财务操作手册

1、1.0 序言 为保障财务工作有章可循，特制定本财务管理制度，并汇集成财务操作手 册供物业总经理、财务部人员运作参考。1.1 制定财务管理制度的基本原则1.1.1 遵循国家法律、法规的规定，物业服务中心制定内部财务管理制度，严格遵守国 家法律、法规，依据并遵循：(1) 财经法规 中华人民共和国会计法 企业会计准则 企业财务通则 房地产开发企业会计制度 施工、房地产开发企业财务制度 财政部关于物业管理企业执行房地产开发企业会计制度有 关问题的通知 财政部物业管理企业财务管理规定 其它现行法规(2) 外商投资企业的法律、法规 中华人民共和国中外合资经营企业法 中华人民共和国中外合资经营企业实施条列(

2、3) 其它现行法规; 不违背国家统一规定，确保国家财务法规的有效实施。1.1.2 充分体现企业营运特点及管理要求 物业服务中心制定内部财务管理制度，充分考虑企业性质，组织形式，营 运特点和管理要求，具有可操作性，以保证企业经营目标的顺利实现。 1.1.3 全面规范企业各项财务活动 物业服务中心制定内部财务管理制度，要体现全面性原则，使物业服务中 心的财务管理贯穿于营运的全过程。对中心内部各部门关系，财务管理体制以 及相关职责分工均作出规范，确保企业财务活动有序运行。2.0 组织机构及核算原则 xx广场将在以xxxx物业顾问（北京）有限公司名义设立的非 法人分支机构（xxxx物业顾问（北京）有限

3、公司成都分公司）下单 独设立xx广场物业服务中心进行项目的物业服务工作。 xx广场物业服务中心将根据中华人民共和国会计法及相关财经法规的规 定，单独设立账套进行账务核算。根据合同的约定，xx项目物业服务费计费 方式约定为酬金制，xx广场物业服务中心将遵照物业管理条例的规定按酬金 制进行财务核算。 建立责权明确的内部财务管理体制。物业服务中心之财务管理结构为分公 司总经理- 项目物业总经理-物业服务中心财务部。该项目之所有重大事项由分 公司总经理审核决定。物业总经理负责全面主持该项目的日常工作，对分公司 总经理及业主方负责，物业服务中心财务部负责具体财务工作并向项目物业总 经理负责。3.0 财务

4、岗位设置 物业服务中心财务部岗位设置暂定为2人，今后如因业务核算需要而需增 加人手，将再报业主方批准。3.1 会计 项目设置会计1名，全面负责项目财务的核算工作，对项目物业总经理负责 并向项目物业总经理汇报工作，同时接受分公司财务的监督管理。工作职责:(1) 向物业总经理负责，具体主持管理处财务部的管理工作，做好物业总经理的助手。(2) 组织财务部门的政治学习、法律规范学习，要求所有财务人员遵纪守法， 按照财政部中国人民银行颁布的有关金融管理条例管理好财务工作。(3) 负责账务核算，包括:填制记帐凭证并审核所附原始单据文件是否齐全、 有效、合法；会计科目、金额是否准确；签字是否齐全；据此登记总

5、帐、 明细分类帐；做好“科目汇总表”及试算平衡；定期（月、季、年）编制 科目发生额、余额表；编制（月/年）各种财务报表（对内、对外）；(4) 负责各项税金计算，编制各项应纳税明细表,按时交纳税金；(5) 检查、监督各项费用的及时收缴和管理，保证管理处的正常运转。(6) 审核、控制各项费用的支出，杜绝浪费。(7) 组织、拟定物业管理费等各项费用标准的预算方案，呈送物业总经理、公司总经理、业主方和相关主管部门审核，修改决定。(8) 研究、熟悉各种工商、财会及税务管理制度，运用法律、政策手段保护管理处的合法权益。(9) 根据物业管理行业的特点及实际情况制定财务管理制度的细则。(10) 负责每月向公司

6、上报所需报表。(11) 完成物业总经理交办的其他事项。3.2 出纳 项目设置出纳1名，全面负责项目资金及票据管理工作，对项目会计负责， 同时接受分公司财务资金票据的监督管理。工作职责:(1) 负责现金收入存放银行；(2) 负责现金保管；(3) 登记现金及银行存款日记帐，进行银行存款对帐，余额调节；(4) 严格遵守现金管理办法，严禁超额存现，每日结出现金余额，不得擅自挪用现金，严禁白条抵库；(5) 每日编制流动资金日报表，准确及时掌握帐户余额，避免出现透支情况；(6) 日记帐核算应做到日清月结；(7) 严格支票管理，不得填写空白及远期或无日期支票，认真填写支票登记本；(8) 妥善保存发票支票等重

7、要凭单；(9) 严格发票管理，严禁转让、套开、超位填写与实际内容不符的发票及其他不符合发票管理规定的行为；(10) 及时交纳各项税金；(11) 及时清理往来帐户，及时核销内部借款及外部往来款；(12) 不得兼管稽核、会计档案保存和收入、费用、债权、债务帐目的登记工作；(13) 做好会计资料、信息的保密工作；(14) 完成物管处会计交办的其他事项。4.0 会计基本管理制度4.1 会计核算原则(1) 会计核算工作必须遵守中华人民共和国法律、法规的有关规定；(2) 会计年度自公历每年一月一日起至十二月三十一日止；(3) 会计核算工作采用借贷复式记账法，根据收付实现制的原则记账；(4) 会计核算工作以

8、人民币为记账本位币，外汇资金的往来以中华人民共和国 国家外汇管理局每月一号公布的外汇牌价折算成人民币记账，同时另记外 币账户；(5) 会计凭证、会计账簿、会计报表等各种会计记录都必须根据实际发生的经 济业务进行登记，做到手续齐备，内容完整，编报及时，计算准确；(6) 所采用的会计处理方法，前后各期必须一致，不得任意改变；(7) 物业总经理将指派专人，定期或不定期地对资金和财产及库存物资进行抽 查审核。4.2 会计档案管理制度 会计档案工作是物业服务中心基础管理的重要组成部分，是维护公司经济 效益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。为加强物业服务中心会计档 案管理，健全财务部基础管理工作，特

9、规定如下：(1) 会计档案规定包括：会计凭证、会计账簿、会计报告、审计报告、财务会计制度、与经营管理和投资人权益有关的其它重要文件（如：合同、章程、董事会决议、长期经济合同等）、财务管理规章制度及办法、财务问题的请示报告及批复、财务成本费用考核办法、收费办法及标准、月季年度决算等。(2) 物业服务中心会计档案必须妥善保存，不得损毁。会计凭证，会计账簿和月季会计报表，至少保存15年（保存期满销毁时应抄具清单，经分公司主管部门同意后销毁，清单应永久保存）。会计年度报告（包括：清算会计报表）及其它重要会计档案必须永久保存。(3) 借阅会计档案材料，必须办理借阅手续，一般就地阅读。要借出档案室必须经财

10、务部门负责人批准，借出时间一般不超过二天。(4) 借阅材料必须认真保护，不得遗失、涂改、勾画或毁坏。借阅期满应按时归还，有违反者追究其责任。外单位借阅物业服务中心档案材料，必须经分公司总经理批准，签字后方可借阅，就地阅读不可携走。(5) 财务档案应由财务部指定专人整理、保管。(6) 项目清算时，会计档案在清算结束时应当移送分公司财务部门保存。(7) 移送会计档案清单，应当抄送分公司财务部门。会计档案保管期限表档案名称保管期限档案名称保管期限一、会计凭证三、报表 1.原始、记账、汇总凭证15年1.主要财务指标快报3年其中：涉及外事凭证永久2.月、季度会计报告5年 2.银行存款调节表3年3.年度决

11、算报表永久二、账簿四、其它1.日记账15年1.会计移交清册15年其中：银行、现金日记账25年2.会计档案保管清册25年2.明细账15年3.会计档案销毁清册25年3.总账15年注：会计报表均包括文字分析部分4.固定资产卡片报废清理后保存5年5.辅助帐15年6.涉及外事帐永久4.3 重要票据管理办法 为加强对重要空白票据的使用和管理，防止使用中出现纰漏，给物业服务 中心带来损失或不良影响，现作如下规定：4.3.1 重要空白票据（如：支票、发票、收据等）购入及使用必须即时登记，注明： 票据号码、领用人、领用日期等情况；4.3.2 重要空白票据只有在使用时才能加盖印章，不用时不加盖有关印章；4.3.3

12、 票据使用后要进行核销登记，对核销的票据号码、领用人、核销人等情况应作 详细记录，接受分公司财务部的严格监督；4.3.4 项目出纳应在每周五下班前向分公司财务部报送重要票据使用情况周报表，并 在每月末将重要票据使用情况周报表随同其他月报表一起报送分公司财务部。5.0 资金管理5.1 账户管理 项目单独设立银行账户对项目资金进行管理，包括收取的物业服务费、保 证金押金、各种代收代付水电费等；支付的各种运营成本、物业服务费用、税 费等。即所有项目物业服务收支均单独在该银行账户下进行核算。5.2 现金管理规定 为加强现金管理，根据现金管理暂行条例制定本规定。5.2.1 物业中心的经济往来，除国家规定

13、可使用现金的情况，必须通过银行进行转帐结 算。下列范围内可使用现金：(1) 支付职工个人工资、奖金、工资性津贴、补贴、劳保、福利、医疗费等；(2) 支付个人劳动报酬、咨询费、讲课费等其他工作报酬；(3) 出差人员必须随身携带的差旅费；(4) 结算起点在1000元以下的零星支出。(5) 特殊情况下必须支付的现金：(6) 到外阜采购因地点不确定交通不便需要支付的款项；(7) 须到个体摊商、集，农贸市场购买的各种款项或运费；(8) 特殊情况下的佣金支出。5.2.2 物业中心的现金支付应依照以下规定办理：(1) 全权管理项目的物业总经理每月给予一定数额备用金，用以支付日常现金 支出或购维修所需配件，其

14、支出规定如下：a） 备用金额度暂定为人民币1000元；b） 从备用金中支出费用，其支出报销凭证需由申请人签署，并附上这些杂费的支持文件资料，经部门负责人、会计核准，物业总经理审批后才可支付，同时收款人应于报销凭证上签收；c） 备用金的补充应基于偿还先前的杂费来运作，备用金浮动量应限于分公司预先设定的额度，由项目出纳与分公司财务联系领取，同时分公司财务将开出备用金等额支票一张入进分公司账户；d） 出纳员申请补充备用金应填制“备用金申请表”，根据“流动资金日报表”中现金状况申请备用金补充，并由物业总经理签批；e） 备用金必须根据每月可预见性预算费用进行支出；f） 出差及业务招待费的支出须根据出差及

15、业务招待费申报规则执行；g） 遇有特殊情况下可预先申请增加备用金额度以应支出。(2) 现金超限额部分，应及时存入银行；5.2.3 物管中心出纳可从库存限额内支付现金，但不得从收入中坐支现金；5.2.4 出纳人员必须严格遵守现金开支标准，认真审查原始凭证，逐日序时登记现金 日记账，做到日清月结，账款相符。5.2.5 出纳人员取送现金必须两人同行，数额较大要汽车接送，严格执行专事专办原 则，做到人不离钱。5.2.6 出纳人员应保管好库存现金，现金支票，下班时应将现金放入保险柜内，要使 用密码，钥匙随时携带。5.2.7 各部门收取现金，应及时送到财务部，由出纳人员及时送存开户银行。5.2.8 经营过

16、程中发生的长、短款不得相抵，现金损失经物业总经理及分公司总经理 审批后方能处理。5.2.9 经管现金收支的出纳人员不得进行会计记账，负责记账的会计人员不得经管现 金。5.2.10 严禁下列情况发生： 用白条或不符合规定的凭证顶替库存现金； 编制用途套取现金； 利用账户替其他单位和个人套取现金； 将公司的现金收入按个人储蓄方式存入银行； 保留账外现金。5.2.11 每月最后一天应由出纳人员进行现金盘点并编制“现金盘点表”，确保现金账实相符，由会计主管人员监盘，物业总经理签字。5.2.12 分公司财务负责人定期或不定期对现金进行抽查。5.2.13 出纳人员应于每天下午5点前向物业总经理及分公司财务

17、部报送“流动资金日报表”。5.3 银行存款管理规定5.3.1 为加强银行结算管理，管好用活资金，根据国家有关规定（除可以用现金支付的 例外），无论物管中心与外单位或公司内部经济往来都必须通过银行办理转账 结算。5.3.2 物管中心的收入都应存入开户银行，随时掌握银行存款余额。5.3.3 办理银行支付手续时，应由申请人填写“支付申请表”及“支票请领单”，严 格按照分公司有关物管中心费用审批权限的规定完成相应签批手续后，到出纳处办理款项的结算。5.3.4 公司业务人员一次持支票不得超过两张，使用后应在2日内将发票及入库单据返回财务部。5.3.5 出纳人员应严格执行开支标准，认真审查原始凭证，及时登

18、记银行日记账，日 清月结，账款相符。5.3.6 出纳人员应保管好支票，使用前不得加盖印鉴，下班前应将支票放入保险柜内，印鉴和支票分开存放。5.3.7 出纳人员应定期向银行索取银行对账单，及时与银行日记账进行核对，月份终 了，单位账面余额与银行对账单余额之间如有差异，必须逐笔查明原因。做出“银行余额调节表”。 5.3.8 严禁以下情况发生：(1) 出租、出借银行开立的账户；(2) 转借支票；(3) 填开空头支票，远期支票，无日期支票；(4) 挪用公款、公款私存等。5.3.9 出纳人员应将“银行对帐单”，“银行存款余额调节表”按时间顺序装订成册， 妥善保管。5.3.10 现金、转帐支票、电汇凭单等

19、银行票据应由出纳人员向银行购买并保管， 并按时间顺序在票据领购和使用时填写相关银行票据领用登记表。5.3.11 银行票据遗失应在第一时间向物业总经理、财务负责人及分公司总经理通报， 根据银行结算办法，及时向银行办理挂失手续，并通过相关媒体声明作废，如票据遗失给公司造成损失的，应对相关责任人做出处罚。5.3.12 严格落实银行印鉴分管制度。空白银行票据、财务专用章、法人名章、会计名章须分别保管，禁止一人管理。印章遗失或印鉴中的名章更换，应及时向银行申请更换预留印鉴。5.4 印鉴管理5.4.1 预留银行印鉴由分公司财务专用章及分公司总经理人名章组成；5.4.2 财务专用印章及分公司总经理人名章实行

20、中央控制，分公司财务部保管财务章，分公司总经理保管其个人名章；5.4.3 财务专用印章及分公司总经理人名章一般情况下不得携带出公司，如确因工作 需要带出公司的，应由分公司总经理批准，由分公司出纳负责监督使用；5.4.4 财务专用印章及分公司总经理人名章禁止出借，禁止无故盖印。6.0 审批权限及流程6.1 前期开办期间的费用支付审批流程6.1.1 开办费使用范围及审批流程 前期开办费使用范围以xx广场前期物业服务合同补充协议为依据，每月25日由人力资源及行政部汇总各部门的物资采购及用款计划并报业主方审批，业主方按采购计划中所需金额在当月底前转账支付该笔款项到项目的银行账户中，项目收到款项后向业主

21、方开具收据。 物品采买过程中所需使用的表格和单据均采用业主方指定的格式，供货商发票抬头写业主方公司名称“成都xxxx房地产有限公司”，并向业主方实报实销以充抵暂借款项。审批流程见xx广场物业服务中心开办费使用流程。6.1.2 前期其他费用支出审批流程 除xx广场前期物业服务合同补充协议中确定的开办费以外的前期费用支出，包括前期介入的人工成本及日常费用等，按照经由双方共同确定的项目运行管理费预算标准并采用实报实销的方式由业主方按月拨付。 前期介入所产生的费用支付方法为：经业主方于每月末前确认服务中心申报之当月费用金额后（实际向业主方申报金额为当月费用金额的105%），由服务中心根据已确定的费用清

22、单，根据双方协议中的约定向业主方出具正式发票，业主方据此相关文件于次月5日前转账支付这笔费用到服务中心的银行账户中。 6.2 项目运营期间的费用支付审批流程 6.2.1 预算内费用范围 (1) “xx广场前期物业服务合同补充协议”附件二“开办费物资详表”。 (2) 审核通过的年度预算及月度预算。6.2.2 预算外费用范围 (1) 服务中心日常运营需要的合理费用，并且在预算中未列示的费用项目； (2) 服务中心日常运营需要的合理费用，费用项目在预算中有列示但费用金 额超出预算的费用。6.2.3 预算内费用支出权限及审批流程 预算内费用支出200元以内(含200元)由项目物业总经理审批，预算内支出

23、200元以上由分公司总经理审批，预算内支出15000元以上（含15000元）由业主方审批，审批流程如下： 申请人 部门主管 财务主管 项目物业总经理 分公司财务负责人 分公司总经理 业主方6.2.4 预算外费用支出权限及审批流程 预算外费用支出，无论金额大小，需先填写“预算外费用申请表”，报开发商及分公司总经理审核同意后方可支出，审批流程如下： 申请人 部门主管 财务主管项目物业总经理 分公司财务负责人 分公司总经理 业主方7.0 采购管理7.1 物品采购的申请范围7.1.1 凡服务中心为提供服务、管理所需要的物料、工具等，均属采购申请范围。 7.1.2 下列有形产品如仓库无储存时，应提出采购

24、计划： (1) 公用设施设备、装置运行、维护保养、检修和更新所需的材料、配件、组 件、单机和整机； (2) 为便于服务和管理所需添置的设备、设施、装置； (3) 房屋本体及其他公共配套设施修缮所需要的材料。7.2 物品采购的申报程序7.2.1 计划采购物品的申报程序 (1) 各部门应于每月25日前编制下月“采购申请单”； (2) “采购申请单”应于每月25日交人力资源及行政部进行汇总； (3) 审核无误的“采购申请单”报物业总经理及分公司总经理审批（根据审批权限），涉及开办费的参照xx广场物业服务中心开办费使用流程 执行； (4) 分公司总经理审批同意后，人力资源及行政部采购员按采购申请购买。

25、7.2.2 应急物品的申报程序 (1) 应急物品的标准： 突发性急用物品； 仓库中没有储存的。 (2) 应急物品的申报程序： 使用部门填写“采购申请单”； 根据审批权限交领导审批； 审批同意后交公司采购员购买。7.3 物品的采购7.3.1 计划物品的采购 (1) 采购员在采购物品时，应按申购要求选择所需物品。(2) 采购员在采购物品时，应按照供应商评审与管理作业规程中的相关规定选择评审合格的供应商。 (3) 采购单位数量在10个以上的物品时，原则上应通知评审合格的供应商送货上门；(4) 采购量不大或其他原因使供货商不能送货上门的，由采购员到评审合格的供应商处购买； (5) 采购价值在20元以上

26、的物品时，采购员必须要求供应商提供正式的商品销售发票；(6) 采购员原则上应到评审合格的供应商处购买，如合格供应商处没有所需物品，应到物优价廉、距离较近的正规商店购买。(7) 采购员应将采购回来的物品及时送交仓库办理验收入库手续。(8) 物品采购发生的费用，由采购员按照xx广场物业服务中心费用报销审核作业规程中的相关规定到财务部办理费用报销手续。7.3.2 应急物品的采购(1) 采购员凭审批完整的“采购申请单”及“支付申请表”到财务部办理借支手续；(2) 财务部出纳按照xx广场物业服务中心费用报销作业规程中的相关规定借支现金或支票； (3) 采购员原则上应到评审合格的供应商处购买，如合格供应商

27、处没有所需物 品，应到物优价廉、距离较近的正规商店购买。 (4) 采购员应将采购回来的物品及时送交仓库办理验收入库手续。 (5) 物品采购发生的费用，由采购员按照xx广场物业服务中心费用报销审核作业规程中的相关规定到财务部办理费用报销冲借款手续。8.0 固定资产管理 固定资产是指使用期限在两年以上，且单位价值在2000元以上用于进行物业服务的主要设备、机器、机械、运输工具及其它与生产经营有关的设备、器具、工具等；单位价值低于2000元，但使用期限超过两年的，也应作为固定资产。 8.1 资产的采购及入库 采购固定资产，应按xx广场物业服务中心开办费使用流程办理。采购回的资产由人力资源及行政部资产

28、管理员验收入库，相关维保单由资产管理员存档，入库时需填写入库单，并由资产管理员、部门负责人、采购员签字入库。入库单应列示从供应商处收到的资产名称、规格型号、种类、数量、金额等内容，详细检查收货与订单是否相符、资产有无损坏、供应商提供的发票与资产名称、金额等是否相符。资产管理员应对入库的固定资产登记“固定资产管理台帐”、建立“固定资产卡片”，对每件固定资产进行编号。固定资产台账及固定资产卡片应详细列明各资产的具体情况，如：资产名称、购入时间、规格、型号、取得时间、原始成本、使用年限等。8.2 资产的出库及领用使用人员在资产管理员处领用固定资产，需事先得到使用部门主管及人力资源及行政主管的批准，由

29、资产管理员登记“员工固定资产及重要物品领用卡片”，使每位员工占用公司资产及重要物品的情况得以清晰体现。同时使用人应在“固定资产卡片”和“员工固定资产及重要物品领用卡片”上签字。员工领用固定资产以外的其他资产，应在人力资源及行政部办理领用手续。人力资源及行政部应在每季度结束后10日内向分公司物业负责人报送电子版 “固定资产管理台帐”，同时抄送项目财务部及分公司财务部。8.3 资产的使用及保管 属于个人专用的项目资产。员工仅拥有有限的使用权和有限的维护权，只能用于处理与工作相关的业务。为了延长固定资产的使用寿命，员工应在下班或外出办事时将自己的所用机器关闭。员工离职时，个人专用设备应由公司指定的设

30、备技术人员验收签字后，方可到人力资源及行政部办理固定资产入库和工资结算手续。公用办公设备，如复印机、打印机、传真机、服务器、投影仪、笔记本电脑、扫描仪等，由人力资源及行政部指定专人负责保管，负责为项目所有部门、员工提供服务。携带笔记本电脑，投影仪等公用设备出公司，用于活动、维修等，必须经过人力资源及行政部批准，并进行登记。对于员工个人、部门专用的资产，个人、部门只有有限的使用权和保养义务，不论何种原因发生的资产损坏，必须报知人力资源及行政部安排维修，不得擅自拆卸机器维修、更换配件。对违反本条款规定的员工，处以100500元的罚款，具体金额根据实际情况由人力资源及行政部确定。8.4 资产的清查、

31、盘点 固定资产盘点由人力资源及行政部执行，财务部监盘，每半年进行一次。固定资产盘点应确保项目资产帐帐、帐卡、帐实相符。盘点后资产管理员应及时编制固定资产盘点报告书，并对资产的盘盈、盘亏情况进行调查和处理。固定资产盘点报告书应同时报分公司财务部及业主方备案。 8.5 报废处理 各部门所使用的固定资产损坏，造成不能使用必须报废的，各使用部门应填写“固定资产报废申请表”，注明：报废原因、报废时间、财产名称、已使用时间、保管人等情况，报人力资源及行政部出具处理意见，经物业总经理、分公司总经理、业主方批准后，送财务部并报业主方备案。9.0 仓库管理制度在设有仓库之管理项目，应安排专人管理仓库，并独立设置

32、存货台帐。为确保存货出入仓库手续清楚，存货使用规范，现作规定如下：9.1 存货备料申请(1) 为了杜绝浪费及积压材料，各部门购买材料，应先到仓库处查核是否无存货或不足需要量；(2) 为了避免材料短缺，每月下旬根据常用材料最高、最低之储备量，据实作出备仓采购计划，并交各部门主管、项目物业总经理审核，以保证服务中心之正常运作。9.2 入库管理(1) 采购员购回物料后，将货物送入仓库，同时将送货清单（送货清单一定要加盖售货方印章）交给仓库管理员；(2) 仓库管理员根据以上单据联同使用部门人员验收物品，无误后填写入库单。交采购员签名，并交行政经理审核，然后根据手续完备入库单进行记帐；(3) 入库单一式

33、三联，采购联为采购员留存备查之用，财务联为采购员报销之附件，连同发票交财务部；(4) 存根联为保管员记帐之原始凭证。9.3 物品存放管理(1) 仓库管理员须将货物合理分类，以便管理；(2) 货物可以分为：固定资产类，低值易耗品类、材料类及其他存货类；(3) 仓库内要保持干爽、整齐、清洁，所有物品摆放要有秩序，仓库内的物资必须按类别、固定位置存放；重的物品放下面，轻的物品放上面；易燃物品（如油漆、天拿水等）须单独存放，远离电线；仓库内须摆放有能正常使用的灭火器；仓库内绝对禁止吸烟及明火。9.4 出库管理(1) 各部门领料，必须先到仓库管理员处填写出库单，再获取部门主管、人力资源及行政主管签字审核

34、后，到仓库领料；领料后领料人及仓库管理员都要于出库单上签字证明货已出库；(2) 出库单一式三联，仓库联为保管员登帐之用，财务联为保管员在月终随仓库报表交财务部，存根联为领料人留存备查；(3) 存货必须按照“先入先出”之原则进行领出，以确保材料无变形、无变质情况；(4) 任何保管理处人员借用设备、工具时均须填写“设备、工具借用单”，经部门主管、人力资源及行政主管审批后方能借出，借用人要于借用单上签字确认，做到“谁签字谁负责”，归还如发现有损坏，由借用人负责赔偿；(5) 消耗性物料（如工程材料）之领用，必须向仓管员以旧换新。9.5 退库管理(1) 退库程序与入库程序相同(2) 退库时不能填写“入库

35、单”，而要在“出库单”上用红笔填写，以红字冲出库，同时注明退库字样及事由；(3) 登帐时不能在入库栏填写增加，而应在“出库栏”以红字冲减出库数，从而增加库存数；9.6 报废管理部门报废物料均需填写“物料报废申请表”，经部门主管，人力资源及行政主管、财务部、物业总经理查实审批后才可办理报废销帐手续。(1) 合理报废的，由仓库管理员按以上程序申请报废，凭批准单作出库处理，以冲减存货；(2) 非合理报废的，由仓库管理员按以上程序申请，行政主管、财务主管在申请表注明处理结果，保管员凭单冲减存货；(3) 如为借用出库之物料进行报废，可凭“物料报废申请表”换回“借用单”，保管员凭单做出库处理，在借用表上注

36、明报废。9.7 盘点(1) 保管员应经常对所存物品进行清点，并与帐簿进行对比，如帐实不符应主动查找原因。行政部、财务部每月月底时对仓库进行盘点，保管员填“盘点表”，财务部核实，查出盘亏、盘盈原因，并做出相应处理；(2) 盘点时除对实物进行盘点，还需检查帐簿，抽查“入库单”、“出库单”；(3) 无论盘盈、盘亏，均须经物业总经理同意后才能执行处理意见。9.8 报表月终仓库各处管理员须做收发存月报表交财务部，财务部做审核后交物业总经理审批。9.9 其他(1) 做好各部门工所持工具的管理，领用工具之人员须半年一次上报所持工具的清单，由部门主客确认后交仓库管理员核对；(2) 各部门已领出之公用工具、物资

37、须自行负责保管，交班时要写入交接班记录；(3) 仓库钥匙由仓库管理员保管，非仓管人员未经许可绝对禁止进入仓库或擅自取货，仓内不得寄存任何私人物品，确保仓库物品之安全。 10.0 供应商评审与管理 10.1 供应商评审的范围 10.1.1 指为服务中心采购有形产品时（至少合作两次以上）的供货商均为需要进行评 审的供应商。 10.2 供应商评审的原则 10.2.1 货比三家择优录取的原则。 10.2.2 平等竞争，公正、公开、公平评审的原则。 10.2.3 不以价格作为惟一选择条件的原则。 10.2.4 不取最低价的原则。 10.2.5 长期合作，双赢互利的原则。 10.2.6 至少选取三家供应商

38、进行评审的原则。 10.2.7 供应商评审委员会的组成 供应商评审委员会的组成包括： 分公司总经理、物业总经理、人力资源及行 政主管、财务主管、产品使用部分负责人、业主方代表。10.3 供应商评审的内容10.3.1 进行供应商评审时，至少应评审供应商以下几方面的优劣： (1) 依据其产品说明书，质保期等比较产品的质量、性能及其稳定性； (2) 与市场价对比其价格的优劣； (3) 根据以往合作情况或供应商资质等级等评审其公司信誉履约信誉与 社会信誉度； (4) 是否签订售后服务协议，售后服务是否能满足使用产品的需求； (5) 付款方式：要求1000元及以上转帐支付，是否预付款等； (6) 交货方

39、式、交货周期：是否送货上门，交货是否及时等； (7) 公共关系优劣； (8) 品牌知名度或美誉度等； (9) 供应商内部运作状况：是否通过质量管理体系认证等。10.3.2 上述九个评审要素中的(1)-(4)点为必须进行详细评审的基本要素；(5)-(9)点为应 当进行供应商评审的重要要素。10.4 供应商参加评审的基本条件10.4.1 有营业执照，合法经营。10.4.2 有资质证书。10.4.3 能够提供明确有效的质量保证证明凭据。10.4.4 向服务中心提供本规程10.3款中的基本要素的详细数据和承诺。10.5 供应商评审的方法10.5.1 逐项收集证据、对比打分法： 人力资源及行政部依据公司

40、的采购需求，对外初选至少三家以上的供应商作为合格供应方的评审对象，对照本规程10.3款中的各项评审要素逐项收集证据(数据、凭证)，供应商评审委员会逐条进行加权打分，最后选取分值较高的供应方三家提供给分公司总经理进行筛选(详见“供应商评审表”)。10.5.2 现场比对： 先计算出每种候选供应方的质量价格比后，再选取相对较优的三家供应方，然后用10.5.1项方法逐项比较最后确定。10.5.3 对于重要的(大宗的)对外采购或对外委托服务，打分时应由评审人员分别独立 打分，然后去掉最高分和最低分后选取中间分平均后计算出评审分。10.5.4 对于少量或价值很低的采购，可以参照上述方法进行简化评审；对于所

41、需采购 物品没有合格供应商的，参照本手册第7.3.1款中第(6)条执行。 10.6 供应商相应评价等级与供货选择建议优秀：90100分a优先订货或加大订货量，建立合作伙伴关系良好：8090分b优先订货或维持原有订货量合格：7080分c维持原有订货量或适量减少订货量基本合格：6070分d列为下年度重点改进供应商，减少订货量不合格：60分e10.7 合格供应商的管理10.7.1 合格供应商的分类建档 人力资源及行政部应当对合格供应商及时分类建档，类别参照如下：(1) 大型机具（如：升降机、割草机等）；(2) 软件类（如：cad软件等）；(3) 服装类（如：工作服、肩章等）；(4) 办公用品用具（如：笔、打印纸、电脑等）；(5) 工程用品用具（如：螺丝刀、灯泡、油漆等）；(6) 绿化用具类（如：平剪、竹扒等）；(7) 清洁物品类（如：扫帚、洗手液等）；(8) 印刷品、标识标牌类（如：印名片、制标牌等）；(9)