计算机技术在档案管理中的应用

1、 计算机技术在档案管理中的应用 郭鑫摘 要 随着计算机技术的不断进步与发展，其在社会各行业之中得到了普遍的运用。在档案管理中，计算机技术的应用使档案管理工作变得更加的规范、科学，使其朝着现代化、信息化的方向发展。本文主要围绕计算机技术在档案管理中的应用进行分析。关键词 计算机技术 档案管理 应用一、前言计算机技术因为具有众多的优点而受到人们的推崇，如便捷性、共享性、快速性等，在档案信息管理中，该技术被推广使用，促使档案管理工作朝着信息化的方向发展。通过对计算机的技术的应用，能够提高档案管理的水平，基于此围绕计算机技术在档案管理中的应用进行分析具有重要的意义。二、应用计算机技术的重要意义（一）有

2、助于保证档案的信息安全在传统的档案管理中，主要是采用纸质档案的形式，这种档案一档出现遗失的情况，那么就很难去进行弥补。而且手工档案的保存较为困难，随着时间的推移，纸质档案逐渐增多，这就给档案室的空间提出了更高的要求，需要不断扩大纸质档案的存放空间。此外，纸质档案很容易受潮，一旦天气潮湿，会影响档案的纸质。1但是，如果使用计算机技术，就能够对档案信息进行复制保存，并且不会受存储空间的限制影响，也不会受天气的影响。通过计算机对档案信息进行管理，就能够保证档案的信息安全。（二）有助于实现档案的共享在传统的档案管理中，要想实现信息的共享较为困难，一般先要在海量的纸质文件中找到原始资料，然后再通过借阅的

3、方式进行共享。但是，这种操作方式较为烦琐，而且对于一些比较重要的文献资料，这种借用原始资料的做法就很难实现。如果应用计算机技术，那么不仅档案信息的查阅非常的简便与快捷，而且在信息的共享与交流上也非常的方便，能够促进信息的交流。（三）有助于提升管理工作的效率在以往的档案管理中，需要用到大量的人力、物力以及财力，而且在信息保存的过程中，所涉及的环节不仅多而且较为复杂。因此，档案管理工作的效率也就很难得到提升。但是，在应用计算机技术之后，档案管理人员只需要按照相关的规定将信息及时录入到管理系统之中，并做好信息的更新工作即可，再加上计算机的便捷化与快速化，使得档案管理人员的日常工作也变得更加的轻松、快

4、捷，极大地提高了档案管理的效率。三、在档案管理中应用计算机技术时所需要注意的几个问题（一）网络安全方面的问题随着网络信息时代的来临，家家户户都普及了互联网，人们通过互联网来搜寻自己想要的资料，或者是通过互联网来消遣娱乐，这极大的便利了人们的工作，丰富了人们的生活。但是，互联网就如同一把双刃剑，他虽然方便了人们的工作与生活，但是也存在着不安全性，人们有可能会受到网络诈骗，会面临经济财产的损失。2因此，在档案管理中，一旦出现网络安全方面的问题，就会使档案信息面临着泄露的风险。（二）管理人员的信息素养较低档案管理工作的开展好坏与档案管理人员的综合能力有着密切的联系，在档案管理工作中，档案管理人员需要

5、具有较强的逻辑思维能力，并且具有一定的计算机操作能力，这样才能够适应新时期下档案管理工作的开展。四、计算机技术在档案管理中的具体应用（一）电子数字档案资料库的建立在档案管理工作中，将计算机技术应用于其中先要将传统的纸质档案进行转化，将其转变为电子化档案，这样能够促进档案信息数字化程度的提升。当电子档案录入之后，就能够实现对信息资料的有效整理，在档案录入之时，档案管理人员需要根据统一的规范来进行，然后再根据一定的格式将电子信息进行存储。电子数字档案分为以下几部分：一是用户终端。所谓用户终端，指的是由档案的电子数据档案库形成的，在对信息进行查询之时，用户终端可以让使用档案的用户变得更加的便捷。至于

6、终端查询，则是由计算机界面来完成。二是通信系统。在对电子档案库进行使用时，计算机网络以及通信系统是其基础，所以要想提升档案管理的效率，就需要一个完备的通信系统以及计算机网络系统。三是数据库检索系统。在档案管理中，要想将计算机技术应用于其中，前提则是建立一个科学的检索服务系统，因为只有具备科学的检索服务系统，用户才能够更好地查询自己所需要的档案信息。（二）电子数字档案庫联网站点在档案管理工作中，要想更好地实现计算机技术管理目标，则需要对计算机技术进行合理的应用，可以利用该技术来建立档案库，但是前提条件是需要根据实际的网络情况，以确保所建立的档案库联网的网络使有效的，可将其分为以下几个部分：第一，

7、要想将计算机技术的价值充分发挥出来，就需要建立电子数字档案库的联网站点，这样能够提高计算机技术的运用效率。用户在利用联网站点之时，不受时间以及空间的限制，能够直接登录到系统上，这样他们查询档案信息就会更加的方便。第二，要想建立档案信息共享网站，那么就需要采用一个高效的档案管理系统，以保证电子数字档案信息的安全性，从而使用户的查询行为得到保证。五、结语在档案管理中，计算技术的应用能够保证档案的信息安全；有助于实现档案的共享；能够提升管理工作的效率。当时，在应用计算机技术之时，还存在着一定的问题，如网络安全方面的问题以及档案管理人员信息素养较低的问题。因此，要想充分发挥计算机技术在档案管理中的价值，就需要提高网络管理系统的安全性，要加强对档案管理人员的培训。如此一来，就能够提高档案管理的效率。（作者单位为