第1章 Access 2002基础部分

1、返回本章返回本章 第1章 Access 2002基础部分 1.1 Access 2002的启动与退出 1.2 打开一个已有的数据库，并 查看数据库对象 1.3 定制Access 2002 的工具栏和 菜单栏 1.4 Access的帮助系统 返回本章返回本章 第1章 Access 2002基础部分 实训概要： 通过本章实训学习，读者能够对Access 2002有个总体认识， 它不需要数据库管理者具有专业的程序设计水平，任何非专业 的用户都可以用它来创建功能强大的数据库管理系统，本章介绍 Access 2002的常用操作，掌握Access 2002的启动和退出，熟悉 Access 2002数据库对

2、象组成，熟悉Access 2002强大的帮助系统， 熟悉Access 2002 工具栏和菜单栏定制方法。 案例说明： OfficeXP的组件Access 2002数据库有友好的界面，并且简单易用， 它是一个运行在Windows环境下的桌面关系型数据库。Access 2002启动和退出、打开已有的数据库查看数据库对象、定制工具栏 和菜单栏等是认识和熟悉Access 2002的有效办法，也是Access 2002应用的开始。 返回本章返回本章 第1章 Access 2002基础部分 实训概要： 通过本章实训学习，读者能够对Access 2002有个总体认识， 它不需要数据库管理者具有专业的程序设计

3、水平，任何非专业 的用户都可以用它来创建功能强大的数据库管理系统，本章介绍 Access 2002的常用操作，掌握Access 2002的启动和退出，熟悉 Access 2002数据库对象组成，熟悉Access 2002强大的帮助系统， 熟悉Access 2002 工具栏和菜单栏定制方法。 案例说明： OfficeXP的组件Access 2002数据库有友好的界面，并且简单易用， 它是一个运行在Windows环境下的桌面关系型数据库。Access 2002启动和退出、打开已有的数据库查看数据库对象、定制工具栏 和菜单栏等是认识和熟悉Access 2002的有效办法，也是Access 2002应

4、用的开始。 返回本章返回本章 1.1.1 从开始菜单启动Access 这是最普通的启动方式，操作方法： 单击Windows任务栏的“开始”按钮，指向“程序”菜单； 在“程序”子菜单中选择“Access”选项即可。 图1.1通过“开始”菜单启动窗 口 1.1 Access 2002的启动与退出 返回本章返回本章 1.1.2 通过打开新的数据库来启动Access 操作方法： 单击“开始”按钮； 选择新建Office文档选项，打开如图1.2所示； 图1.2 通过打开新的数据库来启动Access之一 返回本章返回本章 单击“常用”选项卡； 选择“空数据库”图标； 单击“确定”按钮，这时Access会自

5、动打开，如图1.3所示，在 “文件名”一栏中输入数据库名称，如“人事管理”，单击“创 建”，此时打开如图1.4 所示的Access 2002启动窗口。 图1.3 通过打开新的数据库来启动Access之二 返回本章返回本章 图1.4 启动后的数据库文件 返回本章返回本章 1.1.3 从桌面新建启动Access 操作方法： 用鼠标右键单击桌面，然后指向“新建”； 选择Microsoft Access应用程序选项； 重新命名数据库名； 双击数据库，就可打开它。 图1.5 从桌面新建启动Access 返回本章返回本章 1.1.4 建立桌面的快捷图标启动Access 操作方法： 单击“开始”菜单，将鼠标

6、指向“程序”项的子菜单“Microsoft Access”； 按住“Ctrl”键，用鼠标拖动“Microsoft Access”选项到桌面，即 可创建Access的快捷方式； 双击桌面的快捷图标即可启动Access。 注意：快捷方式的创建方法很多，用户自己尝试一下其它的创建 方法。 返回本章返回本章 1.1.5 从命令行指定参数打开Access 2002 操作方法： 单击“开始”菜单中的“运行”命令； 在“运行”文本框中输入Access的命令行和参数，也可通过浏览 按钮选择Access的具体路径，如图1.6所示； 图1.6 从命令行指定参数的打开Access 返回本章返回本章 1.1.6 退出

7、Access 2002 操作方法： 方法1：单击Access窗口右上角的关闭按钮“”； 方法2：双击Access窗口左上角的控制菜单图标按钮“”； 方法3：执行“文件”菜单中的“退出”命令。 注意：退出Access窗口时会有文件保存提示，要及时保存文件。 返回本章返回本章 1.2 打开一个已有的数据库，并查看数据库对象 Access提供了七种数据库对象：表、查询、窗体、报表、 数据访问页、宏和模块。本项目利用打开一个Access 2002自带 的示例罗斯文示例数据库来查看数据库的七个对象，了解数 据库表的结构。 操作方法： 启动Access，打开 Access2002系统界面； 单击“帮助”菜

8、单，选择“示例数据库”“罗斯文示例数据库”，如图 1.7所示； 在数据库“对象”中单击“表”，在数据库窗口中选择一个表双击打开 查看其格式，数据表是存储数据的容器，是关系数据库的基础； 1. 在数据库“对象”中单击“查询”，选择几个查询双击查看，查询显示 从多个表（最多为16个）中选取的数据； 返回本章返回本章 “窗体”对象的查看，窗体是数据库和用户的一个联 系界面，用于显示包含在表或查询完的数据和操作数据库 中的数据。窗体中可以包含图片、图形、声音、视频等多 种对象； “报表”对象的查看，用友好和实用的形式来打印表和查 询完的数据。报表中可以加入图形来美化打印效果； “页”对象的查看，数据访

9、问页是用在Internet或Intranet 上浏览的Web页，可以用来输入、编辑、浏览数据库中的 记录，能够进行记录的维护工作； “宏”对象的查看，宏主要是用于执行特殊的操作和响应 用户激发的事件，如单击命令按钮操作等； “模块”对象的查看，在模块中使用VBA代码的目的主要 有两个：一是创建在窗体、报表和查询中使用的自定义的 函数；二是提供在所有类模块中都可以使用公共的子过程； 返回本章返回本章 图1.7进入“罗斯文示例数据库”界面 返回本章返回本章 1.3 定制Access 2002 的工具栏和菜单栏 Access 2002具有多数Windows应用程序所具有的菜单 栏、工具栏和快捷菜单，

10、同时也允许读者自己定义工具栏 和菜单栏。定制Access 2002的工具栏和菜单栏可以为数 据库开发者带来更多的方便。 返回本章返回本章 1.3.1 自定义工具栏 Access 2002中有三种方法可以打开“自定义”工具栏 对话框，进行个性化定制工具栏，操作方法： 打开“自定义”工具栏对话框； 单击“视图”菜单中的“工具栏”选择“自定义”； 单击“工具”菜单中的“自定义”命令； 鼠标右击工具栏或菜单栏，在出现的快捷菜单中，选择“自定 义”； 设置“自定义”操作内容： 在“自定义”对话框中，单击“工具栏”选项，在复选框中选择显示或 隐藏的工具栏。如图1.8所示； 单击“新建”按钮，系统会弹出“新

11、建工具栏”的对话框，在“工具栏 名称”中输入要创建的工具栏名称，单击“确定”； 1. 单击“属性”按钮，打开工具栏属性对话框，设置如1.9所示的工具栏属 性。 返回本章返回本章 图1.8“自定义”对话框 图1.9“工具栏属性”对话框 返回本章返回本章 1.3.2 在工具栏中添加按钮 操作方法： 在“自定义”对话框中，选中“罗斯文示例数据库”，则此工具 栏呈显示状态； 1. 单击“自定义”对话框中的“命令”选项，在左边“类别”列表 框选择想要加入到工具栏的项目，在“命令”列表中选择相应的 命令，用鼠标将“命令”拖到“罗斯文示例数据库”工具栏即可， 如图1.10所示； 图1.10自制工具栏 返回本

12、章返回本章 1.3.3 自定义菜单栏 在Access 2002中，菜单栏与工具栏具有许多共性，它 们都是用于执行Access 2002命令。Access 2002的命令可以 是内置命令，也可以是用户定义的宏（将在宏操作中具体介绍）， 还可以是Visual Basic函数。菜单栏的自定义方式与工具栏基本 相同，两者的主要区别是构成菜单栏的各项以名字区分，而工 具栏中的工具以图形区分；菜单栏同时只能显示一个，而工具 栏可以同时显示多个，本实训介绍内置式菜单栏的定制方法。 操作方法： 打开上述的“自定义”对话框，打开“新建工具栏”对话框， 在工具栏名称下的文本框中输入所定义的菜单栏的名称，如 “我的

13、菜单栏”，单击“确定”按钮，返回“自定义”对话框； 1. 单击“属性”按钮，打开“工具栏属性”对话框，如图1.11所 示； 返回本章返回本章 图1.11“工具栏属性”对话框图 在“工具栏属性”对话框中设置所创建的菜单栏的各 项属性。各属性与自定义工具栏相同，但“类型”下 拉列表框应选择“菜单栏”； 自定义菜单栏定义完成后，还是空的，必须添加菜单 及菜单命令，在工具栏列表框中确保新创建的菜单栏 被选中； 返回本章返回本章 为给自定义菜单栏添加菜单，激活“命令”选项卡， 如图1.12所示； 图1.12“自定义”对话框的命令“选项卡” 返回本章返回本章 在“类别”列表框中选择“新菜单”，从“命令”列

14、 表框中将“新菜单”拖到屏幕上新创建的菜单栏中， 释放左键即可为新建菜单栏增加一项菜单，即“新菜 单”； 右键单击“新菜单”，弹出快捷菜单，如图1.13所示， 在“命名”框中输入菜单名称； 在“快捷菜单”中选择“属性”命令，可打开“菜单 栏中控件属性”对话框，如图1.14所示，通过此对话 框可设置菜单或菜单命令的各个属性，如屏幕提示、 执行的操作、标题等； 按照为工具栏添加工具的方法为新菜单添加菜单命令。 返回本章返回本章 图1.13“新菜单”的快捷菜单 图1.14“菜单栏控件属性”对话框 返回本章返回本章 注意：自定义菜单栏只能在打开数据库文件时才能设置，这 种方法创建的菜单栏只能供当前数据

15、库使用。在Access 2002 中可以创建全局菜单栏，即对任何数据库都有效，操作方法： 首先单击“工具”菜单命令，打开如图1.14所示的“启动” 对话框，然后在“启动”对话框的“菜单栏”下拉列表框中， 选择当前数据库中自定义的菜单栏的名称即可。 图1.15“启动”对话框 返回本章返回本章 1.4.1 Office助手帮助 Office助手是最重要的帮助手段，默认情况下，“Office助手”是被激 活的，如果用户了隐藏“Office助手”，激活并使用“Office助手”。 操作方法： 单击“帮助”菜单，选择“显示Office助手”即可； 右击“Office助手”在快捷菜单中，可以“隐藏助手”；

16、 在右击“Office助手”在快捷菜单中，“选择助手”，打开“Office助 手”对话框；如图1.16 所示； 单击“助手之家”选项卡，选择一位用户喜欢的小助手； 1. 单击“选项”卡，设置使用Office 助手的方式。 图1.16 “Office 助手”对话框 返回本章返回本章 单击“Office助手”，如图1.17所示，在出现的提示框中输 入要获得的帮助信息的关键词，就可以打开帮助的对话框。 图1.17通过Office助手获得帮助 返回本章返回本章 1.4.2 上下文帮助 上下文相关帮助就是显示与读者所执行的操作有关的帮助。 通过下面的操作内容，用户可以获得上下文相关的帮助： 单击“帮助”菜单中的“这是什么？”，然后将鼠标指针移 动到用户所想获得帮助的选项上，再次单击，弹出一个帮助 窗口，显出关于该选项的信息； 1. 按F1键，把当前的位置定在用户所想获得帮助的选项处， 按F1键弹出一个帮助窗口以及“Office助手”。 返回本章返回本章 1.4.3 获得问题的帮助 在Office XP 的右上方，有一个帮助组合框，用户在其中输 入想得到的帮助主题，确认即可弹出有关的帮助信息，如在 组合框中输入创建查询，按回车键，就可得到如图1.18所示 的帮助提示，选择你所需的帮助项单击就可获得帮助。 图1.18从帮助组合框中获得帮助