文件编写编码管理办法

1、精心整理XXX精锻有限公司文件编号：LC-QD4200-01生效日期：2004年07月01日文件编写管理办法版本号：A修订号：0页次：1/101.目的:为统一公司内部管理文件编写格式及编码规则，使其格式化、标准化，特制订 本管理办法，作为文件编写及编码的依据。2. 范围：2.1本管理办法涵盖所有一、二、三级文件和质量记录表单的格式标准。包括：首 页、内页、文件结构、段落章节等。2.2与产品相关的技术文件（图纸、作业指导书），其编码依据“技术文件管理 制度”中编写编码要求执行。3. 职责3.1编写：各部门负责人依据工作需要，应指派专人负责编写某项作业流程的相关 文件。3.2编号管理：编写文件人员

2、必须向文件管理员取得文件的特定编号4.定义：文件等级文件种类文件名称文件格式架构一级制度文件质量手册09001:2000标准条款的格 式二级程序文件.程序文件七/八段结构丨三级程序文件所 延伸的作业说 明管理办法七/八段结构操作规程检验规程作业指导书技术文件依专业特征，个别制 订记录表单记录表报告记录单备注：属于需呈报外部政府机关的文件不受上述规定限制5.程序5.1文件格式：5.1.1质量手册及程序文件首页格式参见附页2精心整理1）修订号：0, 1, 2, 3, 4, 5,每一份文件的任何一页修订 5次以上则文件改版。如果文件一次性更改内容较多，可以看情况考虑换版。版次以A、B、C依序编制，使

3、用至Z版后，应重新发放，原有编号应作废不再使用。2） 文件版次变更后，将变更页次详细填写在首页制订/修订记录的页次栏内。5.1.2质量手册及程序文件首页，必须使用附页 4,内页必须使用附页3特定的格 式，并在每一页右上角标识文件编号、生效日期、版本号、修订号。5.1.3不设首页的三级文件格式见附页 5。5.1.4质量记录表单的格式见附页 6。5.1.5文件封面见附页2。5.2文件结构：XXX精锻有限公司文件编号：LC-QD4200-01生效日期：2004年07月01日文件编写管理办法版本号：A修订号：0页次：2/105.2.1四段结构1）总则2）职责3）控制要求4）相关文件5.2.2七/八段结

4、构1）目的2）适用范围3）职责4）定义（适用时）5）程序6）相关文件7）质量记录表单8）附页（适用时）5.3文件编写结构说明5.3.1目的简述编写本程序的用途与宗旨。5.3.2适用范围概略说明文件的适用范围：区域、部门、人员、产品，以确定文件适用广度。5.3.3职责简述文件中主要责任部门与相关责任部门5.3.4定义说明一些不常用专有名词、专业术语、缩写字、符号、计算公式或活动解释，或 在此文件中的特定意义。5.3.5程序1）文件的核心部分，如有必要编写时搭配流程图，依据逻辑的先后次序，以段落 方式详细叙述相关文件要求。2）清楚叙述每项工作完成步骤并划清界限，说明前后步骤的关联性或影响，每个 段

5、落应有标题，以便详细了解程序的作业要求。3）编写内容应注意：简洁、完整、明确。文字力求清晰易懂、句子简短、语意肯定。536流程图将程序所要求的职责、程序步骤以流程图方式表达，各图表内的文字表示应力求简 洁。主要图型/符号说明如下：起点/终点表示流程之起点或最终点均用此符号 处理流程图到此阶段所进行的操作、处理等工作决策或判定指检验、判定、审核、承认、签章、核准所使用的符号XXX精锻有限公司文件编号：LC-QD4200-01生效日期：2004年07月01日文件编写管理办法版本号：A修订号：0页次：3/10流向线流程和方向的标示关联线作业与作业之间为非直接相关，为间接协助或辅助性的标示。转接点表示

6、本页结束（连接下页），续页开始（承接上页）5.3.7相关文件详细记录与本程序有关的一切其他文件。5.3.8附件：文件中所用的表单及其它文件。5.4段落章节构成：依据下列数字、文字顺序排列。1. 1.11.1.11）2）a）b）（1）1.22. 5.5文字格式标准化5.5.1统一使用MicrosoftWord建文件，文件封面及各表单必须有公司徽标，正文 统一采用宋体，小四号，文件编号及数字统一采用小四号TimesNewRoma字体；文件、表单封面及正文具体要求详见附页（2、3、4、6）。如文件不设封面，封面上 的编制/审核/批准等相应信息，可放至文件末，见附页 5。文件放大张贴时，字体 可相应放

7、大。5.5.2依据文件结构段落要求编写文件时，若没有资料可写，则在该段落之后注 “ N.A”。5.6文件表单、编号说明1）编码格式：程序文件 LC-XX-YYYY-ZZ2）编号意义LC-龙城缩写XX-文件代号QM质量手册QP程序文件QD 三层管理类文件QT三层技术类文件QC 三层检验类文件QR质量记录YYYY对应标准要素代码4200-8500ZZ-顺序码01-993）编码范例：质量手册LC-QM-2004文 件 LC-QP4200-01LC-QD4200-01. . I . - - - LC-QC4200-01LC-QR4200-01XXX精锻有限公司文件编号：LC-QD4200-01生效日期

8、：2004年07月01日文件编写管理办法版本号：A修订号：0页次：4/105.7文件编写、编码完成后，需按“文件控制程序LC-QP4200-01要求呈送相关部门负责人审核，经批准后实施。如果文件较为简单可将审核、批准简化为审批，不 需要审核批准的表单可只留编制。5.7.1文件经批准后发布，自生效日期生效。5.8文件制定/修订流程图见附件16. 相关文件LC-QP4200-01文件控制程序LC-QD4200-02技术文件管理制度7. 质量记录表单N.A8. 附页附页1:文件制订/修订流程图附页2: 封面格式附页3:文件内页格式附页4:文件首页格式附页5:不设首页的三级文件格式附页6:质量记录表格

9、式精心整理附页1文件制订/修订流程图XXX精锻有限公司文件编号：LC-QD4200-01生效日期：2004年07月01日文件编写管理办法版本号：A修订号：0页次：5/10文件登记文件发布XXX精锻有限公司职责部门相关说明表单各部门职责人员文件封面格式 文件内页格式各部门职责人员1. 文件的审核2. 审核责任人会 签,1S审核会签栏各部门职责人员文件批准批准栏文件管理员11.1i件、表单编号说明文*1 1文件管理员文件发布范围接收人签收分发部门、文 件发放签收表文件持有人各文件制订人 各部门责权人依实际需要实施培 训文件发放部门各部门责任人注明文件更改内 容文件更改申请文件管理员文件回收及销毁文

10、件回收记录文件销毁记录文件编号：LC-QD4200-01精心整理XXX精锻有限公司文件编号: 生效日期:1.1.1 .版本号：修订号: 页次：文件名称三号黑* -/ /、体，字间小三号隶XXX精锻有限公司文件编号：LC-QD4200-01生效日期：2004年07月01日文件编写管理办法版本号：A修订号：0页次：8/10均为小四号宋附页4:文件首页四号TimesNewRoman字体 *正文，采用小四号宋体二号隶书，前 后字之间空iXXX精锻有卩一文件编号：LC-QD四号黑体三号黑体分发部门编制:文件名称小一号黑体后字之间不空格总经理常务副总管理者代 表财务部供销部技术部质检部生产部质保部公司办公

11、室受控特性：发放编号:审核: 批准:XXX精锻有限公司文件编号：LC-QD4200-01生效日期：2004年07月01日版本号：修订号:发布日期：生效日期:生效日期：2004年07月01日文件编写管理办法版本号：A修订号：0页次：7/10文件编写管理办法版本号：A修订号：0页次：9/10附页5:不设首页的三级文件格式XXX精锻有限公司文件名称文件编号：LC-QD*-*发布日期：生效日期:页码：X/Y 以上表头八 以下正文_ 11.11.1. 1小四号TimesNewRomian字体 /表头其它字为小四号宋体字丿小二号黑体字体J正文，小四号宋体字以上正文-编制/日期：审核/日期：批准/日期： 版本号：修订号：受控特性：发放编号:I;XXX精锻有限公司I亡/文件编写编码管理办法厂此二行采用、Z小四号宋体字上下两文件编号：LC-QD4200根线条为丿生效日期：2004年07月01 日版本号：A修订号：0页次：10/10以下末尾仅在文件最后一页显示以下内容分发部门总经理常务副总管理者代 表财务部供销部技术部质检部生产部质保部公司办公1 : s. * /室附页6:质量记录表单格式二号隶书，前XXXi锻有1限公司 I后字之间不空J表单名称小二号黑体，前后不空版本号：修订号：表单序号:文件编号：LC-QR4200-.XTimes newRo表格内宋用小实际需要而定，文