下载本文档
版权说明:本文档由用户提供并上传,收益归属内容提供方,若内容存在侵权,请进行举报或认领
文档简介
1、会议室使用管理制度第一章 总 则为了规范公司的会议管理, 加强会议室的合理利用并对其进行有 效管理、保证会议室的整洁及各类设施的完好, 提高会议管理工作效 率、会议质量,确保公司各项目会议的顺利召开, 特制定本管理办法。第二章 适用范围第一条 会议室仅限于本公司用于举行各类会议、开展各部门 培训及重要来宾接待等工作使用。第二条 本管理办法适用于公司各级、 各类会议的组织和管理。第三章 会议的类型及使用原则第三条 公司会议类型有公司办公例会、 日常工作会议、 重要来 宾接待会议、专题会议、培训会议和临时会议等。第四条 会议室使用原则:、会议室使用需遵循先登记先使用、 先紧急后一般、 先全局后部门
2、的原则; 临时情况使用各部门之间可本着重要、 紧急优先的原则 自行协商调整使用,但不可影响后续其他预约情况;二、会议组织部门根据会议类型、 参会人员级别和参会人数提前 到前台填写会议室预约登记表预约会议室;涉及接待重要来宾或 专题会议等重大会议时,应填写会议接待需求表三、如遇特殊情况、紧急会议可先通知行政部负责人,根据实际 情况协调会议室使用,事后补办有关登记;四、部门应在所预约时间到达会议室, 并开始使用。 若长时间未 到,则会议室使用权由行政部另作安排;五、如部门临时取消申请,再需使用时,需重新申请。部门及个 人应按预约时间内使用完毕,若后续时间无其他安排,可超时使用。但若紧接的时间段内已
3、安排了其他部门使用, 超时部门必须离开会议 室,终止使用该会议室。第四章 会议准备第五条 会议组织部门应根据会议类型、与会人员级别等内容, 提前到行政部指定人员进行登记预约,涉及重大会议时,应填写会 议接待需求表,经行政部审批。第六条 所有会议的主持人、召集部门、与会人员及与会领导都 应该做好充分准备工作,以便会议高效、有序进行。第七条 会议组织方或人员的会议前需要准备以下内容:一、明确会议主题、会议主持人、会议时间、明确参会人员,准 备会议议程表、会议资料及签到表,并且指定人员进行会议纪要;二、涉及接待重要领导或贵宾的会议, 需要提前与行政部确认该 贵宾或领导的住宿、行程、用餐等安排及相关费
4、用等事项;三、会议通知由会议组织方或人员发布。第八条 行政部会议前必须根据会议类型及会议组织方需求,需 要准备以下内容:、应于会议前 10 分钟,准备好茶水、茶歇(水果、点心) 、会场布置(包括会议电脑、视频会议链接、音响、投影、条幅标语、座位及名牌、照明、笔、信纸、鲜花等)工作;二、涉及接待重要来宾的行政工作,包括酒店住宿、来宾用车、 用餐预定等。第五章 会中服务和会议要求第九条 会场服务会场服务主要由行政部负责。、引导座位: 会议组织方或人力行政人员应于会前准备好座位名牌,可引导与会人员 尽快就座, 特别要注意主要领导人员和重要 贵宾人员的座次位置;二、茶水服务:会议开始后,人力行政人员应
5、指定前台工作人员, 每隔 15-20 分钟添加茶水, 根据与会人员饮水情况, 自行调整添加茶 水间隔时间;三、维护会场秩序: 保证会场内外安静, 注意会场周围无关人员 大声喧哗或闯入会场内,影响会议正常进行;四、内外联系、传递信息:做好内外联系及信息传递工作,包括 会议进行中领导对外要办的事项、 外来人员电话接听、 重要日程安排 及接待等事项。第十条 会议要求请与会人员严格遵守会议时间,切勿迟到或无故早退;二、会议主持人应把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告 知与会人员;三、会中,与会人员应及时关闭手机铃声,打开震动;请勿随意打断他人发言;急需接听电话,须到场外接听。第六章 会后工作第十一条
6、 会议结束后,各部门应做好收尾工作。一、会场清理:各部门使用后要及时关闭投影仪,视频等设备, 椅子及时归位。行政部会后检查并整理会场,保持会场清洁。清点会 场设备,保证会场内设备完好。会议室使用完毕后,随时关闭门、窗 和全部设施、设备、电源,其实做好防火、防盗及其他安全工作;二、会议纪要: 由会议组织部门指定人员做好会议纪要, 并成文 由与会人员签字确认;三、贵宾接待工作: 涉及会后接待用餐或接待用车, 由责任部门 陪同,行政部协助安排用餐及行程用车,直至接待工作结束。第七章 会议室的管理第十二条 会议室由行政部指定专人管理,各部门在使用会议室 过程中,要保持卫生,禁止吸烟,爱护室内设备。会议室内的设备、 工具、办公用品未征得公司同意, 任何人不得随意拿出会议室或挪作 他用。第十三条 会议室的环境卫生由行政部安排专人打扫, 要做好日 常清洁工作。为保持公司形象, 公司员工切勿将私人物品摆放于会议 室。第十四条 如遇下班或节假日, 会议室管理人员应做到门窗关闭、 电源关闭,遥控器等小件物品应及时收纳, 做好防火、防盗安全工
温馨提示
- 1. 本站所有资源如无特殊说明,都需要本地电脑安装OFFICE2007和PDF阅读器。图纸软件为CAD,CAXA,PROE,UG,SolidWorks等.压缩文件请下载最新的WinRAR软件解压。
- 2. 本站的文档不包含任何第三方提供的附件图纸等,如果需要附件,请联系上传者。文件的所有权益归上传用户所有。
- 3. 本站RAR压缩包中若带图纸,网页内容里面会有图纸预览,若没有图纸预览就没有图纸。
- 4. 未经权益所有人同意不得将文件中的内容挪作商业或盈利用途。
- 5. 人人文库网仅提供信息存储空间,仅对用户上传内容的表现方式做保护处理,对用户上传分享的文档内容本身不做任何修改或编辑,并不能对任何下载内容负责。
- 6. 下载文件中如有侵权或不适当内容,请与我们联系,我们立即纠正。
- 7. 本站不保证下载资源的准确性、安全性和完整性, 同时也不承担用户因使用这些下载资源对自己和他人造成任何形式的伤害或损失。
最新文档
- 锅炉水阀购销合同
- 载人三轮车交易合同
- 专业司机招聘合同
- 互联网小额借款合同(2024年版)
- 2024年卫生间设备安装服务合同模板
- 2024软件购销合同范本
- 借款合同范本
- 江苏省南京市2024-2025学年高二上学期期中考试 历史 含解析
- 《普通植物病理学》笔记
- 【初中物理】《光的折射透镜》章末测试 2024-2025学年物理苏科版八年级上册
- 2024年贵州铜仁市公开引进千名英才(事业单位77名)历年高频难、易错点500题模拟试题附带答案详解
- 2024年村级防止返贫集中排查总结会议记录
- 2024年复苏中心建设与管理急诊专家共识
- 《人工智能基础》课件-AI的前世今生:她从哪里来
- 2023年12月英语四级真题及答案-第2套
- 《正确对待外来文化》名师课件
- 中医食疗药膳学智慧树知到答案2024年四川护理职业学院
- 工程图学(天津大学)智慧树知到期末考试答案章节答案2024年天津大学
- 当代社会政策分析 课件 第十一章 残疾人社会政策
- 家政公司未来发展计划方案
- ISO28000:2022供应链安全管理体系
评论
0/150
提交评论