论企业印章管理的风险及防控[权威精品]

1、论企业印章管理的风险及防控-权威精品 本文档格式为word,感谢你的阅读。 最新最全的 学术论文 期刊文献 年终总结 年终报告 工作总结 个人总结 述职报告 实习报告 单位总结 【摘要】鉴于企业印章的管理在企业管理及社会经济活动中的重要作用，对其相关问题进行深入研究是十分必要的。辨明印章使用及管理中存在的各种风险是对其进行风险控制的前提，进而明确印章管理中的各项原则要求及禁止性规定，确定管控的方向和底线，然后通过具体管理措施的分析阐述，涵盖特殊情形致印章作废的处理流程，探讨印章管理的风险防控。 【关键词】公章 内部印章 表见代理 印章作废 一、引言 企业印章作为企业意思表示的外化标识，是公司经

2、营管理活动中行使职权、明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具，在企业的社会经济活动中有着重要的地位和作用。企业印章的范围主要有公章和内部印章，公章指与公司营业执照上所载名称一致的法定名称章、党委、纪委、工会印章及合同、财务等专用章；内部印章指仅在公司内部使用的印章，如部门章、委员会等印章，内部印章的使用管理关注相对较少，但不论是公章还是内部印章，即是企业的象征，就都具有相应的法律效力，管理不当就会带来法律、经营风险，给企业造成损失。作者通过集团企业母子公司印章体系管理的实践经验，本着加强管理的目的，防范印章管理过程中存在的风险隐患，对企业印章管理做简要的分析探讨，本文仅涉及企业印章中的公章及

3、内部印章，名章等不包括在内。 二、印章使用管理中的风险 （一）表见代理风险 （1）将公章加盖在空白的介绍信、合同等法律文件造成的风险。我国合同法第49条有明确规定：“行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立合同，相对人有理由相信行为人有代理权的，该代理行为有效。”可见，稍有不慎，就可能带来严重后果。 （2）内部印章对外加盖，是否具效力在学界主要有表见代理说、无权代理说、越权代理说。表见代理说认为，部门属于企业的内部职能机构，只要是部门对外的真实意思表示，而对方有理由相信部门的意思就是代表企业，那么部门印章的行为就构成典型的表见代理；无权代理说认为部门不是法人更无民事行为能

4、力，其所做的印章行为属于无权代理；越权代理说认为部门在其业务范围内作出的意思表示才具有法律效力，若越权使用且未经企业追认的，自始无效。为了保障民事活动的平等性及公平性，主流观点为表见代理说，认可内部印章对外使用具有公章的证明效力。 （二）印章加盖审批环节的风险 印章加盖没有严格的审批程序或者有规定执行不当带来的风险，这也是很常见的公章诉讼纠纷起因，如“人情章”、“关系章”或者印章管理人员违反印章管理制度加盖印章，致使出具的文件损害公司利益、股东利益。从司法案例来看，为了保护交易相对方的权益，法院往往还是认可文件内容的。 （三）保管印章过程中产生的风险 印章没有专人保管、保管不当，致使印章被盗用

5、；印章的保管人就是印章加盖的审批权人，致使印章被私用；公章外借、随意摆放、交接不清；私自刻制公章，盗用公司的名义来达到个人的目的，不但对公司造成侵害，私刻公章的人以及利用私刻公章招摇撞骗达到个人目的的人还将构成刑事犯罪。 三、企业印章管理的原则 （一）基本管理原则 （1）保护公司利益原则。明确印章的加盖范围，加强印章管理意识，在制定印章管理程序（制度、流程）时，不得违反公司其他各项制度、流程的规定，不得损害公司利益。 （2）明确流程和权限。具体印章管理部门应明确本部门管理印章的批准人、批准权限、使用范围、加盖印章的流程、文件的保存等内容。 （3）明确管理内容。明确印章的刻制、发放、启用、使用、

6、回收、销毁、备案等流程。 （二）禁止性管理原则 （1）批准与管理不兼容原则。用印批准权人不得同时是印章的管理人。 （2）禁止对外提供带有印章的空白的纸张、介绍信、便函、证件、凭证等文件。 （3）禁止对外提供公司各类印章扫描而成的电子印章。 （4）内部印章使用限制。内部印章仅适用于公司内部管理需要使用，不得对外使用。 （5）外带印章的限制。印章原则上不允许带出管理部门使用，如经公司领导批准，应由两个或两个以上员工共同监督使用，且应在印章使用登记台帐中注明。 四、风险防控措施 （一）全面排查企业各项印章的现状，包括保管方式、使用范围、使用频率、审批情况等，在全面了解本企业印章情况的基础上建立既符合

7、法律规定又适合本企业实际情况的印章管理制度，明确各项审批流程，并做到严格按照制度执行、定期审核，设定处罚措施。 （二）具体管理措施 （1）专人管理。选择品德优良、责任心强的正式员工保管印章，不仅要经常教育保管人员坚持原则，杜绝“关系章”、“人情章”，还要注重提高其综合素质，不断学习相关法律和业务知识，增强防范风险的能力；印章存柜加锁，用印后随手锁好并保管好钥匙；印章一般不得擅自让他人代管，管印章人员若因事、病、休假离岗，应报经领导批准，同时办理交接记录等手续。 （2）建立用印台帐。除公章应建立用印台账外，内部印章的使用也应建立用印台账，台账中需注明用印申请人、印章名称、加盖文件涉及事项、批准人

8、、加盖日期等，用印台账作为永久档案进行保管，做到每次用印都有据可查。 （3）发生印章遗失、被盗、毁损等异常情况时，首先保护现场并报告直接上级领导，若是遗失、被盗的是企业公章，还应向公章制发机关、当地公安部门报告，及时采取补救措施，尽可能减少损失和负面影响。 （4）印章保养。印章管理人员要注意保养印章，确保盖印时清晰，具体保养方式按印章材质不同而不同，如原子印章时间久了之后会出现闭孔或溶涨变形，失去渗透能力，还有可能出现堵塞的情况，避免方法就是及时补充印油且最好是同一品牌印油；红胶印章由塑料材料制作合成的，要防摔坏和腐蚀，每次使用时要小心放至；回墨印章使用时要用力均匀，避免损坏印章内的支架，添加

9、专用的回墨印油，且在不使用的情况下印章离开印台面。 （5）明确印章加盖要求。在落款处加盖的印章要盖在日期上方，并做到上不压正文，下压成文日期年、月、日中间；一页以上的文件，除特殊要求外，应在签章页加盖印章同时加盖骑缝章；严禁违反规定在空白信笺、介绍信、合同上加盖印章，一旦发生严肃处理。 （6）建立用印检查制度，制定检查/审计标准，发现问题及时纠正，严肃责任追究制度，对于擅自刻制、谋取私利私用公章的，及时移交司法机关追究刑事责任。 四、作废印章的管理 根据业务的发展、管理的逐步完善，不再使用的印章、毁损遗失的印章不能放之任之，做为“真章”其仍具有对外代表公司的属性，缺失管理就可能为不法之人留下可

10、乘之机，对企业带来风险。所以，作废的印章需要管理，且企业中应有专人负责，严格并及时按照流程处理。 （一）作废印章的收回 印章作废的情形主要有以下几种：印章所代表的公司、单位注销、部门撤销；印章所代表的公司、单位或部门名称发生变更；原有印章被盗、毁损或遗失；公司认为不需继续使用该印章等。印章作废情形发生后，该印章的使用部门应持公司相关决定将该印章送交管理专人，对于被盗、遗失的印章，公示后经审批重新刻制。 （二）作废印章的公示 作废印章的管理专人在接收作废印章时，应建立台账，列明接收时间、印章名称、送交部门、送交人、作废原因等；随后，在公司范围内将印章作废情形及作废印章进行公示，与该印章有业务关系

11、的外部单位，也应让其知晓；若作废印章是财务印鉴，除履行公司内部公示外，还应向开户的银行做变更登记。 （三）作废印章的处置 （1）内部印章或不太重要的印章，可采取自行销毁措施，如用小刀将印章上的重要字破坏，但毕竟是私自操作，从管理角度，不太建议。 （2）通过“官方”渠道销毁。将作废印章交到当地公安部门。根据公安部印章管理办法规定，印章停止使用后，由使用单位的上级主管部门或登记管理机关送印章备案或批准刻制的公安机关，公安机关对其预存两年，无特殊情况的，预存期满后予以销毁。由此可知，作废印章交回公安部门得当。将作废印章交到当地保密局涉密载体销毁中心进行销毁。涉密载体销毁包括涉密数据的擦除、消磁、涉密

12、载体物理损毁等方式，目前国内使用较为广泛的涉密数据销毁设备包括效率源硬盘复制机、数据消磁机、数据粉碎机等，作废印章由其统一销毁亦可防范风险。 五、总结 企业印章管理往往不是企业管理中的重要方面，管理层多注重营销方面而忽视印章的管控，但据印章的法律属性来看，管理的不当将对企业产生不利后果，甚至产生经济纠纷案件。希望通过本文对印章管理及风险防控的简要分析探讨，引起读者对印章管理的重视，加强规范印章的管理，防范公司运营中印章管理不当带来的风险。 参考文献： 1李小海.企业法律风险控制m.北京：法律出版社，2009. 阅读相关文档:浅议企业物资采购审计重点 国有资产流失问题的探析 浅析身陷困难围城的车企之突围手段 关于企业多元化发展的分析 哈尔滨银行运营操作风险管理的对策及问题研究 高新技术企业成本管理研究 上市公司收益分配政策研究 让社会责任成为企业信仰 论内部控制在公司治理中的作用 中观村it产业集群现状分析 论地方银行个人金融业务客户关系管理的现状及发展策略 中小板块上市公司无形资产价值与经营业绩的实证性研究 美国企业