office基础操作PPT课件

1、office基础操作 l作为一个电子表格软件，作为一个电子表格软件，Excel具有强大的计算功能，数据的计算是依具有强大的计算功能，数据的计算是依 靠公式和函数来进行的，本章将介绍公式的组成、输入公式的方法以及靠公式和函数来进行的，本章将介绍公式的组成、输入公式的方法以及 常用的一些函数。常用的一些函数。 l在工作表中插入的图表实际上是将数据图表化，这样可以使得数据更加在工作表中插入的图表实际上是将数据图表化，这样可以使得数据更加 直观、易懂，当工作表数据改变的时候，图表也会自动更新。直观、易懂，当工作表数据改变的时候，图表也会自动更新。 l本章要点本章要点 l 7.1 股票交易记录单股票交易

2、记录单 l l7.3学生成绩统计表学生成绩统计表 l7.4 二极管伏安特性的测量二极管伏安特性的测量 office基础操作 7.1.1 输入公式输入公式 在图7-1-2所示的工作表中，G4单元格的“成交金额”是将“成交数量”与 “成交价”相乘得到的结果，Excel具有将其计算出来的能力，为了进行计 算，就需要输入计算的公式。当单元格中的数据以等号“=”开头时，Excel 认为后面的数据是要开始进行计算，所以所有的公式都是以等号开头。 在G4单元格中输入“=1000*3.21”，如果当前两个单元格中的数据发生变化 时，就要重新输入公式。当单元格中的数据进行修改以后，要使计算的结果 能发生相应的变

3、化，则输入公式“=E4*F4”即可，它表示将E4单元格中的数 据与F4单元格中的数据相乘。 图7-1-2 计算“成交金额” office基础操作 1直接输入公式 在单元格中直接输入公式的操作步骤如下。图7-1-3 直接输入公式 （1）选中要输入公式的单元格，如G4单元格，键入“=”表示开始输入公式。 （2）键入包含要计算的单元格地址以及相应的操作符（如：E4*F4）。 （3）按Enter键或单击“编辑栏”中的“输入”按钮 就可完成输入。 完成输入后在单元格中显示的是公式计算的结果，其公式内容显示在编辑栏 中，如图7-1-3所示。 2选择单元格地址输入公式 （1）选中要输入公式的单元格，键入“=

4、”表示开始输入公式。 （2）用鼠标单击要在公式中加入的单元格地址，如上例中的E4单元格，此 时单元格周围出现虚线框，同时E4出现在等号后面，如图7-1-4所示。 （3）输入运算符和公式中的数字，如“*”，单击F4单元格，这时F4单元格 被一虚线框所包围，如图7-1-5所示。 （4）按Enter键或单击“编辑栏”中的“输入”按钮 就可完成输入。 office基础操作 7.1.2 运算符号运算符号 由上节的介绍可知，公式中的数据放在单元格中，以运算符号连接各数据之 间的关系，所以运算符号在公式中占有非常重要的地位。在Excel中除了有 一般的加、减等运算符以外，还有一些其他运算符。当一个公式中有多

5、个运 算符时，各运算符的运算顺序有一定的先后关系，这就是所谓的运算顺序。 1公式中的运算符 对公式中的元素进行运算时要用到的运算符包括：算术运算符、比较运算符、 文本运算符和引用运算符。 算术运算符：用于完成一些基本的数学运算，包括+（加）、（减）、* （乘）、/（除）、%（百分比）和（乘方）。 比较运算符：按照系统内部的设置比较两个数值，并返回逻辑值“TRUE” 或“FALSE”。比较运算符包括=（等于）、（大于）、= （大于等于）、=（小于等于）和“”（不等于）。 文本运算符：文本运算符只有一个，就是“&”，也叫做“连字符”。它 将两个或多个文本连接为一个文本。 office基础操作 2运

6、算顺序 7.1.3 公式的显示和隐藏公式的显示和隐藏 在一个工作簿文件中，有时不希望别人看到所使用的计算公式。例如，对于 公司的财务报告，不希望别人看到利润的计算公式或者不希望公司的雇员知 道成本的核算公式，这时，就可以通过将公式隐藏起来的办法来达到保密的 目的。 1隐藏公式 一个隐藏公式的单元格，在选定此单元格时，公式不会出现在编辑栏中。隐 藏公式的具体操作步骤如下。 （1）选定想隐藏公式的单元格区域，单击“格式”“单元格”菜单命令， 调出“单元格格式”对话框，单击“保护”选项卡如图7-1-6所示。 （2）选中“隐藏”复选框，单击“确定”按钮。 （3）单击“工具”“保护”“保护工作表”菜单命

7、令，调出“保护工作 表”对话框，如图7-1-7所示。在“取消工作表保护时使用的密码”文本框 中输入密码，单击“确定”按钮。 office基础操作 图7-1-6 “单元格格式”（保护）对话框 图7-1-7“保护工作表”对话框 office基础操作 2取消隐藏公式 如果要取消隐藏的公式，其操作步骤如下。 （1）单击“工具”“保护”“撤消工作表保护”菜单命令。 如果在保护工作表时输入了密码，这时会弹出“撤消工作表保护”对话框， 要求输入密码，密码正确后才继续往下进行。密码不正确，则会弹出警告对 话框。 （2）单击“格式”“单元格”菜单命令，调出“单元格格式”对话框，如 图7-1-6所示，单击“保护”

8、选项卡。 （3）清除“隐藏”复选框，单击“确定”按钮即可。 office基础操作 7.2.1单元格的引用单元格的引用 单元格的引用有绝对引用、相对引用和混合引用。 1相对引用 下面以“学生成绩统计表”为例，介绍相对引用的概念。 如图7-2-2所示，在计算“总分”一项时，在F4单元格中输入公式 “=C4+D4+E4”计算出了1号同学的总分。在本工作表中一共有20位同学， 如果为每位同学的成绩都输入一次公式，其工作量是很大的，Excel提供的 相对引用功能，可减少烦琐的公式输入工作。 在公式中用到单元格地址时如果直接写其地址，例如“C4”，这种格式在 Excel中被称为相对引用。 下面来看一下相对

9、引用在复制公式时的特点。现在F4中的公式是 “=C4+D4+E4”，将F4中的公式复制到单元格F5中，则公式变成图7-2-3所示； 复制到I4单元格时，公式变成图7-2-4所示，可以看到在复制的过程中公式中 单元格的地址自动发生了变化。 office基础操作 2绝对引用 在单元格的引用过程中，有时不希望相对引用，而是希望公式复制到别的单 元格时，公式中的单元格地址不随活动单元格发生变化，这时就要用到绝对 引用。在Excel中的行号和列号前加“$”表示绝对引用。 例如，在B1单元格中输入公式“=$A$1+$A$2”，当把B1中的公式复制到B2 中时，公式并没有发生变化，如图7-2-7所示；将其复

10、制到D3单元格时，也 没有发生变化，如图7-2-8所示。实际上绝对引用更多的是用在数据处理时， 对数据的引用中。 3混合引用 混合引用是指在公式中用到单元格地址时，参数中行采用相对引用，列采用 绝对引用，如$A2；或正好相反，列采用绝对引用，行采用相对引用，如 A$2。当公式单元因插入、复制等原因引起行、列地址变化时，公式中相对 地址随公式发生变化，绝对地址不随公式发生变化。 office基础操作 7.2.2 改变引用类型和其他引用方式改变引用类型和其他引用方式 除了绝对引用和相对引用以外，在工作表中还有其他引用的形式存在。 1快速改变引用类型 在输入绝对引用和混合引用时，都要输入$这个字符，

11、如果输入不熟练，会 降低数据输入的效率，而且容易出错。Excel提供了一种可以快速地改变引 用类型的输入方式，即使用F4键，具体操作步骤如下。 （1）选择单元格C3，然后键入“=E5”。 （2）按F4键，编辑栏中的引用类型变为“=$E$5”。 （3）再按一次F4键，将引用变为混合引用，此时列是相对的，行是绝对的， 公式变为“=E$5”。 （4）第三次按F4键，将引用变为另一种混合引用，此时列是绝对的，行是 相对的，公式变为“=$E5”。 （5）第四次按F4键，返回到原来的相对引用格式。 如果在一个公式中有多个引用，则这种操作只对选中的引用起作用。 2“A1”和“R1C1”引用方式 在Excel

12、的公式中引用单元格地址有两种方式，一种叫做“A1”引用方式，还 有一种叫做“R1C1”引用方式，每一种引用方式都具有相对引用、绝对引用 和混合引用。 office基础操作 3三维地址引用 Excel 2003的所有工作都是以工作簿展开的，要对一年的12个月销售情况进 行汇总，而这些数据是分布在12张工作表中的，要完成这些销售数据的汇总， 就必须要能够读取（引用）在每张表格中的数据，这也就引出了三维地址引 用这一新概念。 所谓三维地址引用，是指在一个工作簿中从不同的工作表引用单元格。三维 引用的一般格式为：“工作表名！:单元格地址”，工作表名后的“！”是 系统自动加上的。例如，在“Sheet2”

13、工作表的单元格“B2”中输入公式 “=Sheet1!:A1+A2”，则表明要引用工作表“Sheet1”中的单元格“A1”和工 作表“Sheet2”中的单元格“A2”相加，结果放到工作表“Sheet2”中的“B2” 单元格。 利用三维地址引用，可一次性将一个工作簿中指定的工作表的特定单元格进 行汇总。 4引用其他工作簿中的单元格 用户还可以引用其他工作簿中的单元格，例如，在单元格“D5”中引用在目 录“c:my documents”下的文件“xu.xls”中的“Sheet1”的“C4”单元格，则 引用公式为： =c: my documents xu.xlsSheet1!C4 若引用的工作簿已打开

14、，则可以简单地输入文件名，而不必带全路径名。但 在文件关闭时，必须给出全路径名。 如果创建公式后，引用的工作簿名改变，则公式应相应改变。例如，上面的 文件改名为“mm.xls”，则相应引用的公式变为： =c: my documents mm.xlsSheet1!$C$4 office基础操作 4引用其他工作簿中的单元格 用户还可以引用其他工作簿中的单元格，例如，在单元格“D5”中引用在目 录“c:my documents”下的文件“xu.xls”中的“Sheet1”的“C4”单元格，则 引用公式为： =c: my documents xu.xlsSheet1!C4 若引用的工作簿已打开，则可以

15、简单地输入文件名，而不必带全路径名。但 在文件关闭时，必须给出全路径名。 如果创建公式后，引用的工作簿名改变，则公式应相应改变。例如，上面的 文件改名为“mm.xls”，则相应引用的公式变为： =c: my documents mm.xlsSheet1!$C$4 office基础操作 7.3.1 输入函数输入函数 对于一些烦琐的公式，如前面曾用到的连续求和公式以及日常生活中用到的 求平均值、求最大值、最小值等，Excel 2003已将它们转换成了函数，使公 式的输入量减到最少，从而降低了输入的错误概率。 1直接输入函数 直接输入函数的方法同在单元格中输入一个公式的方法一样，下面以在单元 格“C

16、3”中输入一个函数“=SUM(B2:B6)”为例，介绍其操作步骤。 （1）选定要输入函数的单元格，例如“C3”单元格。 （2）在编辑框中输入一个等号“=”。 （3）输入函数本身，例如“SUM(B2:B6)”。 （4）按Enter键或者单击“编辑栏”上的“确认”按钮 。 直接输入函数，适用于一些单变量的函数，或者一些简单的函数。对于参数 较多或者比较复杂的函数，建议使用插入函数来输入。 2使用插入函数 使用插入函数的操作步骤如下。 （1）选定要输入函数的单元格，例如选定单元格“G4”。 （2）单击“插入”“函数”菜单命令（或单击编辑栏中的“插入函数”按 钮），调出“插入函数”对话框，如图7-3-

17、2所示。 office基础操作 （3）从“或选择类别”下拉列表框中选择要输入的函数分类，例如“常用 函数”。 （4）从“选择函数”列表中选择所需要的函数。例如，选择求和函数 “SUM”。 （5）单击“确定”按钮。 （6）单击“确定”按钮后，系统显示如图7-3-3所示的对话框，要求输入相 关参数。 图7-3-2 “插入函数”对话框 图7-3-3 “函数参数”对话框 office基础操作 7.3.2 常用函数常用函数 1常用函数的格式 在前面几个实例中已经使用过的是下面的几个函数，它们的基本语法如下所 述。 （1）SUM( )函数：求和函数。 语法：SUM（Numberl，Number2，Numb

18、ern） 其中Numberl，Number2，Numbern为1到n个需要求和的参数。 功能：返回参数中所有数值之和。 （2）AVERAGE( )函数：平均值函数。 语法：AVERAGE（Numberl，Number2，Numbern） 其中Numberl，Number2，Numbern为1到n个需要求平均值的参数。 功能：返回参数中所有数值的平均值。 （3）MAX( )函数：最大值函数。 语法：MAX（Numberl，Number2，Numbern） 其中Numberl，Number2，Numbern为1到n个需要求最大值的参数。 功能：返回参数中所有数值的最大值。 office基础操作 （

19、4）MIN( )函数：最小值函数。 语法：MIN（Numberl，Number2，Numbern） 其中Numberl，Number2，Numbern为1到n个需要求最小值的参数。 功能：返回参数中所有数值的最小值。 （5）IF()：判断函数。 语法：IF（logical-test,value-if-true,value-if-false） 其中logical-test是任何计算结果为TRUE或FALSE的数值或表达式；value-if- true是logical-test为TRUE时函数的返回值，如果logical-test为TRUE时并且省 略value-if-true，则返回TRUE；v

20、alue-if-false是logical-test为FALSE时函数的 返回值，如果logical-test为FALSE时并且省略value-if-false，则返回FALSE。 功能：指定要执行的逻辑检验。 （6）COUNT( )函数：计数函数。 语法：COUNT（Numberl，Number2，Numbern） 其中Numberl，Number2，Numbern为1到n个参数，但只对数值类型的 数据进行统计。 功能：返回参数中的数值参数和包含数值参数的个数。 office基础操作 （7）COUNTIF()：条件计数函数。 语法：COUNTIF（range,criteria） 其中rang

21、e为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域；criteria确 定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。 功能：计算满足给定条件的区间内的非空单元格个数。 （8）SUMIF( )函数：条件求和函数。 语法：SUMIF（range,criteria,sum-range） 其中range是用于条件判断的单元格区域；criteria为单元格区域求和的条件； sum-range是需要求和的实际单元格。 功能：按给定条件的若干单元格求和。 office基础操作 2使用自动求和按钮 利用常用工具栏中的“自动求和”按钮，可以对工作表中所设定的单元格自 动求和。“自动求和”按钮实

22、际上代表了工作表函数中的“SUM( )”函数， 利用该函数可以将一个累加公式转换为一个简洁的公式。例如，将单元格定 义为公式“=A1+A2+A3+A4+A5+A6”，通过使用“自动求和”按钮可以将 之转换为“=SUM（A1:A6）”。 事实上，在Excel 2003中自动求和的实用功能已被扩充为包含了大部分常用 函数的下拉列表。例如，单击列表中的“平均值”可以计算选定区域的平均 值，或者连接到“函数向导”以获取其他选项，有关这部分的内容将在自动 计算中进行介绍。 3对行或列相邻单元格的求和 对行或列相邻单元格的求和的操作非常简便，其操作步骤如下。 （1）选定要求和的行或者列。请注意，选定操作中

23、要包含目标单元格。 （2）单击”自动求和”按钮即可。 例如，对单元格“D4:F4”求和，并将结果放到单元格“G4”中，其操作步骤 如下。 （1）选定单元格“D4:F4”，如图7-3-4所示。 （2）单击“自动求和”按钮，就可以看到结果，如图7-3-5所示。 office基础操作 图7-3-4 选定单元格“D4:F4” 图7-3-5单击“自动求和”按钮 office基础操作 4一次输入多个求和公式 在Excel 2003中，还能够利用“自动求和”按钮一次输入多个求和公式。 例如，要对图7-3-1中的总分求和，其操作步骤如下。 （1）选定“D4:F23”单元格区域。 （2）单击“自动求和”按钮，即

24、可看到多个求和结果。 5自动计算 有时用户可能会要求快速查看某些数值，如某个范围内的最大值、最小值、 平均值和计数等，如果使用公式就显得比较烦琐，这时，可以使用Excel 2003中“自动求和”按钮组中的自动计算功能。 例如，计算所选单元格区域中的平均值，其操作步骤如下。 （1）选定单元格的计算区域。 （2）单击“自动求和”按钮的下拉箭头。 （3）这时系统会弹出一个下拉列表框，在列表中单击“平均值”命令，则 会自动在下一个单元格填充平均值公式并求出值，用鼠标拖曳选择数据区域， 如图7-3-6所示，就可以完成平均分的计算。 office基础操作 图7-3-6计算平均分 office基础操作 7.

25、4.1 创建图表创建图表 在Excel 2003中有两类图表，如果建立的图表和数据是放置在一起的，这样 图和表结合就比较紧密、清晰、明确，更便于对数据的分析和预测，称为内 嵌图表。如果要建立的工作表不和数据放在一起，而是单独占用一个工作表， 称为图表工作表，也叫独立工作表。 在Excel 2003中可以使用多种方法建立图表，下面介绍其中的几种。 1用“图表”工具栏建立图表 用“图表”工具栏建立图表的操作步骤如下。 （1）单击“视图”“工具栏”“图表”菜单命令，调出“图表”工具栏。 （2）选择用于创建图表的数据。图7-4-2单击“图表”工具栏中的“图表 类型”按钮 （3）单击“图表”工具栏中的“

26、图表类型”按钮的向下箭头，如图7-4-2所 示。 office基础操作 图7-4-2单击“图表”工具栏中的“图表类型”按钮 office基础操作 （4）选择所需要的图表类型，就创建一个嵌入式图表。如图7-4-3所示。 图7-4-3内嵌式图表 office基础操作 2使用图表向导创建图表 如果想使用图表向导创建一个图表，可以按照下述步骤进行。 （1）选择用于创建图表的数据，如图7-4-5所示。 图7-4-4内嵌式图表 图7-4-5 “图表向导-4步骤之1-图表类型”对话框 office基础操作 7.4.2 添加和删除图表中的数据添加和删除图表中的数据 1使用菜单添加图表数据 使用菜单添加图表数据

27、的操作步骤如下。 （1）先在工作表内输入要添加的数据，然后将其选定。图7-4-11“添加数据”对 话框 （2）单击图表，使其处于选定状态。 （3）单击“图表”“添加数据”菜单命令，调出“添加数据”对话框，如图7-4-11 所示。 （4）在“选定区域”文本框中输入数据的区域，或单击“折叠对话框”按钮选择区 域。 （5）单击“确定”按钮。 上述操作完成后，数据就被添加到图表中了。 2使用图表向导添加图表数据 （1）先在工作表内输入要添加的数据。 （2）单击图表，使其处于选定状态。 （3）单击“常用”工具栏中的“图表向导”按钮。 （4）在出现的“图表向导”对话框中单击“下一步”按钮。 （5）在出现的

28、“图表数据源”对话框中，单击“折叠对话框”按钮，打开“数据区 域”对话框，重新选择数据区域。 （6）完成数据区域的选择后，再次单击“折叠对话框”按钮，回到“图表数据源” 对话框。 （7）单击“完成”按钮，即完成将数据添加到图表中的操作。 office基础操作 3删除数据 如果要在删除工作表中数据的同时，改变图表中的数据可使用如下方法。 （1）在工作表中，选定要删除的数据。 （2）单击鼠标右键，在出现的快捷菜单中单击“删除”命令，则选定的数 据被删除，同时图表中的数据也被删除。 4删除图表中的数据 对于不必要在图表中出现的数据，可以从图表中将其删除而不改变工作表中 的数据。如果要删除图表中的数据

29、位于图表的最底端时，可以向上拖动选定 柄，将数据区中的图表数据区移走即可。如果数据在工作表中间位置，则要 用下面的方法。 （1）单击图表，使其处于选中状态。 （2）选定要删除的序列。 （3）单击“编辑”“清除”“系列”菜单命令。 这时图表中选定的序列已被删除。请注意，虽然图表中的序列已经清除，但 工作表中的数据并未被清除掉。 如果用户在工作表中已生成图表的单元格区域内增加或删除工作表中的数据， Excel 2003会自动更新已有的图表。 office基础操作 7.4.3 移动、调整图表和改变图表类型移动、调整图表和改变图表类型 1移动、调整图表 在工作表中创建了图表后，可以重新调整图表的位置和

30、大小，在移动和改变 图表大小之前要用鼠标单击图表，使其呈选中状态，即图表的周围出现有8 个句柄的边框，这时名称栏中的名称是“图表1”。 命名图表：选中要命名的图表后，单击“名称”栏，输入新的名字，单 击Enter键，就可以完成工作表的命名。 移动图表：选中要移动的图表以后，将鼠标指针放在图表区空白的任意 一个位置上，然后用鼠标拖曳到新的位置。 改变图表的大小：选中要改变大小的图表以后，将鼠标移到图表的句柄 上，拖曳鼠标，就可以改变图表的大小。 复制图表：复制图表与复制单元格中数据的方法相同。 2改变图表类型 若对已建立的图表类型不满意时，用户可以重新选择。简单的方法是调出 “图表”工具栏，单击

31、“图表”工具栏中的“图表类型”按钮的向下箭头， 从中选择所需要的图表类型，就可以完成图表类型的更改，但这种方法所能 选择的图表类型有限，如果要求选择的图表类型较多，则应使用菜单命令， 其操作步骤如下。 office基础操作 （1）单击图表区域，选定图表。 （2）单击“图表”“图表类型”菜单命令，调出“图表类型”对话框，如 图7-4-12所示。在“图表类型”列表框中选择图表类型，在“子图表类型” 列表框中选择图表的样式。 （3）单击“确定”按钮，就可以更改图表的类型。 图7-4-12“图表类型”对话框 office基础操作 7.4.4 添加图表标题添加图表标题 一个图表中如果加入标题可以提高图表

32、的可读性，并增加图表的美观程度。 如果是用“图表”工具栏创建的图表，本身就没有标题。如果是用“图表” 向导创建的图表，在“图表向导-4步骤之3-图表选项”对话框中有一个“标 题”选项卡，在这个选项卡中如果在“图表标题”文本框中输入文字，则会 出现图表标题，否则不会出现图表标题。如果需要为没有标题的图表设置标 题，可以按如下步骤操作。 （1）单击图表，使图表处于选定状态。 （2）单击“图表”“图表选项”菜单命令，调出“图表选项”对话框，单 击“标题”选项卡，如图7-4-13所示。 （3）在“图表标题”文本框中输入“春季高考招考人数统计表”，这时在 右侧的预览框中，显示出添加的标题。 （4）单击“

33、确定”按钮，则在图表中添加了标题，如图7-4-14所示。 office基础操作 7.4.5 设置图表中坐标轴格式 作为一个图表，坐标轴具有非常重要的地位，用户可设置坐标轴的单位、刻 度等内容，在Excel 2003中根据创建图表的数据不同，坐标轴一般可分为分 类轴和数值轴。 1设置数值轴格式 双击图表中的数值轴，调出“坐标轴格式”对话框，如图7-4-15所示。在该 对话框中有“图案”、“刻度”、“字体”、“数字”和“对齐”5个选项 卡，其中的“字体”、“数字”和“对齐”3个选项卡与“单元格格式”对 话框中相应的选项卡类似，不再赘述。下面简单介绍“图案”选项卡（见图 7-4-15）和“刻度”选项

34、卡（见图7-4-16）的作用。 office基础操作 图图7-4-15坐标轴格式（图案）对话框坐标轴格式（图案）对话框 图图7-4-16 数值轴的坐标轴格式（刻度）对话框数值轴的坐标轴格式（刻度）对话框 office基础操作 （1）“图案”选项卡：用于设置分类轴的样式。 在“坐标轴”栏中选中“自动”单选钮，根据图表类型由系统自动设置有无 坐标轴；选中“无”单选钮，无论何种图表均无坐标轴；选中“自定义”单 选钮，可以定义坐标轴的样式、颜色和粗细。 在“示例”栏中可以看到目前的坐标轴样式的示例。 在“主要刻度线类型”和“次要刻度线类型”栏中各有4个单选钮，选中 “无”单选钮，不出现刻度线；选中“外部”单选钮，刻度线在坐标轴的外 侧（例如在数值轴的左侧）；选中“内部”单选钮，刻度线在坐标轴的内侧 （例如在数值轴的右侧）；选中“交叉”单选钮，刻度线与坐标轴相交。 （2）“刻度”选项卡：用于设置数据的间隔量，选择合适的刻度，可以更 加合理地在图表中显示数据。 在