内部管理体制的建议报告.doc

1、内部管理体制的建议报告内部管理体制的建议报告 1. 简介 通过进入公司以来几天的工作及与各部门的领导和基层的沟通，本人对公司的结构、管理和制度已大致了解。公司的运作和业务方面整体来说是不错的，特别是设计人员对工作的认真和服从领导的工作安排及晚上和周末自觉加班加点按时完全工作的态度我认为非常可取；然而在公司的规章管理制度，层级人员管理安排，运作流程效率，备案管理和企业文化，这几个方面上我认为还有提升的空间。 2. 管理体制改革的方向 实行内部管理体制的提升应从两个部分入手： 2.1 管理核心问题 商务部和行政部人员的管理。这两个部门的首要职责是了解公司领导层下达分配任务，能明确清晰的传达给基层人

2、员；再是合理规范地处理和协助公司设计人员除设计核心工作以外的问题和减轻他们的负担。 2.2 项目管理问题 各设计部门人员的管理。对于设计部门人员的管理主要是对公司的新人培训，团队合作意识，团队间和管理层的沟通配合，合理的资源共享和系统的规范备案。 2.3 公司的最终管理目标和宗旨： ? 通过精细化管提高层级管理程度 ? 通过流程的优化提高工作效率 ? 通过制度或规范提高公司形象 在管理完善化的基础上，利用公司的创新精神，企业文化最大化，实现公司在同行里的市场竞争优势。 3. 解决方案 3.1管理核心问题 3.1.1 商务部 - 招标项目信息收集 商务部门应指定相应负责人每周收集各地招标信息，筛

3、选并提交书面报告，简要描述项目内容及规模。 - 商务合同的执行和备案 应在行政部的协调下备案完善的员工职称资料以在合同中列出，以提高工作效率，避免重复。商务合同, 设计合同, 分包协议准确规范的制定,备案和归档.- 项目沟通 商务部负责人应及与甲方及合作单位及时沟通，并尽快整理与传达项目的要求告知设计人员，设定工作流程及时间控制，起到协调公司客户与内部人员沟通的桥梁作用。 3.1.2 行政部 - 对OA 的设计与管理 为完成广东省总设计院的安排，必须在20_年之内完成OA系统的设计及应用。以便公司内部更迅速、有效地储存、共享及使用信息与资料，提升文件存储的完善性及提升沟通及协同性。 - 前台工

4、作分配 尝试将行政部前台三人减少至两人，将部分工作合并如一些非每日例行工作，并将前台工作真正落实，如接待、签收等；剩余一人参与行政部其他工作。 - 节假日和人员出勤管理 应严格按照国家规定的放假时间休假，如婚假、产假。 非紧急事务请假应提前3天向直接上级书面申请，上级批准后方可休假，并交由行政部门存档记录考勤。在离开前务必要向同组人员交待好工作任务和进程, 以免造成工作上的延误和设计误差.- 公司财物和治安的管理 考虑到本大厦治安管理的不足和员工加班时可能意识不到非公司同事进出办公区域，未免公司及员工的资料及财产丢失，应落实办公区域摄像头的安装及监控（仅在出现财务丢失时才调出录像作为参考，不做

5、平日监督用途）。 - 员工生活管理 应完善午餐食材的采购流程及监督。不定期抽查厨房卫生状况及煮食过程的规范。 协助新员工解决生活问题，包括安排住房和适应本地生活。 3.2 项目管理问题 3.2.1 培训 对于新进员工行政部应先介绍公司大致经营状况、历史及部门分工概要并向大家介绍新同事，而相应部门也应指定负责人向其详细讲解工作性质、流程及细节，使新员工尽快融入部门及公司并树立团队意识，避免人力资源浪费。 3.2.2 项目沟通 在项目初期的沟通上，商务部应向各部门介绍项目并制定计划，而各部门之间应相互配合及安排分工及时间；在项目进行中，部门内小组及部门间应按时召开例会交流工作进程及遇到的问题，以避

6、免多次修改；项目结束后应举行后期总结会议，简要总结项目的安排和执行中是否存在问题以便下次改进。 公司可安排项目执行一职，需了解项目流程及基本技术，主要负责根据项目要求协调各部门间的工作及监督其按时完成，并及时在部门间沟通相互间的问题和提出修改方案。 3.2.3 档案管理 公司应设定文件管理规范及分类，将各部门文件及记录统一储存，各部门及个人按照规范将已完工的项目文件存入库中，以便搜索及查询。 各设计部门小组在项目进行中应定期备案储存管理，以免出现需要修改的时候需要重新做的情况。 3.2.4 发展企业文化 为了提高同事的凝聚力和团队意识，公司应积极开展企业文化的建设，通过文化墙 (每月更新)了解

7、公司的同期发展项目, 未来发展规划, 以及公司将会组织的各类集体活动,拓展活动,0 加深同事间的了解以便在工作上更无间地沟通。( 如生日会 ,中秋节赏月活动, 电影节, 或公司外出旅游 ) 4. 实行步骤 在我看来, 一个成功的企业管理不外乎就是五个重点,大致分为人, 财, 物, 产, 销.可以合理的分配好这五个重点之间的相互关系, 就可以让公司更完善健康的发展 4.1.人 (健全的员工管理制度和 人力资源管理) 4.1.1.商务部和行政部改革 公司当前改革步骤应该从商务部和行政部开始，重组这两个部门的人员分配，要严格安排每个部门人员相应的工作，落实好每个细节的工作岗位，从公司门面(前台)，到

8、公司员工生活、后勤都一一做好充分的辅助作用。再有就是行政部大力发展公司文化，促进公司员工和各部门间的交流。让公司员工看到这两个部门有个质的变化，对公司的转型有个基本的了解和认识。 4.1.2.方案部改革 其次是对方案部的一个初步整顿。包括各小组的分工安排、新老员工配合，并应定期做组员沟通、组长沟通和及时与领导沟通处理好桥梁层级关系。方案结案后，方案组长应和各其他部门组长有衔接会议。方案设计过程中，组长要严格执行定期备案和对应软件的存档，应做好自己部门完善清晰的整理工作。方案部是工程的第一步, 应该起到一个树立规范的作用。 4.1.3.其余部门改革 其他各设计部门应参照方案部管理模式，老员工带动

9、新员工，采取互助合作的工作模式，不仅是组员、组长定期讨论，还要及时和其他各设计组交流工作进展，做到可以工程同时同步进行，加大各部门的运作效率。 4.1.3.增添职位 公司可以选一位了解项目全套流程的项目执行，主要负责对从商务部开始到全套工程的完成起到监督、沟通、时间控制和审核的作用。各部门应该尽所能的去配合项目执行的工作。项目执行必须在工程截止日前一天完成所以审核工作，并对工程做完整的存档和备案。 4.1.4.总结 公司要重视人力资源的管理.人才的挖掘和培养是企业发展的一个重要趋势, 领导层在不定期阶段要对公司员工做适当的考核和评审.要有严格的奖罚制度, 提升和淘汰制度.4.2.财 (财务和

10、报销制度) 4.2.1 财务 财务部要有明确的分工, 对帐有一丝不苟的精神, 精确的整理好每份工程的支出和收入明细的归类.对员工的保险, 福利, 工资单, 年终奖金要有详细的说明.4.2.2 报销制度出台有规章的报销制度.按公司文件的重要性划分出外人员使用交通工具费用, 对办公用品的消耗费用有明确的统计和审核.4.3.物 (物品的管理) 4.3.1 公司财产 公司财产的安全保障需要全体员工的自觉和外在因素的安全设施辅助.在对公司员工信任的同时, 摄像监控和防盗功能要及时有效的落实.4.4.产 (产业=设计) 4.4.1 产业 公司的首要产业是设计.在我看来,产和(4.1.人) 是相对应的, 有效的增值人力资源的管理,做好层级关系的制度和分配.从上到下做到互相监督, 互相照应的关系.项目总监也应起到把控时间和提高设计质量的作用.4.4.2 总结 公司产品的好坏直接影响到公司对外的形象和公司未来发展的曲线.需要全体公司员工的自觉配合和完善的架构体系.争取实现人与产同步发展.4.5.销 (营销管理) 4.5.1 市场开拓 商务部应该积极和及时反映市场动态, 对各类项目有懂得筛选和整理的能力, 分析相应竞争对手的动态 每周或每月定期汇报市场状况.4.5.2 建立客户关系 工程项目中期,设计部门有关人员应和甲方长期沟通,交流, 配合.创造双方合作最大利益.4.5