update Follow Update Follow upup进度进度(1hr)(1hr)3.Update/Modi3.Update/Modifyfy进行中项目进行中项目1.1.花花1 1小时写小时写 作作( (整理工作心得整理工作心得) )Page 27 of 51 時間管理2.每周工作性质分配法则礼拜一二礼拜一二礼拜三四五礼拜三四五礼拜六日礼拜六日备注备注活力充沛活力充沛, ,冲劲冲劲与勇气兼俱与勇气兼俱(Do)(Do)思考迟顿思考迟顿, ,放松放松, ,沟通沟通(Check)(Check)冷静冷静, ,思考思考(Action,(Action, Plan)Pla

12、n)1.1.大型专案丢大型专案丢球球( (例績效考核例績效考核) )2.2.課内专案丢課内专案丢球球3.3.给予課员做给予課员做事方向事方向/ /做事重做事重点点4.4.创造议题创造议题1.Follow Up1.Follow Up一一二所丢的球二所丢的球2.2.调整调整, Update, Update计划计划3.3.议题收尾议题收尾4.4.倾听沟通倾听沟通1.1.想想项目推展想想项目推展目的是什么目的是什么? ?意义意义何在何在? ?2.2.有没有办法借有没有办法借专案推展提升自专案推展提升自己的价值己的价值? ?3.3.计划计划/ /规划规划Page 28 of 51 時間管理如何展開你的計

13、劃 一日之计在昨天下班前 一周之计在于周日 一月之计在于月底Page 29 of 51 時間管理1.舍得2.2.勇于拒绝勇于拒绝3.交待他人1.怡情养性2.轻松一下良好的时间管理来自于计划1.兵贵速战速决2.快刀斩乱麻1.幕後運籌帷幄2.多多學習均 衡紧迫的事不紧迫的事重要的事不重要的事Page 30 of 51 時間管理PADC不好好耗用时间耗用时间花时间在计划上才是最节省时间的作法耗用时间耗用时间Page 31 of 51 時間管理80/20法则 花最少的力气,获得最多的效益 你所完成的工作里, 80%的成果,来自于20%的时间=也就是说80%的努力是与成果无关的Page 32 of 51

14、 時間管理80/20原理意示图80%时间20%20%时间时间80%80%成效成效20%成效重要的少数事物琐碎的多数事物Page 33 of 51 時間管理目标金金字塔长程目标年目标季目标月目标周目标日目标Page 34 of 51 時間管理目标设定目标设定 (Goal-setting )(Goal-setting )目标设定原则目标设定原则(SMART)(SMART)：（S Specificpecific）目标要具体；（目标要具体；（M Measurableeasurable）目标必目标必须是可衡量的；（须是可衡量的；（A Achievablechievable）目标是可能实现的目标是可能实现

15、的；（；（R Realisticealistic）目标是切合实际的；（目标是切合实际的；（T Timetableimetable）一定要设定时间表一定要设定时间表目标设定的七个步骤目标设定的七个步骤：（1）先拟定您期望达到的目标（2）列出达到目标后的好处（3）列出可能的障碍点（4）列出所需信息或资源（5）列出可寻求支持的对象（6）订定行动计划（7）订定达成目标的期限Page 35 of 51 時間管理执行能力的强化Page 36 of 51 時間管理良好工作习惯的养成 兵贵速战速决 可以早上做完的事,决不拖到下午完成可以一天做完的事,决不分成两天完成 每天至少完成一件事情, 特别是在工作情绪低

16、潮时 养成做备忘录的习惯Page 37 of 51 時間管理備忘錄时间管理的利器: to-do List备备忘忘录录紧急的事情紧急的事情1.1.高阶今天交待高阶今天交待2.2.临时状况临时状况重要的事情重要的事情1.1.工作计划工作计划2.2.人生规划人生规划3.3.家庭家庭, ,健康健康, ,财富财富Schedule ListSchedule List1.Meeting1.Meeting2.2.行事历行事历3.3.纪念日纪念日Routine WorkRoutine Work1.1.日常工作日常工作2.2.定期约会定期约会Page 38 of 51 時間管理“执行”的写照 Just Do It

17、Just Do It 奉备忘录的To Do-Check List如圣旨 行动才是企划的开始 把掌控着力焦点集中在计划最紧要的把掌控着力焦点集中在计划最紧要的20%20% 执行能力锋利如倚天剑.剑锋到处,刀折剑断Page 39 of 51 時間管理执行不是一成不变的 合理性Reasonable探讨表示用心 试探一下是不会损伤毫发的 平时基本观念(Sense)的建立,在临场应用时最能显现效果Page 40 of 51 時間管理执行的速度:兵贵速战速决 养兵千日,用在一时(资源珍贵资源珍贵) 时机稍纵即逝 将变量降至最低生米已煮成熟饭型(老公,来不及了)自废武功型(成绩已经贴出去了) 客户的感受 加

18、快速度,才能势如破竹.Page 41 of 51 時間管理兵贵速战速决的时机 并不是每一件事情都需要兵贵速战速决 #1是项目的要径任务或是一群人要等你的决策之后方能动作 (丢球) #2重要事件的关键任务.通常要完成此 关键任务只占全部项目时间的20%. #3时机稍纵即逝的机会.有时候机会的有效性仅限于某段时间,甚至短到几分钟而已.Page 42 of 51 時間管理让程序进行最迅速的方法当然需要先了解程序及关键点当然需要先了解程序及关键点 见面三分情 亲自与关键人物(经理)面对面沟通Page 43 of 51 時間管理执行的技巧: Key Success FactorKey Success F

19、actor 灵活如灵活如庖丁的刀,在牛的关节中游走(游刃有余游刃有余).分解完毕牛尚不自知已经被解体 关键重点关键重点在计划阶段时即被简单勾勒出来 做对的事情做对的事情, ,并不会耗费太大的力气.反而做不对的事情,才需花时间东补西补.Page 44 of 51 時間管理Buffer缓冲区 并不是每件事情都那么的急 如果我们每件事情都要即时地处理掉,相信我们会变得神经兮兮的 所以应该要有一个地方让我们放一些比较不必马上处理掉的事情,但是时间到时又要能提醒我们Page 45 of 51 時間管理如何处理情绪低潮 每天至少完成一件事情 完成事情的定义 完整的 相关的 善后的 记录的文件记录的文件 通

20、常完成一完整任务就会有力气再做第二件事情Page 46 of 51 時間管理消除时间杀手消除时间杀手 所谓时间杀手就是浪费时间的事情，如：所谓时间杀手就是浪费时间的事情，如：电话干扰、不重要的会、不速之客、总是电话干扰、不重要的会、不速之客、总是在做救火的事情、拖延的习惯、犹豫不决、在做救火的事情、拖延的习惯、犹豫不决、过度承诺、责任界定不清、缺乏所需过度承诺、责任界定不清、缺乏所需協助協助资源资源等等等等若要消除时间杀手，您一定要若要消除时间杀手，您一定要厘清工作的厘清工作的重点重点：把工作重点拟出来，然后：把工作重点拟出来，然后作出抉择作出抉择 Page 47 of 51 時間管理有效的项目管理有效的项目管理 当在工作上与时间管理上愈来愈有绩效时，当在工作上与时间管理上愈来愈有绩效时，可能会被指派更多的工作可能会被指派更多的工作 其内容包括其内容包括(1)(1)多重的工作计划多重的工作计划 (Alternatives) (Alternatives) (2)(2)定义理想的定义理想的指標指標(3)(3)设定完成期限设定完成期限(4)(4)列出完列出完整的工作清单整的工作清单(5)(5)风险预估和替代方案风险预估和替代方案 (Backup (Backup Plan)P