谈城建档案的有效管理与开发利用

1、谈城建档案的有效管理与开发利用 【摘 要】城建档案中包含了大量的城建信息，是城市发展方向和总结的重要凭证，而且这类文献资料的内容可以为将来的建设提供依据，所以从现实价值和长远价值来说都是含金量很高的文献资料。 【关键词】城建档案；管理；利用 近些年来，城建档案信息部门已经不再局限于对档案的管理工作，而是开始寻求对这些信息资源的利用，大家开始研究如何让城建档案为城市建设提供服务。 一、管好城建档案是做好城建房产管理工作的基础 城建档案质量的提高是多方面的综合结果，城建行政部门的工作流程是否有问题、是否规范、是否先进、是否科学都会影响城建档案质量，做好城建档案管理工作不仅仅是为了保存好档案，更多的

2、是为了让城建工作做得更好，能够为人民提供服务，所以城建档案管理工作要贯彻下面几个内容： 1.领导重视 领导是能对单位工作作出方向选择的决策层，他们的意愿决定了工作的好坏，所以，首先领导要重视城建档案工作，将其归为议事日程；有了领导的重视才能开展后续的工作，也就是说这是一个环境和平台的确立，也是能够让档案管理工作进行发展和改革找到方向、提供基础。 2.宣传工作 城建档案工作是从属于城建政府部门的，属于他的一个分支工作，城建档案是各部门的档案汇集地，同样也是为这些部门提供服务的部门，所以需要和其他部门进行沟通和交流，那么就要取得其他部门的支持，那么，以档案法为依据，以城建档案典例为向导，来向其他部

3、门通过刊物、宣传栏、媒体以及开展活动来宣传城建档案部门工作的重要性，让其他部门的工作人员了解城建档案部门，取得他们的合作，达到共同努力的目的。 3.制度建设 要有良好的工作秩序需要用完善的公职制度来进行约束和规范，这是城建档案管理工作顺利有序进行的基本要求。通过对制度的建立和完善能够让城建档案管理工作从资料的收集、整理、保存再到对这些信息的利用都能够按照流程进行，错乱和失误出现的几率就会小很多，而且通过相应的奖惩制度能够提高工作人员的积极性。制度的实施一定要落到实处，落到个人身上，这样才能发挥其真正作用。 4.业务工作 做好城建档案的业务工作，是及时准确地提供档案为各项工作服务的基础。只有认真

4、地做好城建档案业务工作，才能提供完整、系统、准确的档案，为各项工作服务。因此，就必须用科学的理论、规范的方法做好城建档案工作。首先，城建行政管理机关档案室要编制城建档案分类方案，制定文件材料归档范围，保管期限表；其次按规定要求做好文件材料的收集、整理、编号编目工作，确保城建档案文件材料收集齐全、分类科学、组卷合理、编号正确、保管期限划分准确、书写认真、装订整齐、目录编制科学；第三，健全档案工作台帐，做到帐物相符。只有这样，才能夯实档案工作基础，才能有效地推进档案管理工作的现代化进程。 5.管理人才 一个高效的城建档案管理队伍需要有优秀的人才资源补给，这也是城建档案管理工作发展和进步的需要。现代

5、城建档案管理工作需要借助现代化技术和管理模式，所以一些先进设备和技术就需要优秀的人才来进行掌控，吸纳具有这些素质的现代人才成为了提升城建档案管理工作效率的必然途径。 二、开发城建档案信息是做好档案工作的目的 搞好档案工作的最终目的是充分发挥档案信息为三个文明建设服务。档案只有在服务中才能实现其自身的真正价值。为此，必须抓住服务这个主旋律，积极做好以下几项工作。 1.更新知识，推进档案信息管理标准化 档案信息管理标准化，是指在实现档案实体管理逐步转向信息管理的过程中所必须依赖的业务规范和技术标准。其内容归纳主要有以下五个方面，是做好档案信息化服务的前提和基础。 （1）档案信息采集标准化。 （2）

6、档案信息存储标准化。 （3）档案信息管理标准化。 （4）档案信息网络标准化。 （5）档案信息管理软件标准化。 2.转变观念，建立档案信息数据库，运用现代信息技术管理档案 现代科技给我们的生活和工作带来了很多的额便捷，计算机技术的普及也让我们的生活节奏变得更快，计算机可以说是现代必备的设备，它已经和我们的工作和生活息息相关，离开了计算机我们的工作效率肯定要大打折扣，因此积极的引进先进的计算机能够为我们的城建档案管理工作带来很大的帮助。现代机关办公设备都开始智能化、自动化，将档案管理与计算机结合在一起，是时代发展的必然结果，也是城建档案工作改革的必经之路。计算机的快捷查阅检索功能能够让档案的利用率

7、得到提升。过去人工管理的方式工作效率低下不说，还容易出错，软件的出现让这些工作变得非常的简单，而且准确率高，通过档案信息库的建立，能够让档案部门的服务工作做得更好，用更多的精力去完善这方面的内容。建立档案信息数据库。一定要做到方法统一，层次清楚，结构合理，体系完整。数据库的内涵具体可分三个层次： （1）档案目录数据库，即档案目录中心，档案目录有全宗级、案卷级和文件级，这是实现档案信息化最为便捷有效的途经。 （2）档案全文数据库。这是档案数字化的核心，当然不是所有档案都能数字化，我们要把重要档案，即永久或长期档案转化为数字化，档案全文数字化，它可以直接提供全文为各项工作服务，实现档案信息资源共享

8、，同时，也是有效地保护好档案原件。 （3）档案编研成果数据库。这是代替资料原件直接提供利用的有效途经。 3.资源共享，充分利用档案信息网络化 档案信息化除了能够方便的进行管理和利用之外还有一个非常巨大的优势，那就是资源共享，资源和信息的数量是非常巨大的，没有哪个部门能够将其全部收入，那么可能就会出现你有的我没有，我有的你没有，也有可能是重复收入，那么这样就是一种资源浪费。档案信息化管理解决了这一问题，通过网络技术和现代设备，能方便的实现资源共享，将相互之间的信息进行分享，这样一来可以减少重复资源的出现，而来节约了人力和物力，通过分享达到互相借用的目的。总的来说，资源共享的优势有：一，高效快速，网络的速度是即时通信的，所以速度自然非常快速，提高了信息的时效性；二，不浪费资源，通过共享实现信息资源的大面积覆盖不重复；三，异地可用，不像纸质信息要通过快递和邮件进行传送；四，个人可以在各自终端同时查找并利用同一份档案；五，快速浏览和搜索功能