新世界物业业主档案管理规定

1、本文格式为word版，下载可任意编辑新世界物业业主档案管理规定 新世界物业业主档案管理规定 1.目的 1.1规范业主档案的管理工作 2.适用范围 2.1适用于物业服务中心业主档案的动态管理。 3.职责 3.1客服组主任负责监控业主档案保管与跟踪工作。 3.2客服助理负责依照本规定具体实施业主档案的建档整理与保管。 4.程序要点： 4.1由客服组前台对业户档案的管理，保证档案管理有效性、规范性，加强对业户资料的保密工作，特制定如下管理规定。 5.业主档案内容： 5.1收楼资料： 5.1.1业主家庭情况登记表; 5.1.2业主证领用登记表; 5.1.3业主身份证复印件（业主及家人小一寸照片二张）；

2、 5.1.4物品资料及钥匙签收表; 5.1.5楼宇情况检查表； 5.1.6收楼通知书； 5.1.7交款通知书； 5.1.8购房认购书 5.1.9管理公约签约页； 5.1.10物业服务合同； 5.2装修资料： 5.2.1装修申请审批表; 5.2.2住宅室内装修管理协议； 5.2.3装修承诺书； 5.2.4闭水试验确认书； 5.2.5房屋装修工程、防水工程质量、防炎安全承诺书； 5.2.6装修人员管理条例； 5.2.7相关图纸及装修施工队资料。（装修申请表，施工单位营业执照及资质证复印件，业户委权/委托书等）； 5.3入住日常资料： 5.3.1业主来函； 5.3.2客户服务单； 5.3.3催缴费通

3、知单； 5.3.4整改通知单； 6.业主档案袋的整理 6.1业户资料整理、分类: 6.2资料按一户一档，分区、分楼号存放，贴上清晰标签，以便查找； 6.3业户资料收集装订成册，按时间先后排列，最早资料于最后一页存放，之后增加的资料于其面上增加，编上页码，编写目录，册面填写业主档案资料情况表； 6.4资料收集按先后顺序主要分为三大部份：业主资料、装修资料、日常管理资料。 6.5业户资料归档时间和更新: 6.6客服组办理完单元交付手续后，将业户资料交于前台； 6.7前台中班人员将业户资料输入电脑后，按楼名整理存档； 6.8对已收楼业户平时所新增的资料由客服组按上述规定处理； 6.9客服组前台每月3

4、0日进行一次检查，发现问题上报主任及时采取补救措施，确保档案的安全性及准确性； 6.10每年3月将上年度超过保管期的资料进行一次统一清理； 6.11销毁档案有关文件必须从严掌握，慎重从事；对经鉴定无保存价值的资料，由部门主任审批后销毁。 7.业户资料查阅及印取: 7.1查阅人如须查阅/印取业户档案资料，须于客服组前台进行登记，并说明因由； 7.2经客服组主任审批同意后，前台服务人员开启相应的业户档案，抽取有关业户资料； 7.3属查阅资料的，由前台客服助理陪同进行现场查阅； 7.4属印取资料的，前台客服助理严格按上级领导审批意见进行印取； 8.保密要求： 8.1业户档案柜除业户资料增加、更换、查阅、印取的情况下，须予以上锁； 8.2电脑内存放业户资料的文件须设置密码，并于每月30日进行一次更新； 8.3违反上述要求的，对责任人给予口头警告处理； 8.4泄露遗失业户资料的，对责任人给予书面警告处理，造成严重影响的，给予辞退。 9.业主档案的跟踪： 9.1对产权发生变更的业主。管理处应及时为新业主建立业主档案，同时对原业主的档案另置保管，保管期三年。 9.2业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报物业部经理批准，经客服组主任办理登记手续后方可查阅。 9.3业主档案应永久保存。 9.4将各业主资料输入电脑进行管理。 10.本规定执行情况作为客服组对档案客服助理绩效考评的依据之一。