基于档案管理的企业会计论文

1、基于档案管理的企业会计论文 一、企业会计档案的特殊性分析 (一)管理依据的特殊性 归档管理的会计档案材料是财务管理工作中直接产生的，具有原始性、唯一性的文件材料，按照法定程序收集整理归档以后，更具有系统性和连贯性，成为可以作为法庭证据的依据性材料。为了保证会计档案管理的合法有效，国家不仅在会计法中对会计档案的管理做出了明确规范，并且专门制定、颁布了会计档案管理办法予以规范，这在其他门类档案中是不多见的。在此基础上，各个大型国有企业包括我公司在内都制订了专门的会计档案管理制度，使会计档案成为企业档案管理中最为规范、明确、高效的门类之一。 (二)来源的特殊性 由于企业的自身特点，使档案管理的前期阶

2、段，即归档材料的形成、积累，归档前整理和按时移交，成为档案管理中最难以规范化管理的阶段。因为归档材料的形成主体成分众多，素质参差不齐；归档材料产生的时间、处所及环境条件各异，所以归档材料质量的可控性较难提高，会计档案的来源同样存在这些问题。虽然会计档案归档材料是由专业的会计机构及会计人员移交给档案部门，而且在移交归档前进行过审查，但是会计凭证来源各异，数量繁多；会计账簿专业性强，分类严格；其他会计资料种类繁杂，难以准确分辨，这些特点在其它门类的档案中都是不多见的。此外，对于会计档案归档材料积累、整理方法、质量及归档时间界定等要素均有明确、严格的规定，同样也有别于其它门类档案。在归档时间上，当年

3、的会计档案在会计年度终了后由财务部门自行保管一年，待下一个年度才移交归档；在整理方法上，会计档案归档材料是由会计人员而不是档案人员负责组卷及装订，以确保卷内文件材料的有机联系。 (三)管理的特殊性 会计档案是经济活动的直接凭证，与企业经济活动的联系非常紧密。因此，会计档案归档范围必须涵盖经济活动的全过程，必须如实反映经济活动各环节之间的客观联系，这就要求会计档案管理人员必须对企业财务部门和会计人员的业务工作有一定程度的了解并积极配合；会计档案归档材料种类多样，寿命周期长短各异，保管期限各不相同，有3年、5年、10年、15年、25年和永久等六个档次，这是会计档案独有的特点；由于会计档案数量多，特

4、别是短期保存的数量大，需要经常进行价值鉴定和及时销毁。在我公司，只有会计档案能够做到定期组织进行鉴定、销毁。这些方面均与其他门类档案有明显区别。 (四)利用的特殊性 由于会计档案涉及企业的经济利益，具有明显的经济价值和严格的保密要求，必须依法依规严格管理，无关人员不应当接触。因此要求企业档案部门做出适应会计档案自身特点的专门规定，对利用会计档案的主体、时间、地点及管理要求做出明确、细致的要求。要对利用者的资格进行限制和审查，采取措施保证在利用会计档案的过程中不致造成失密、泄密，要规定明确的利用程序并对整个利用过程实行严格有效的监督管理，在确保馆藏会计档案完整与安全的前提下，积极开发馆藏会计档案

5、信息资源。 (五)信息化管理的特殊性 自2005年我公司档案信息化建设起步以来，由于各门类档案信息化建设难度不一，因此进展步伐也各不相同，而会计档案信息化就是其中特点比较鲜明的一类。可以说，会计档案信息化建设的速度是最快的，又是最慢的。所谓进度最快，即会计档案是最先完成案卷目录数据库建设的门类；所谓进度最慢，即直到今天，我们也没有完成会计档案卷内目录数据库的建设，更不用说档案全文数据库建设了。事实上，会计档案本身的特点已经决定，后两个数据库的建设既没有必要性也没有可行性。这个特点与其它门类档案数据库建设工作日新月异的局面形成鲜明的对比。 二、企业会计档案管理的实用方法 (一)企业会计档案管理制

6、度的建立和实施控制 会计档案和其它各门类档案一样，必须依法管理，坚持“照制度办事，按程序操作”的要求。 1.在制度建设方面应当抓好三个层次的工作：一是制订专门的会计档案管理制度；二是在国家相关法规修订、企业实际情况变化等情况下，应及时对会计档案管理制度进行修订；三是在实际工作中，应逐步建立健全会计档案接收、管理、利用和鉴定销毁的具体操作程序，使会计档案的管理真正处于有规可依、有章可循的良性环境。 2.在制度落实方面，要采取有力措施保证管理制度的有效实施和闭环控制，确保管理制度落到实处。应当做到三个纳入：一是将档案管理制度（包括会计档案管理制度）纳入企业的管理制度体系，确保档案管理制度的效力；二

7、是将档案管理制度的内容纳入职工培训课程，确保档案管理制度的宣传贯彻；三是将档案管理制度的实施纳入企业的经济责任制考核范围，与各单位的工作绩效挂钩，这样才能确保档案管理制度的切实执行。 (二)企业会计档案材料的归档前控制 归档前控制是档案管理工作的一个重要环节，也是一个容易被忽视的环节，在会计档案管理工作中同样如此。因为会计档案在归档之前都是由专业会计人员管理，往往使档案人员产生“会计档案是归档前管理最规范的一类档案”的惯性思维，从而放松对会计档案材料的归档前控制。我们在长期的管理实践中认识到，会计档案管理人员必须提高对归档前控制这个环节重要性的认识，必须采取有效手段确保档案归档环节的质量和效率

8、。会计档案材料的归档前控制主要包括三个方面的内容。首先是对归档材料进行现状调研，切实掌握归档单位分管领导及责任人是否有变化，弄清应归档材料的数量及保管现状，以及可能影响归档工作进度与质量的其它情况，做到心中有数；其次是要与归档单位的领导及责任人保持沟通，建立经常、及时、良性的信息交流；第三是针对调研中发现的问题进行有的放矢的业务指导，包括宣传会计档案管理法规与制度，传授归档材料组卷、装订及保管的方法与要求，共同商讨解决问题的思路与办法等等，特别是在归档单位责任人员发生变动后，这项工作的重要性更是不言而喻。一般来说，归档前管理工作越及时、主动、细致，会计档案材料的接收归档工作就会越顺利。 (三)

9、企业会计档案材料的接收归档 会计档案的接收归档工作是会计档案规范化管理不可缺少的基础环节，必须按照“规范、明确、高效”的要求有序进行。从上世纪九十年代末期开始，我们就逐渐摸索出一套行之有效的工作程序。每年刚过春节，我们就开始与归档单位沟通，在充分协商的基础上制订印发当年的会计档案归档计划，确定各单位的归档次序、时间安排、归档材料内容、归档手续以及联系方式，当然每年都要不厌其烦地重申归档要求，以保证归档计划的可执行性。然后就是为归档材料的进馆做好必要的准备，包括柜架的规划安排、位置调整、装具准备等各项工作，在此期间往往还要关注与指导归档单位制作归档材料交接清单的进度与质量。会计档案归档材料的接收

10、工作既是技术活也是体力活。按照交接清单逐卷清点，核对名称、编号、数量，精神高度集中，不敢稍有懈怠；一卷档案不过一两斤重，但是要连续将几千卷档案在短时间内进行清点、搬运、消毒、上架，不仅要求有较强的手脑协调能力，还要求有较好的身体素质。 (四)企业会计档案的安全保护 会计档案接收入库以后，虽然组卷、装订环节的工作已由会计人员完成，但是仍然有许多管理工作要做。首先是归档材料的清洁消毒就与其它档案不同，其它档案都是先消毒后装订，文件材料之间的间隙大而松散，臭氧气体容易进入，消毒时间不需要太长；而会计档案是已经装订完毕然后消毒，臭氧气体难以顺利进入纸张之间，不但要求档案在消毒柜中翻开摆放，还要适当降低

11、档案的摆放密度，适当延长消毒时间，使消毒杀菌尽可能彻底。其次是会计档案的装具即卷盒种类多、规格多。会计凭证、会计账簿和会计报表的外形尺寸各不相同，因此除了会计报表与其它会计材料采用各门类档案通用的卷盒外，我们还专门为会计凭证与会计账簿量身定做了不同规格的卷盒。第三，会计档案的保护、保密管理要求高。我公司于2013年为会计档案库房安装了带指纹锁的门禁系统，改进了防盗实时监控系统，进一步提高了会计档案的安全防护水平。此外，还有会计档案案卷封面、脊背、卷内目录和备考表的制作；总账、分类账和检索工具的建立；由于档案鉴定、销毁而形成柜架空间，必须经常进行倒架调整，比其它档案管理频繁得多；会计档案的数量最

12、多，库房面积最大，日常清洁卫生工作量也最大。这些工作看起来琐碎，但是缺一不可。 (五)企业会计档案的利用管理 利用会计档案最重要的就是要把握好开发档案信息资源与保障档案完整安全这两者之间的辩证关系。首先，利用会计档案的主体必须是持证上岗的专业会计人员，因此档案部门应当掌握本企业的持证会计人员名单，并且定期与财务管理部进行沟通，对名单进行更新；其次，利用会计档案必须事先经公司财务部领导书面批准，并有档案部门领导签字确认，以确保利用的目的是因工作需要；第三，利用会计档案必须在档案部门设置的专用阅档室内进行，必须有会计档案管理人员现场服务，阅档室内还应当配备监控摄像头、电话等必要设施；第四，如果需要

13、复制档案，必须在审批手续中明确说明，并由会计档案管理人员在档案部门内部进行。 (六)企业会计档案的鉴定及销毁 到期会计档案的鉴定销毁是会计档案管理的最终环节，也是考验一个档案工作者素质的试金石。美国国家档案馆前馆长、著名档案学家巴克先生曾经告诫我们：“人类的档案遗产具有唯一性，不论由于何种原因失去其中任何一部分，都是整个人类的损失。”这句话成为我们每次鉴定销毁工作之前必须重温的信条。为了确保会计档案鉴定销毁工作的质量，首先必须组织鉴定工作小组，由企业总会计师担任组长，财务部门、档案部门领导及相关工作人员参加。其次应由档案人员制作案卷级鉴定清册，并确保清册的内容与提交鉴定的档案在顺序、数量、内容

14、各方面准确对应。第三，采用逐卷鉴定的方法对到期的会计档案进行价值鉴定。在鉴定前，应要求参加鉴定的会计人员事先做好相应准备，对提交鉴定的档案是否涉及未办结的债权债务，是否涉及正在办理的违法违纪案件等内容要心中有数，以免造成珍贵证据的灭失。第四，鉴定工作结束后，档案管理人员要按照鉴定结论，将经过鉴定的档案分为两个部分，对应当继续保存的档案重新标识、消毒、回库；对应当销毁的档案建立销毁清册，办理审批手续后，送到有资质的销毁单位，采用化纸浆的方式进行销毁。最后，将销毁清册等鉴定工作资料完成签字手续后，及时归档，永久保存。 (七)企业会计档案信息化建设要点 我们必须清醒地认识到，无论会计档案有什么样的特

15、殊性，信息化建设都是会计档案管理的必由之路，这是不以我们意志为转移的客观规律。首先，扎实的档案管理基础工作是信息化建设不可缺少的前提条件；其次，会计档案信息化建设应当是企业档案信息化建设的有机组成部分，并且应与整个企业的信息化建设同步进行；第三，会计档案信息化建设应当适应企业财务会计信息化建设的实际情况，遵循其自身的客观规律，实事求是地进行。我们的设想是，对于会计账簿类，数据库建设到案卷级；在其他三个类别中，对于已经归档的档案，数据库建设到案卷级，对于今后归档的档案，在财政部下发的企业会计信息化工作方案正式实施后，根据实际情况，可能直接建设全文数据库。因为这个方案将对现行的会计档案形成方式和载体形式做出重要调整：除会计凭证类继续采用纸质载体外，其它三类材料即会计账簿类、会计报表类和其它会计材料类都将可能