如何做好档案管理的科技建设与创新工作

1、如何做好档案管理的科技建设与创新工作 【摘要】本文对当前档案管理工作中存在的问题进行分析，阐述了实现档案管理科学化和创新化的道路，为档案管理水平的提升提出个人浅见。 【关键字】档案管理，科技建设，创新 当今社会正在创新各种社会服务和信息化的道路上高速前行，档案管理的电子化已经成为大势所趋。目前企业管理之中信息管理系统和计算机技术的应用已经十分普遍，这要求档案管理要尽快进行科学化建设和创新化建设。所以档案管理工作亟待创新，利用科学规范的档案管理工作实现其对企业价值的提升，这是当前企业管理者和档案管理工作者需要解决的首要问题。 一、企业档案管理存在的主要缺陷 （一）企业对档案管理重要性没有足够的认

2、识。当前很多企业的档案管理工作显得相对陈旧，缺乏科学性，造成这种现象的根本原因在于企业往往将档案管理工作边缘化。一些企业的管理者将管理的重点放在经济效益的获得上，但是却没有意识到档案管理在提升企业经济效益上的推动作用，导致了很多企业档案管理工作浮于表面、流于形式。企业的不重视导致了企业工作人员对档案管理工作也不重视，他们对档案管理工作缺乏热情和责任感，通常档案管理工作没有专人负责。这种企业上下觉得档案管理无用的观念导致了企业发展严重失衡。 （二）企业缺乏完善的档案管理制度。企业缺乏制度化的档案管理模式，主要表现为以下几个方面：首先，档案收集过程不规范。企业没有专门的档案收集制度，部分企业虽然设

3、置了相应的规章制度但也只是流于形式。其次，企业档案收集过程不规范。企业内部一些档案管理人员专业知识浅薄，尤其是一些新入职的工作人员缺乏相应的工作经验，由于档案管理人员素质良莠不一，档案将会在立卷中会出现很大的问题。一次立卷现象的出现不仅仅会影响档案查询，还违反了事毕立卷的工作原则。最后，企业档案管理综合力度不强。当前很多企业档案管理采取的是班组管理模式，这种管理模式在行政管理上的权限有限，在档案管理的重大问题上不可自主决定，需要向上级主管汇报，而上级主管通常并不是档案管理专业人员，他们很难完全顾及档案管理工作，这导致了档案综合管理存在一定的障碍。 （三）企业档案管理信息化建设不足。虽然很多企业

4、在内部管理上已经大力推行了信息化建设，但是档案管理在文件传输和资料输入上仍然信息化程度不高，这导致了档案管理质量一直难以提升。由于企业没有建立完善的档案管理信息系统，难以给予大力的技术支撑和强力的系统保障，这也是档案管理信息化不足的一个重要原因。一些企业虽然建立了档案管理信息系统，但是却和档案管理工作实际状况相去甚远，使得档案管理效率低下，导致档案管理科学化、创新化一直受到阻碍。 二、促进档案管理科技建设和创新的对策 首先，企业要转变档案管理理念。企业的领导者和档案管理工作人员应该意识到档案管理的重要性，将管理的重点扩展到经营管理之外，把档案管理工作纳入到企业管理体系之中并将之作为管理的重点，

5、充分意识到档案管理工作对于企业价值提升的重要作用，企业的管理者应该加大宣传力度，让员工意识到档案管理的重要性，各级领导要以身作则，与时俱进，积极运用现代化的管理手段和相应的科学技术来完善企业内部档案管理工作。档案管理工作效果的提升需要资金的支持，企业应该加大力进行档案管理的基本设施建设，使得管理设备逐步完善，让档案管理体系走向创新化、科学化、信息化和现代化的道路。另外，档案管理人员要不断进行专业素质的提升，和其他工作人员进行交流和沟通，吸收先进的工作经验和方法，在工作中责任感强烈。 其次，企业要建立完善的档案管理制度。高质量的档案管理工作需要健全的档案管理制度作为依托，档案管理欲实现科学化和创

6、新化就必须在管制度的完善上努力。企业应该遵循中华人民共和国档案法、档案管理整理规划等法律法规，并在此基础上建设档案管理相关的制度，档案管理制度一方面要切合企业实际，另一方面则要达到国家的制度要求，符合国家标准。另外，档案管理制度要考虑企业生产服务的需求，企业各个部门的领导者和档案管理人员要切实沟通，商讨档案管理需求和要点，全面讨论之后起草档案管理方案。企业制度好的档案管理制度应该采取首先试运行，在个别部门进行试点，在运行中发现不足之处可以及时进行针对性修改，使得档案管理走向创新和科学的道路。 最后，档案管理应该走电子化道路。网络化和数字化已经成为当时社会的时代特征，这为档案管理工作的创新和科学

7、提出了新的要求。档案管理模式也应尽快从传统的管理模式转变为电子管理模式，传统模式下以可视记录识别为主，电子管理模式下以机器识别代码为主，我们通常所说的电子档案就是机器识别代码型。电子档案中的文件是由档案工作者直接书写在磁盘之上，文件被录入或者修改之后，即时存储到办公的信息数据之中。在这个过程中档案人员和技术人员实现了信息的共享，这使得文件和档案的界限渐渐变得模糊。在企业生产经营的各项管理活动之中，电子文件正在取代纸质文件，以其精确、快捷的特点覆盖企业管理全过程。即便是复杂的图纸也可以实现电子化，并且利用计算机和辅助工具设计出的电子图纸更形象和具体。传统企业档案中将档案划分为文书、声像、科技、会计、人事和基建等部分，电子档案管理模式下企业信息集成系统将信息划分为各个管理模块和流程，电子档案管理使得系统之中各个管理模块的档案信息能够随时进行调动、调整并设置分类方案。所以，新时期的档案管理工作应该推行电子档案和电子文件管理，形成科技化、信息化、数字化和创新化的发展趋势。 结语：企业高效运作和安全发展离不开良好的档案管理工作的支持，新时期档案管理工作要做到与时俱进，向着规范、科学、创新的方向发展。企业应该转变档案管理理念，建立科学的档案管理制度，实现电子档案管理，促进档案管理发挥最大效用，实现企业价值最大化。良好的档案管理能够促进企业可持续发展，