地勘单位内部控制环境因素框架构建

1、 地勘单位内部控制环境因素框架构建 （杨宏斌、保定地质工程勘查院)摘要：针对coso内部控制环境的研究缺失，借助战略管理环境分析工具重构具有中国特色的地勘单位内部控制环境因素框架。增加对外部环境因素研究，使内部控制环境因素体系更加完备；同时完善内部环境因素并对其疏漏进行增补。关键词：内部控制 内部控制环境 外部环境因素 内部环境因素1内部控制系统外部环境因素 地勘单位今天面临的环境条件和过去的几十年相比，已经发生了巨大的变化。例如：技术的变革和信息的收集、处理能力的突破需要更加及时有效的竞争行为和反应；社会变革对地勘单位管理实践和地勘市场化需求的影响；政府政策和法律对地勘单位选择在何处以及怎样

2、参与竞争的影响等。因此，作为地勘单位如果能够准确地把握自身所处的外部环境，将有利于提高地勘单位外部的竞争地位和内部的控制效率。而COSO报告的环境框架却恰恰忽略了地勘单位的外部环境因素，虽然这些因素对地勘单位而言是不可控的，但是它们对完善内部控制内容，增强内部控制效果有着十分重要的作用，应该将其纳入内部控制环境因素框架的研究范围中来。根据战略管理对环境的研究可知，地勘单位的外部环境包括两个主要部分一般环境和行业环境。一般环境是指社会中那些对地勘单位产生影响的因素，通常包括人口、经济、政治法律、社会文化和技术等几个部分。行业环境是指影响地勘单位及其竞争行为和反应的一系列因素，包括新进入者的威胁等

3、。本文所研究的内部控制外部环境因素只关注一般环境中的经济环境、法律法规及规范、政府政策和科学技术进步，其原因在于：（1）本文将我国地勘单位总体作为研究对象，所以不必考虑行业环境对内部控制的影响；（2）鉴于人口因素对地勘单位内部控制的影响较小，所以将其从一般环境因素的研究中剔除；（3）鉴于社会文化涉及到社会观点、文化价值等较为复杂的社会课题，故而也予以剔除。 外部环境1.1经济环境经济环境涉及很多因素，与地勘单位内部控制工作相关的内容主要包括：1经济体制。不同的经济体制，决定了地勘单位不同的组织形式和管理机制。而内部控制是地勘单位管理机制的重要组成部分，所以经济体制也就间接地决定了内部控制的内容

4、，内部控制外部环境因素。2地勘单位是事业体制企业化管理，通过地勘单位的内部控制制度，政府管理部门可以了解地勘单位履行责任的情况并对其工作业绩进行评价；同样地勘单位可向政府管理部门报告自身职责的完成情况，以获取自己应得的利益。3市场环境。市场是地勘单位外部环境的主要部分。地勘单位不仅要分析和研究与之密切相关的产出需求市场、供应市场，还应研究地勘单位所处的市场竞争环境。地勘单位效益与市场竞争程度密切相关，市场竞争越激烈，地勘单位提高效率的努力程度就越高。也就是说，竞争将促使内部控制向效益改善方向转变。4对外开放。对外开放可以促使地勘单位的矿产勘查、工程施工劳务在国家间自由地流动，从而实现最优资源配

5、置和最高经济效率。在经济全球化的趋势下，发展开放型经济已成为各国参与国际合作和分工的必由之路。高度的经济开放可以增强地勘单位不断完善自身管理体制的动力，因而也就促进了内部控制机制的建立和完善。1.2法律法规及规范 内部控制是为地勘单位取得经营效果、保证财务报告的可靠性、遵循适当的法规等而提供合理保证的一种过程。因此，所有对地勘单位经济行为有约束力的法律法规及规范都应成为内部控制的法律环境的组成部分。一方面，只有内部控制的目标、内容、实施过程、效果评价、控制工具和控制方法都是合法的，才能保证内部控制系统的合法性，也只有这样内部控制才可以保障地勘单位经济行为的合法合规性。另一方面，内部控制流程应该

6、是一个有法可依的管理过程，这样的内部控制才具有权威性，才能发挥效应。内部控制有关法规的制定和执行直接影响着内部控制的效果，只有相关法规完善了，内部控制才能真正变成一个有法可依的过程，才能使内部控制本身更加严谨，更加有效。法律法规对内部控制有着重要作用，既可以推动内部控制的发展，也能够阻碍内部控制的发展。同时，内部控制在其发展过程中，也不断地促进法律法规及规范的完善。可见两者是一种相辅相成、相互制约的关系。 1.3政府政策 政府政策的对象地勘单位而成为被政策者。政府政策通过优惠、鼓励、促进、保护等政策进行的积极政策。具体到内部控制，政府为了履行政策职能，一方面会颁布法规政策进行指导，其中不乏对内

7、部控制的规定。另一方面，政府还要监督地勘单位对这些法规的执行情况。一般而言，政府对内部控制的政策作用主要体现在对内部控制制度的制定上。 1.4科学技术进步科学技术进步对地勘单位内部控制制度、控制手段、控制内涵以及各项控制工作产生了巨大的影响，引发了相关领域的变革和创新。1科学技术进步对控制工作提出了新的要求。科学技术的进步，使地勘单位的经营方式、勘探工艺产生了日新月异的变化。如何适应科学技术进步带来的控制业务创新，就成为地勘单位管理部门必须考虑的重要问题。2科学技术进步对控制手段的影响。随着电子科技和信息技术的飞速发展，地勘单位内部控制工作信息化也成为一种必然。信息技术的普及，极大地提高了信息

8、的准确性和信息反馈的及时性。一些科学合理的控制方法因为程序比较复杂，囿于成本效益原则的限制，在传统条件下只能束之高阁，而在信息技术条件下，各种控制方法的选择与使用都会得到计算机应用软件的支持，从而增加了地勘单位控制系统的科学性和有效性。此外，随着信息技术的不断发展，新的控制理论不断涌现，在一定程度上也对现有的或传统的控制程序和控制理论形成了挑战。可以说，正是科学技术的进步导致了控制系统的信息化，从而使地勘单位内部控制工作的各项职能得到了巨大的发展。3科学技术进步对内部控制制度的影响。科学技术的进步，极大地突破了传统内部控制业务的范围，由此也引发了关于内部控制制度发展和更新的问题。因此，地勘单位

9、内部控制制度建设必须紧跟科学技术的发展速度，才能够真正发挥其所具备的信息披露功能、行为监督功能和管理控制功能。所以说，如何通过完善的地勘单位管理控制制度，将科学技术进步所导致的新业务、新流程全部纳入控制体系，是科学技术进步对内部控制建设提出的重要课题。 2内部控制系统内部环境因素在内部控制系统内部环境因素体系的构建过程中，借鉴战略管理环境分析工具和价值链分析工具，完成两项工作：首先，跳出固有思维模式，对现有的内部环境因素构成进行全新审视，根据性质进行重新调整和设计（作者的探索性研究），保留、完善其中合理的部分；其次，重视那些被现有框架忽略甚至是排斥在内部控制系统之外，但同时对地勘单位控制工作具

10、有重要价值的环境因素，根据研究需要有选择地使其进入到论文的内部环境因素框架中。本着上述研究思路，笔者将内部控制系统内部环境因素划分为四个部分（1）管理因素，包括：单位治理、内部监督和内部审计；（2）组织因素，包括组织结构和地勘单位文化；（3）人的因素，包括人力资源政策和管理者素质；（4）新增因素，包括会计信息和流程再造，这个部分是作者的探索性研究。作这样的划分，主要是希望将功能、性质接近的因素放在一起，以便研究。2.1管理因素1单位治理单位治理是关于单位各利益主体之间责、权、利关系的制度安排，涉及决策、激励、监督机制的建立和运行等。内部控制是在一定控制环境下，由地勘单位管理层和其他员工为保证财

11、务报告的可靠性、经营的效率与效果以及对现行法规的遵循等目标的实现，依据一定的理念和程序对地勘单位重要经济活动和重要环节进行监控的过程。随着环境变化，管理需要对内部控制运行效率进行评估，不断调整内部控制。委托代理关系的调整和治理效率要求内部控制和组织结构作相应的变革。因此内部控制与治理不能割裂，需要将内部控制纳入到治理的路径上来。在我国，内部控制外延的拓宽正是由治理机制变化所致。在计划经济体制下，经营管理人员缺乏自主权及会计人员的国家工作人员身份决定了内部控制的目的是保证会计信息的真实性和国有资产的安全性。在现代地勘单位机制下，以管理监控为己任的内部控制的目的必须要拓展到保证单位政策的贯彻和单位

12、管理目标的实现上。内部控制框架在单位制度安排中担任内部监控的角色，成为单位治理中不可缺少的部分。 单位治理对内部控制的影响重大。（1）单位治理是内部控制的基础和依据。根据COSO报告，内部控制五要素之首是“控制环境”，它是整个内部控制系统的基石，支撑和决定着其他要素，而单位治理是控制环境中最重要的组成部分。单位治理不健全，单位必然缺乏一套有效的监督机制，无论设计多么完美的内部控制制度都会流于形式而难以达到既定的效果。因此，只有在良好的单位治理环境中，内部控制系统才能真正的发挥作用，所以说单位治理是内部控制的基础和依据。（2）单位治理是内部控制的组织保障。单位治理具有权力配置功能、激励约束功能和

13、协调功能，可以解决政府管理部门与代理人之间的道德风险和逆向选择问题，可以规范和约束代理人的行为和克服代理人的机会主义倾向，可以激励和约束董事会和高级管理层的行为，从而影响内部控制的效率。2内部监督与内部审计 内部监督，是指监控、评价地勘单位内部控制的运行与结果。监督可以保证内部控制制度持续有效的运作。监督的过程，是由适当的人在适当的时间，评估控制的设计和运行，并采取必要的行动。监督适用于地勘单位内的所有活动。 进行监督的方法有两种：持续监控和个别监控。一般来说，地勘单位构建的内部控制制度中，通常都含有对自身的某种程度的持续监控的程序或机制。而且如果持续监控力度越大，其作用就越明显，而地勘单位所

14、需的个别监控就少。至于个别监控究竟需要到什么程度，才能保证内部控制制度的有效性，则需要管理层的经验和智慧来判断分析了。总的来说，持续监督和个别监督的有机整合，基本上可以保证地勘单位内部控制的有效运行。在地勘单位实际运行过程中，内部监督的工作通常是由内部审计部门执行的。所以有必要对内部审计作一个了解。（1）内部审计的含义 内部审计主要是对组织内部的活动的节约性、效率性及效果性进行评价、鉴证，其目的是为了加强对整个地勘单位的内部管理全过程的控制和监督，也就是说内部审计应该向经营活动和管理活动方向延伸。（2）内部审计的内容与作用 内部审计机构的职责除了包括审核地勘单位会计账目之外，还包括稽查、评价内

15、部控制制度是否完善和地勘单位内部各组织机构执行指定职能的效率，并向地勘单位最高管理当局提出建议和报告。在内部审计机构的设置中应注意其设置的层次性和各层次定位的正确性，以保证其运行的效率效果。内审机构在内部控制中的功能作用相当于一个反馈装置，负责对其受控对象的信息输出进行采集、量化和比较，再产生控制信号并转化为控制力作用于受控对象，使其按照既定的目标运行。 2.2组织因素 1组织结构 组织结构是指组织内部成员的权利与责任关系，从分工与协作的角度规定单位内部各成员间的业务关系，包括高层组织结构（股东会、董事会等）和执行层组织结构（中层、基层组织结构）。古典组织理论(Scott，1961)的组织结构

16、是指组织内部各机构的职能结构(关键职能)、权责结构(权责分工及相互关系)、层次结构(纵向管理层次)、部门结构(横向结构)及其组合形式，强调分工与层级划分。现代组织理论研究组织的整体效率，强调组织效率胜于资源配置效率。 由内部控制的发展历程可知，内部控制是伴随着组织的形成而产生的，随着组织结构的变化，内部控制内涵也发生变化。首先，内部控制来自组织内部，适应不断变化的外部环境和组织变化是内部控制发展的主线。其次，组织嬗变是内部控制的发展诱因，它推动内部控制不断发展和完善。最后，内部控制与组织结构之间呈现出管理监控体系与控制环境的关系，环境是推动地勘单位发展的引擎之一，控制环境作为内部控制的基础要素

17、，其设计与运作影响着组织整体的活动方式。控制环境中，组织结构又是一个重要方面，因为地勘单位实现整体目标的所有活动包括控制活动，都必须以一定的组织结构为基础。 2地勘单位文化 地勘单位文化是一切从事经济活动的组织之中形成的组织文化，是地勘单位在长期的经营实践中形成的共同思想、作风、价值观念和行为准则，是一种具有地勘单位个性的信念和行为方式。地勘单位文化（1）物质文化，即由地勘单位职工创造的产品和各种物质设施等构成的文化。（2）行为文化，是地勘单位经营、教育宣传、人际关系活动、文娱体育活动中产生的文化现象。（3）制度文化，是具有本地勘单位文化特色的各种规章制度、道德规范和职工行为准则的总称。（4）

18、精神文化，它是在地勘单位生产经营过程中，受到一定的社会文化背景、意识形态影响而长期形成的一种精神成果和文化观念。这四者相互影响、相互作用，共同构成地勘单位文化的完整体系。其中，精神文化是核心，决定着地勘单位文化的其他方面。 地勘单位文化的内涵 地勘单位文化直接影响内部控制。地勘单位文化越强，组织越可能有较强的控制意识。地勘单位文化的发展能够促进内部控制的不断发展、成熟。 2.3人的因素1人力资源政策良好的人力资源政策，对培养地勘单位的员工，提高地勘单位员工的素质，更好地贯彻和执行内部控制有很大的帮助，还能确保执行地勘单位政策和程序的人员具有胜任能力和正直品行。人力资源政策一般包括：完善的招聘与

19、选拔方针及操作性程序；对新员工进行地勘单位文化和道德价值观的导向培训；对违反行为准则的任何事项，制订纪律约束与处罚措施；对业绩良好的员工，制订具有奖励和激励作用的报酬计划，并避免诱发不道德行为；根据阶段性的业绩评估结果，对员工予以晋升、指导以及奖罚。 2管理者素质人是地勘单位中重要的资源，亦是重要的内部控制环境因素，所以管理者素质影响着地勘单位战略的选择和内部控制的有效性，并最终决定了地勘单位的命运。作为地勘单位的管理者，必须提高自身的素质，提高管理学理论修养、学习并掌握地勘单位战略选择和科学管理的知识和方法，不断提高管理水平，只有这样才能扬长避短、不断发展。2.4新增因素 根据系统论的观点，

20、如果把内部控制工作看作是一个系统，那么内部控制以外的并对内部控制系统有影响作用的一切系统的总和，就构成了内部控制的环境。从这个角度而言，将对内部控制具有重要意义的会计信息、流程再造纳入地勘单位内部控制环境因素体系，是有其理论依据和实践意义的。1会计信息（1）会计信息与内部控制的天然联系美国会计史学家迈克尔查特菲尔德在其所著的会计思想史中指出，“私人财富的积累导致了受托责任会计的产生。这种会计不仅应该保护物质财产的安全，而且应该证明管理这些财产的人是否适当地履行了他们的职责。调查受托者的诚实性和可靠性的需要，使内部控制成为所有古代簿记制度的主要特征。”这一点充分说明了会计及会计信息与内部控制之间

21、的内在联系，揭示了会计及会计信息的内部控制本质。（2）会计信息是内部控制的沟通手段 从信息对内部控制系统的作用看，会计信息既是监督的手段，也是沟通的手段。控制论认为，客观世界存在着普遍的联系，即信息的联系，任何耦合运行系统之所以保持自身的稳定性，正是由于它具有获得运用、保持和传递信息的方法和功能，而且在实现上述联系、信息转变的过程中，总是存在着反馈信息的过程，即信息被输出之后，可以将它作为信息的再输入而对信息的再输出发生影响，从而起到控制和调节的作用。 信息是控制的基础，离开了信息，控制系统就无法发挥作用。我们知道，内部控制是控制主体通过信息的选择、传递和反馈，把行动和动作施加于被控制对象，将

22、被控客体引入某一预定的合目的的状态。也就是说，如果离开了会计信息的加工和转换过程，就无法反馈信息，也没有办法将其转换成纠正偏差的控制指令，排除干扰，实现系统的控制目标。从这个角度上说，会计信息是实现控制的主要工具。（3）地勘单位的资产规模多集中在1亿元左右，并且97.4%的地勘单位使用了计算机进行会计账务处理。 从总体上看，如实反映地勘单位的经营活动是排在首位的希望（占90.9%），其次是提供决策需要的信息（占83%），再次是及时反馈经济信息（占75.3%），最后是提供有预见性的信息（占67.5%）。虽然内部控制概念不断深化，内部控制的目标也呈多元化趋势，但会计信息质量在内部控制中的核心地位却始终没有动摇。2流程再造 信息技术的飞速发展和市场竞争的不断加剧，使以“劳动分工”为基础的地勘单位管理体制暴露出诸如管理过于细化、组织机构臃肿、业务流程分割严重、地勘单位