浅谈OA系统的优缺点及改进建议

1、浅谈oa系统的优缺点及改进建议何慧敏（广州船舶及海洋工程设计研究院，广州 510250）要：本文结合oa系统的概念以及建立方法，就该系统的优缺点进行论述，并对oa系统的开发和使摘用提出了一些建议。关键词：办公自动化；oa系统；工作流；数据交互the advantages, disadvantages and improvementadvice for oa systemhe huimin( guangzhou marine engineeving corporatinon, guangzhou 510250 )abstract: according to the concept of oa s

2、ystem and building method, this paper analyzes the advantages anddisadvantages of oa system and provides some suggestions for development and utilization of this system.key words: office automation; oa system; workflow; data transfer1 oa系统的概念办公自动化系统（简称oa系统）是实现办公室 内事务性业务自动化的工具，是通过采用internet/ intranet

3、技术，基于工作流的概念，以信息技术为 中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通 信技术，广泛、全面、迅速地对信息进行收集、整 理、加工、存储和使用的办公系统1。各部门的办公职能有着直接的关系。办公例程是oa系统中的必要组成部分， oa系统工作流的建立 就是以规范化的办公过程和办公程序为基础。技术 工具是建设oa系统所需的技术、设备和手段，oa 系统必须建立在以计算机通信网络为中心的现代信 息技术和现代办公设备的基础上，目前oa系统的 关键技术包括网络技术、web技术、数据抽取和交 换技术、信息安全策略和电子邮件处理技术等。办 公信息是oa系统处理的对象，实现办公信息快速 和高效的共享就是我们

4、使用oa系统的一个重要目 标。办公环境是oa系统支撑和制约的因素，即办 公实体之外的外部办公环境，包括社会组织、上下 级部门、服务与被服务的对象等2。那么，oa系统是如何建设的呢？以我院的oa 系统为例，分为操作界面管理和数据库管理等两大 部分。首先我院采取的是b/s结构方式，虽然传统 的c/s结构是解决oa系统中结构化数据库的最理想 开发模式，并可实现复杂的工作流控制与安全性控 制，但b/s结构则能很好地解决客户端维护难度大 的问题。我院的oa系统以浏览器+web服务器架构 为基础，利用微软公司的.net平台，通过局域网2 oa系统的建设简单地说，oa系统实际上就是利用网络服务器 及网络交换

5、设备作为信息交互和共享的平台，通过 oa系统，用户在客户端以工作流方式向服务器上 传及下载数据信息，其它网络用户可以按授权获得 数据共享、数据修改和数据利用等服务，从而将企 业所有的数据和流程管理集成到一个平台上。oa 系统是由办公人员、办公机构、办公例程、技术工 具、办公信息和办公环境六要素组成的。办公人员 是oa系统的主体和中心，主要包括由管理人员和 决策人员构成的信息使用人员、办公业务人员和系 统服务人员。办公机构是建立oa系统办公人员关 系和设置使用权限的基本依据，办公机构的设置与作者简介：何慧敏（1983）女，助理工程师，从事行政部门工程管理与信息管理工作收稿日期：2011-09-2

6、7enterprise management把数据库服务器和人机交互的客户终端机连接起来，实现功能层模块化设计和工作流程的固化，简 化系统管理员对oa系统的管理和维护。通过在服 务器端运行的aspx动态网页文件，提供多功能的用 户界面实现用户与系统之间的交互。在后台方面， 应用了数据抽取和交换技术，数据抽取程序提供数 据抽取过程描述、任务管理、数据预处理与加载以 及元数据导入/导出等功能。系统在数据处理、数 据采集模块里，通过调用动态连接库，访问接口数 据库，实现平台间数据的实时和批量传输。另外， 通过帐号管理、密码策略、权限控制等方面，实现 数据库安全性的访问控制。oa系统建立后，仍然 需要

7、开展系统后期维护和功能调整等后续工作，把 oa系统逐步改进、完善为适应企业发展需求的办 公辅助工具。因此，oa系统是一个复杂的动态系 统，随着不断变化的办公环境而变化，从而发挥 oa系统的最大作用。决了过去花费大量时间翻查纸质文件的问题，从而提高搜集文件资料的效率。3.3 增强监控能力，提高行政管理水平oa系统能及时有效地监控各个部门、各位员 工的日程安排、办文情况以及会议室、车辆和办公 用品的使用情况，并具有催办督办和自动提醒的功 能，一方面防止了延误业务办理时间的情况，另一 方面有利于管理员的全局监控，及时发现问题并及 时协调解决。此外，在oa系统上处理的流程步骤 都留有审批痕迹，具有可追

8、溯性，方便日后的查阅 和管理。3.4 提高工作效率，打造优秀团队意识oa系统的信息传递、日程安排等功能模块， 极大地提高了员工之间的协作效率与沟通能力，打 造了凝聚力较强、工作效率较高，并且具有快速反 应能力的优秀团队。通过设立工作论坛等模块，更 及时有效地加强了领导与员工之间、员工与员工之 间的交流和互动，员工之间互相取长补短，共同学 习，共同进步，促进了业务水平的提高，增强了团 队合作精神。3.5 实现自动办公，构建科学管理模式oa系统的使用，全面推进了办公自动化，借助 先进计算机和网络信息技术，实现了高效、安全、 规范地处理办公室内的事业性业务，大幅度提高工 作效率和服务质量。同时，为各

9、级领导进行宏观管 理提供了高效、便利的服务，为科学决策提供了参 考依据，从而构建一套科学的管理模式。3 oa系统的优势oa系统通过计算机网络实现了虚拟的协同工作 平台，使各部门可以对办公事务和公文进行全面、 完善的协同管理，提高了信息交流的效率和共享程 度，相对传统的工作方式，大大提高了办公效率， 减轻了工作负担，节省了办公费用，从而实现了办 公无纸化、信息共享化、决策科学化。3.1 节省工作成本，利于文件传阅管理与过去对纸质文件的审阅方式相比，通过oa 系统处理收发文件及共享信息资源可以节省大量 纸张，降低办公成本。领导可直接在oa系统上阅 读、审批和修订电子文件，并保留阅读和修改的痕 迹，

10、解决了过去因反复修改文件草稿而浪费大量纸 张的问题；而且，电子文件在oa系统上可同时向 多人传阅，缩短了文件传阅的周期，杜绝了纸质文 件丢失的可能性。3.2 方便检索查阅，促进信息共享oa系统中的公用文档、公共信息和通知公告等 功能模块是各部门共享信息资源的平台，员工可通 过oa系统及时了解全院的最新信息，有利于部门 之间的沟通与合作。oa系统上强大的条件检索功 能为员工快速查找文件资料提供了极大的便利，解4 oa系统存在的问题oa系统的建立为我院的日常行政事务工作提供 了便利，提高了职工的工作效率，相对于传统的工 作方式来说， oa系统的开发使用无疑是我院在行 政管理和办公业务工作上的一次飞

11、跃。但由于我院 使用oa系统的时间不长，经验不足，目前oa系统 仍存在着一些问题。4.1 因保密问题无法实现oa系统的分布式办公功能由于我院是军工单位，使用的涉密计算机和涉 密信息系统不能连接互联网，因此无法充分利用 oa系统，实现我院总部与分部以及与上下级单位 的跨地域办公模式，不利于单位之间的沟通交流和79企业管理和保密性3。2）oa系统和其它业务系统的结合、无缝集成 主要体现在统一技术标准、理念上的集成，只有制 定oa系统与其它业务系统统一接口，才能使各种 系统更好地结合和对接。因此，我院需要与oa系 统以及其它业务系统协商沟通，一方开放接口，另 一方研发接口接入，把oa系统和其它业务系

12、统融 为一体，消除各自为政的信息孤岛。信息采集。4.2 oa系统没有充分与其他信息管理系统结合目前我院使用的财务软件、人力资源管理系 统、统计软件等没有与oa系统结合，不利于信息 资源的集成，无法解决“信息孤岛”的问题。5 对oa系统的一些建议针对oa系统目前存在的问题，结合我院的实际 工作，我对oa系统的开发和使用提出一些建议。1）虚拟专用网络，即virtual private network， 简称vpn，简单理解为虚拟出来的企业内部专 线。它可以通过特殊的加密的通讯协议在连接在 internet上的位于不同地方的两个或多个企业内部 网之间建立一条专有的通讯线路。vpn的核心就是 在利用公

13、共网络建立虚拟私有网，它通过一个公用 网络（通常是因特网）建立一个临时的、安全的连 接，是一条穿过混乱的公用网络的安全、稳定的隧 道。虚拟专用网是对企业公司分支机构、商业伙伴 及供应商同公司的内部网建立可信的安全连接，并 保证数据的安全传输，使用这条隧道可以对数据进 行几倍加密达到安全使用互联网的目的。因此， vpn虚拟专用网络可以为我院提供安全的跨地域办 公，与上下级单位建立专用网络桥梁，而其中的 ipsec vpn能并为特殊人员解决家庭办公的安全性6 结束语随着单位改革和发展的不断深化，业务工作中 面对的各种问题日益复杂，日常工作中处理的信息 量不断增加，我们将面临更多的发展机遇和更加 严

14、峻的挑战。在日益激烈的市场竞争中能否为决策 者提供科学、准确、及时、高效的服务，将成为衡 量办公室工作效率和质量的重要标志。因此只有积 极创新工作思路，促进行政管理科学化，通过应用 oa系统，全面实现办公业务自动化，才能为科学 发展提供强有力保障。参考文献1 杨鸿章, oa系统的应用和发展现状以凯里学院为例n.凯里学 院学报, 20102 卫红春, 信息系统分析与设计m.20033 罗兵, 浅谈虚拟专用网络j.声学与电子工程，2004（上接第77页）用的实际情况，确定acwp； 度量到检查点为止项目任务完成情况，确定 bcwp； 计算cv和sv（或者cpi和spi），判断项目执 行情况； 如果偏差超出允许范围，则找出原因并提出修 正措施。计划的动态变化，得出项目总体进度情况。在项目采购进度管理的过程中，分析了各个阶段采购进度的控 制措施和三方进度的协调。参考文献1 赵峰. 基于关键路径的挣值分析法的优化研究j. 工业技术经济,2007, 26(6): 59-63.2 盛新江. 浅谈带关键路径的挣值法评价方法j. 技术经济与管理研 究, 2006(16): 49.3 杨坤. 项目时间管理m. 天津: 南开大学出版社, 20064 alan webb著, 戚安邦等译. 项目经理指南: 项目挣值管理的应用m. 天津: 南开大学出版社, 2005