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文档简介
1、会议室使用管理制度第一章 总 则为了规范公司的会议管理, 加强会议室的合理利用并对其进行有 效管理、保证会议室的整洁及各类设施的完好, 提高会议管理工作效 率、会议质量,确保公司各项目会议的顺利召开, 特制定本管理办法。第二章 适用范围第一条 会议室仅限于本公司用于举行各类会议、开展各部门 培训及重要来宾接待等工作使用。第二条 本管理办法适用于公司各级、 各类会议的组织和管理。第三章 会议的类型及使用原则第三条 公司会议类型有公司办公例会、 日常工作会议、 重要来 宾接待会议、专题会议、培训会议和临时会议等。第四条 会议室使用原则:、会议室使用需遵循先登记先使用、 先紧急后一般、 先全局后部门
2、的原则; 临时情况使用各部门之间可本着重要、 紧急优先的原则 自行协商调整使用,但不可影响后续其他预约情况;二、会议组织部门根据会议类型、 参会人员级别和参会人数提前 到前台填写会议室预约登记表预约会议室;涉及接待重要来宾或 专题会议等重大会议时,应填写会议接待需求表三、如遇特殊情况、紧急会议可先通知行政部负责人,根据实际 情况协调会议室使用,事后补办有关登记;四、部门应在所预约时间到达会议室, 并开始使用。 若长时间未 到,则会议室使用权由行政部另作安排;五、如部门临时取消申请,再需使用时,需重新申请。部门及个 人应按预约时间内使用完毕,若后续时间无其他安排,可超时使用。但若紧接的时间段内已
3、安排了其他部门使用, 超时部门必须离开会议 室,终止使用该会议室。第四章 会议准备第五条 会议组织部门应根据会议类型、与会人员级别等内容, 提前到行政部指定人员进行登记预约,涉及重大会议时,应填写会 议接待需求表,经行政部审批。第六条 所有会议的主持人、召集部门、与会人员及与会领导都 应该做好充分准备工作,以便会议高效、有序进行。第七条 会议组织方或人员的会议前需要准备以下内容:一、明确会议主题、会议主持人、会议时间、明确参会人员,准 备会议议程表、会议资料及签到表,并且指定人员进行会议纪要;二、涉及接待重要领导或贵宾的会议, 需要提前与行政部确认该 贵宾或领导的住宿、行程、用餐等安排及相关费
4、用等事项;三、会议通知由会议组织方或人员发布。第八条 行政部会议前必须根据会议类型及会议组织方需求,需 要准备以下内容:、应于会议前 10 分钟,准备好茶水、茶歇(水果、点心) 、会场布置(包括会议电脑、视频会议链接、音响、投影、条幅标语、座位及名牌、照明、笔、信纸、鲜花等)工作;二、涉及接待重要来宾的行政工作,包括酒店住宿、来宾用车、 用餐预定等。第五章 会中服务和会议要求第九条 会场服务会场服务主要由行政部负责。、引导座位: 会议组织方或人力行政人员应于会前准备好座位名牌,可引导与会人员 尽快就座, 特别要注意主要领导人员和重要 贵宾人员的座次位置;二、茶水服务:会议开始后,人力行政人员应
5、指定前台工作人员, 每隔 15-20 分钟添加茶水, 根据与会人员饮水情况, 自行调整添加茶 水间隔时间;三、维护会场秩序: 保证会场内外安静, 注意会场周围无关人员 大声喧哗或闯入会场内,影响会议正常进行;四、内外联系、传递信息:做好内外联系及信息传递工作,包括 会议进行中领导对外要办的事项、 外来人员电话接听、 重要日程安排 及接待等事项。第十条 会议要求请与会人员严格遵守会议时间,切勿迟到或无故早退;二、会议主持人应把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告 知与会人员;三、会中,与会人员应及时关闭手机铃声,打开震动;请勿随意打断他人发言;急需接听电话,须到场外接听。第六章 会后工作第十一条
6、 会议结束后,各部门应做好收尾工作。一、会场清理:各部门使用后要及时关闭投影仪,视频等设备, 椅子及时归位。行政部会后检查并整理会场,保持会场清洁。清点会 场设备,保证会场内设备完好。会议室使用完毕后,随时关闭门、窗 和全部设施、设备、电源,其实做好防火、防盗及其他安全工作;二、会议纪要: 由会议组织部门指定人员做好会议纪要, 并成文 由与会人员签字确认;三、贵宾接待工作: 涉及会后接待用餐或接待用车, 由责任部门 陪同,行政部协助安排用餐及行程用车,直至接待工作结束。第七章 会议室的管理第十二条 会议室由行政部指定专人管理,各部门在使用会议室 过程中,要保持卫生,禁止吸烟,爱护室内设备。会议室内的设备、 工具、办公用品未征得公司同意, 任何人不得随意拿出会议室或挪作 他用。第十三条 会议室的环境卫生由行政部安排专人打扫, 要做好日 常清洁工作。为保持公司形象, 公司员工切勿将私人物品摆放于会议 室。第十四条 如遇下班或节假日, 会议室管理人员应做到门窗关闭、 电源关闭,遥控器等小件物品应及时收纳, 做好防火、防盗安全工
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