公司合同管理制度

1、政策与程序policy and procedure制度（流程）名称合同管理制度编 码版 本执行部门修改状态目录 第一章 总则03 第二章 合同分类04 第三章 合同起草04 第四章 合同审批10 第五章 合同签订12 第六章 合同备案13 第七章 合同履行13 第八章 合同变更或终止15 第九章 奖惩办法16 第十章 附则17第一章总 则第一条 为规范公司合同的管理，做到管理有规章、签约有约束、履行有监督，防范和规避合同风险，维护公司的合法权益。根据中华人民共和国合同法及其他相关法规的规定，并结合公司的实际情况特制定本制度。第二条 合同管理原则：合同管理的不相容职责相分离、合同管理与预算管理相

2、结合、谁负责谁履约谁承担责任。第三条 合同管理分工：合同业务经办部门负责起草及执行管理，财务部门负责监督履行管理，同时为合同管理的归档部门。第四条 凡以管理公司或成员店名义对外发生的经济业务，无特殊情况均应签订书面合同，并适用于本制度。第五条 名词释义“管理公司”是指五洲佳豪（福建）酒店管理有限公司。“成员店”是指五洲佳豪（福建）酒店管理有限公司下属单体酒店及子公司等经济实体。“合同”是指管理公司或成员店与对方当事人之间设立、变更、终止民事关系的协议，主要包括购销合同、租赁合同、合作协议、维保合同、工程合同等，不包括成员店制式的信贷协议及商务协议（该类协议制式模板需经管理公司审批后方可使用）。

3、购销合同是指供方与需方根据协商一致的意见，由供方将产品交付给需方，需方接受产品并按规定支付价款的协议。租赁合同是指出租人将租赁物交付给承租人使用、收益，承租人支付租金的合同。在当事人中，提供租赁物使用权的一方为出租人，对租赁物有使用权的一方为承租人。合作协议是指双方在共同利益的基础上，双方签署以进行投资活动的书面合同。维保合同是指各种设备的维修保养合同。工程合同是指发包方（建设单位）和承包方（施工单位）为完成商定的施工工程，明确相互权利、义务的协议。依照合同，施工单位应按约定的标准和时限完成建设单位交给的施工任务，建设单位应按照约定提供必要的履约条件并支付相应的费用。第六条 合同签订的时限为保

4、证合同签订的及时性，避免因签订合同时间的延迟，导致谈判结果无效，给公司造成不必要的损失，所有合同的签订在合同的主要条款经合同当事人达成一致后，在15个工作日或合同双方约定的时间内签订完毕（此时限包括合同评审时间）。第七条 本制度由总则、合同分类、合同起草、合同审批、合同签订、合同备案、合同执行、合同的变更或终止、奖惩办法和附则等十个章节组成。第二章 合同分类第八条 根据合同标的性质不同分为购销合同、租赁合同、合作协议、维保合同、工程合同等。第九条 购销合同包括原材料采购合同、家具采购合同、酒水采购合同、工程材料采购合同、装饰品采购合同等各类采购合同。管理公司及成员店签订购销合同时，如管理公司已

5、下发制式模板的，以模板为准。第十条 租赁合同包括对外租出合同、租入合同等。第十一条 合作协议包括经营分成合作协议、网络合作协议、旅行社合作协议、校园合作协议等。第十二条 维保合同包括设备维修合同、设备保养合同等。第十三条 工程合同包括建设工程设计合同、建设工程施工合同。第三章 合同起草第十四条 管理公司有标准合同文本的，按标准合同文本执行；无标准合同文本的，合同业务经办部门负责合同的起草，有关部门予以必要的协助。第十五条 合同起草前，管理公司或成员店业务经办部门根据合同业务开展时间，与采购部门提前进行市场调研、询比价，再与合同当事人谈判确定合同的主要条款，根据谈判结果起草合同。第十六条 为控制

6、合同签订风险，谈判前须对合同当事人的资格进行审核，内容包括：（一）对合同当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，向对方索取相关资格的证明文件。（二）原则上不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同（特殊情况除外，如：长包房合同、员工宿舍租赁合同），也不得签订与对方单位履约能力明显不符的合同。（三）合同涉及的经营业务须通过市场调研，以便于争取更优的价格条件或履约条件。第十七条 合同的主要条款管理公司及成员店本着平等互利、协商一致、风险控制的原则起草合同，根据合同的不同类别，其合同条款必须包括且不仅限于以下内容：（一）购销合同的主要条款1、合同签订主体合同订立主体的名称应准确，并与对方营业执照

7、上的名称相同，不得简写。2、合同签订依据合同订立的依据至少包括中华人民共和国合同法，专业合同对应有专业法规的应表述清晰。3、合同标的合同标的应具有唯一性、准确性，并约定详细内容、范围，对合同标的无法以文字准确描述的，应将图片等相关辅助文件作为合同的附件。 4、标的数量与质量标的数量必须准确无歧义，如按实际验收数量进行结算的，必须在合同中明确验收标准和方法。经双方协商确认的、变更合同标的数量的协议，亦应准确描述，并作为原合同的补充。标的质量（含技术标准）必须明确，写明执行何种质量标准或由双方议定的标准。质量标准的约定必须具有验收的可操作性。5、合同的价款与酬金合同价款与酬金一律使用人民币计量，合

8、同单价应明确，所有合同的总价都应用大、小写分别表示。在合同中应明确合同总价是货物到达指定地点的所有费用（涉及运输安装的须含运输安装费用），如有特例，应在合同中特殊列明。“食品原材料长期固定供应合同”无合同总价，但在合同中须明确供货方式、供应单价的确定方法。6、付款方式本着公司利益、资金利用率最大化的原则与对方洽谈合理的付款方式。7、质量标准标的质量有国家（行业）标准的必须列明标准名称，有可执行的公司内部质量标准的应在合同中明确。如标的质量确实无法描述清晰的，应以双方共同确认封存的样品作为质量参照物。8、验收标准及方法验收严格按照合同约定的质量标准执行，验收方法必须切实可行，能达到事前、事中、事

9、后控制标的质量的目的。9、合同履行期限、地点合同的履行期限、地点必须准确，尤其须明确规定质保期限；同时原则上质保期限的约定须与质保金的扣留相匹配。10、售后服务售后服务中应明确双方的权责，规定无偿服务及有偿服务的范围和时限、有偿服务的收费标准、售后服务反应时间等。11、双方的权利和义务为有效地履行合同，合同条款中应明确双方的信息沟通与配合，任何一方有义务支持其他合同当事人的事项，任何一方有权取得其他合同当事人支持的事项，按合同约定的付款方式支付酬金，按合同规定的时间提供质量符合合同约定标准的产品并提供良好的售后服务。12、违约责任为更好的约束双方在合同执行过程中的行为，应在合同中明确阐述双方违

10、约责任，且违约责任应做到公平公正。违约责任至少应对以下方面进行约束：付款、供货质量、供货期限、售后服务。13、合同的组成文件。在合同中应明确合同的组成文件及解释顺序。14、廉洁约定（见附件1）。15、签约地及争议的解决方式合同签约地尽可能约定为“福建省石狮市”，争议的解决方式为友好协商，协商不成管辖法院为“福建省石狮市人民法院”，否则约定为成员店所在地人民法院。16、合同生效时间、有同等效力的文件及合同份数。（二）租赁合同的主要条款1、合同签订主体：标准同前款（一）.1。2、签订依据：标准同前款（一）.2。3、租赁内容（1）租赁物的名称是合同双方权利义务指向的对象，应描述准确。（2）租赁物的数

11、量和质量。租赁物的数量必须准确，保证出租人准确地履行交付租赁物的义务，必要时附明细清单；租赁物的质量即对租赁物质及使用性能的表述，保证承租人准确接受、保管及退还租赁物。（3）出租人必须保证租赁物的合法性，并拥有其使用、出租等处置权。4、租赁用途租赁用途必须符合法律要求，保证承租人按照承租物的性能正确合理地加以使用。5、租赁期限租赁期限必须准确表述，精确到天。原则上物品租赁期限为一年，建筑物租赁期限十年以上，特殊情况，另行处理。期满后视情况考虑是否续签。6、租金的支付（或收取）期限和方式本着公司利益最大化的原则与对方洽谈租金（或管理费）的支付（或收取）方式，租金一律使用人民币计量。为保证合同的顺

12、利履约，租赁合同（指对外租出合同）须要求对方当事人提供担保(可采用保证金、抵押、质押等方式)。7、租赁物的维修明确租赁期间，出租方与承租方关于租赁物日常维修、保养责任的划分，保证租赁物处于完好状态。8、双方的权利和义务为有效地履行合同，合同条款中应明确双方的信息沟通与配合，任何一方有义务支持其他合同当事人的事项，任何一方有权取得其他合同当事人支持的事项，按合同约定的收（付）款方式收取（支付）租金。9、违约责任为更好的约束双方在合同执行过程中的行为，应在合同中明确阐述双方违约责任，且违约责任应做到公平公正。10、合同的组成文件。在合同中应明确合同的组成文件及解释顺序。11、廉洁约定：标准同前款（

13、一）.14。12、签约地及争议的解决方式：标准同前款（一）.15。13、合同生效时间、有同等效力的文件及合同份数。（三）合作协议的主要条款1、合同签订主体：标准同前款（一）.1。2、签订依据：标准同前款（一）.2。3、合作项目为保证双方合作，双方所提供的合作资源、合作范围及合作过程中的管理责任划分。合作过程中双方利益的分摊标准、结算方式。合作中涉及款项的收付款方式及相关规定。4、合作期限合作期限必须准确表述，精确到天。期满后视情况考虑是否续签。5、双方权利与义务为有效地履行合同，合同条款中应明确双方的权利与义务，任何一方有义务支持其他合同当事人的事项，任何一方有权取得其他合同当事人支持的事项；

14、并满足酒店外租单位经营管理规定。6、违约责任为更好的约束双方在合同执行过程中的行为，应在合同中明确阐述双方违约责任，且违约责任应做到公平公正。7、合同的组成文件。在合同中应明确合同的组成文件及解释顺序。8、廉洁约定：标准同前款（一）.14（网络合作协议采用对方模板的情况下除外）。9、签约地及争议的解决方式：标准同前款（一）.15。10、合同生效时间、有同等效力的文件及合同份数。（四）维保合同的主要条款1、合同签订主体：标准同前款（一）.1。2、签订依据：标准同前款（一）.2。3、维修保养的范围明确需维修保养设备范围及技术要求，视情况附维修保养设备报价清单、保养计划等附件。维修保养的工作内容，即

15、合同期内受托方日常维保标准、频次，过程中涉及的更换配件费用承担等内容。保养的工作标准。4、维保费的支付期限和方式本着公司利益、资金利用率最大化的原则与对方洽谈合理的付款方式。5、合同履行期限合同的履行期限必须准确，同时考虑合同期限与付款方式间的匹配。6、双方的权利和义务为有效地履行合同，应明确双方在期限内维保事项的权利与义务，如：乙方为保证设备正常运行、提高性能的前提下，所必须履行的维保义务，维保期间交通、食宿等费用的承担；甲方对乙方日常维修保养工作的要求与管理、为配合乙方维保履行的义务等。7、违约责任为更好的约束双方在合同执行过程中的行为，应在合同中明确阐述双方违约责任，且违约责任应做到公平

16、公正。8、合同的组成文件。在合同中应明确合同的组成文件及解释顺序。9、廉洁约定：标准同前款（一）.14。10、签约地及争议的解决方式：标准同前款（一）.15。11、合同生效时间、有同等效力的文件及合同份数。（五）工程合同的主要条款1、合同签订主体：标准同前款（一）.1。2、签订依据：标准同前款（一）.2。3、工程概况：需要说明的内容包括但不仅限于：工程名称、工程地点、承包内容、承包范围、承包方式、质量标准、工期要求等。4、双方主要工作约定双方对于此项工程施工的任务分工，包括但不仅限于：派驻公司代表及现场负责的内容、协调各方提供工程所需的水电等施工条件。5、关于质量的约定包括但不仅限于：工程质量

17、需达到的标准、验收标准及方法、未达标需返工及费用承担、质保期限及发生质量问题的处理方法。6、关于工期的约定双方约定的工期内，各种影响工期的情形及处理方法。7、关于材料的约定包括但不仅限于：工程所需材料由谁提供、现场材料的处置权限及方法。8、关于价款和结算的约定包括但不仅限于：工程总价及包含的内容、根据工程进度的付款方式。9、双方的权利和义务为有效地履行合同，合同条款中应明确双方的信息沟通与配合，任何一方有义务支持其他合同当事人的事项，任何一方有权取得其他合同当事人支持的事项。10、违约责任为更好的约束双方在合同执行过程中的行为，应在合同中明确阐述双方违约责任，且违约责任应做到公平公正。11、合

18、同的组成文件。在合同中应明确合同的组成文件及解释顺序。12、廉洁约定：标准同前款（一）.14。13、签约地及争议的解决方式：标准同前款（一）.15。14、合同生效时间、有同等效力的文件及合同份数。第四章 合同审批第十八条 合同审批范围及时间1、管理公司及成员店所签合同均须经过审批，审批最终权归管理公司（管理公司明确签订原则，授权成员店签署合同的情况除外）。2、在合同文本确定后，立即上报各相关部门审批。原则上管理公司对成员店上报的合同，须在收到上报合同之日起7个工作日内完成审批。第十九条 各级合同评审人的评审内容各级合同评审人应严格按照各自的评审内容仔细评审，并在合同评审表上写明具体意见；审核意

19、见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本同意”等模糊性语言；如果中间环节持否定意见，须返回申报部门重新调整。（一）管理公司合同审批评审（格式见附件2）1、合同经办部门负责人，负责对起草合同的全面初审。2、管理公司采购负责人，负责审核合同的单价、总价款及其它是否符合公司要求，合同条款的合理性审核及或有风险控制。3、管理公司分管财务副总裁，负责审核该合同的支出是否在公司下达的预算范围内，付款方式是否合理及或有风险控制。4、管理公司法律顾问，负责合同内容的法律保护和风险规避。5、管理公司执行总裁，负责对合同的全面评审。（二）成员店合同审批评审（格式见附件3）1、合同经办部门负责人，负责对起草合同

20、的全面初审。2、成员店财务部负责人，负责审核该合同的支出是否在公司下达的预算范围内，付款方式是否合理及或有风险控制。3、成员店总经理，负责合同的全面审核。4、管理公司业务直管部门负责人，负责对合同事项的合规性、同向对比性、条款的合理性进行初审。5、管理公司采购负责人、分管财务副总裁、公司法律顾问、执行总裁审核内容同“管理公司合同审批评审”内容。第二十条 合同评审时限为保证合同评审工作高效的运转，各级合同审批人应有时间观念，审批合同时限从审批人接到合同文本开始计时（正常工作日）。成员店各级评审人的评审时限由成员店自行确定，原则上报管理公司各级评审部门的评审时限如下：1、管理公司业务直管部门负责人

21、1个工作日；2、管理公司采购负责人2个工作日；3、管理公司分管财务副总裁2个工作日；4、管理公司执行总裁2个工作日。管理公司合同专员必须建立合同评审时间台账，管理公司各级合同评审人在收到报审合同的时候必须签字。第二十一条 任何评审人在自身评审时限内未完成合同审批的，视为默许此合同，并负评审责任，合同评审可进入下一个环节或合同评审完成。第二十二条 任何评审人有权对合同提出异议，在异议澄清阶段或对问题修改阶段不计算评审时限。但评审人或部门有责任并有权利督办修订结果在24小时内再次提交。第二十三条 管理公司各级评审人因故不能及时阅读报审合同，延时超过自身时限2倍的，应委托他人代为评审，但评审人对合同

22、内容有知情权且负评审责任。第二十四条 管理公司各级评审人对于合同内容与成员店存在重大分歧，且不能单方面解决的，可提请管理公司总裁办公会进行会审。第二十五条 合同审批完毕，管理公司合同专员应在合同审批完毕后1日内将合同审批单及意见反馈给合同经办人。第五章合同签订第二十六条 管理公司及成员店法定代表人不能亲自签定的合同，可书面委托他人代签；委托代理人将授权委托书的复印件交由财务部留查。第二十七条 委托代理人须对授权人负责、对公司负责，在授权范围内行使职权，不得转委托。第二十八条 管理公司或成员店在合同签订之前，不得对合同拟定义务有任何实质性实施行为。第二十九条 合同签订时间管理公司及成员店起草的合

23、同经过各级相关部门的评审，根据评审意见修改后，方可进行合同的签订。成员店上报评审的合同如涉及修改的，管理公司将修改后的合同文本下发合同审批确认函（见附件4）至成员店相关人员，成员店以批复的合同文本签订合同。第三十条 合同的签署人必须是法人授权委托的人员，其他人员无权签署合同。合同经办人应在合同中签字。第三十一条 合同的签字栏应包括合同当事人单位名称、委托代理人、合同经办人、地址、邮编、开户行、帐号、电话、传真。第三十二条 管理公司或成员店签订合同时须加盖公司或成员店的合同专用章，不得加盖其它印章。单份合同文本达两页以上的须加盖骑缝章。合同专用章应严格管理，由管理公司或成员店财务负责人或其授权专

24、人保管合同专用章，并明确授权范围及相关责任。第三十三条 合同签订后，除交付对方必要的份数外，我方两份原件的分配如下：管理公司财务部留存原件一份，管理公司经办部门或成员店财务部留存另一份原件，其他相关部门使用合同复印件。合同经办人应在合同签订后2日内告知认为应告知的部门，被告知部门有合同知情权。第六章 合同备案第三十四条 所有合同必须在管理公司财务部进行备案。成员店合同备案时限为合同生效之日起10日内完成上报管理公司备案手续。第三十五条 管理公司财务部在接到成员店上报的备案合同后2日内必须进行归档，并登记在合同备案表格（见附件5）上，每年度1月10日前为上一年合同造总册（见附件6）。第三十六条

25、管理公司财务部随时随机抽查各成员店合同备案情况。第七章 合同履行第三十七条 合同履行是指当事人全面、适当地完成其合同义务，从而使当事人的合同权利得到完全实现的行为。第三十八条 合同的有效履行是双方签订合同的目的，为更好的履行合同，控制合同履行质量，管理公司由财务部组织履约检验小组监督管理公司及成员店合同履行情况，处理履行过程中出现的问题。每季度履约检验小组将定期实施检查。第三十九条 管理公司及成员店合同标的涉及的部门负责人为合同实际履约责任人，负责每一项合同条款的切实履行。为保证在验收环节把好合同管理关，设置合同交底环节（格式见附件7），由合同经办人在合同签订后7日内组织，由合同执行单位的财务

26、负责人、实际履约责任人，以及在验收环节中具体执行的相关人员参加，并做好交底记录，与合同一并上报备案。第四十条 履约检验小组的组成履约检验小组依据合同的约定对合同履约情况负责监督，为非常设机构。由履约检验组长、普通履约检验人和特定履约检验人组成。第四十一条 履约检验人员职责根据合同的收付款条件和履约记录综合监督收付款情况，以及风险控制条款的执行，“合同履行台账”的登记情况的监督。对履约质量进行控制，对标的质量的控制主要包括合同履行过程中的质量验收、售后服务的监督及对方当事人义务的履行等。第四十二条 收付款履约收付款应严格按合同约定的方式进行。按合同约定，管理公司或成员店财务部须提前通知相关部门进

27、行应收款项的催收，保证按时到账。应付款项，应以支票或电汇方式支付，银行账户信息应与合同中的银行账户信息完全相符，否则不得支付。每一次付款都应做到付款条件充分（涉及验收环节的购销合同，经办部门须出具书面验收报告，验收时财务部门须核对单价、数量，使用部门核对质量是否均与合同约定一致，格式见附表8、附表9），有下列情形之一的，财务部有权拒绝付款：（一）我方未加盖合同专用章。（二）对方履行义务未达到合同规定标准。（三）收款单位与合同对方当事人名称不一致，但收款单位出具代收款证明的除外。（四）未持有对方单位开具的办理收款业务的书面委托书。（五）对方单位提供的手续不符合公司财务制度其他规定的。第四十三条

28、管理公司或成员店财务部须做好合同管理的基础工作，内容包含但不仅限于：（一）建立合同档案，合同应按类别连续编号（编号规则见附表10），不得重复或遗漏。合同正本、副本及附件、补充协议、合同审批单，合同文本的签收记录，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应妥善保管。（二）建立合同履行台账，记录合同履行的详细信息，其内容至少包括：序号、合同号、经办人、签约日期、合同标的、价款、对方单位名称、票据的开具、款项的收支及备注等。台账应逐笔填写，做到准确、及时、完整。（三）成员店财务部每月按规定的时间上报合同履行月报至管理公司财务部。第四十四条 管理公司或成员店财务负责人定期检查合同管理工作，以保证及

29、时发现问题，减少公司经营风险。第四十五条 合同履行完毕的标准合同当事人均已按照合同约定的义务履行完毕。第八章 合同变更或终止第四十六条 合同纠纷在合同履行过程中出现合同纠纷，合同实际履约者应本着公平、公正、保证公司利益最大化的原则及时协商解决；协商不成，应及时告知管理公司相关部门取得援助。第四十七条 在合同履行过程中，由于一些不可控因素对管理公司或成员店造成不利影响时，须提出合同变更或终止。（一）合同变更的条件1、合同当事人就合同变更或终止事宜协商一致。2、合同中约定的变更条件成立。3、合同执行过程中，存在严重不利于公司或成员店利益维护的因素。（二）合同终止的条件1、出现不可抗力因素致使合同无

30、法履行。2、合同中约定的终止条件成立或违反合同的廉洁约定。3、合同当事人破产或有严重违反国家法律法规的行为，而不能实现合同目的。4、合同当事人一方明确表示不履行合同。第四十八条 合同变更分为实质性变更和非实质性变更。实质性变更：包括合同标的、数量、质量、合作项目、租赁物、收付款方式、履行期限、履行地点、违约责任和解决争议方法等的变更。非实质性的变更：包括合同当事人更名、合同当事人账户信息的改变、合同经办人的改变。第四十九条 合同变更或终止的程序实质性变更和合同终止的程序：合同实质性的变更和终止由合同经办人提出，须按合同原审批程序重新报批。非实质性变更的程序：合同非实质性变更，由合同经办人提出，

31、经管理公司或成员店负责人同意后，方可进行变更。在变更完成后5日内，成员店财务部须将变更手续报备管理公司。第五十条 变更或终止合同，一律采用可追溯的书面形式（包括当事人双方的信件、函电、传真等），如:快递形式、双方签字盖章的变更或终止协议。由我方提出的变更须以快递形式送达。快递形式邮寄变更或终止合同资料时，至少保留但不限以下内容：（一）寄出凭证。寄出资料可采取公证形式，或在寄出凭证上批注资料的简要内容。（二）快递回执。 （三）快递收费凭证。第五十一条 合同变更或终止的备案合同变更或终止的资料须与原合同一起备案，具体方法参照合同备案的规定，并在合同履行台账中予以体现。第九章 奖惩办法第五十二条 关于合同管理的奖励（一）合同备案奖 在管理公司对各成员店的合同备案抽查中，成员店合同备案无问题的，对成员店一次奖励500元，并在管理公司范围内通报表扬，且该奖励将在批准后一周内予以兑现。（二）合同管理奖每年年终对各成员店合同