三生国内大型学术会议流程

1、12021/3/24 三生自办国内学术会议流程 大型国内学术会议流程 国内学术年会会议流程 22021/3/24 三生自办国内学术会议流程 大型国内学术会议流程 32021/3/24 目录 1. 会前准备会前准备 2. 会议服务会议服务 3. 会后跟踪会后跟踪 1.1 会议组织者工作会议组织者工作 1.2 各分工人员协作各分工人员协作 2.1 会前动员会会前动员会 2.2 会议报到日会议报到日 2.3 会议进行中会议进行中 3.1 会后总结会后总结 3.2 会后拜访、销量跟进会后拜访、销量跟进 42021/3/24 会会 议议 流流 程程 图图 52021/3/24 目录 1. 会前准备会前准

2、备 1.1 会议组织者工作会议组织者工作 1.2 各分工人员协作各分工人员协作 2. 会议服务会议服务 3. 会后跟踪会后跟踪 2.1 会前动员会会前动员会 2.2 会议报到日会议报到日 2.3 会议进行中会议进行中 3.1 会后总结会后总结 3.2 会后拜访、销量跟进会后拜访、销量跟进 62021/3/24 1.1会议组织者工作会议组织者工作 明确开会的目的 邀请讲者 邀请大会主席 参会客户确认参会客户确认和分工安排会议流程 各分工人员协作执行 根据目的确定会议的 时间、主题、受众、 预算以及宣传重点 由于讲者的地位、繁 忙程度及合作关系的 不同，需要提前15天 至3个月确认时间；一 般重要

3、的会议要有备 用讲者。 根据实际需要邀请， 可以不设；一般大会 主席的设立是出于对 讲者的尊重、关系的 平衡、以及提高会议 的号召力等目的 会议签到时间、 正式开始时间、 讲者的讲话时间、提 问时间 茶休时间、会后餐时 间 审核参会客户品质 确定需要参加会议的 部门和人员（公司内 部），召开准备会 （或简单协商），明 确分工和职责 72021/3/24 1.2各分工人员协作各分工人员协作 邀请函 会场确定后，会议组织者 即可会议通知会议通知，包含：邀包含：邀 请函、受众客户的标准和请函、受众客户的标准和 报名截止时间报名截止时间 邀请函上包含以下内容： 会议的主题、时间、地点、 主办方、日程（

4、是否提供 会后餐在此注明）、讲课 内容及讲者的简单介绍。 邀请函一般应在会议2周 （不能少于1周）前发出， 以便代表提供更多的沟通 机会和方便客户的时间安 排。 会议通知明确写明对受众 客户的标准，以便代表按 照要求邀请客户。 会议通知明确受众客户报 名截止日期，一般为会前 七天。 会场选定 根据会议的档次和规 模选择会场，一般设 在四星以上宾馆 选择会场时一定要现 场观察（可请当地同 事踩点确认），考虑 以下因素是否满足会 议的需求： 会场格局、 租金、 投影仪及屏幕位置、 讲台的位置、 主席台的位置、 会场内受众的位置安排、 签到台的位置、 茶休点的位置、 宣传品的陈列、 音响效果以及灯光

5、， 会场的服务等。 签订协议 会场选择后，尽快 与宾馆签定协议， 技巧性的压低价格 和要求更好的服务。 如果会议需要安排 住宿、餐饮和茶歇， 一次性打包谈好。 商谈好退房时间、 预付款方式和时间、 结款方式、发票类 型。 可依靠当地销售人员提供会议召开城市的资源：推荐会场酒店、餐饮地点和租 车供应商。会议组织者联系考察，确定场地。 82021/3/24 1.2各分工人员协作各分工人员协作-参会人员审核 销售人员 产品经理 会务专员 市场总监 参会审核参会审核 2. 审核报名表审核报名表 不符合要求的，与相 关销售沟通返回 审核后的报名表提交 总监审核 3. 确认参会名单确认参会名单 产品经理解

6、答质疑 确认参会名单 1. 受众邀请，提交报名受众邀请，提交报名 表表 一般由一线销售人员 负责邀请，比较重要的 目标客户需要管理人员 协访邀请，提交报名表。 目标客户的邀请需要 两次以上的确认，即： 会前七天确认、会前四会前七天确认、会前四 天确认、会前一天确认天确认、会前一天确认。 4. 根据名单安排会议生根据名单安排会议生 活活 会务专员根据审核后 名单通知一线销售人员 联系票务公司出机票。 (会务通知会务通知1） 参会客户变更，需要 重新审核。会前四天， 不可变更参会人员，客 户因故无法参加，可取 消行程 目的：保障会议品质 92021/3/24 1.2各分工人员协作各分工人员协作 1

7、、讲者和主席沟通 会议组织者负责会前与会议组织者负责会前与 讲者过片子，确认需要讲者过片子，确认需要 他重点讲解的内容。他重点讲解的内容。 会前与主席沟通，确认会前与主席沟通，确认 需要他重点总结的要点需要他重点总结的要点 3、安排会议生活 机票机票 住宿住宿 餐饮餐饮 用车用车 环境环境 2、客户生日：预先留意，为客预先留意，为客 户安排生日庆贺户安排生日庆贺 4、会议物品准备 102021/3/24 1.2三生自办会议-安排会议生活安排会议生活 机票机票 由一线销售联系票务公 司预定、退改签 餐饮 住宿 接送站 用车 餐饮：餐饮： 根据公司标准和会议预算定 制不同的餐标 提前确认好菜单 确

8、认是否可自带酒水 容纳人数，餐厅布置 房间房间确认房数确认房数 分房单间：VIP单间的 预留，标间客的分配按 照住宿时间、地区和年 龄分配 。 房间类型的核实 房间内收费项目取消。 放置水果、欢迎信等 餐饮 接送站和用车：接送站和用车： 提前与供应商确认服务项目 和要求 ：司机礼仪、路线等 制作接送站表：参会人员信 息，具体到达离开时间，航 班班次 制作接站牌：会议名称、 公司名称、产品形象名称 （根据实际情况安排) 根据到达离开时间及人数 安排车型起飞前3小时发送 接送站短信给客户，告知总 调度联系方式。 会前四天取得客户行程信息，联系供应商安排住宿、接待、餐饮、用车。 会前三天发“会务通知

9、会务通知2”给销售人员，告知相关服务内容和流程的时间、地点、周边环境、联络人等 会场周边环境介绍 112021/3/24 1.2各分工人员协作各分工人员协作-会议物品准备 水果点心，数量按照参会人数的水果点心，数量按照参会人数的1/2安排即可安排即可 会议提问及有奖问答的奖品、会后礼品申请购买会议提问及有奖问答的奖品、会后礼品申请购买 电脑、投影仪、激光笔、麦克、无线麦克电脑、投影仪、激光笔、麦克、无线麦克 酒店指引牌、主席台酒店指引牌、主席台/讲台讲台/签到台鲜花签到台鲜花 茶休 印制品 奖品/礼品 仪器 酒店标识 会议物品准备 提前沟通拍摄流程提前沟通拍摄流程 提前打印提前打印 摄影师/摄

10、像师 签到表/收据/日程 挂旗挂旗/横幅横幅/易拉宝易拉宝/展架展架/欢迎卡欢迎卡/桌卡、桌卡、DA资料制作，提前邮寄资料制作，提前邮寄 122021/3/24 1.2各分工人员协作各分工人员协作-预算预算 费用预算申请和审核费用预算申请和审核 预算 确认到账 确认费用到账确认费用到账 132021/3/24 目录 2. 会议服务会议服务 2.1 会前动员会会前动员会 2.2 会议报到日会议报到日 2.3 会议进行中会议进行中 1. 会前准备会前准备 3. 会后跟踪会后跟踪 1.1 会议组织者工作会议组织者工作 1.2 各分工人员协作各分工人员协作 3.1 会后总结会后总结 3.2 会后拜访、

11、销量跟进会后拜访、销量跟进 142021/3/24 2.1 会前动员会会前动员会 u 一般参加全国学会会议，会议前一天招集所有内部与会人员 参加会前动员会：会前动员会： 主要目的有三个： 一鼓舞士气，要求大家拿出良好的精神面貌； 二是明确第二天的会议分工，做好服务； 三明确意外情况发生的处理办法。 u公司自办全国会议，一般会前3天开电话会议，明确各项分工 及进度。 u会前沟通的时间和形式可根据情况由会议组织者决定 152021/3/24 2.2 会议报到日会议报到日（三生自办会议）（三生自办会议） 4、客房布置： 放置好水果及欢迎卡 6、会场布置和彩排 5、提醒服务： 客房叫早 短信提醒会议时

12、 间和地点，就餐信息。 2、接站， 跟进客户航班和接站 情况（调度和接待人 员负责） 3、报到接待： 确认房间数量，领 取房间号。 酒店大厅设置签到 台，2人负责接待抵 达客户入住 VIP的接待。 1、清单会议物资 会议报到日会议报到日 VIP的接待。会议讲者和主席应该 有专人负责招待（会议组织者）， 交通、住宿和饮食都应该享受VIP 的优待。 162021/3/24 2.2 会议报到日会议报到日-会场布置和彩排 由会务供应商安排，会议组织者验收。 上午的会议前一天晚上布置完毕，下午的会议上午 布置完毕 宣传品陈列 DA资料/礼品摆放 调试投影仪 音响/麦克/灯光调试 展架搭建 讲台位置 主席

13、台/受众的位置 签到台 茶歇台 桌卡摆放 鲜花摆放 会议流程彩排会议流程彩排：提前半天会议组织者与会务工作人员彩排。确认好主席和讲者引 导、讲者时间、点评流程、讨论控制、会场设备控制等环节 Tip：要注意水牌的陈列和会议通道的顺畅（以便到会者知道不需要任何人引导都能找到会场为标准， 如果不能请增加提示牌或者人员引导）。 172021/3/24 2.3 会议进行中会议进行中 签到 维护会议纪律 气氛烘托 提问和讨论 物资发放 3、会场气氛烘托： 由1人负责，主要任务是：会议正 式开始前播放企业（或产品）宣传片； 会议过程中的专人摄像/拍照； 1、接待和签到： 除专人负责签到外，还 应安排2-3人

14、负责接待。 负责签到的人除签到外 还应同时承担几个任务： 礼品的发放；茶休点的准 备和引导；指示客户洗手 间的位置。 VIP讲者和主席应由会 议组织者引导入座 2、会场纪律： 会议开始前提醒参会人员静音 手机；会议正式开始后，应关闭会 场前门，留后门供进出，如果只有 一个门，在到会率达到7成以上也 应关闭； 内部人员非必须不要随意进出， 更不允许在会议期间打闹和嬉笑 4、提问和讨论： 专人负责传递话筒及收取提 问纸条，可安排有目的性的提 问， 安排人专门记录讨论中的敏 感问题，对于解释不充分的问 题 会后继续与医生沟通，对于 提问过多的问题，收集起来， 以后给医生答案，增加拜访机 会 5、会议

15、资料和礼品的发放： 会议资料在会议开始前直接放在 每个座位上，保证客户可以先看到 重要的资料。 礼品可以和会议资料一起放在资 料袋中，或者会议结束后在出口发 礼品给客户，可以适当避免客户提 前离场。 会议资料和礼品的发放可以根据 不同的会议需要而设定不同的模式 182021/3/24 2.3 会议进行中会议进行中会议生活服务会议生活服务 提前30分钟确认茶歇和餐厅 就位 （1）主桌安排：可以放置鲜 花等做标识 （2）上菜：冷盘就位、客户 就位后督促服务员的上热菜速 度 （3）酒水安排：之前和服务 员确认好放置的种类和数量. （1）叫早服务：每天 晚上与酒店确认设置叫 早时间和房间 （2）设置退

16、房时间提 醒短信 提前3小时 （1）客户办理入住时 和客户确认撤离时间和 地点， （2）客户撤离前3-6小 时，短信通知客户送车 信息 （3）根据情况在酒店 设置送站服务人员 住 宿送 站餐 饮 192021/3/24 2.3 会议收尾会议收尾 结清会议费用 与酒店核算消费、 租车公司核实用车数量 跟进销售应付款项已付 整理相关票据和资料 整理物资 需要回收的DA、礼品寄回 展架搭建撤离 垃圾清除 202021/3/24 目录 1. 会前准备会前准备 2. 会议服务会议服务 1.1 会议组织者工作会议组织者工作 1.2 各分工人员协作各分工人员协作 2.1 会前动员会会前动员会 2.2 会议报

17、到日会议报到日 2.3 会议进行中会议进行中 3. 会后跟踪会后跟踪 3.1 会后总结会后总结 3.2 会后拜访、销量跟进会后拜访、销量跟进 212021/3/24 3.会后跟踪 整理整理 市场总监市场总监 1. 整理会议文件整理会议文件 整理会议记录 整理会议总结 整理会议简报/通 稿，回顾会议的重点 内容，发宣传文章 审核回复审核回复 会议组织者会议组织者 2. 销售回访，销量跟踪销售回访，销量跟踪 销售人员第二天开始回访所有与会客户，对邀请了而又没参加的会议 的目标客户也应该回访，回访的重点是了解客户对会议的满意度和对 我们宣传重点的认可程度。同样，重点客户需管理人员协访。所有目 标客户

18、应该在一周内回访完毕 销售人员在回访完毕后，应完成回访总结报告总结报告并上交，并重点关注与 会客户在将来1-2个月的产出 销售回访销售回访 销量跟踪销量跟踪 3. 会议组织者回访，销量跟踪会议组织者回访，销量跟踪 会议组织者收到总结表后，检讨会议宣传结果有没达到，并对未来的 效果进行预估。会议组织者应继续关注与会客户的产出1-2个月，以检 讨会议的成败，和完成最后的会议跟踪总结销售人员在回访完毕后， 应完成回访总结报告总结报告并上交，并重点关注与会客户在将来1-2个月的产 出 会议组织者完成会议总结，向自己上司汇报，并通报所有内部与会人 员 222021/3/24 会会 议议 流流 程程 图图

19、 232021/3/24 国内学术年会流程 大型国内学术会议流程 242021/3/24 目录 1. 会前准备会前准备 2. 会议服务会议服务 3. 会后跟踪会后跟踪 1.1 会议组织者工作会议组织者工作 1.2 各分工人员协作各分工人员协作 2.1 会前动员会会前动员会 2.2 会议报到日会议报到日 2.3 会议进行中会议进行中 3.1 会后总结会后总结 3.2 会后拜访、销量跟进会后拜访、销量跟进 252021/3/24 目录 1. 会前准备会前准备 1.1 会议组织者工作会议组织者工作 1.2 各分工人员协作各分工人员协作 2. 会议服务会议服务 3. 会后跟踪会后跟踪 2.1 会前动员

20、会会前动员会 2.2 会议报到日会议报到日 2.3 会议进行中会议进行中 3.1 会后总结会后总结 3.2 会后拜访、销量跟进会后拜访、销量跟进 262021/3/24 1.1会议组织者工作会议组织者工作 明确开会的目的 邀请卫星会讲者 邀请大会主席 参会客户确认参会客户确认和分工安排会议流程 各分工人员协作执行 根据目的确定会议的 时间、主题、受众、 预算以及宣传重点 与学会联系确认赞助 的项目，如卫星会、 展台、茶歇、宴会、 注册等，签订协议 由于讲者的地位、繁 忙程度及合作关系的 不同，需要提前15天 至3个月确认时间；一 般重要的会议要有备 用讲者。 根据实际需要邀请， 可以不设；一般

21、大会 主席的设立是出于对 讲者的尊重、关系的 平衡、以及提高会议 的号召力等目的 会议签到时间、 正式开始时间、 讲者的讲话时间、提 问时间 茶休时间、会后餐时 间 分配赞助名额 审核参会客户品质 确定需要参加会议的 部门和人员（公司内 部），召开准备会 （或简单协商），明 确分工和职责 272021/3/24 1.2各分工人员协作各分工人员协作 邀请函 会场确定后，会议组织者 即可会议通知会议通知，包含：邀包含：邀 请函、受众客户的标准和请函、受众客户的标准和 报名截止时间报名截止时间 邀请函上包含以下内容： 会议的主题、时间、地点、 主办方、日程（是否提供 会后餐在此注明）、讲课 内容及讲

22、者的简单介绍。 邀请函一般应在会议2周 （不能少于1周）前发出， 以便代表提供更多的沟通 机会和方便客户的时间安 排。 会议通知明确写明对受众 客户的标准，以便代表按 照要求邀请客户。 会议通知明确受众客户报 名截止日期，一般为会前 七天。 房间数量 请各大区提供需要的 房间数量（房间数表） 根据各大区提供的房 间数量与学会协商， 争取房源 与当地销售联系，确 认酒店与会场的距离 及路况 查找会场附近备选酒 店 签订协议 会场选择后，尽快 与宾馆签定协议， 技巧性的压低价格 和要求更好的服务。 如果会议需要安排 住宿、餐饮和茶歇， 一次性打包谈好。 商谈好退房时间、 预付款方式和时间、 结款方

23、式、发票类 型。 可依靠当地销售人员提供会议召开城市的资源：推荐会场酒店、餐饮地点和租 车供应商。会议组织者联系考察，确定场地。 282021/3/24 1.2各分工人员协作各分工人员协作-参会人员审核 销售人员 产品经理 会务专员 市场总监 参会审核参会审核 2. 审核报名表审核报名表 不符合要求的，与相 关销售沟通返回 审核后的报名表提交 总监审核 3. 确认参会名单确认参会名单 产品经理解答质疑 确认参会名单 1. 受众邀请，提交报名受众邀请，提交报名 表表 一般由一线销售人员 负责邀请，比较重要的 目标客户需要管理人员 协访邀请，提交报名表。 目标客户的邀请需要 两次以上的确认，即：

24、会前七天确认、会前四会前七天确认、会前四 天确认、会前一天确认天确认、会前一天确认。 4. 根据名单安排会议生根据名单安排会议生 活活 会务专员根据审核后 名单通知一线销售人员 联系票务公司出机票。 (会务通知会务通知1） 参会客户变更，需要 重新审核。会前四天， 不可变更参会人员，客 户因故无法参加，可取 消行程 目的：保障会议品质 292021/3/24 1.2各分工人员协作各分工人员协作 1、卫星会讲者/主席沟通 会议组织者负责会前与讲者过会议组织者负责会前与讲者过 片子，确认需要他重点讲解的内片子，确认需要他重点讲解的内 容。容。 会前与主席沟通，确认需要他会前与主席沟通，确认需要他

25、重点总结的要点重点总结的要点 4、安排会议生活 机票机票 住宿住宿 餐饮餐饮 用车用车 环境环境 2、安排团队注册 注册信息收集 注册费用确认 注册资料领取和分发 6、会议物品准备 3、展台设计和搭建 展台设计确认展台设计确认 形象、颜色确认形象、颜色确认 展台搭建时间展台搭建时间 展台位置和面积展台位置和面积 5、VIP宴会和茶歇 VIP客户生日 302021/3/24 1.2大型国内学术年会-安排会议生活安排会议生活 机票机票 由一线销售联系票务公 司预定、退改签 餐饮 住宿 接送站 用车 餐饮：餐饮： VIP宴会踩点，提前确认好 菜单，确认是否可自带酒水 容纳人数，餐厅布置 会议期间餐饮

26、，随学会安排 房间房间确认房数确认房数 以大区为单位确认房间 数量、从学会领取房间 。 房间类型的核实 房间内收费项目取消。 放置水果、欢迎信等 餐饮 接送站和用车：接送站和用车： 如安排接送，服务同自办会议 如人数较多，提供车补，销售 自行安排接送。 酒店到会场用车依照学会安排 会前四天取得客户行程信息，联系供应商安排住宿、接待、餐饮、用车。 会前三天发“会务通知会务通知2”给销售人员，告知相关服务内容和流程的时间、地点、周边环境、联络人等 会场周边环境介绍 312021/3/24 1.2各分工人员协作各分工人员协作-会议物品准备 水果点心，数量按照参会人数的水果点心，数量按照参会人数的1/

27、2安排即可安排即可 会议提问及有奖问答的奖品、会后礼品申请购买会议提问及有奖问答的奖品、会后礼品申请购买 电脑、投影仪、激光笔、麦克、无线麦克电脑、投影仪、激光笔、麦克、无线麦克 酒店指引牌、主席台酒店指引牌、主席台/讲台讲台/签到台鲜花签到台鲜花 茶休 印制品 奖品/礼品 仪器 酒店标识 会议物品准备 提前沟通拍摄流程提前沟通拍摄流程 提前打印提前打印 摄影师/摄像师 签到表/收据/日程 挂旗挂旗/横幅横幅/易拉宝易拉宝/展架展架/欢迎卡欢迎卡/桌卡、桌卡、DA资料制作，提前邮寄资料制作，提前邮寄 322021/3/24 1.2各分工人员协作各分工人员协作-预算预算 费用预算申请和审核费用预

28、算申请和审核 预算 确认到账 确认费用到账确认费用到账 332021/3/24 目录 2. 会议服务会议服务 2.1 会前动员会会前动员会 2.2 会议报到日会议报到日 2.3 会议进行中会议进行中 1. 会前准备会前准备 3. 会后跟踪会后跟踪 1.1 会议组织者工作会议组织者工作 1.2 各分工人员协作各分工人员协作 3.1 会后总结会后总结 3.2 会后拜访、销量跟进会后拜访、销量跟进 342021/3/24 2.1 会前动员会会前动员会 u 一般参加全国学会会议，会议前一天招集所有内部与会人员 参加会前动员会：会前动员会： 主要目的有三个： 一鼓舞士气，要求大家拿出良好的精神面貌； 二

29、是明确第二天的会议分工，做好服务； 三明确意外情况发生的处理办法。 352021/3/24 2.2 会议报到日会议报到日 4、客房布置： 放置好水果及欢迎卡 6、卫星会会场查看 5、提醒服务： 客房叫早 短信提醒会议时 间和地点，就餐信息。 2、注册资料领取 3、报到接待： 按照计划由各大区 到报道台统一领取房 卡，并结算应付房间 费用。 酒店大厅设置签到 台，2人负责接待抵 达客户入住 VIP的接待。 1、清单会议物资 展台搭建 会议报到日会议报到日 VIP的接待。会议讲者和主席应该 有专人负责招待（会议组织者）， 交通、住宿和饮食都应该享受VIP 的优待。 362021/3/24 2.2

30、会议报到日会议报到日-会场布置和彩排 由会务供应商安排，会议组织者验收。 上午的会议前一天晚上布置完毕，下午的会议上午 布置完毕 宣传品陈列 DA资料/礼品摆放 调试投影仪 音响/麦克/灯光调试 展架搭建 讲台位置 主席台/受众的位置 签到台 茶歇台 桌卡摆放 鲜花摆放 会议流程彩排会议流程彩排：提前半天会议组织者与会务工作人员彩排。确认好主席和讲者引 导、讲者时间、点评流程、讨论控制、会场设备控制等环节 Tip：要注意水牌的陈列和会议通道的顺畅（以便到会者知道不需要任何人引导都能找到会场为标准， 如果不能请增加提示牌或者人员引导）。 372021/3/24 2.3 会议进行中会议进行中 签到

31、 维护会议纪律 气氛烘托 提问和讨论 物资发放 3、会场气氛烘托： 由1人负责，主要任务是：会议正 式开始前播放企业（或产品）宣传片； 会议过程中的专人摄像/拍照； 1、接待和签到： 除专人负责签到外，还 应安排2-3人负责接待。 负责签到的人除签到外 还应同时承担几个任务： 礼品的发放；茶休点的准 备和引导；指示客户洗手 间的位置。 VIP讲者和主席应由会 议组织者引导入座 2、会场纪律： 会议开始前提醒参会人员静音 手机；会议正式开始后，应关闭会 场前门，留后门供进出，如果只有 一个门，在到会率达到7成以上也 应关闭； 内部人员非必须不要随意进出， 更不允许在会议期间打闹和嬉笑 4、提问和讨论： 专人负责传递话筒及收取提 问纸条，可安排有目的性的提 问， 安排人专门记录讨论中的敏 感问题，对于解释不充分的问 题 会后继续与医生沟通，对于 提问过多的问题，收集起来， 以后给医生答案，增加拜访机 会 5、会议资料和礼品的发放： 会议资料在会议开始前直接放在 每个座位上，保证客户可以先看到 重要的资料。 礼品可以和会议资料一起放在资 料袋中，或者会议结束后在出口发 礼品给客户，可以适当避免客户提 前离场。 会议资料和礼品的发放可以根据 不同的会议需要而设定不同的模式 382021/3/24