会议接待操作流程

1、会议接待操作流程一、会前准备1、了解会议基本情况（ 1）、当接到通知单后,熟读通知单内容了解使用时间、地点、人数 (主席台人数、出席人数 )、形式、要求。（ 2）、根据不同接待规格：一般会议 (学院内部及中心使用会场)提前 15 分钟准备好会场；重要接待 (学员班使用会场 )提前 30 分钟准备好会场；重大接待 (学院高层会晤及接待 )提前一天或一晚以上准备好会场。（ 3）、根据人数、会议形式准备好桌椅（包括主席台座位、发言席）；如开班式、结班式、音像教学、专题教学均为课桌形，研讨、分组讨论一般为回字形或 U 字形，不能确定的及时向带班老师、组织员获取信息。（ 4）、打扫干净桌椅、接收台、窗台

2、、地面、阳台、洗手间（洗手间要将门关好）。要求：整洁、干净。2、会议桌的要求（1）、服务员根据会议的类型、性质、人数，结合会议室的具体情况安排会场布局，台型要比例协调、美观。（ 2）、会议用桌要结实平稳，桌与桌之间距离合适；台呢平整无污垢，无破损、打褶；若用台裙时，台裙扣之间距离应在 30cm 左右，台裙干净无褶，接口不能朝向门和客人。椅子必须有椅子套，椅子套要干净整洁，椅子前后左右距离合适，桌椅各成直线。（ 3）、同时可根据与会者的风俗习惯和特点安排用品，搞好会议室内外的卫生，保证无异味，无异物。3、物品摆放（1）、准备会议需用物品，按规定摆放，并留出用量的10%作为备量。（ 2）、确保物品

3、干净整洁，无破损。布置听众席：调整桌椅之间的距离，要求：整齐划一。席位牌放在坐椅的正中位置并且距外桌边一指宽处（如有外沿的桌面，席位牌放在坐椅的正中位置并直抵桌面边沿处） 。布置主席台：放席位牌、杯垫、杯碟、点好茶叶的茶杯、毛巾、信纸和铅笔（开班和结班）、鲜花、矿泉水和直升杯（重大接待）；摆放规格：席位牌放在话筒左面，紧靠桌边；杯碟距桌边、毛巾托一指宽；（ 3）、信纸放在座位正中距桌边一指宽，铅笔放在信纸上面成 30，笔尖指向 “中国井冈山干部学院 ”中的 “山”字；如放矿泉水、直升杯和茶杯可放成三角形或一字形。（ 4）、布置接收台：桌面：放好若干瓶开水、纸杯、茶叶、饮水机、托盘、抹布、备用杯

4、。抽屉内准备信纸、笔（铅笔、圆珠笔或水笔）、手套。（5）、提前 20 至 30 分钟开灯、开空调（视天气或教学情况开与不开、空调温度一般定在24 度）。（ 6）、检查：杯子、毛巾等物品是否清洁、是否摆放到位；窗帘、桌椅、席位牌是否干净整齐；物品是否准备齐全。二、会中服务1、迎宾服务如主办方要求提供礼仪，应在指定时间安排礼仪小姐着红色礼仪服在大堂和电梯间迎接客人。服务员要在会议开始前1小时到达并于会议开始前半小时在门口站立迎接宾客。仪容仪表要合格。2、打开相关设备设施会场主要灯光要在会议开始前半小时打开，主席台上方会议灯开启保持灯光明亮。话筒应在会议开始前5 分钟打开。会前半小时开始播放轻柔、欢

5、快的轻音乐，会议开始前1 分钟通知音响师停播。并检查各项设备设施是否正常，如有异常及时报修。3、会议开始（ 1）、在宾客到来之前，服务人员提前 15 分钟站在门口引领客人；要求精神饱满、热情礼貌。（ 2）、提前 15 分钟倒好主席台的茶水；（ 3）、续茶，第一次间隔15 分钟；第二次间隔 20 分钟；第三次起每间隔 30 分钟续一次水（视情况而定），并检查接收台上的热水瓶是否要补充。（ 4） 、重要接待会议开始后过半小时换一次毛巾、之后试情况再进行更换，在更换用品时要用托盘撤换。4、会中服务细节（ 1）、会议开始后，服务员要站在会场的后面或侧面注意观察全场及时提供服务。如果宾客表示会议期间不用

6、服务时，服务员要在会场外面值班，以备客人需要，会议场内15 分钟应巡视一遍。如果有事需要离开，必须找人替岗，保证会议有人值班。（ 2）、会议过程中，服务员要精神集中，注意观察与会者有无服务要求，不能交头接耳，要保证会场安静，注意室内温度，合理调节空调。（ 3）、若有茶水服务，茶头应在会议开始前 5 分钟泡好。准备足量热水瓶，热水瓶应干净光亮无水印。会议进行中间15 20分钟应续水一次。倒茶水时，应在客人后面一侧进行，动作要轻稳，不能在客人头上或背部上方倒水，茶水第一次为七分满、后面加水以八分满为宜。主席台的客人或贵宾应在其后进行服务。特殊情况可按客人要求服务。（4）、会议期间，服务员要勤观察，

7、若出现工程噪音或停电等突发事件，及时处理上报，保证会议正常进行。（ 5）、会议期间，如客人提出额外要求，视情况及时通知上级或会议负责人解决，不能解决的要礼貌婉转的拒绝客人。（ 6）、会中随时用对讲机和音响师保持联系确保音响设备正常使用。（ 7）、会议期间做好保洁工作，保持警觉性，防灾防盗安全事故发生。（ 8）、会议进行中，如果有电话找人，服务员应问清被找人的单位、姓名，然后很有礼貌地通知被找客人。如果不认识要找的人，应通过会务组人员去找。绝不可以在会场高喊宾客姓名。5、会议中间休息（ 1）、当宣布中途休息时，将会场的门打开，通知音响师播放轻柔、欢快的音乐，音量适中。（ 2）、应礼貌提醒客人随身

8、携带贵重物品。尽快整理补充和更换各种用品，保持台面整洁，试情况对会场进行一次续水服务。（ 3) 、为客人指示洗手间和吸烟区的方向。（ 4）、会议开始前 1 分钟通知音响师停播音乐。参会人员进场后将门关闭。三、会后收尾1、会议结束，应将所有门打开，礼貌送客。送别客人时及时为客人按电梯。2、宾客全部离场后，要检查会场有无客人遗留物品。如发现遗留物品要及时归还，不能及时归还的要及时交至总台，说明班次、地点，向上级汇报并做好记录。3、关闭部分灯光和空调，作好节能工作。4、清扫卫生，回收可利用物品，桌椅归位。撤下会议所用设备设施用品，分类归位。5、清洗会议用的杯饮具，并分类摆放整齐进行消毒。6、查看未来几日有无预定，若有，根据会议通知单做好相应摆台工作。7、检查安全隐患，清理会场卫生，确保无误后关闭所有灯光，撤出锁门。四、注意事项1、会场服务人员要注意服装整洁，工作前要洗手消毒，在服务过程中要戴带百手套，避免带菌工作。2、茶叶一定要在密封的茶叶罐内保存好，以免发霉变质，并在规定的保质期内使用。3、杯、饮具用后必须及时清洗，严格执行卫生部门“四过关 ”制度，即一洗、二刷、三冲、四消毒。4、洗进净后的饮具必须放入消毒柜中进行15 分钟以上的高温消毒，或配置 84 消毒液按照 1：100 的比