秘书实务第四章文书工作

1、 上次回顾上次回顾 1、文字工作的意义是什么？其特点是什么？ 2、文字记录的方法有哪些？ 3、文稿撰拟的基本要求是什么？ 4、简述文稿审核的三审制度。 本章目标本章目标 1.了解文书工作的含义和作用 2.明确文书工作的原则和行文制度 3.掌握发文处理和收文处理的程序及方法 4.提高机关文书质量和办文效率 文书工作能力文书工作能力 本本 讲讲 要要 点点 发文处理发文处理 A.交拟与拟稿 B.审核与签发 C.印制与校对 D.用印与登记 E.封发与传递 收文处理收文处理 A.A.收文与阅文 B.B.筛选与传阅 C.C.拟办与批办 D.D.承办与催办 E.E.立卷与归档 概概 述述 A.文书与文 书

2、工作的概念 B.文书工作的 五大作用 C.文书工作的 六项原则 D.行文关系与 行文制度 文书与文书工作文书与文书工作 公文公文 本讲主本讲主 要研究要研究 文书文书是指能表是指能表 达某种意思，用于达某种意思，用于 处理各种事务，并处理各种事务，并 具有一定体式的书具有一定体式的书 面文字材料。面文字材料。 文书工作文书工作是 指通过互相联系的 一系列环节，完成 文书制发、传递、 办理、保管的全过 程（亦称文书处理 或文书管理） “公文办理分为收文和发文。收文 办理一般包括传递、签收、登记、分发、 拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、 归档、销毁等程序；发文办理一般包括 拟稿、审核、签发、缮

3、印、校对、用印、 登记、分发、立卷、归档、销毁等程 序。” 国务院办公厅修订的国务院办公厅修订的国家行政国家行政 机关公文处理办法机关公文处理办法第第5章第章第22条条 公文处理程序示意图 传传 递递 签收签收 登记登记分发分发拟办拟办批办批办承办 立立 卷卷 归归 档档 销销 毁毁 分发分发登记登记 用印用印 校对校对缮印缮印 签发签发拟稿拟稿 审核审核 催催 办办 查查 办办 文书工作的任务文书工作的任务 A.A.基本任务基本任务: :准确、及时、安全地处理各类公 文，当好领导的参谋和助手，为改革开放和社 会主义现代化建设服务。 B.B.具体任务：具体任务： a.发文处理； b.收文处理；

4、 c.文件管理； d.文件保密； e.文件贯彻落实情况的督促检查工作； f.领导人交办的有关文件处理的其他工作。 文书工作的作用文书工作的作用 文书工作是一项专业性、综合性和机要性 都很强的工作。做好文书工作，对于改进 文风、消除“文山”，提高办公效率，具 有重要的意义。 五项作用：五项作用： A.可以提高文书的质量； B.可以控制文书的总量； C.可以加快文书的运转； D.可以确保文书的安全； E.可以促进档案的管理和利用。 文书工作六项原则文书工作六项原则 A.准确无误； B.及时迅速； C.安全保密； D.力求精简； E.集中统一； F.党政分开。 行文关系与行文制度（行文关系与行文制度

5、（1 1） 行文关系根据组织关系和职权范围 而确定的公文授受关系。 主要有两种类型的行文关系： A.有隶属关系的上下级机关之间的行文。 B.无隶属关系的机关之间的行文。此类 中又有两种（通常用（通常用“函函”行文）行文）： a.平行机关之间的行文； b.不相隶属的机关之间的行文。 行文关系与行文制度（行文关系与行文制度（2 2） B.B.行文制度：行文制度：机关行文必须共同遵守 的办文规程和准则。主要有主要有6 6种种 a.相互行文制度。 b.联合行文制度。 c.逐级行文制度。 d.文稿代拟制度。 e.一文一事制度。 f.公开行文制度。 案案 例例 二二 则则 1、某市卫生局向市委、市政府 呈

6、报了关于我市艾治病防治情况及 有关问题的报告。但公文报出后其 所反映的问题未能及时得到解决。从 文书工作角度，您认为责任在谁？ 2、五一前夕，市政府向驻乌所有县 级以上单位发出关于正确悬挂国旗的 通知。有些自治区、兵团及中央部门 所属单位认为行文有误。您看呢？ 发文处理发文处理 发文处理发文处理 发文处理五环节：发文处理五环节： 交拟 拟稿 审核 签发 印制 校对 用印 登记 封发 传递 各环节主要注意事项各环节主要注意事项 A. A. 交拟、拟稿：交拟、拟稿： 交拟，是指机关领导人或部门负责人向 执笔人交代文稿撰写任务的过程，也是执笔 人接受写作任务的过程。包括：撰文的背景、 撰文的依据、撰

7、文的意图、撰文的要求。 拟稿，是指执笔人草拟文稿的过程。包 括四个步骤：收集占有材料；确定公文主题； 拟定文稿提纲；动笔起草文稿。 交拟时，交拟人和执笔人均必须透彻地搞 清4方面内容，即拟文的背景、依据、意图、 要求。 B.B.审核、签发：审核、签发： 审核，是指对文稿内容、体式及行文 规则的综合审查与核定，目的是为了保证 发文质量。 关于审核的要求主要是抓住文稿内容、 体式、行文规则，进行综合审查与核定。 签发，是指机关领导人对已审核的文 稿进行审批，签署表示核准发出的意见。 它是文稿形成定稿的最后环节，也是保 证公文质量的最后关口。因此也是制发 公文的决定性环节。 关于公文签发的权限。关于

8、公文签发的权限。 签发文书签发文书3 3项要求（认真；明确；规范）项要求（认真；明确；规范） C.C.印制、校对印制、校对 印制，是指对公文定稿经过打字和印 刷而制成正式文本的过程。 对印制工作的要求内容准确；格式 规范；页面整洁；字迹清楚；美观大方， 便于阅读和保管。 校对，是指以签发的文稿为基准， 核对打印的清样，以校正错误的过程。 校对非常重要，也最容易出差错，要 求校对人员必须严肃认真、一丝不苟。 校对3种方法 a.对校法。 b.折校法。 c.读校法（两人合作）。 D.D.用印、登记用印、登记 用印，是指在印制好的公文上加盖发 文机关印章。 发文用印注意4点：确认有领导人签字 并且适合

9、规定；盖印份数必须与原稿上标 明的相同；印章应盖在落款中央，上不压 正文，下要压日期（“骑年盖月”）；盖 印必须端正清晰，忌“歪、倾、斜、偏、 花”。 登记，是指对准备发出的公文统一 记载的过程。目的是为了便于日后对公 文的清点、控制、查收和回收。 一般应使用发文登记簿，一文一 页登记表，其项目有：发文日期、文号、 标题、发往机关、份数、秘密等级等。 E.E.封发、传递封发、传递 封发，是指将印制还得公文装封发出的 工作过程。 分5个步骤： a.清点； b.写封； c.填写发文回签单（也叫发文回执） d.装封； e.加封。 传递，是指将封装好的公文，通过一定 的渠道和方式，送达收文机关的工作过

10、程。 根据文件密级高低和缓急时限的不同，其 渠道和方式有：机要通信传递；机要交通传 递；专职人员传递；文件交换站传递；电信 传递（无线密码电报、有保密设施的传真机、 计算机网络）。 传递文件3条基本要求： 迅速及时；安全保密；手续完备。 收文处理收文处理 收文处理收文处理5环节环节 收文处理收文处理 收文 阅文 立卷 归档 筛选 传阅 拟办 批办 承办 催办 各环节操作程序与注意事项各环节操作程序与注意事项 A.A.收文、阅文：收文、阅文： a.a.收文，就是对外来文件的接收过程。 包括签收、分类、登记3个流程。 检查、清点无误后方可签字。 对所收文件进行正确分类。 收收 文文 分分 类类 b

11、.下级机 关请示、 平行及不 相隶属机 关商洽件 c.上级机 关批复件 及平行、 不相隶属 机关复函 d.内部各 部门调查 性及下级 机关陈述 性来件 e.内部刊 物、工作 简报等类 文书 a.上级机 关指令性 和指导性 文件 两种登记方法：两种登记方法：分类登记法 流水式登记法 b.b.阅文阅文 阅文，就是秘书借助视觉而获取和处理 公文信息的活动。阅文是秘书办文的一个先 决条件。 阅文的基本要求：阅文的基本要求：“四看清”性质与 大体内容；制发与主送机关；缓急与时限； 秘密等级与保密时限。 阅文阅文“三法三法”： a.泛读法； b.跳读法； c.精读法。 B.B.筛选、传阅筛选、传阅 a.筛

12、选，就是秘书根据领导工作的需要， 对所收公文进行选择和过滤的过程，它是办文 过程中不可缺少的重要环节。 经筛选，一般将文件分为三类： (a)必阅件领导者必须看到的文件，亦即秘 书必须呈送的文件。 (b)批办件需要领导者审阅和批示的文件。 (c)参阅件仅供领导者参考的文件和材料。 秘书的提炼、综合；加写“内容提要”。 b. b.传阅，就是秘书按照一定顺序将文件传递给 领导者轮流阅读的过程。 （a）传阅文件种类：凡需要领导者阅批、批办、 阅知的文件。大致4种： a.上级机关的指导性文件或重要会议文件； b.上级机关下发的绝密级刊物； c.需要有多位领导人共同批办的文件； d.主要领导人在文件上有重

13、要批示，又需要有关 领导人和部门阅知的文件。 （b）传阅方式： 直接送传； 专人送传（特急的、机密性较强的）； 集中传阅。 （c）传阅注意事项： 掌握传阅范围，不得随意扩大和缩小； 遵循传阅方位，以秘书部门为传阅的运转轴心， 采用“轮辐式”方式，严禁“横传”； 掌握传阅情况，防止文件失控。 为此，必须使用规范的传阅单。为此，必须使用规范的传阅单。 C.拟办、批办拟办、批办 a.a.拟办与批办的区别和联系拟办与批办的区别和联系 “需要办理的公文，文秘部门应当及时需要办理的公文，文秘部门应当及时 提出拟办意见送领导人批示，或者交有关提出拟办意见送领导人批示，或者交有关 部门办理。部门办理。” 国家

14、行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法 拟办，拟办，就是秘书部门或秘书人员 对需要办理的来文提出办理的意见和 建议，供领导批办时参考。 批办，批办，则是指机关负责人根据文件内容 和拟办意见，对文件的办理作出批示。 它是承办的主要依据。 批办属于文书处理中的决策活动，一般 由机关领导人负责；有些文件的批办也可由 秘书长或办公厅（室）主任负责。 讨论：讨论：拟办也是文书处理中的决策 活动吗？为什么？拟办对批办起什么作 用？ 练习：练习：如果您是职大校长办秘书， 请对人文学院关于组织游览市容的请示 写一个3050字的拟办意见 b.拟办件的种类和拟办意见的几种签拟办件的种类和拟办意见的几种签 署

15、形式署形式 拟拟 办办 件件 本机关所属部 门或下级机关 主送本机关的 请示性文件 上级机关主送 本机关并需要 落实的文件 平级机关或不 相隶属机关主 送本机关需要 答复的文件 拟办意见签署形式拟办意见签署形式 待待 拟拟 办办 文文 件件 阅知件阅知件阅示件阅示件阅办件阅办件建议件建议件 分分3 3种情况种情况 领导阅批后 传达办理； 部分领导研 究处理；领 导集体研究 分分3 3种情况种情况 不需办理； 内容重要； 领导阅知， 交有关部门 办理即可 分分3 3种情况种情况 提出办理意 见；转部门 办理；事情 重要待汇报 分分2 2种情况种情况 下级报告未 要求批转但 似应批转； 下级报告要

16、 求批转但似 不必批转 c.批办意见的内容：批办意见的内容： 该文由何单位（部门）、何人负责办理； 如何办理、办到何程度； 对下级请示予以答复的原则性意见； 重要文件和急件的办理时限； 需两个以上单位（部门）或人员办理时， 应批明主办单位或主办人。 D.承办、催办承办、催办 承办，是指根据领导者的批办意见， 具体办理文件中提出的有关事项。 这是办文过程中最重要的环节之一，是 落实领导批示的关键一环。 秘书承办公文的范围主要有秘书承办公文的范围主要有5点：点： a.a.对上级机关来文的承办。对上级机关来文的承办。3种方法： 传达； 转发； 翻印。 b.b.对上级领导人批件的承办对上级领导人批件的

17、承办收到 批件后，立即呈送本级领导人阅示， 并按照本级领导人的批示意见，迅速 转交有关部门、单位或人员办理。大 事、急事应提出办理时限，并将办理 结果报上级机关。 c.c.对本级领导人批件的承办对本级领导人批件的承办秘书 应严格按照领导人批示的意见办理， 或将批件转交、传达给有关单位。批 示的办理落实情况，要及时报领导。 做到件件有着落、有回音。 d.d.对下级机关请示件的承办对下级机关请示件的承办根据领导 的批示： 或拟文批复请示单位和部门（转入公文制 发程序）； 或电话回复请示单位和部门（准确传达和 解释领导的批示意见并做好电话记录）； 或口头答复请示单位和部门（在请示件或 呈批签中将口头

18、答复情况详加注明）。 对下级的请示，上级机关的秘书部门和秘对下级的请示，上级机关的秘书部门和秘 书人员务必快办、快复，不得延误！书人员务必快办、快复，不得延误！ e.e.对其他需要回复的来文的承办。对其他需要回复的来文的承办。包括： 上级机关布置、询问和要求办理的 事项； 平行或不相隶属机关之间需作出答 复的公文等等。 秘书部门应交由业务部门研究提出意见， 经领导审阅批准后作出安排和回复。 承办单位应抓紧办理，不得延误。 若发现该件不属于本单位职权范围或不 宜由本单位办理的，应迅速退回交办的文 秘部门并说明理由。 关于催办关于催办 a.a.催办秘书对有关单位和部门公文承 办情况进行检查和督促，

19、使公文及时得 到办理的活动。催办是避免办事拖拉、 防止公文积压和“公文旅行”、提高办 文效率的重要措施和有力保障。 “送领导人批示或交有关部门办理的公 文，文秘部门要负责催办、查办，做到紧 急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催 办、查办，一般公文定期催办、查办。对 下发的公文，应及时了解和反馈执行情 况。” 国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法 b.b.对内催办与对外催办对内催办与对外催办 秘书部门应重点抓好对内催办。对外催 办一般由机关主管业务部门负责。 c.c.有有3 3类文件需要进行催办类文件需要进行催办 机关领导人指定必须催办的文件； 有明确的时限要求、需按期办复的文件； 长时间无意见反馈或处理结果回报的文件 d.d.催办四法催办四法 电话催办；发函催办；登门催办；会议催办 催办工作注意事项：催办工作注意事项： 机关应建立必要的定期催办制 度，明确工作职责，使催办工作走向制度 化、经常化、规范化。 秘书人员在催办过程中要讲究说话 的态度和方法，切忌“居高临下”、话大 气粗、态度生硬。 加强情感交流和思想沟通，注意发 现承办单位遇到的困难并帮助排除。 及时向主管领导汇报催办情况。 E.E.立卷、归档立卷、归档 关于立