采购管理程序

1、採購管理程序文件編號：製訂部門 / 單位：修訂記錄製修訂日期DCN修訂內容摘要頁次版本 /總核准審查製作NO.版次頁數文件編號：採購管理程序頁次： 1/51. 目的 : 確保供應商之供料品質能符合本公司要求 , 交期與數量符合生産計劃 , 價格合乎成本規劃 , 進而使産品品質獲得保證 , 提高在同業間之競爭力 .2. 適用適圍 : 凡經由採購所購買之生産原物料及模具、治具、零元件輔助材料之作業流程管理以及採購作業所要求之服務品質等之評估均適用本程式。3名詞定義 :無.4. 權責: 由採購主辦、生技、品管單位協辦 .5. 作業內容 :5.1供應商之選擇 :採購單位于選擇供應商時須優先從合乎下列之

2、條件者選擇之.5.1.1已取得國際或國內標準品質認證體系之認證合格登記錄, 且其品質與範圍符合本公司所需求者 .5.1.2爲合法登記之廠商 .5.1.3在市場上具備良好商譽配合意願及良好之服務品質 .5.1.4品質穩定、産能足夠、交期平穩 .5.2 供應商調查 :所有供應商均須存有問卷調查資料 ( 可採用電話詢問方式由採購人員自行填寫 ), 以便初步瞭解其是否符合選擇之資格條件參照供應商調查表 .5.3 合格供應商之資格條件 ( 以下任一 ):5.3.1以取得國標或國內標準品質認證體系之認證合格登錄, 且其品質與範圍符合本公司所需求者 .5.3.2經本公司評監人員實地評監合之廠商 : 參照【供

3、應商評監程序】 .5.3.3供應商經書面 ( 問卷 ) 調查合格之廠商 .5.4 採購産品之承認 :經承認合格之供應商需要時或總經理指示時 , 得視其供應品對産品品質之影響度進行送樣 , 樣品承認合格後 , 方可進行交易 .5.4.1原材料送樣原則A客戶指定或需調查後列爲合格供應商者 .B視公司需要而必須以送樣尋求認可者 .5.4.2樣品承認 :5.4.2.1新產品 ( 新原材料、成品 ) 承認：A生技單位接獲供應商之樣品及承認書 ( 一式三份 ) 後填寫廠內產品承認書交工程及品保單位。B工程依據生技提供之相關資料審核圖面結果，並記錄於產品承認書上。C樣品交品保單位測試並作相關測試記錄，並於產

4、品承認書上簽核。D生技單位依據相關單位審核之結果申請承認，並將產品承認書分發相關單位( 資材、工程、品保、制造)5.4.2.2新供應商 ( 舊產品之原物料、成品 ) 承認：A資材單位接獲供應商之樣品及承認書後填寫廠內產品承認書交工程及品保單位。B工程依據資材提供之相關資料審核圖面，並記錄於產品承認書。C樣品交品保單位測試並作相關測試記錄，並於產品承認書上簽核。D品保單位依據相關單位審核之結果申請承認，並將產品承認書分發相關單位( 資材、工程、制造 )5.4.3樣品承認取消 :試作過程中若發現供應商交貨之原材料品質有重大變異 , 經品管人員判定將影響産品品質及制程時 , 應由採購組人員做最終確認

5、予以取消資格 .5.4.4本程式生效前與本公司已經有交易之供應商 , 則不需再補送樣 , 由採購單位依據過往交易事實予以直接書面評監 , 經評監通過者予以登錄承認即可 , 於日後交貨發生重大品質問題者或使用中發生品質問題 , 經糾正未予配合者則需重新要求送樣確認 .文件編號：採購管理程序頁次： 2/55.5 報價管理：若合格供應商為單一廠家時，則採用議價，兩家或以上供應商時則進行比價，並隨時視市場行情、金融變化及配合公司之成本降低計劃進行議價。5.6 訂單採購作業流程管理：5.6.1資材課依 ERP系統之批次需求計劃執行 ( 附件一 ). 包材及其它材料填具請購單轉採購單位辦理 , 原材料、半

6、成品、成品直接依 ERP系統批次需求計劃執行 , 並送部門主管核准。5.6.2採購單位審核開立批次採購單 ，批次採購單上如需要時須於備註欄上顯示其採購品之型式、類別、品名、品質等級、製程要求、檢驗規定、識別方式及其他相同的技術資料 ( 含產品、程式、製程設備與人員之核准或資格檢定) 、驗證的安排與產品放行的方法等或附相關文件以補充說明( 委外加工則開立批次托外明細表 。5.6.3凡採購資料或附帶之有關品質要求內容有異於正常之標準作業需求或規格時，採購單於發出前，須知會品管以便品管於進料驗收時得以配合檢驗。5.6.4採購管理5.6.4.1交期管理 :採購人員考慮驗收及運送時間與客戶要求之交期 ,

7、 與供應商議妥適當之交貨日 , 依據採購單指定之交貨日期再以電話或傳真方式跟催 .5.6.4.2交貨管制 :以採購人員與供應商議妥之交貨日為管制基準 , 于供應商交貨後 , 由倉管人員辦理點收入庫 , 若逾越交貨日而供應商未交貨者 , 則由採購人員以電話或傳真等方式進行催交, 另通知生產、業務等單位採取應變措施 , 每次跟催時於 採購單上記錄跟催結果 .5.6.4.3 交期變動 :於批次採購單或批次托外明細表確認交期後 , 若廠商遭遇不可抗拒之天災或其他因素導致無法按期交貨時 , 採購單位需與請購單位或業務單位及供應商三者共同協商 , 可重新議定交期 , 若交期不影響生產則延期 , 利用採購變

8、更單或批次托外變更明細表知會供應商 , 並將記錄納入【供應商評監程序】辦理 .5.6.4.4 數量變動與取消採購單 ( 或批次托外明細表 ):批次採購單或批次托外明細表確認後 , 因故需變動數量 , 則先用電話或傳真知會供應商 , 取得同意後 , 則將採購變更單或批次托外變更明細表傳給供應商 , 要求對方修改數量 .5.6.4.5品名變動 :批次採購單或批次托外明細表確認後 , 因故需變動品名 , 則先與供應商取得聯繫, 經同意後 , 將變更單傳給對方 .文件編號：採購管理程序頁次： 3/55.6.5進料退貨供應商改善行動之配合:當供應商之交貨批被進料驗退 , 采購須實時將之轉達供應商改進 ,

9、 且須監督其回復作業並協調貨品之驗退後續作業 .5.7 進料檢驗作業 : 依據【進料檢驗程序】執行.5.8 量產中的物料核准 :5.8.1如顧客已有核准的或被口頭指定的分包商, 本公司應依此之分包商 , 采購各相關的物料, 採用顧客指定的分包商 , 並不能免除本公司對分包商的零組件 、材料和服務品質確保的責任 . 而任何其他的分包商 , 唯有在被顧客的物料工程工作小組核准後 , 才予採用之 .5.8.2所有用於零組件製造的物料, 應符合本公司或顧客要求.5.9分包商之評估 :5.9.1分包商的開發應依本公司的品質系統要求, 其目的爲讓分包商隨中心廠要求一起成長.5.9.2本公司應要求各分包商達

10、到 100%的如期交貨績效 , 若分包商達不到 100%的如期交貨，則以電話的形式要求其改善，分包商交貨的延誤影響到我方的成品出貨，則以外部聯絡單的形式要求對方改善，並需回復。5.9.3本公司應監測、追蹤分包商交貨績效的額外費用或過多的運費 , 並予以記錄在額外費用及運費記錄表 .5.10政府、安全與環境法規所有用於零元件製造的材料 , 應符合目前政府和安全法規 , 對於列管、毒性及危險材料的要求 , 以及考慮在製造爲銷售國家有關環境電力及電磁方面的規定.5.11採購産品之驗證 :本公司可在分包商場所之驗證、顧客可在分包商或本公司處所驗證分包商所提供的産品是否符合規定要求 .顧客之驗證並未解除

11、本公司提供允收産品之責任, 亦未豁免顧客嗣後之拒收.6. 相關文件 :6.1客戶需求鑒別與審查作業程序xx-03016.2進料檢驗程序xx-10016.3生産性零元件核准程序xx-02056.4模具管理程序xx-09056.5供應商評監程序xx-06016.6產品防護作業程序xx-15016.7先期産品品質規劃管制程序xx-02037. 使用表單：7.1供應商調查表xx-06017.2產品承認書xx-06077.3請購單xx-06097.4批次採購單xx-06107.5批次托外明細表xx-06117.6採購變更單xx-06127.7批次托外變更明細表xx-06137.8額外費用及運費記錄表xx

12、-0614採購管理程序附件一 :流程批次需求計劃產生生產計劃維護採購計劃維護生產計劃發放採購計劃發放產生制令單產生採購單文件編號：頁次： 4/5說明依據訂單 B222, 制令 B511、 B512、B513、 B514、 B516待產生依據計劃產生之資料進行數量、交期、生產單位修改后儲存於系統中 . 依據採購計劃產生之資料進行數量、交期、供應商修改后儲存於系統中 .依據以上資料之需求產生生產制令及採購單號依據發放之制令及採購單號輸出相關單据, 呈經理室核准 .採購流程圖：責任單位業務業務業務、工程各相關單位採購採購及相關主管採購採購品管、資材資材品管、採購協力廠採購採購管理程序流程图面或样品模

13、、治、检具、配件询价议价完成订定采购合约书请购外购 / 特定目标物品比价NG审核下单订购电脑存档追踪验收入库退货修正登录入账文件編號：頁次： 5/5xx 供應商調查表編號：公司名稱資 本額公司地址公司負責人電話連 絡人傳真創立日期年月日營業執照往來銀行主產品名稱產能月主要客戶月營業額要產品員直接員工間接員工其中品管人員工員員員原主要原料名稱供應商平均月購買金額料狀況狀設備名稱規格或能力單位數量況ISO 推行狀況第三認證單位ISO 標準模式證 書 編 號取 得 日 期適用評鑑方式（登錄於合格供應商之判定標準） 1.只需採用書面評審 1.1直接登錄至合格供應商名錄以便進行樣品承認 1.2為國營事業

14、廠商可直接登錄至合格供應商 1.3直接登錄至合格供應商名錄，採用定時或定批之抽樣試作或送外化驗 1.4直接登錄但於每批進料時須附出貨檢驗合格報告 2.已取得 ISO 9001/2 認證合格可直接登錄至合格供應商名錄 3.屬程式生效前之合格供應商，由物料鑑審會討論後決定 4.需視實地評鑑結果而定（評鑑單據號碼）判定：合格，登錄至合格供應商名錄 不合格日期：年月日採購主管審核：經辦員：xx-0601A/0材料用量請購需求表產品名稱：請購編號：庫存數應生產數訂單數成品交貨日期：半成品製表日期：年月份項目料 號規 格品名用料承製用量生產數原料需求量材料庫存數請購原料量核准：審核：製表：xx-0608

15、A/0額外費用及運費記錄表 育鼎 供應商記錄期間 :年 月日至 年月 日序客戶 /品名料號/規格數額外費用異常原因簽 認日期號供應商量/ 運費記錄核准：製表： xx-0614A/0請購單請購單位： _請 購 人： _項次品名請購日期：_單價數量序號： _使用 日期 ：_用途總經理： _主管： _經辦人： _xx-0609 A/0批次託外明細表製表日期 :加工廠商製令編號品名預計產量單位預計完工單價廠商名稱產品品號規格廠商確認 :xx-0611 A/0批次採購單公司電話 :公司傳真 :頁次:/廠商全名 :單據日期 :廠商代號 :採購單別 :廠商地址 :採購單號 :交易幣別 :聯絡人:課稅別:廠商

16、電話 :廠商傳真 :採購人員 :送貨地址 :廠別代號 :付款條件 :序號品號品名 規格數量單位預交日採購單價採購金額急料數量合計 :採購金額 :稅額:金額合計 :廠商確認 :主管:經辦:xx-0610 A/0批次託外變更明細表製表日期 :加工廠商製令編號品名預計產量單位預計完工單價 變更原因廠商名稱產品品號規格廠商確認 :主管 :經辦:xx-0613 A/0採購變更單頁次 :廠商全名 :單據日期 :供應廠商 :採購單別 :變更版次 :採購單號 :採購日期 :交易幣別 :=變更原因 :匯率:=新送貨地址 :課稅別 :付款條件 :廠別代號 :變更序號 品號採購數量交貨庫別採購單價專案代號採購序號 品名已交數量預交日期採購金額變更原因規格單位急料廠商確認 :主管:經辦:xx-0612 A/0產品承認書年月日編號 :產品名稱圖號送樣日期使用機種料號送樣數量供應商採購經辦採購主管送樣類別新品規格 規格變更 模具修改 其他