第59中国教学仪器设备展示会务接待部工作方案

1、第59届中国教学仪器设备展示会务接待部工作方案一、工作目标根据59届展示会“务实、高效、精细、和谐的要求，会务接待部，积极落实展示会的有关要求，认真做到热情周到、安全有序、文明高效，为大会的成功召开提供坚实的会务保障和优质的服务。二、人员组成会务接待部：主 任：王会军 负责会务接待工作并分管前期筹备组、交通礼仪组、应急处理组和重要会议。副主任：张华良、周洪刚、朱国建、张庭福、李豪、虞望圣、包超明、陈敏生协助负责会务接待工作并分管现场服务组、贵宾接待组及所有的餐饮、住宿。成员：徐飞、杨凡、於晓东、郑少艾、莫世荣、丁伟立、陈红、陈伟华、项小静、杨小雪、屠康丽、王荣棠、王国平、曹南兴、石已黎、屠元成

2、、许夷成、刘晓红、王晓东、郑希佳、谢碧裕、王云鹏等。 下设五个组：1、前期筹备组：主要负责接待方案、票务方案和交通方案等方案的制定；与gqy、旅行社、宾馆及义乌方等单位的联系和协议及前期礼品、资料等筹备工作。组长：王会军 副组长：张华良 成员：於晓东、杨凡、莫世荣、丁伟立、陈红、屠康丽、王荣棠（负责所有票务工作、兑换餐券）。2、现场服务组：主要负责各有关宾馆的接待、住宿用餐安排包括宾客引导、资料礼品发放、票务工作、活动信息公告提醒和现场咨询等）。 总组长：丁伟立 义乌1人 协助人：陈伟华、王荣棠第一组：屠康丽、项小静、石已黎（文印）、义乌1人、旅行社1人、礼仪2人、天恒国际大酒店 第二组：曹南

3、兴、义乌1人、旅行社1人 、礼仪2人 义乌大酒店第三组：杨小雪、义乌1人、旅行社1人、礼仪2人 颐和大酒店 第四组：刘晓红、义乌1人、旅行社1人、礼仪2人 义乌国际大厦 注：各小组第一人为该小组组长，全面负责本组所在宾馆的现场服务工作。23、24、25日的会务接待曹南兴在天恒协助屠康丽。王荣棠负责订票、换餐券及和展馆餐饮处的工作联络确保中午用餐安排并主要配合丁伟力的工作。陈伟华主要确定领导的行程配合丁伟力的工作。3、重要活动组：根据会议和活动的方案负责重要会议和活动的场地安排和管理、布置、席签、领导引领和接待等工作。组长：杨凡 副组长：莫世荣 成员：陈伟华、王荣棠、屠康丽、项小静、曹南兴、石已

4、黎。（杨凡：对所有重要活动负总责，检查、指导、督促本组人员的工作并单独负责高峰论坛、新产品发布会、采购发布会；莫世荣：负责接待晚宴、答谢晚宴和开幕式；屠康丽负责：联络员会议和活动；项小静：负责教育部会议和团长会议；其他同志服从组长安排本着分工不分家的原则积极协助、配合有关活动）4、交通礼仪组：负责大会期间所有交通调度方案的制定、实施；负责礼仪安排方案的制定和实施等工作；负责和旅行社的联系。 组长：於晓东 副组长：陈红 成员：王国平、王晓东、郑希佳、谢碧裕、王云鹏、屠元成、许夷臣。接待站8人（其中26日4组，27日2组，中心4人，gqy4人），每辆交通车1（gqy）人。注：陈红协助组长主要负责礼

5、仪安排和领导的礼仪引导包括胸花的准备和佩戴；王国平协助组长主要负责中心人员的车辆安排及配合紧急用车调度（单位车4辆，gqy提供3辆，其中会务接待组专用1辆。）23日：按返程回执由gqy负责定时定人定车接待。26日：杭州城站接待：谢碧裕、gqy1（许夷臣检查、督促和协调）; 杭州萧山机场接待：王云鹏、gqy1（屠元成检查、督促和协调）； 义乌机场接待：王晓东、gqy1（陈红检查、督促和协调）;义乌火车站接待：郑希佳、gqy1（陈红检查、督促和协调）27日：杭州城站接待：谢碧裕、gqy1（许夷臣检查、督促和协调）;杭州萧山机场接待：王云鹏、gqy1（屠元成检查、督促和协调）；接待站的工作人员负责将

6、客人热情引导送到车上，要求在站点设置接待展台和接待牌。须在25日前和车站、机场联系并现场确定接待站布置、接待安排。在杭州城站、杭州萧山机场和义乌各安排一辆别克备用车主要用于接待站工作人员的安排和临时紧急接送客人之需。26、27日接待时间：火车站 8：0018：30 机场8：3018：30。 领导、专家的安排要有量身定做的个性化服务方案（定车、定人、定行程）。5、贵宾、专家接待（综合协调）组：负责贵宾接待安排方案的制定、实施和义乌接待落实（副厅以上由义乌方负责）；省外电教馆领导的接待；邀请厅里有关领导。组长：徐飞 副组长：张华良、郑少艾、於晓东、周洪刚、陈敏生备注：建议接待安排参照展示会处长接待

7、方案，行程确定后专车、专人负责到底。6、应急处理组： 巡查、处理宾馆和会场内的有关紧急事宜组长：郑少艾 成员：王国平7、省内代表接待组：负责省内参观代表的接待联络和联谊。吴贤平负责，直属企业配合。8、中心离退休老同志（13人左右）和省内采购专家的接待安排：李建民、胡治方（具体负责）， 旅行社承担任务，於晓东负责联系对接。9、选书专家的所有安排由陶庆文负责。三、工作任务负责展会期间有关会务工作和贵宾的接待、食宿、交通等会务服务工作。主要工作职责：1、制定会务接待方案；2、考察并落实会议代表住宿宾馆，签订相关协议；3、会务指南的编印；4、与会代表各类证件、餐券、住宿卡等的设计与制作；5、制定与会人

8、员餐饮标准，审查监督宾馆食谱及质量；6、汇总会议各类资料，负责会议代表报到及资料分发；7、收集汇总参会代表资料并整理成册；8、各组团单位联络员、团长及主要来宾的接待及外出活动安排与陪同；9、大会期间各类活动的会务及接待；10、会议代表用餐统计及协调；11、会议礼品的准备；12、代表住地现场管理与服务；13、落实大会用车，与相关部门签订用车合同；14、与地方交警部门协商落实各类车辆通行证；15、制定接送用车方案；16、大会用车安排与调度；17、与地方铁路、民航、客运部门联系，制定返程票订票方案；18、订购返程票相关票务工作；19、接待晚宴的工作方案并组织实施；20、完成组委会交办的其它工作。三、

9、前期准备工作分工序号任务名称完成时间责任人备注1制定工作方案3月20日前王会军、张华良2考察并落实会议代表住宿宾馆，签订相关协议3月20日前张华良3会务指南的编印、汇总会议各类资料、收集汇总参会代表资料（报名信息表）并整理成册、与会代表各类证件、餐券、住宿卡等的设计与制作。4月22日前屠康丽交付编印4月15日前，相关部门配合，各类资料的名称和内容由招商部提供。设计公司和风格要和其他设计一致。4制定与会人员餐饮标准、落实会议活动、宴请场地。4月15日前张华良5与地方交警部门协商落实各类车辆通行证4月15日前王会军6领导和会内代表的住宿分配4月25日前张华良、丁伟立7会议礼品的准备4月22日前张华

10、良、丁伟立龙泉青瓷和龙井茶8大会用车安排与调度方案4月22日前於晓东、王会军gqy9联系旅行社，制定返程票订票方案；旅游活动安排，4月15日前王会军、张华良要和旅行社协调10礼仪安排4月15日前陈红开幕式、展馆、宾馆、重要活动、会议、接待站、车辆；11汇总订购返程票信息和相关票务工作。4月20日前王荣棠报到后的返程信息直接联系指定旅行社。12宾馆各类信息告示牌4月25日前丁伟立提前联系广告公司四、会议期间的活动安排1、 4月23日的活动时 间内 容具体任务责任人8：0020：00联络员报到（30人左右）。地点：天恒国际大酒店大堂。1、登记确认、安排住宿；2、发放资料袋；3、引领入住；4、接送安

11、排。5、礼仪和旅行社到位丁伟立屠康丽於晓东11：3012:30中餐；桌餐（总包） 地点：天恒国际大酒店餐饮安排、引导和协调屠康丽18:0020:00晚餐；桌餐（总包） 地点：天恒国际大酒店菜谱确认、桌次安排、引导屠康丽20：0021：00会务部接待部碰头会，落实检查第二天联络员活动方案。（地点天恒酒店608）1确定乘车人员名单2会场座位排列等於晓东 屠康丽 2、4月24日的活动（联络员活动负责人：胡小杰）时 间内 容具体任务责任人8：0020：00联络员活动：金华双龙洞、兰溪诸葛村；落实旅行社（早餐在酒店，中餐在外用，晚餐由旅行社安排，义乌特色酒店）；接送和餐饮安排；胡小杰全程陪同参观活动。於

12、晓东屠康丽14:00-16：00布置联络员会议会场横幅，50人场地，主席台布置，桌签（所有人）。屠康丽8：0020：00准备联络员会议资料代表证、餐券、住房分配表、会务指南、住房登记卡、邀请函、人员信息表、礼品（联络员、团长，厅长单独送房间）。中心参加领导和其他人员的确定和通知。丁伟立20：3021：00办公室、招商部、会务部碰头会，落实检查第二天联络员会议方案。（地点：天恒酒店608）要在联络员会议上通报的事项准备；场地检查。 陈金才注：中餐和晚餐均在天恒国际酒店201、202包厢3、4月25日的活动（联络员会议负责人：胡小杰）时间内容地点任务责任人上午7：308：00早餐（自助）天恒国际大

13、酒店一楼自助餐厅1 引导2 上午会议提醒3 上午会场检查屠康丽 8:3011:00联络员会议天恒国际大酒店（三楼天和厅）1摄影、摄像、录音、记录、内部报道蒋 辉2会场横幅、茶水、席卡、话筒、鲜花等检查屠康丽3. 现场调度并落实照相准备事宜。会议结束后引导照相。屠康丽中午11:3012：30午餐（桌餐，天鼎厅）天恒国际大酒店引导和下午工作提醒屠康丽下午14:0015:40各联络员检查展馆和宾馆义乌国际展览中心安排车辆，陪同人员由胡小杰负责。於晓东18:0020：00联络员接待晚餐（义乌特色酒店或者天恒天鼎厅）车辆和引导，场地落实。落实中心参加领导。於晓东、屠康丽晚上20:3021：00办公室、招

14、商部、会务部碰头会（地点天恒酒店608）天恒国际大酒店608房间落实检查第二天活动方案。陈金才4、4月26日的活动时间内容地点任务责任人上午7：308：00早餐（自助）天恒酒店一楼自助餐厅引导屠康丽7:00-18:30会议代表（领导）接站杭州萧山机场、杭州城站、义乌机场、义乌火车站。展示会代表和乐高会议代表同时报到，接站要有区别指示。於晓东、郑鲁根8:00-20:00教育部乐高会议代表报到天恒酒店大堂1、 发放会议资料、餐券（颜色不同，不退款）纪念品在会议结束后发。2、 礼仪和旅行社到位。丁伟立、郑鲁根、於晓东陈 红屠康丽。中午11:3012：30中餐天恒酒店等四酒店各酒店工作人员到位，天恒自

15、助餐，其他酒店桌餐。丁伟立11:3012：30中餐天恒酒店天鼎厅（8桌）已到会的厅长及部领导安排桌餐、席签。屠康丽下午14:0018:00天恒会场（三楼天恒厅、天和厅）教育部会议会场（含团长会议）布置及安排检查。郑鲁根、项小静晚上18:0020：00晚餐（自助）天恒会场及各分会场天恒自助餐，其他酒店桌餐。丁伟立18:0020：00晚餐（桌餐）包厢号？天恒国际大酒店省教育厅领导宴请教育部领导（由义乌教育局承办）。其他代表自助餐。张华良、屠康丽20:30-21:30办公室、招商部、会务部碰头会。天恒国际大酒店608检查会场，布置第二天的活动安排。陈金才5、4月27日的活动（教育部会议负责人：郑鲁根

16、；论坛、团长会议负责人：项小仙；接待晚宴负责人：陈金才）时间内容地点任务责任人上午7：308：00早餐（自助）天恒等四酒店引导及上午会议提醒屠康丽8：3011：30教育部乐高项目研讨会天恒酒店（天恒厅）会场确认、环境布置、座位安排、礼仪引导、席签、话筒音响和水果鲜花准备。摄影摄像到位（要求提前1小时到位）。郑鲁根、项小静陈 红11:3012：30中餐天恒酒店等四酒店各酒店工作人员到位，天恒自助餐，其他酒店桌餐。考虑安排2桌桌餐（201、202）丁伟立11:3012：30中餐（桌餐）天恒酒店（中餐厅）教育部乐高会议答谢宴会（10桌）。屠康丽8:00-16:00招待晚宴布置义乌大酒店（天禧厅、天策

17、厅）贵宾接待室（天汇厅）请柬发放（25日所有请柬发放给联络员，屠康丽负责）、座位安排、礼仪、交通与领导接待准备。莫世荣曹南兴於晓东、陈 红8:00-16:00开幕式布置义乌国际博览中心广场请柬发放（26日统一发放到联络员，屠康丽负责）、会场管理、交通与领导接待准备、团长（领队）举牌和礼仪引领预演。莫世荣於晓东、陈 红8:00-16:00高峰论坛的准备落实义乌国际博览中心新闻发布厅制作入场券（发放给联络员或报到时发放，屠康丽负责）、会场入口管理、礼仪安排、交通与领导接待准备。杨 凡於晓东陈 红丁伟立下午13:00-17:00参观考察横店影视基地乐高会议非团长代表。车辆、旅游和旅行社联系（於晓东）

18、、陪同（郑鲁根）。郑鲁根14：3017:00团长会议天恒酒店三楼天和厅会场管理、领导引领、座位安排、礼仪安排等（提前1小时准备到位）。项小静陈 红17:20-20:30参加晚宴代表接送义乌大酒店天恒酒店安排1辆车接送，其他酒店自行解决。於晓东晚上18:00-20:30第59届展示会招待晚宴义乌大酒店（天禧厅、天策厅）贵宾接待室（天汇厅）主题：交流感情，共谋发展。活动由办公室总负责，场地布置、安全措施、饭菜酒水、领导引导、礼仪、交通管理由会务接待部负责；邀请、设置议程、领导迎送由办公室负责；抽奖活动由招商部负责；桌签名单由办公室提供。文艺演出由宣传组负责。晚宴时间为18：00-20：30。主持：

19、行业协会。莫世荣於晓东、曹南兴陈 红17:00-19：00晚餐天恒等四酒店各酒店安排桌餐。（天恒的包厢号？）丁伟立21:00-23:00办公室、招商部、会务部碰头会。天恒国际大酒店608布置第二天的活动安排。陈金才6、4月28日的活动（开幕式负责人：赵杭生；高峰论坛负责人：项小仙；宴请厅长、处长活动负责人：张华良）时间内容地点任务责任人上午7：007：30早餐天恒等四酒店引导及活动提醒丁伟立7:308:30开幕式代表接送天恒等四酒店车辆安排，领导及嘉宾引导（贵宾室布置引导落实）。莫世荣於晓东、陈 红8:30-9:00第59届展示会开幕式义乌国际博览中心广场礼仪安排、领导引领、交通安排。团长（领

20、队）举牌和礼仪引领。莫世荣、陈 红於晓东9:0010:00领导参观展馆义乌国际博览中心礼仪安排、领导引领，交通安排。领导参观完毕后统一送回酒店休息。莫世荣、於晓东、陈 红11:30-12:00接厅长宴请领导到锦都酒店交通车等候、锦都酒店门口迎接。於晓东、张华良12:00-13:30厅长宴请锦都酒店（402包厢）场地布置、席签、引领、交通等（丁伟立协助落实，於晓东、陈红配合）本活动由义乌市教育局负责承办，项目负责人：张华良10:0011:00检查高峰论坛场地义乌国际博览中心检查入口管理、交通接待安排、席签、座位安排、水、鲜花准备等。杨 凡於晓东陈 红下午14:00-17:30教育技术高峰论坛义乌

21、国际博览中心新闻发布厅入口管理、交通接待、席签、座位安排、水、鲜花、礼仪等。杨 凡於晓东陈 红14:00-17:30晚上宴请活动检查准备情况银都酒店银爵厅场地布置情况、车辆准备情况、礼仪、座位安排检查等。张华良丁伟立陈伟华於晓东陈 红晚上18:3020:00宴请各省教育厅长、装备处长银都酒店银爵厅（领导接送，领导礼仪、座位安排等。（云和参与安排）张华良、丁伟立、陈伟华、於晓东、陈 红18:3020:00其他代表晚餐天恒等4酒店天恒自助，其他桌餐。屠康丽（杨凡提前检查第二天新产品新技术发布会活动场地）21:00-23:00办公室、招商部、会务部碰头会。天恒国际大酒店608布置第二天的活动安排。陈

22、金才7.4月29日的活动（新产品发布会负责人：蒋辉）时间内容地点任务责任人上午7：007：30早餐各酒店引导及活动提醒丁伟立8:45-12:00有关企业作新产品、新技术发布义乌国际博览中心新闻发布厅领导接送，场地布置，领导礼仪等。杨 凡、於晓东陈 红11:3012：30中餐（自助餐）天恒等4酒店具体用餐形式视代表人数而定。丁伟立下午14:0016:00检查采购信息发布会落实和布置情况义乌国际博览中心新闻发布厅领导接送准备，场地布置，领导礼仪准备等。杨 凡於晓东陈 红晚上18:3020:00晚餐各酒店具体用餐形式视代表人数而定。丁伟立20：0022：00办公室、招商部、会务部碰头会。天恒国际大酒

23、店608布置第二天的活动安排。陈金才8、4月30日的活动（采购信息发布会负责人：郑鲁根；答谢晚宴负责人：张华良）时间内容地点任务责任人上午7：007：30早餐各酒店引导及活动提醒丁伟立9:30-10:30有关省市自治区教育装备中心2010年采购信息发布会。义乌国际博览中心新闻发布厅领导接送，场地布置，领导礼仪等。杨 凡於晓东陈 红11:3012：30中餐（自助餐）天恒等4酒店具体用餐形式视代表人数而定。丁伟立10:00-12：00检查答谢晚宴落实情况。天恒酒店天恒厅（约10桌）领导和代表接送，场地布置，领导礼仪、座位安排等。张华良、莫世荣、於晓东陈 红下午13:00-16:00会议代表送站天恒等4酒店定点班车送义乌机场、义乌火车站、萧山机场、杭州城站於晓东晚上18:3020:00答谢晚宴天恒酒店天恒厅（约10桌）领导和代表接送，场地布置，领导礼仪、座位安排等莫世荣、於晓东陈 红9、5月1日的活动时间内容地点任务责任人上午7：007：30早餐各酒店引导及活动提醒丁伟立7:30-集中送团长、联络员至上海天恒酒店联系旅行社送站、会议接待扫尾工作。於晓东丁伟立10、需要接送的专家领导安排（回执确定后安排）时 间内