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文档简介

1、公司文件保管规定第一条此处所指的文件，包括各种规定、来往文件、信件调查 书、报告、契约、凭证类文件、决议、参考文件、账簿及其传票、统 计表等一切业务用文件。第二条公司的文件处理，必须收、发的分清责任所在。第三条账簿等财会资料按我国相关规定执行，其他文件从组卷 时算起，保存期限分为如下5种：（1）永久保存。（2）保存10年。（3）保存5年。（4）保存3年。（5）保存1年。第四条文件的保管期限依照以下标准制定。（1）永久保存的文件： 公司法规及公司代表大会文件。 董事会及其他重要会议的文件。 有关经营方针及事业规划。 预、决算材料。 各项规章的制定及修改和废止情况。 公司总部机构的指示及决定。 重

2、要的权利、财产的得失保全及其变更的情况。 重要契约、合同的缔结、解除及其变更。 有关公司员工的升降、赏罚及授予的重要内容。 向官方提请的文件及官方批复文件中的重要部分。重要的诉讼文件。重要的统计及调查。除上述内容之外被认为重要的文件。（2）需要保存10年的文件： 上述各种文件中不需要永久保存的。 与永久保存文件有关的手续、报告等。 事业规划及经营方针的实施细则。 预算的统一制定及实施细则。 权利和财产的得失、保全及其变更。 诉讼及登记。 与各规定相关的指示事项。 员工的升降、赏罚。 有关员工的卫生保健和福利设施。 递交官方的文件及官方下达的命令。有关调查的内容。业务上的差错及事故。除以上内容之

3、外，不属于永久保存的具有重要意义的文件。（3）需保存5年的文件：以上两项所列各业务中产生的报告、调查及参考资料。参照前记 各项相关的文件。（4）需保存3年的文件： 与经营无关的一般往来文书，但过于简单的除外。 比较一般的通知书、报告书、调查书及参考文件，特别简单的 除外。 比照其他各项相关文件。（5）需保存1年的文件： 简单的来往文件。 特别简单的通知、报告、调查及参考文件。 用途单一的文件。第五条办理完毕的文件需进行适当的整理、装订，此项工作由 办公室进行。第六条整理过的文件，应在附页上注明文件号码、名称、保管 期限、单位名称及起止年月日，并将其记入同样内容的文件清单，分 门别类地保管。第七条各科需要保存的文件向办公室移交时，依照另行规定执 行。移交时间一般定在账目封存和其他文件归类完成时。第八条需要查阅已归档的文件时，需要履行有关手续。查阅时 不得将需查阅的文件从装订的文件集合中取下。第九条文件在保管期限中，如果失去了最初认定的保管意义， 可通过有关部门合议，缩短保管期限。需要保密的文件，要特别注意其内容不得外泄。需经适当的责任 认可方可查阅。第十条当机构取消或合并、分设时，应及时进行文件的移交， 明确其保管单位。第十一条重要文件应选择安全的场所保管，如遇紧急情况，需 要提前转移文件时，须持特别许可证方可办理。第十二条文件的销毁。（1）已过保管期限的文件，可考虑销毁。（

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