学校档案管理问题与应对策略

1、学校档案管理问题与应对策略 一、研究背景 学生档案是对学生在学校中各种经历的记录，如：身体健康状况、思想情况以及学习情况等，是重要的一种原始凭证，因而具有原始性、真实性，以及一定的法律效应。用人单位在人才招聘时会将学生档案中重要的记录作为参考，其是与学生职业发展紧密联系的，因而无论是对学生，还是对社会、高校而言都是十分重要的，因此必须做好学生档案的管理工作。 二、学生档案管理的重要意义 在国家相关法律文件的管理之下，高校学生档案管理应当包括党组织关系资料、毕业生登记表、高中档案、学籍档案、入学登记表、奖惩记录以及体检表等内容。一份完整的学生档案是对学生各方面素质的反映，通过档案的查阅，能够为日

2、常的管理工作提供一定的依据，从而有助于提高学校整体的管理水平。对于用人单位来讲，学生档案的查阅，能够对学生成长的情况、综合素质进行全面了解。因而，高效的学生档案管理水平能够同时满足社会、学生以及高校等不同需求。 三、存在于管理中的弊端 （一）划分不清的管理部门。虽然在相关的高等学校对学生档案管理的工作作出了规定，但由于缺乏约束力，因而并没有在高校中引起足够重视，甚至有的高校没有将档案馆建立起来。现阶段，很多高校的学生档案管理工作没有一定的标准，时常会出现管理混乱的局面，如：有的是学生所在学院直接管理，有的则是由教务部门来管理。 （二）缺乏学生档案的管理意识。学生没有足够重视到档案的重要性，在档

3、案中潦草书写，错误地填写个人信息；对于自己档案的管理意识缺乏，对档案的归档内容不了解，甚至有的学生对于档案的存放也极不关心，在毕业离校后不知道档案被放置在何处。 （三）管理标准的缺失。国家并没有统一的标准来规定高中以后学生档案的走向，因而在不同的省份有着不同的学生档案对待方式，其中所涉及的内容详细程度也会有所差异，各个高校均是按照自身所在省份的标准对学生的档案进行收集和归纳。 （四）保护隐私不到位。学生真实的信息被记录在学生档案之中，其中涉及学生隐私的信息，如：家庭住址、身体健康状况等。在整体的档案管理中，有很多人能够接触到学生隐私的信息，对于高校学生档案的管理工作者来讲，必须对学生隐私的保护

4、引起足够重视。然而在实际的管理工作中，笔者发现管理人员并没有具备学生隐私保护的意识，甚至还将隐私泄露给他人，从而给学生造成了伤害。 四、学生档案管理意识和水平的提高 （一）设置一个专门的档案管理部门。各高校应当将学生档案馆以及档案管理部门设置出来，并由档案管理部门全面负责管理学生的档案信息。通过档案管理部门以制度化、规范化的标准来管理档案。另外，在对学生的档案进行规划时，需要在档案馆的批准下进行，这样才能够确保所收集档案内容的完整性。 （二）国家标准的统一制定。国家相关的档案管理部门应当在各个高校学生档案实际管理情况之下，将满足其管理特色的标准制定出来，要求各个高校按照所颁布的标准严格执行管理

5、任务，以便于将学生档案管理的工作向规范化、标准化的方向推进。 （三）学生档案意识的提高。为了提高高校整体档案管理的水平，就必须将学生自我档案管理的意识提高。如：学校可以采取档案知识竞赛、课堂讲座以及教学等方式有意识地提高学生档案管理的意识，从而减少学生档案在学校滞留的情况。 （四）信息化档案管理的推进。对于高校学生档案的管理工作而言，也需要将信息化技术引入进来。国家档案部门在将系统化档案管理的软件制作出来后，可以在这样的背景下将更多的档案管理的系统或软件开发出来，从而以电子化的方式对档案进行处理，并将相关学生的信息进行归纳和统计后有效地在档案管理的总系统中导入，便于长时间保存。 五、总结 综上所述，对于高校档案管理的工作而言，管理的核心是学生档案的管理部分，因为是“以人为本”教育思想和理念的重要体现，因而在现代化计算机技术的运用下，我们需要对管理系统进行优化，以便将学生档案管理的工作做好。 作者:何庆 单位:武汉科技大学城市学院档案馆 参考文献： 1赵磊.学校档案管理存在的问题及优化策略a.中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院.软科学论坛 2邓茵.企业文书档案管理中存在的问题及应对策略分析j.办公室业务,2015,(20):70+84. 3汤惠玲.浅谈中职学校教务档案管理办公自动化中存