企业秘书办公礼仪谈

1、旺旺名：super崔毕 业 论 文 题 目 企业秘书办公礼仪谈 专 业 涉外文秘 班 级 092班 姓 名 吴珏 指导教师 吴益民 副教授 所在学院 人文学院 完成时间：2012年 5月目 录引言一、企业秘书办公礼仪的基本点.（一）企业办公室形象礼仪（二）企业秘书办公形象礼仪二、企业秘书办公室工作礼仪.（一）日常事务管理中的接待礼仪（二）日常事务管理中的会客礼仪.（三）企业秘书 的办公会议礼仪（四）企业秘书的办公文书礼仪.三、企业秘书办公交际礼仪（一）与上级相处的礼仪.（二）与同事相处的礼仪（三）与下级相处的礼仪结束语参考文献企业秘书办公礼仪谈人文学院文秘（涉外方面）专业 吴珏摘 要：企业文秘

2、的角色在办公室工作中有着重要的位置，它是办公室的形象代表。秘书因其 职责要求决定了他们必须严格遵循办公室 礼仪去规范自身行为及服务他人行为。本文就企业秘书办公礼仪问题展开论述，试图从企业秘书办公礼仪的办公室形象礼仪和秘书办公形象礼仪作为基本点 ，引述企业秘书办公室工作礼仪，从日常事务管理中的接待礼仪、日常事务管理中的会客礼仪、企业秘书 的办公会议礼仪、企业秘书的办公文书礼仪四方面进行谈论。最后从办公室的办公质量角度提出企业秘书办公交际礼仪，分别从与上级相处的礼仪、与同事相处的礼仪、与下级相处的礼仪三方面强调建立和谐办公制度、和谐环境、和谐相处，应加强企业秘书办公礼仪的修炼。要想成为一个好的企业

3、秘书，本论文值得你读一下。关键词：企业 秘书 办公礼仪 Abstract：The role of corporate secretary in the office has an important position, it is the representatives of the Office of the image. Secretary whose duties require that they must strictly follow office etiquette to regulate their own behavior and the behavior of others

4、. This paper discusses the corporate secretary office etiquette problem, trying to image from the image of etiquette, and secretarial office of corporate secretary office etiquette office etiquette as the basic point, citing the Corporate Office of the Secretary of etiquette, reception etiquette, fr

5、om the daily affairs in the daily affairs parlor etiquette, corporate secretary, office meeting etiquette, the enterprise Secretarial and office clerical etiquette to talk about. Finally, the quality point of view from the office of office Enterprise Secretarial and Office Communication etiquette, f

6、rom etiquette to get along with superiors, colleagues, etiquette, and lower coexistence etiquette three emphasis on building a harmonious office system, harmonious environment, in harmony, should strengthen enterprise the practice of the Secretary of office etiquette. To become a good corporate secr

7、etary, the paper is worth to you to read.Keywords: Enterprise Secretary Office etiquette引言礼仪是人类文明的一个重要组成部分，已成为人们社会生活中不可或缺的内容。“礼者，敬人也”，“礼”是尊重人的道德要求；“仪”是人际交往的基本技巧、具体做法。礼仪就是指人们在各种社会交往中，用以美化自身，敬重他人的约定俗成的行为规范和程序。作为企业秘书有不同类型，如企业行政秘书、企业商务秘书等，他们在办公时间，都要遵循一定的礼仪规范开展办公室工作。笔者就这一主题进行有益探讨，敬请指教。 一、企业办公室形象礼仪（一）企业办公

8、室环境礼仪企业办公室讲究布置及礼仪原则。 企业秘书在办公时，不仅自己需要一个整洁、舒适、安谧的办公环境，而对不同的来访者，也希望走进一个有条不紊、协调、舒适的办公环境。企业办公室体现出自尊及尊重他人的礼仪环境。其布置：如使用同样大小桌子，可增进美观，并促进文员相互平等感；又如办公室在光线、通风、沟通、监督等方面有所追求，可以调整大家的工作情绪。其原则：一是有利于沟通；二是便于监督；三是协调、舒适。（二）企业秘书办公形象礼仪1秘书办公礼仪形象的重要性。代表了这个企业的形象，是公司和主管的门面，所以要想做好一个理想中的好秘书的第一个必备条件就是有一个良好的“主观形象”。总的来说，秘书的外在形象应该

9、具有专业但保守的穿着，以及优雅的举止和端庄的态度。外表是让内在得以与外界进行沟通的桥梁，唯有恰如其分的外表才能准确无误地将内在的信息传递出去。秘书的内在很专业，但如果外表不够专业或者对外表毫不在意，都会直接影响到别人对秘书能力的肯定。因为人们会直觉地感到：一个穿着邋遢、搭配单调、对自己的体形有哪些特点都不了解的，甚至穿衣都不分场合的人，很难让人相信这个人很有才干。更甚至美国的一项调查显示，大部分的主管认为，服装得体者将比服装不得体者获得更多的迁升机会；同时，超过半数以上的主管不会告诉下属，没有得到迁升机会是因为他们的外表不够得体的缘故。现代社会竞争激烈，秘书想要在职场上脱颖而出，得到主管的重视

10、，给别人的第一印象非常重要。第一印象中最先入眼的是仪容仪态。文秘穿着要注意五大要点：一是保持大众化，不能赶时髦，不能标新立异，要合乎自然。二是小心首饰的副作用。三是别忽视鞋袜的“配套作用”。四是要穿得符合公司实力。五是不要比你的领导穿得更好。2秘书办公礼仪对形象的要求秘书在办公室工作，服饰要与之协调，以体现稳重、大方、干练的秘书形象。仪表仪容方面具体要求：其1.男士的头发应保持短发，做到前不覆额，侧不盖耳，后不及领。女士可选择齐耳的直发式或留稍长微曲的长发，头发不应遮住脸部，前面留海儿不要过低。其2.女性员工化妆要给人以清洁健康的形象，不能浓妆艳抹，避免使用气味浓烈的化妆品。其3.上班时穿企业

11、规定的职业服装。不能穿背心、短裤、运动服，女秘书在办公室不得穿着超短裙，不得穿着薄、透、露的服装，配戴的首饰也不宜过多。 鞋子应保持清洁，不要穿拖鞋、戴钉子的鞋。出席正式场合时，如重要会议，谈判，签约等，一定要穿着正装，遵守商务社交场合的仪容、仪表规范。仪态方面具体要求：企业秘书应保持优雅的姿势和动作，言行举止要符合规范。其1.保持良好的站姿：两脚脚跟着地，腰背挺直，两臂自然，不耸肩，身体重心在两脚之间，双臂自然下垂置于身体两侧。男士站立时，可将双手在后腰处交叉搭放；女士可将双手在体前相搭，放在小腹位置。在正式场合，或在客户、上级、长辈面前，不得把手交叉抱在胸前。其2.保持端正的坐姿：坐下后，

12、应尽量坐端正，把双腿平行放好。如果要移动椅子的位置，应先把椅子移动到位，然后再坐。其3.相互致意：在办公室里对上司和同事们都要讲究礼貌，“您好”、“早安”、“再会”之类的问候语要经常使用，不厌其烦。与同事相遇应点头表示致意；对于上司，态度要礼貌周到，应称其头衔，以示尊重。其4.在办公室里，无论是打电话还是与同事讨论问题，一定要注意控制声音，不能忘乎所以。较大范围的讨论应该选择在会议室进行。其5.出入房间：进入房间，要先轻轻敲门，听到应答后再进入。进入后，回手关门，不能大力、粗暴。进入房间后，如果对方在讲话，要稍等静候，不要中途插话，如有急事要打断说话，也要看准机会，并表示歉意。其6.递交物品：

13、如递文件等，要把正面、文字对着对方的方向递上去；如果是钢笔，要把笔尖向自己，使对方容易接；如果是刀子或剪刀等利器，应把刀尖对着自己。其7.在公共区域行走：在通道和走廊里要放轻脚步，不能一边走一边大声说话，更不能唱歌或吹口哨。在通道或走廊遇到领导或客户时要礼让，不能抢行。其8.保持良好情绪。不要把各种情绪带到办公室里，尤其是情绪不好时，会影响工作效率，甚至与别人发生冲突的。如果你控制不住自己的情绪，做个深呼吸或做些其他放松的事情。二、企业秘书办公室工作礼仪（一）日常事务管理中的接待礼仪属秘书人员的工作范围，秘书人员在从事日常接待工作 时，首先要掌握来访者的基本情况，以确定是上级、下级、同级来访，

14、他们的基本情况和资料，如来访者姓名、年龄与职务、来访人数、其实力情况、专业背景、国别和宗教信仰情况、以此确定接待礼仪规格、接待内容等事宜。秘书人员要掌握一般的礼仪接待工作程序：接受任务；制定接待方案：根据客人的来访目的，活动时间的长短、领导批示和要求，由秘书人员会同相关业务部门拟定接待方案，然后报分管领导或主要负责同志审阅。在迎接时，一般应根据来宾身份、职务、来访目的等因素综合考虑，安排相应领导，部门领导或有相应职务的人员迎接。接待工作人员应该准确掌握来宾所乘交通工具的航班号、车次、路线及抵达时间，做好迎接准备。宴请安排是一个非常重要的环节，包括宴请地点的选择、宴请的规格、宴请的特色、宴请菜肴

15、的选择、宴请的陪同人员、宴请的座次安排、宴请场所的布置、宴请的程序等一系列细节问题，这些都直接关系到接待的规格和质量。 （二）日常事务管理中的会客礼仪会面，通常是指在较为正式的场合与别人相见。在日常工作中，秘书往往需要会见各式各样的客人。在会见他人时，尤其是当秘书的身份在工作岗位上会见正式来访的客人时，既要对对方热情、友好，又要讲究基本的会面礼节。其1.称呼。一般是指人们在交往应酬中彼此之间所采用的称谓语。选择正确的、适当的称呼，既反映着自身的教养，又体现着对他人的重视程度，有时甚至还体现着双方关系所发展到的具体程度。在人际交往中，尤其是在对外界的交往中，称呼行政职务最为常用；对于具有技术职称

16、者，特别是具有高、中级技术职称者，在工作中可直称其技术职称，以示对其敬意有加；为泛尊称，通常适用于各类被称呼者。诸如“同志”、“先生”等，都属于通行尊称。其2.问候 。亦称问好、打招呼。一般而言，它是人们与他人相见时以语言向对方进行致意的一种方式。通常认为，一个人在接触他人时，假定不主动问候对方，或者对对方的问候不予以回应，便是十分失礼的。在正式会面时，宾主之间的问候，在具体的次序上有一定的讲究。一个人问候另一个人。一个人与另外一个人之间的问候，通常应为“位低者先行”；一个人问候多人，既可以笼统地加以问候，也可以逐个加以问候。当一个人逐一问候许多人时，既可以由“尊”而“卑”、由长而幼地依次而行

17、，也可以由近而远地依次而行。问候是敬意的一种表现。当问候他人时，在具体态度上需要注意：主动，问候他人，应该积极、主动；热情，在问候他人时，通常应表现得热情而友好；自然，问候他人时的主动、热情的态度，必须表现得自然而大方。其3.介绍。在人际交往中，特别是指人与人之间的初次交往中，介绍是一种最基本、最常规的沟通方式，同时也是人与人之间相互沟通的出发点。介绍自己内容要真实，实事求是，真实无欺；当有意识地抓住重点，言简意赅；分为仅包含姓名职位的应酬型的自我介绍和包含全部信息的正式介绍。介绍他人标准的做法，是“尊者居后”。介绍女士与男士相识时，应当先介绍男士，后介绍女士；介绍长辈与晚辈相识时，应当先介绍

18、晚辈，后介绍长辈；介绍外人与家人相识时，应当先介绍家人，后介绍外人；介绍客人与主人相识时，应当先介绍主人，后介绍客人；介绍上司与下级相识时，应当先介绍下级，后介绍上司。（三）企业秘书 的办公会议礼仪每个组织单位在经营管理活动中，不可避免地要开会，企业秘书在主持召开办公会议中。有各种会而议之的形式，但都是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的有组织有计划的商议活动。 会议是解决问题的手段之一，是领导工作的一种重要方式。作为文秘工作人员，认真负责地做好会议的准备工作，是开好会议的基本保证。安排会议的礼仪服务，秘书要起码掌握 1.会议通用礼仪。如：会议文书礼仪（发请柬、邀请涵 ）、

19、迎送礼仪、参会礼仪、服务礼仪（签到、引领、食宿等） 2.组织会议的礼仪。秘书要把握好与会者礼仪、 主持人的礼仪、发言人礼仪、主席团成员礼仪、会议嘉宾礼仪、会议代表礼仪。 3.理解安排会议礼仪服务的要求。一是突出重点；二是尽量满足合理要求；从小处入手。在其具体工作之中，一定要遵守常规，讲究礼仪，细致严谨，作好准备。 （四）企业秘书的办公文书礼仪 企业秘书在经营管理活动中，必然要有事向上级发出文书（上行文），如请示、报告等；向下级发文书（下行文），如批复、通报等；向同级发文书（平行文），如合同、函等，在拟写上，语言文字的规范使用，如在用语到位上 何时使用公文专门术语接洽、函达、兹将等，再如屡战屡败

20、和屡败屡战的用词，都要慎重为之。 数字的正确表达，如内涵表示要清楚准确，阿拉伯数字与汉字数字使用要符合规定，在模糊语言的使用上，为给执行者或事物的发展留有余地，主体对客体的认识尚处于模糊状态，出于表达的需要以简代繁，使文字简洁明了。在问题的叙述表达上，等等都讲究礼仪规范。三、企业秘书办公交际礼仪（一）与上级相处的礼仪1.尊重上级。要搞好企业管理，就必须树立各级领导的权威，确保其有令必行，有禁必止。不能因个人恩怨，有意同上级唱反调，有意损害其威信。有不同意见，可寻找适合的机会与上级交流意见，但不要当面顶撞上级。2.支持上级。只要有利于企业的发展，有利于做好工作，就要积极主动地支持上级，配合上级开

21、展工作。上级交办的工作要认真执行，及时汇报工作进度和工作结果。3.关键问题多请示。在工作中处理重要问题、需决策的问题、把握不准的问题，要多向领导请示。特别是在与外部联系的工作中，更要向领导多请示，多汇报。 4.理解领导，为领导分忧。在工作中要积极锻炼自己独立工作能力，思考问题要全面、细致，把握方向准确，有分寸，才能让领导省心，领导才敢委以重任。合适地提出独立的见解，做事能独挡一面，善于把领导忽略的事情及时提醒，是一个好下属必备的素质。熟悉自己的业务，并能主动提出工作改善计划。（二）与下级相处的礼仪1.“知”。孔子曰：“知人者智，自知者明。”作为上级，更应该如此。知，就是了解，掌握自己的下级。上

22、级要了解下级的性格、特长、爱好、生活状况等基本情况。2. “礼”。礼，就是礼遇下属。要尊重下属。古人云：“敬人者，人恒敬之。”要得到下级的拥护和支持，就必须尊重自己的下级。但作为领导而言，必须摈弃敬上易、敬下难的心理，应该相互尊重。3.要真诚相待。对下级在政治上要支持，工作中要配合，生活上要关心，让下级有安全感；对自己授权的工作，要敢于为下级负责，敢于为下级承担责任，给下级改正的机会，让下级工作有依赖感；对和自己有不同观点的下级，只要是对工作有利的，要鼓励下级提出不同意见甚至反面意见；对自己在工作中存在的问题，要正视错误，勇敢纠正。4.要处事公平。凡事“不患寡而患不均”，这是下级与上级产生离心

23、力机会最多的环节。这就要求上级在处理与下级关系时做到：一视同仁，避免资历、关系产生的负效应；赏罚公平，使下级处于一种公平的工作竞争环境中。5.“宽”。宽，宽容。这里的宽容是相对的概念，不是无原则的忍让。要网开一面。当下级有错误时，只要不是原则性的，就应得理让人，网开一面，给下级以改正的机会和空间。6.要勇于使过。即大胆使用犯错误的下级。古人云：“使功不如使过。”领导用人需要雅量，用人的时候，看谁最有能力，谁才是你最需要的人才。（三）与同事相处的礼仪同事是与自己一起工作的人，与同事相处得如何，直接关系到自己的工作、事业的进步与发展。如果同事之间关系融洽、和谐，人们就会感到心情愉快，有利于工作的顺

24、利进行，从而促进事业的发展，反之，同事关系紧张，相互拆台，经常发生磨擦，就会影响正常的工作和生活，阻碍事业的正常发展。1.尊重同事。相互尊重是处理好任何一种人际关系的基础，人与人之间处理好关系有三个层次：相互尊重、相互理解、相互欣赏。对于尊重我们一般要讲五句话：“尊重上级是一种天职，尊重同事是一种本分，尊重下级是一种美德，尊重客户是一种常识，尊重所有人是一种教养。所以，处理好同事之间的关系，最重要的是尊重对方。2.真诚合作。“一个好汉三个帮”，相互支持，荣辱与共也是同事关系之中的应有之意。大家在同一家企业内共事，在工作中就要真诚合作，要为同事尽可能地提供方便。3.宽以待人。“人非圣贤，孰能无过”，对待同事要宽和、宽容一些。同事之间经常相处，一时的失误在所难免。如果出现失误，应主