秘书拨打电话注意事项

1、资料来源：来自本人网络整理！祝您工作顺利！秘书拨打电话注意事项 电话不仅仅是一个传递信息的工具，还在很大程度上表达通话者个人的修养和素养。下面是我为你整理的秘书拨打电话留意事项，盼望对你有用! 拨打电话时须留意的问题 择时通话。 通话时机的选择看似平常，事实上很重要。有的人只以自己的状况为推断标准，选择自己便利的时候拨打电话，这事实上是对通话对象不够重视、敬重的表现。设身处地地考虑对方的状况，是选择通话时机的根本原那么。 拨打电话要选择通话效率高的时间，换句话来讲，就是人家不会厌烦的时间。比方休息时间尽量不要给别人打电话，除非万不得已。严格地讲，晚上10点之后，早上7点之前，没有什么特殊的急事

2、不要打电话。万一有急事打电话，要先说一句“愧疚，事关紧急，打扰你了!否那么的话对方很可能会厌烦。 再者，就餐时别打电话。现代人工作繁忙，通常中午只有一个小时的吃饭时间，如遇电话，岂不影响食欲?另外，如果不是重大事情，节假日不要打电话。在现代社会里，尽量不打搅别人的节假日休息应当成为常识。假如是拨打国际长途电话，尤其是像美国等间隔 较远的国家，还要考虑到时差的问题。当然，秘书在工作中遇到紧急状况，可随时与有关部门和人员电话联络，虽然也要留意把握分寸。 拨打电话除了要留意时间的选择，还要留意空间的选择。一般来讲，私人电话是在家里打的，公务电话是在办公室打的。在工作场合，拨打私人电话应当尽量用自己的

3、手机。此外，除非工作之需，一般是不应在公众场所拨打电话的，秘书人员更应留意这一问题，切不行不管有无必要，总是旁假设无人地大声叫卖，令别人厌烦。 简短通话。 电话打多长好呢?在日常生活中拨打电话，有多少事就说多长时间，说清晰为止。但是，在秘书工作中，通话时间是宜短不宜长，要遵守电话礼仪中的“3分钟原那么，即每次通话的时间应当有效地掌握在3分钟之内。当然，这里的“3分钟并非是肯定的只能通话3分钟，而是指要长话短说，废话少说，没话不说。拨打电话不是为了排遣孤独，不行拿着话筒捉迷藏，肯定要有时间观念。 通话内容精练有序。秘书人员正确把握通话内容的一个有效方法就是要养成重要电话列提纲的习惯。首先，要知道

4、通话对方有几个电话号码，第一个打不通就拨其次个。接通后要先做自我介绍。其次，要列出通话的事项，先讲重要的事情，后讲次要的事情。 礼貌挂机。 完毕通话后要礼貌地挂机。首先，要理解怎样示意对方终止通话。其标准化的做法就是重复要点，比方：“陈部长，那我们这次就说好了，请您下个星期一参与我们单位的专家论证会。假如没有记错的话，我应当让司机于下周一早晨8点到您家楼下，接您过来。这就是重复要点的方法，以免对方记错了，或者遗忘了，同时也说明秘书人员训练有素，不说废话。 其次，要熟知挂机的挨次。不少秘书人员以为通话完毕应当由对方先挂断电话，这虽然是出于礼貌，但事实上却行不通。从礼仪角度来说，通话完毕应当由地位

5、高者先挂断电话。对秘书人员来说，应当由上级先挂，客人先挂。如遇特别状况，即通话双方地位一样，都是秘书，性别一样，年龄相仿，此时一般就是谁先拨打谁先挂断。 接听电话时须留意的问题 铃响不过3声。拨打电话要留意“通话3分钟原那么，而接听电话那么要遵循“铃响不过3声原那么，准时接听电话，尤其是有约在先的电话。约好通话而不接是严峻的失礼行为。当然，训练有素的秘书人员应当在电话铃声响两三声后再接，假如铃声刚一响就接，很可能电话会掉线。如果电话铃声响到6声以上才接，接电话的人应当首先向对方致歉：“愧疚!让您久等了。 要支配合理而有序的表达。作为秘书人员，要尽量亲自接听电话，尤其是有约在先的电话，不要任凭让

6、别人代接电话。而且，对于秘书人员，更多的是要代指导接听电话。假如指导不在的话，秘书人员应当首先告知对方指导不在，然后才能问对方的身份，来电为何事，是否需要转达等。千万不行先盘问对方，再说指导不在，以免对方误以为指导有意回避。接听电话也要首先“自报家门，自我介绍身份，其好处就是万一对方拨错了，不至于一错再错。 正确处理打错的电话。当我们接听到对方拨错的电话，首先仍旧要向对方问好，说明电话拨错了。然后要将本单位的电话号码重复一下，让对方验证。 在日常工作中，电话中断是常常遇到的状况，尤其是手机，说着说着就断了，可能是没电了，也可能是掉线了。遇到这种状况，秘书人员有责任告知对方，自己所在的位置可能网

7、络没有掩盖，并请对方指定一个时间，我们拨打过去。万一没有一点前兆，电话“啪地就断了，要马上把电话打回去，打回去的时候第一句话就要赔礼，并告知对方电话掉线了，或者说电池用完了。把电话首先打回去，这是对别人的敬重。如欲同对方另约其他时间通话，应当说好自己将按时主动拨打对方的电话。 秘书礼仪禁忌 直呼老板名字 直呼老板中文或英文名字的人，有时是跟老板情意特别的资深主管，有时是认识很久的老友。除非老板自己说：别拘谨，你可以叫我某某某，否那么下属应当以尊称称呼老板，例如：郭副总、李董事长等等。 以高分贝讲私人电话 在公司讲私人电话已经很不应当，要是还肆无忌惮高谈阔论，更会让老板抓狂，也影响同事工作。 开

8、会不关手机 开会关机或转为震惊是根本的职场礼仪。当台上有人做简报或布达事情，底下手机铃声响起，会议必定会受到干扰，不但对台上的人，对其他参加会议的人也不敬重。 让老板提重物 跟老板出门洽商时，提物等动作你要尽量代劳，让老板也跟你一起提一半的东西，是很不礼貌的。另外，男同事跟女同事一起出门，男士们假设能表现绅士风范，帮女士提提东西，开关车门，这项贴心的举手之劳，将会为你赢得更多人缘。 称呼自己为某先生/某小姐 打电话找某人的时候，留言时千万别说：请告知他，我是某先生/某小姐。正确说法应当先讲自己的姓名，再留下职称，比方：你好，敝姓王，是oo公司的营销主任，请某某听到留言，回我电话好吗?我的电话号

9、码是_，感谢你的转答。 对自己人才留意礼貌 中国人往往对自己人才有礼貌，比方一群人走进大楼，有人只帮自己的伴侣开门，却不管后面的人还要进去，就把门关上，这是相当不礼貌的。 迟到早退或太早到 不管上班或开会，请不要迟到、早退。假设有事需要迟到早退，肯定要前一天或更早就提出，不能临时才说。此外，太早到也是不礼貌的，因为主人可能还没预备好，或还有别的来宾，此举会造成对方的困扰。万不得已太早到，不妨先打个电话给主人，问是否能将约会时间提早?不然先在外面晃一下，等时间到了再进去。 谈完事情不送客 职场中送客到公司门口却是最根本的礼貌。假设很熟的伴侣知道你忙，也要起身送到办公室门口，或者请秘书或同事帮助送客，一般客人那么要送到电梯口，帮他按电梯，目送客人进了电梯，门完全关上，再转身分开。假设是重要客人，更应当帮助叫出租车，帮客人开车门，关好车门，目送对方分开再走。 看高不看低，只跟老板打招呼 只跟老板等居高位者打招呼，太过现实啰!别忘了也要跟老板主管身边的秘书或小伴侣打招呼。 老板请客，专挑昂贵的餐点 别人请客，专挑贵的餐点是特别失礼的。价位最好在主人选择的餐饮价位上下。假设主人请你先选，选择中等价位就够了，千万别把人家的好意当驴肝肺。 不喝别人倒的水 主人倒水给你