Office使用技巧培训

1、企管部信息化处企管部信息化处 2021-7-13 联系我们 电话：电话：70549927054992 QQQQ群：群：181326734181326734 Office使用技巧使用技巧 Office版本 常用的有2003、2007等 由高自低具有兼容性，即2007能打开2003版本 的文件，反之不可以 由此建议大家：凡使用2007版本的，在将文件 发送之前先将其另存为2003版本；而使用2003 版本的，可安装2007兼容包，即可打开高版本 文件 Office使用技巧使用技巧 常见的错误 Office使用技巧使用技巧 4 字体、大小乱七八糟字体、大小乱七八糟。 3 手动去做手动去做“目录目录”

2、，烦的要死，且不美观。，烦的要死，且不美观。 2 用回车去换页，结果是用回车去换页，结果是“删一行而动全文删一行而动全文”。 1 用空格键去对齐或留空，如段前空两格和图片对齐。用空格键去对齐或留空，如段前空两格和图片对齐。 20：80 Office使用技巧使用技巧 只有20%的功能 常用，效率很低 剩下的剩下的80% 通往高效通往高效 先对Word作些调整 Office使用技巧使用技巧 工具工具自定义自定义选项选项 工具工具选项选项视图视图格式标记格式标记 从最简单的开始，快捷键 最常用的：Ctrl+C，Ctrl+V，Ctrl+X，Ctrl+Z ， Ctrl+Y 不常用的对齐：Ctrl+L，C

3、trl+E（居中），Ctrl+R， Ctrl+J 非常有用：Ctrl+D(字体）、Ctrl+、（减小、增大字号） 上、下标：Ctrl+Shift+=，Ctrl+=（如Ca2、O2） 视图大小：Ctrl+滚轮 以及：Ctrl+Enter（分页），Shift+Enter（分行） Office使用技巧使用技巧 分页符 Office使用技巧使用技巧 n在打印时是不会出现这些符号的在打印时是不会出现这些符号的 换行换段 Office使用技巧使用技巧 2自动编号自动编号 一个“段”可以由几个“行”组成，我们经常会碰到的自动编号，是对“段”起作用的 。 缩进不同缩进不同 “首行缩进”是对“段”的第一“行”起

4、作用的，而全部“行”受“悬挂缩进”的影响。 Tips：可以由Tab来产生首行缩进两个字符的效果 1 CaSO4自动变成CaSO4 利用”自动更正“ Office使用技巧使用技巧 在文档中输入在文档中输入 正确的正确的“CaSO4” 选中选中“CaSO4”之后之后 工具工具 自动更正选项自动更正选项 在前面那个在前面那个“替换替换” 里输入你想输入的文字里输入你想输入的文字 输入同时有上下标的符号 Office使用技巧使用技巧 红头文件制作方法 Office使用技巧使用技巧 1、双行合一法、双行合一法2、表格法、表格法 无框表格的妙用无框表格的妙用 巧输公式巧输公式 查找替换的技巧 转义字符，典

5、型是回车：p Office使用技巧使用技巧 非常多的非常多的 特殊字符特殊字符 更BT的例子，字体格式 Office使用技巧使用技巧 Word的的“查找代换查找代换”是一个非常有意思的工具，是一个非常有意思的工具， 借助精心构造的表达式，借助精心构造的表达式， 能完成一些看起来能完成一些看起来“不可能不可能”的任务。的任务。 关于”节” 节：简单讲，在论文中，封面是一个节，目录 是一个节，正文是一个节，文献综述又是一个 节。 节的编号形式，页码形式各有不同要求。 Office使用技巧使用技巧 大纲级别和文档结构图 大纲级别：是一段文字在整个文档中的 “地 位”，如一级标题、二级标题、三级标题、

6、正 文。 Office使用技巧使用技巧 右键菜单右键菜单 “大纲大纲”选上选上 好处 指哪跳哪 样式和格式 Office使用技巧使用技巧 每段文字：都有自己的格式，如字体、段落、制表位等每段文字：都有自己的格式，如字体、段落、制表位等 三位一体的组合 Office使用技巧使用技巧 在一段文字之中在一段文字之中 利用好样式和格式利用好样式和格式 能快速设置文字格式能快速设置文字格式 生成大纲和文档结构图生成大纲和文档结构图 减少差错和提高写作效率减少差错和提高写作效率 以毕业论文为例 Office使用技巧使用技巧 生成符合要求的样式 Office使用技巧使用技巧 把文字格式设置好后，选中，点把文

7、字格式设置好后，选中，点“新样式新样式”。 磨刀不废砍柴工 准备过程有点烦，最后，点点鼠标就搞定了。 Office使用技巧使用技巧 生成目录 Office使用技巧使用技巧 手动和自动目录的对比 Office使用技巧使用技巧 开始分节 Office使用技巧使用技巧 中文摘要中文摘要 前页前页“分节分节” Abstract 当页当页“分节分节” 开始制作页码 要把节和节之间的页码联系给“打断” Office使用技巧使用技巧 v在在“摘要节摘要节” 的第一页和的第一页和“正文节正文节”第一页的页第一页的页 码上双击，取消码上双击，取消“链接到前一个链接到前一个”。 这样产生的页码这样产生的页码 是是

8、1、2、3、4 连下去的连下去的 和要求不一样和要求不一样 每个节的页码或每个节的页码或删除删除 或重新设置或重新设置“数字格式数字格式”和和“起始页起始页 码码”。 更新页码 Office使用技巧使用技巧 这就是”三位一体” Office使用技巧使用技巧 在一段文字之中在一段文字之中 利用好样式和格式利用好样式和格式 能快速设置文字格式能快速设置文字格式 生成大纲和文档结构图生成大纲和文档结构图 减少差错和提高写作效率减少差错和提高写作效率 文字的“自动编号” 段落的自动编号有时是很讨厌的，这是没设置好的缘故。 Office使用技巧使用技巧 除了编号，其他和原来一样。除了编号，其他和原来一样

9、。 Excel技巧 锁定表头 Office使用技巧使用技巧 相对引用和绝对引用 Office使用技巧使用技巧 相对引用：公式考过去后，相对引用：公式考过去后， 两个作比较的列相对位置不变。两个作比较的列相对位置不变。 注意蓝框和绿框。注意蓝框和绿框。 相对引用和绝对引用 Office使用技巧使用技巧 绝对引用：公式考过去后，绝对引用：公式考过去后， 固定和固定和某个列某个列作比较。作比较。 注意绿框里的注意绿框里的“$”。 “$”是锁定绝对引用的关键是锁定绝对引用的关键 “自动筛选”功能 在选出一些特征值时，非常有用 Office使用技巧使用技巧 “条件格式” Office使用技巧使用技巧 PPT的心得 层次出现，突出重点，逐渐展开 文字要少，简洁有力 配色技巧 动画 Office使用技巧使用技巧 Office使用技巧使用技巧 在一段文字之中在一段文字之中 利用好样式和格式利用好样式和格式 能快速设置文字格式能快速设置文字