人事档案管理学习参考讲述

1、第1章 信息和人事档案1.1信息 信息可以看作是世界上一切事物状态及它的特性、关系的表征或标志。信息本身不是事物或事物的属性、关系，而是事物及其属性、关系的标记。 1.2 档案 1.2.1 档案的起源与沿革 国家机构、社会组织和个人在社国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。式的历史记录。 档案是由形成者或智能的继承者档案是由形成者或智能的继承者为自己利用，或由适当的档案馆因其为自己利用，或由适当的档案馆因其档案价值，而保存的经过挑选的非现档案价值，而保存的经过挑选的非现行文件。行文件。建国后建国前我国国家档案全宗的构成我国国家

2、档案全宗的构成 1.3 1.3.1 组织人事管理活动的产物 有个人特点 个人经历、德才能绩的信息 人事文件材料的精华 集中管理 具有历史联系性和原始记录性1.3.2 相关概念 信息与知识 信息与情报第一章 复习思考 关键术语关键术语 思考与练习题思考与练习题阅读书目阅读书目第二章 人事档案概述 特性： 原始性、记录性、回溯性、部分内容的机密性、定向积累性、专门性、现实性、形成目的特殊性、动态性。 处理完毕、有价值、按照一定规律保存的人事文书可以转化为人事档案。2.4人事档案的功能与作用人事档案的功能与作用 人事档案的功能是指人事档案对组织、社会、及其相对人发挥作用的各种能力，是人事档案信息价值

3、属性的具体体现。人事档案的作用人事档案发挥作用的规律第二章 复习思考关键术语关键术语思考与练习题思考与练习题 人事档案管理内容人事档案管理内容第三章第三章 人事档案管理概述人事档案管理概述前端控制理论 基于文件生命周期理论和文档一体化管理理论。 核心思想是将档案管理起始点前移，对文件的形成、积累、平时整理、鉴定、归档等项活动实行全过程监督控制。网络办公单位文档的前端控制。文件生命周期理论 文件从产生直至因丧失价值而被销毁或者因具有长久价值而被送至档案馆永久保存的整体运动过程。 具体内容： 文件运动阶段、价值形态、服务对象、保管场所。文档一体化管理理论u形成工作：拟写、审核、签发、缮印、校对、盖

4、印 处理工作：收发、登记、分办、拟办、批办、承办、传阅、催办、注办 管理工作：收集、保管、利用、整理、归档 人事档案管理的性质人事档案管理的性质专业性服务性管理性政策性相对独立性开发性人事档案管理的作用 对市场经济建设、考察和了解人才、落实待遇与澄清问题；开发人才、使用人才，进行人才预测及制定人才计划方面的作用 针对公务员、求职者、毕业生、社会保险、出国方面的作用。 人事档案管理特点收集归档难度增大政治性机密性减弱，科学性服务性增强查阅利用更频繁；利用要求更高对人事档案管理人员素质要求更高对人事档案现代化管理要求更高人事档案管理的流程 收集 鉴别 整理 保管 转递 统计 利用 3.2人事档案管

5、理的原则人事档案管理的原则 集中统一地管理人事档案，保障人事档案的集中统一地管理人事档案，保障人事档案的完整与安全，合理利用人事档案信息资源为社会完整与安全，合理利用人事档案信息资源为社会各项建设事业服务。（详见教材）各项建设事业服务。（详见教材） 依据：集中控制理论，分析文档价值实现规依据：集中控制理论，分析文档价值实现规律，采取有效的组织形式和管理手段，将分散形律，采取有效的组织形式和管理手段，将分散形成的文档集中控制起来，形成文档的有机体系；成的文档集中控制起来，形成文档的有机体系；有机联系理论，一是人事文件材料的相对集中，有机联系理论，一是人事文件材料的相对集中，一是人们要按照其内在的

6、规律性和特点对它进行一是人们要按照其内在的规律性和特点对它进行科学的组织管理。科学的组织管理。 3.3 人事档案信息管理的体制人事档案信息管理的体制人事档案管理体制，是党和国家依法确立的人事档案人事档案管理体制，是党和国家依法确立的人事档案管理根本制度。（详见教材）管理根本制度。（详见教材）县（市）一级的人事档案管理体制、流动人员人事档县（市）一级的人事档案管理体制、流动人员人事档案管理机构案管理机构传统人事档案管理体制传统人事档案管理体制现代人事档案管理体制现代人事档案管理体制人事档案封闭式、开放式管理模式人事档案封闭式、开放式管理模式 第三章 复习思考关键术语 事档案管理 人事档案管理体制

7、 文档一体化管理思考与练习1. 人事档案管理的内容是什么？2. 人事档案管理的基本原则是什么？ 3. 试述社会信息化环境下人事档案信息管理面临的挑战和机遇是什么？4. 人事档案前端控制的理论依据是什么？5. 如何完善我国的人事档案管理体制？6新形势下如何对人事档案信息进行管理？7通过查阅报刊资料，各找出一个案例说明人事档案的凭证价值、参考价值、第一价值、第二价值。41 人事档案管理的前端控制人事档案管理的前端控制形成与积累 一般情况、企业、事业、学生、教师、律师等人事文件材料的形成与积累第第4章章 人事档案的收集人事档案的收集人事文件目录或清单的编制步骤 了解归档范围及种类 了解来源及以往收集

8、情况了解来源及以往收集情况 分析存在的问题分析存在的问题 分析任务和需求分析任务和需求 提出草案提出草案 修改印发修改印发人事文件的分类大纲就是标列本单位人员人事文件材料分类体系的纲要。人事文件材料的鉴别人事文件材料的鉴别 各个单位的组织人事部门或人力资各个单位的组织人事部门或人力资源管理部门，对平时集中起来准备归档源管理部门，对平时集中起来准备归档的人事文件材料，根据一定的原则和有的人事文件材料，根据一定的原则和有关规范性文件的要求，进行必要的鉴别关规范性文件的要求，进行必要的鉴别和价值鉴定，以便确认人事文件材料的和价值鉴定，以便确认人事文件材料的真伪、保存价值的大小，并决定是否作真伪、保存

9、价值的大小，并决定是否作为人事档案保存。为人事档案保存。鉴别要求 真实性：记录准确、是非清楚、观点明确、记录准确、是非清楚、观点明确、 反映真实历史面貌反映真实历史面貌 完整性：类别联系、个体完整 手续齐备：形成时间、签名、签章、签意见。鉴别文件材料的具体作法 鉴别所属人 鉴别档案属性 鉴别真实、准确与否鉴别真实、准确与否 鉴别有无冗余鉴别有无冗余 鉴别价值鉴别价值人事文件材料归档归档范围：凡是对当前和日后的人事管理工作具有查考利用价值的文件材料，均属于归档范围。 归档方法：形成部门、人事与组织部门归档要求：使用A4规格纸，左边留装订边距；耐久的或比较耐久的书写材料不归档文件的处理：转有关单位

10、妥善保存或处理；退回有关单位 ，作为资料。4 人事档案的收集人事档案管理部门根据本单人事管理权限的范围及人事档案的收集归档范围，将有关部门形成的人事档案集中，统一保管的工作。 收集范围：个人社会实践活动的材料收集渠道：接收归档、补充收集 现职干部、离退休干部、死亡人员、流动人员、辞(退、离)职、辞退人员、出国不归人员、长期滞留国外又回国工作人员、被开除公职人员。(详见教材P120、P8588) 第四章 复习思考关键术语人事文件分类大纲 人事文件材料的鉴别 人事档案收集思考与练习1.人事档案的收集来源是什么？人事档案的收集来源是什么？2.简述人事档案的收集范围简述人事档案的收集范围3.人事档案的

11、收集要注意哪些问题？人事档案的收集要注意哪些问题？ 4.对一家企业进行调查，分析其人事档案的种类，对一家企业进行调查，分析其人事档案的种类，为其设计一个合理的人事档案分类体系。为其设计一个合理的人事档案分类体系。 5如何进行人事文件的鉴别与归档？如何进行人事文件的鉴别与归档？ 按照一定的方法程序，对收集起来经过鉴别的零散的人事档案，以个人为单位进行分类、组合、排列，使之条理化和组成有序体系的过程。第第5章章 人事档案整理人事档案整理51 人事档案整理的内容人事档案整理的内容 整理的层面： 系统化整理 基本编目 整理范围：新建档案、补充文件、所管理 人员的人事档案整理工作的基本步骤整理工作的基本

12、步骤 鉴别分类鉴别分类 复制复制 技术加工技术加工 排序编号排序编号 检查验收检查验收 书写卷名书写卷名 打孔与装订打孔与装订 编制卷内目录编制卷内目录5.2 人事档案分类人事档案分类 根据人事档案的属性和特点，在充分根据人事档案的属性和特点，在充分考虑方便保管和利用服务需要的基础上，考虑方便保管和利用服务需要的基础上，将有关人员的人事档案划分成各个类别，将有关人员的人事档案划分成各个类别，以便使有关人员的人事档案成为一个有以便使有关人员的人事档案成为一个有机文件体系的业务活动。机文件体系的业务活动。分类要求：客观性、逻辑性、实用性、分类要求：客观性、逻辑性、实用性、思想性思想性 分类标准分类

13、标准相对人相对人内容内容人员性质人员性质内容联系内容联系文件类型文件类型保存价值保存价值分类方案 干部档案正本10大类 副本的构成 （详见教材）归类方法： 名称归类 内容归类53人事档案的排列与编目人事档案的排列与编目 人事档案的排序是指在整理人事档案过程中，对各类中文件材料进行顺序系统排列和编号的活动。 人事文件材料排序方法人事文件材料排序方法 时间顺序时间顺序 内容主次、内容主次、 材料间联系材料间联系 相同性质材料集中相同性质材料集中人事档案的整理编目人事档案的整理编目 填写人事档案案卷封面填写人事档案案卷封面 填写人事档案目录填写人事档案目录 编写页编写页(件件)号号 填写卷内备考表填

14、写卷内备考表卷内目录类号类号文件题名文件题名文件材料制成时间文件材料制成时间份数份数页数页数备备注注类号：类号： 填写类号和每类中每份材料的顺序号填写类号和每类中每份材料的顺序号 用汉字数字或阿拉伯数字用汉字数字或阿拉伯数字顺序号用阿拉伯数字顺序号用阿拉伯数字类与类之间要留出适当空格类与类之间要留出适当空格 文件题名：表示人事文件材料内容特征、中心主题并区别文件题名：表示人事文件材料内容特征、中心主题并区别于另一人事文件材料的题目名称。于另一人事文件材料的题目名称。文件材料形成时间：文件材料形成时间：最后形成时间最后形成时间复制件以原件的形成时间复制件以原件的形成时间档案证明的摘抄件，摘抄时间

15、或签意见时间档案证明的摘抄件，摘抄时间或签意见时间份数份数一式一份一式一份页数：页数：封面、封底计算页数封面、封底计算页数两面有文字或图表的页面，为两页两面有文字或图表的页面，为两页空白页不计算页数空白页不计算页数备注备注解释和补充的事项解释和补充的事项备考表 编制档案号的基本规则编制档案号的基本规则 唯一性规则唯一性规则 合理性规则合理性规则 稳定性规则稳定性规则 简明性规则简明性规则档号编制 字母编号：姓名的拼音字母次序排列编号 姓氏笔划编号：姓氏分类，再按姓名的笔画编号。 组织编号：根据相对人所在组织或单位进行编号的方法。 职称编号：职称级别和职位高低顺序 拼音字母编号：姓名的拼音字母的

16、次序排列，有全拼和半拼两种。装订要求装订要求 厚度为厚度为2厘米左右厘米左右 材料过多，分册装订材料过多，分册装订 登记目录登记目录 拆除金属钉拆除金属钉 打装订孔打装订孔 第五章 复习思考关键术语人事档案整理 人事档案分类字母编号法 姓氏笔划编号法思考与练习1. 你对信息整理及人事档案信息整理是如何理解的？ 2. 人事档案整理的内容是什么？3人事档案整理的要求有哪些？4人事档案分类的标准是什么？5在人事档案整理中如何保持文件的有机联系?6.1 鉴定内容鉴定内容 人事档案管理部门根据人事档案归档范围、人事档案管理部门根据人事档案归档范围、要求，对收集归档的文件审查甄别，判定要求，对收集归档的文

17、件审查甄别，判定真伪，确定能否归入人事档案的业务工作。真伪，确定能否归入人事档案的业务工作。第第6章章 人事档案鉴定人事档案鉴定 鉴定工作内容鉴定工作内容 判断所属人 判断是否办理完毕 检查是否齐全 审核手续 判断价值 人们根据人事档案发挥作用的时效性及作用时间的长短，在充分考虑管理成本与管理效益的基础上，确定的人事档案保存时间。6.3 保管期限保管期限6.2 鉴定方法鉴定方法分析内容、来源、需求、可靠性、管理分析内容、来源、需求、可靠性、管理成本和效益等因素成本和效益等因素保管期限划分的模式三分法：永久、长期、短期两分法：永久、定期 第六章 复习思考关键术语关键术语人事档案鉴定 人事档案保管期限思考与练习1.人事档案鉴定的原则是什么？2.如何进行人事档案的鉴定？3.如何确定人事档案的保管期限？7.1 人事档案的保管人事档案的保管 人事档案的保管工作，是根据人事文档的成分和状况，对其实行的安全保护、合理存放、日常维护的一项业务工作。第第7章章 人事档案保管、统计、转递人事档案保管、统计、转递 保管要求进行光盘电子文件安全性检查、登记存储在磁性材料上的每4年转存一次。温度 1