项目办公室—开始关口：评估你的现状(7)

1、 项目办公室开始关口：评估你的现状(7) 项目管理解决方案公司的评估从理解组织的商务目标开始。我们采用统一的评估工具(项目管理工作检查)，来了解组织的强项并确定需要改进的地方。项目管理评估的结果是分析报告、文档，以及一个项目管理改进计划。项目管理健康检查综合了来自所有项目管理过程中干系人的反馈。它是一个由问卷与访谈两部组成的过程，目的是最大限度地获得信息和最小限度地耗用组织内人员的时间。分析和发现将与项目管理方案公司的项目管理成熟度模型的相对应。这些分析与发现表明了项目管理当前的水平，以及达到项目管理成熟所必须的步骤。它还用于衡量组织中项目管理启动的进展情况。可交付成果。 项目管理评估的可交付

2、成果：*项目管理评估报告*项目管理改进报告项目管理评估报告将目标从项目管理健康检查中收集的信息综合起来。这些信息与项目管理成熟度模型统一对应，这将有助与识别出差距并发现改进途径。项目管理怪竟计划由一系列行动步骤与活动组成。这些步骤与活动是弥补差距并达到组织期望的项目管理成熟度水平所需要的。在制定计划时候，我要记住以下原则：*建立在强项的基础之上;*以最佳时间进行补充;*传授并采用新技能;*提供适当的支持结构;*保持简明扼要;*融合到组织中;*迅速地增加价值。参与者。项目管理评估由分析团队的一名成员领导。来自所有干系人的信息是准确评估所必不可少的。问卷在事前发出，随后的访谈设立为分组形式，以最大

3、限度地获得信息、最小限度地耗用员工的时间。项目管理评估需要以下各方的信息：*执行管理层*顾客/用户*关键中层管理者*项目管理*资源/部门经理*项目办公室总监*团队成员*项目支持员工*技术及其他支持员工项目管理评估的有效性取决与是否能获取参与与项目方方面所代表的真实信息。项目管理解决方案解决方案公司与客户召开会议，以确定合适的人选并有效的计划他们的时间。研究。根据项目管理协会项目管理知识体系指南中指出的最佳之间的各个原则醒目管理健康检查的文件分为以下9个部分：*项目范围管理*项目时间管理*项目人力资源管理*项目风险管理*项目质量管理*项目成本管理*项目采购管理*项目整理管理发现与前进途径。客户目

4、标和当前能力对应与项目管理成熟度模型。项目管理评估报告汇报了项目管理健康检查发现，以及当前能力与目标之间的距离。这个差距提供了制订项目管理改进计划的起点。项目管理评估报告与项目管理改进计划，确立了组织内事实战略项目管理的方向。评估中需要评审的事项。这些事项从一套项目中被挑选出来，而这些项目能代表整个公司中组织创意的所有方面与复杂性：*项目章程 又高级管理层发布的文件，授权给项目经理使用公司资源以满足项目用途。*成功标准 描述用来衡量项目成功因素的文件。这些因素可能包括进度和预算绩效、已开发产品实施时要达到的投资回报，以及对用户满意度的衡量。*项目的组织图 项目团队的图示，应该包括被指派到各个职

5、位人员的职位头衔和姓名，还应、应该确定所有用户与支持人员。与之相关的另一种文件是职责矩阵(responsibility matrix)，他说明了项目团队中谁负责什么，以及项目团队中每个职位的工作描述。*公司的组织图 公司结构的图示，应该包括被指派到各个职位的人员的职位头衔和姓名。*工作分解结构 所有项目执行工作的分级列示。这个文件应该包括工作分解结构字典，规定每项工作要素的定义。*产品分解结构 对项目将生产的产品的分级列示。*估算标准 项目管理团队使用的估算指南和实际数据。用来完成项目所需要的投入水平。这个标准应该确定执行估算的类型(例如，编码线、功能点分析、文件大小等)，以及估算过程中运用的

6、任何工具。*项目进度 包括基线。通知所有相关团队项目活动何时开始与结束的文件。进度应该确定谁在从事何种工作，以及它的后续活动。*每周时间/活动状态报告 项目管理团队使用的用于确定项目状态的数据。*最后6个外部的项目状态报告 向项目团队外部发布的任何报告，用于传达项目状态。*项目财务报告 包括预算基线(budge baselines)。项目管理团队使用的反映项目财务状况的数据。*项目计划 包括成本与进度管理计划(cost and schedule management plans)。确定项目将如何管理，以及最终开发的产品是什么文件。这个文件通常在项目进行计划活动时被制定出来，它应该包括对可交付成

7、果签署同意过程的详细概述,还应该包括对所有可交付成果完工或取消时，项目将如何收尾的叙述。这个文件是一个管理文件，而不是一个技术文件。*产品/软件开发生命周期文件 任何支持项目发展生命周期的文件，可能包括诸如设计文件模板、用户文档指导和版本注释说明等事项。*项目沟通计划 描述沟通(包括项目状态报告)是如何发生的文件。*风险确认与缓解计划 描述项目风险、发生概率，以及用来缓解风险的战略文件。它还应该描述如何确定并量化项目风险。*需求管理计划 描述在项目生命周期过程中，如何定义并管理需求的文件。*质量保证计划 描述公司如何评述项目绩效，以确保项目满足公司质量标准的文件。质量保证经理应被确定。*质量管

8、理计划 包括测试文件，描述项目如何满足公司质量标准的文件。此文件还应该包括对所有质量控制活动的详细描述(包括同行评审和审计)。它应该确定担负质量控制活动的各种特定资源。*质量控制计划 描述项目如何实施质量控制活动(包括同行评审和审计)的文件。它应该确定承担管理与执行这些质量控制活动的各种特定资源。以软件开发为例，质量控制计划应该包括活动参照的标准，还包括表格、编码标准、缺陷定义和精确代码，再辅以所有适用的报告标准。*变更管理计划 描述如何管理项目范围变更的文件。变更管理委员会的组建，包括会议召集的频率，应该在此计划中详述。*变更要求和登记 用在项目变更管理过程中的文件。*同行评审报告 同行评审

9、会议的纪要与笔记。*行动事项跟踪文件 用来跟踪项目行动事项的文件。*项目办公室章程 描述项目办公室的任务与贡献的文件。*分包商合同 对适合分包商的在项目中使用的工作说明，包括合同条款进行描述的具有法律约束的文件。*项目团队培训计划 对项目可以提供给团队成员的所有培训进行描述的文件。*经验教训报告 项目累积至今所有已执行的事后事项。*项目杂项文档 包括以下内容：项目状态会议议程、项目会议纪要、开会会议议程和纪要。*时间报告系统sop与工作时间表数据 描述时间如何被记入一项工作，并被用于项目状态报告中的文件。工作时间表数据应被审核，以决定实际时间消耗，并用来修改估算标准。*可视/作战室和程序 如果

10、项目可视室存在，它是所有项目可视室的文件。项目管理解决方案公司的评估从理解组织的商务目标开始。我们采用统一的评估工具(项目管理工作检查)，来了解组织的强项并确定需要改进的地方。项目管理评估的结果是分析报告、文档，以及一个项目管理改进计划。项目管理健康检查综合了来自所有项目管理过程中干系人的反馈。它是一个由问卷与访谈两部组成的过程，目的是最大限度地获得信息和最小限度地耗用组织内人员的时间。分析和发现将与项目管理方案公司的项目管理成熟度模型的相对应。这些分析与发现表明了项目管理当前的水平，以及达到项目管理成熟所必须的步骤。它还用于衡量组织中项目管理启动的进展情况。可交付成果。 项目管理评估的可交付成果：*项目管理评估报告*项目管理改进报告项目管理评估报告将目标从项目管理健康检查中收集的信息综合起来。这些信息与项目管理成熟度模型统一对应，这将有助与识别出差距并发现改进途径。项目管理怪竟计划由一系列行动步骤与活动组成。这些步骤与活动是弥补差距并达到组织期望的项目管理成熟度水平所需要的。在制定计划时候，我要记住以下原则：*建立在强项的基础之上;*以最佳时间进行补充;*传授并采用新技能;*提供适当的支持结构;*保持简明扼要;*融合到组织中;*迅速地