大学学生会学生干部档案管理条例

1、青海大学学生会干部档案管理条例青海大学学生会2013年5月青海大学学生会干部档案管理条例 学生会干部档案作为对学生会干部的重要考核依据，如实记录着学生会干部在任职期间的表现，为了实现学生会工作的正规化以及学生会干部档案管理的系统化，特制定本条例。1、 适用范围 此条例适用于青海大学学生会以及各学生分会所有正式干部。2、 责任分管 （一）青海大学学生会负责青海大学学生会各职能部门所有正式学生会干部以及各院（直属系）学生会正副主席、团委（团总支）副书记、各院下属分会主席档案的建立、填写、更改、保管和销档。 （二）各院（直属系）学生会管理本院（直属系）学生会所有正式学生会干部成员的档案。具体管理如下

2、： 1、指定专门的部门对学生会干部档案进行系统化管理。 2、制定相应的学生会干部档案管理条例，并具体落实。 3、由专人负责档案的建立、填写、更改、保管和销档，并制作相应的记录册进行登记。 4、平时掌控好档案的借阅，以免造成私人信息的外漏。 （三）青海大学学生会有权督察及过问各院（直属系）学生会干部档案的管理情况。三、确立建档（一）在正式提交个人入会申请，参加相关的面试活动被录取试用，并且通过试用期之后的学生会干部，方可建立青海大学学生会干部档案。具体事项如下：1、学生会干事未满一年者建立学生干部临时档案（电子版）。2、学生会干事满一年者，各级学生会部长、学生会主席团成员、团总支成员建立学生干部

3、正式档案。（二）档案内容：入会申请表、个人基本情况登记表、工作表现、退会申请和个人鉴定表。（三）干部档案为纸质版，一式两份，一份装档、一份学生会存档，修改、涂改无效，遗失不补。（四）学生干部档案每人只须建档一次。（五）以下情况不予建立学生干部正式档案，已建立的应立即撤销：1、任职未满一年者。2、受过学校、院系、党团处分者。3、非正常原因离职者。四、档案的填写 （一）学生会干部个人档案基本情况由本人如实填写，由青海大学学生会办公室以及各院（直属系）学生会办公室存档保存，未经允许任何人不得私自查阅； （二）青海大学学生会干部以及各院（直属系）学生会正副主席、团委（团总支）副书记、各院下属分会主席的

4、干部档案中的“在会期间情况登记表”由其本人在青海大学学生会的监督下每学年如实填写本年度的信息资料。 （三）各院（直属系）学生会干部的档案中的“在会期间情况登记表”由其本人在各院（直属系）学生会的监督下每学年如实填写本年度的信息资料。 （四）学生会干部有任何职位变动、调动，必须及时上报青海大学学生会或各院（直属系）正副主席，由青海大学学生会办公室或各院（直属系）正副主席如实填写变动信息。 （五）学生会干部如因任期满申请退会，由本人填写青海大学学生会干部档案中“退会情况登记表”并附上退会申请书，经逐级审批后通过。同时还需提交个人工作鉴定。青海大学学生会给予其工作鉴定（加所属单位或上级单位公章方可生

5、效），一式两份，一份装档，一份学生会存档。 （六）学生会干部如因辞职或被撤职而退会，由本人填写青海大学学生会干部档案中“退会情况登记表”并附上退会申请书或撤职通知经逐级审批后通过。6、 档案的保管（1） 个人任期满、主动辞职或被撤职而退会，在办理好相关手续后（具体见档案的填写），由本人填写青海大学学生会干部档案中“退会情况登记表”并附上退会申请书，经逐级审批通过后，自行或由各院（直属系）正副主席负责交由青海大学学生会进行存档。（二）学生会干部档案存档期为十年。 （三）青海大学学生会正副主席、团总支书记，学生分会正副主席、团委（团总支）副书记。学生干部任期满，由青海大学学生会负责将其干部档案整理

6、并上交校团委批阅盖章后装入学生个人档案。 （四）青海大学学生会干部档案由青海大学学生会办公室统一管理；各院（直属系）学生会干部档案由各院（直属系）正副主席统一管理。 （五）青海大学学生会办公室将学生会干部档案分部门、分院系保管；各院（直属系）正副主席将学生会干部档案分部门保管，以便以后更改信息时的查阅。 （六）青海大学学生会办公室以及各院（直属系）正副主席及时将更新的学生会干部档案存档，以避免文件丢失。 （七）青海大学学生会办公室以及各院（直属系）正副主席定期组织人员对学生会干部档案进行整理，并核对信息和数量。 （八）学生会成员需经青海大学学生会办公室或各院（直属系）正副主席批准方可查阅学生会

7、干部档案。 （九）加强对档案的科学管理，严防潮湿、水淹、污染、霉烂、虫蛀。（十）档案管理人员要经常检查室内水电、取暖设备的完好情况，并及时消除隐患。七、档案查阅（一）学生会成员可以根据工作所需向青海大学学生会办公室或各院（直属系）正副主席借阅干部档案，但不得将有关文件做非工作之用。 （二）学生会成员借阅干部档案后，应保持档案的完整、清洁，不得在文件上乱涂乱写，并且应该及时归还，若有遗失应作出书面检讨，青海大学学生会办公室或各院（直属系）正副主席作出相应的警告、批评。 （三）认真办理相关的借阅手续，告知归还日期，并由部长或部长以上签名（各院（直属系）正副主席的借阅手续由青海大学学生会主席团签名）

8、。 （四）档案阅毕后请及时归还，过期不还者，青海大学学生会办公室或各院（直属系）正副主席有权进行查询并作相应处理。具体情况及处理方法如下： 1、若有弄脏、弄破档案者，其本人上交2000字以上书面检讨，并对在借阅手续上签名的部长或主席提出批评； 2、若有无意将档案遗失者，其本人上交3000字以上书面检讨，同时将被取消一年的评优的资格，在借阅手续上签名的部长或主席上交2000字以上书面检讨；3、若有故意篡改档案信息者，其本人将被劝其退会，在借阅手续上签名的部长或主席将被取消一年的评优资格，同时上交3000字以上书面检讨。九、注销档案 （一）注销学生干部档案由办公室具体负责，主席团审批。（二）存档期满，由主席团审批签字，办公室负责填写学生干部档案注销登记表，进行销档。八、档案编号：编号组成：组织编码+入会年月+具体编号 示 例：qxh2009090001组织编码：青海大学学生会（qxh）医学院学生会（qyx）农牧学院学生会（qnm）财经学院学生会（qcj）化工学院学生会（