外贸跟单岗位职责（作业指导书）外贸跟单英语.doc

1、外贸跟单岗位职责（作业指导书）外贸跟单英语外贸跟单岗位职责（作业指导书） 1、 跟单作业流程：接单下单跟单联系物流（船务、报关、货运）装柜确认装船确认制单寄单提货跟踪确认出货资料整理 三、岗位职责： 1、 工作日报 每天及时准确制作跟单员日报表上报主管(见附件)，在跟单员日报表要体现出每天要出柜的情况（发往的客户与国家），下单情况，销售款回收情况，改单情况，异常情况反馈。 2、 接单： (1) 根据业务员提供的形式发票或客户订单，明确产品的型号、规格、数量、包装方式、包装量、单价、交货日期及客户的特殊要求等，核对单价、总金额，核对每个型号的订单量是否余缺，溯源和核对客户原来订货内容习惯，出现异

2、常时应询问清楚。 (2) 缮制生产单，在下生产单之前要再次与业务员确认相关的技术要求等，由销售部负责人签字后，再转递供应部、生产部、技术部，财务部，最后由总经理签字后，把生产通知单回收归档。 (3) 把生产通知单归档后，把相关部门对特定生产通知单的反馈情况与信息要及时反馈给业务员与销售部负责人，特别是生产部与供应部对生产单的反馈意见与承诺的交货期，以便业务员把握有关信息，并及时反馈给客户并作针对性的调整。 (4) 缮制出货计划表，已生成的生产单归汇总后及时缮制出货计划表，在出货计划表中要体现出客户订单或形式发票号和生产单号,下单时间,客户要求时间,生产承诺时间，客户的产品名称，我司的产品编码，

3、订单量,累计出货量和剩余订单量,注明包装量和打托方式。并知会生产部，销售部等相关的人员。 3、 跟踪生产进度： 根据出货计划表跟踪生产进度，要向销售部负责人上报每天的生产进度与情况，有异常情况要及时反馈。遇到改单的情况下： A、交期更改：若因原材料未能及时到位或生产过程等原因影响交货期时，跟单员应在跟单日报表 中注明反馈，并及时通知业务员和主管，同时客户希望能提前交货时间，以联络单的形式下达通知。 B、增单更改事先与供应部门、生产部门核实、沟通，只有在不影响公司利益的基础上（如实际尚未安排物料采购及生产）才接受改单，且接受改单后应及时下达书面通知给各相关部门予补充说明。 C.复审更改：生成单下

4、去一段时间后，期间技术或生成发现生产工艺或技术参数非标。 C、交期提前：当客人改单时，应将更改后所编制的新标识物及时送给包装组。 D、生产完工前2天，应确认拖柜具体日期，提前1天确认具体时间（尽量选择白天并合理安排、错开货柜出入时间），并通知生产部和仓库。 E、生产完工前一个礼拜，应向业务员确认客人是否派人到我司验货。如有，要记录好要验货的具体要求，并及时通知到各个相关部门。 4.船务 订舱：确定具体出货日期，收集出柜所需的有关资料： A、“订舱资料”，要向业务员索取客人的船运资料，要在上柜的前两周获得。船运资料要包括船运公司名字，国内的代理公司（货代），联系电话，联系人，联系地址。 B、提供

5、订单各项的体积、毛重、净重、数量给货代（我司操作货代和客人货代） C、“订舱确认书”传真给代理或货代确认拖柜时间、船期等相关内容，确认后回传本公司。 D、准备核销单，报关委托书，空白A4盖公章纸给我司操作货代，每个核销单寄出前要记录好每个核销单的单号，以备查核。 .表格“订舱确认书”（客人货代、我司操作货代确认回传） .订舱需具备的基本资料： a）收、发货人的名称及地址 b) 目的港 c) 客人指定船运公司或货代 d) 唛头 e) 单据要求 f) 货物品名、数量、柜型、毛重、净重、立方数等 订舱时间：应在客人订单确认后第1周内，最迟应早于船期2周前确认，旺季时，最好客户下单后就开始订舱，以免爆

6、舱订不到舱位。 5、 出货： （1）通知具体上柜时间（至少提前一天）。被通知方包括：_客人货代、拖柜公司、生产部、仓库。装柜前一定要重新核对“装车清单”，因订单内容可能有所更改；提供准确的唛头资料给仓库。 （2）要第一时间报告经理，确认装车日期、目的港、柜型、装车内容，产品的型号，数量金额等，并填写“出货单”（一式三份），之后确认拖柜车号、货柜号、目的地、客人名称四者是否一致，要对货运公司有关信息进行备份，特别是货柜司机的联系电话等，如果自己有事不能到岗，要提前把有关的事宜交代好，提早通知仓库。如同时或同一天出货2个柜或以上时，依次做好计划好装柜的时间，时间要错开，以免弄错，并向仓库人员说明清

7、楚。 （3）出货后当天： 与仓库再次确认：拖柜车号、货柜号与所装内容是否一致。 A、与操作货代确认：拖柜车号、货柜号与所到达目的地、客人名称是否一致，传真“托运确认书”确认后回传本公司。 B、通知货代尽速办理客人所需的一切资料。 C、收到全部货代资料前3天，要跟业务员确认货款的到账情况，根据不同的付款方式选择相应的放单办法。 D、货物报关后，叫我司操作货代传真报关草稿给我司，连同商业发票发给财务部。 如需海关检货的，货代应提前告诉本公司，协调派员监督装卸，以免损伤货物。 6、单据制作： a) 单据项目：提单(B/L)、原产地证(C/O)、普惠证(FORM A)、发票(INVOICE)、清单(P

8、AKCING LIST)等。 b) 要根据客人所需的制作单据，老客户可查原来做过的档案，新客户应了解清楚后运作。 c) 办理原产地证C/O与普惠证（一般原产地证C/O与普惠证可在商检局办理，一般原产地证C/O可在贸促会办理），提供发票，装箱清单。领取原产地证C/O与普惠证需要手签员带上公章才能领取。 7、港杂费用 （1）我司操作货代应明确给我司一份详细的费用清单，须上报经理签名_确认才生效，并送财务备查或核对。 （2）客人货代的操作费用如过高，即可与客人交涉，力争减少本项费用。 （3）一般在B/L核对好后才能完全确认。主要包括：THC、拖车费、单证费、换单费、检验检疫费、电放费、操作费、滞留费

9、等。每票货在B/L 核对好后，应及时核对好货代的港杂费用催缴书，并安排我司操作货代垫付，以便客人指定船公司或货代及时放单给我司，避免单据延误客人无法提货等不良情况发生。我司与我司操作货代之费用采取月结形式，出货时也应核对每票货的费用。在运输或提货过程中因对方原因而出错或延误交货的，必须要求对方书面证明确认。 （5）核对港杂费用：要货代公司提供每一票的费用清单（THC、拖车费、单证费、检验检疫费、电放费、操作费，定舱费等），经过核对后要附加相关的说明（每单的定单号/客户/船期/柜型/出货时间），然后交由经理复核签字，然后送往财务部。 8、货款溯源： （1）每周一汇报已送货收款的情况，以书面的形式

10、给经理。 （2）T/T或信用证到款通知：第一时间通知经理，并在每日的“跟单员日报表”写清楚（要注明客户公司/订单号/国家/出货时间/船期，如是定金只写客户公司/订单号/国家）。 9、寄单： （2）单证领回后，先复印一份留底。 （3）付款方式是电汇的，在未确认收到全部货款前，绝对不能寄提单等相关资料或发电放指令。 （4）在客人付清货款的前提下，及时将全套单据（提单一式三份均盖章之正本）寄给客人并通知客人。 （6）要业务员联系客人，确认“寄出资料”客人已收到。 （7）信用证交单：跟踪催收单证，收齐后应马上办理银行交单相关手续。 13、整理资料和上交有关资料： 1、资料整理 （1）时间：在寄单后第1

11、天，最多不超过3天。 （2）应将本次已出货所有资料（包括复印件）全部整理保管好，需要查询时再予索取。 2、上交有关资料 A、需要提供给财务有如下资料： 1、出口备案资料：出口货物明细单，核销单，报关单草本，商业发票，提单，装箱单，装货单，出口商品统一发票，每张单据必须由跟单员签字，另外每个月底（30要提供一份下个月整个月的出货计划表，每月15号再交一份出货计划表。 2、时间： 报关单草本在货物出关三天内要上交。 正式的报关单要在下月15日之前交。 核销单/出口退税联/出口核销联，报关单第六联不得迟于从出货时间算起的20天内交。 B、要整理一份国内操作货代的联系资料（经办人，联系电话，传真，地址），要操作货代提供一份国际主要到达国际主要港口的船期表和到港时间。每个业务员都要人手一份。 14、客户资料的整理： 客户资料含客户所在区域、客户的常规调货情况、单价或报价表的折率、特殊要求、运费负担情况、新客户出货资料样本等。 四、业务资料备存 1、各个客人成交单价表份（所有的出货记录）； 2、每位成交客人的装箱唛头、出货单证资料样本1份； 3、货运、船务