某公司采购付款出货与内部控制制度6

1、申请部门、日期，订单编号格式：ORDO9O6OOO0（ order为订单的英文代号，0906为09年6月，后面4位数为序号）订单项目：序号、区域、产品名称、型号、规格、数量、赠品、交 货日期、备注等；附注及各签字人；4.24.34.4订单的内部控制重点是订单的实际完成情况，是否与订单下达的时间和数量有不适 合的地方，同时，方便下次准确下单；销售部必须建立订单台帐，按订单编号流水登记明细；台帐表格如下：5.15.25.3采购、付款、出货与内部控制制度订货单（order）订单由销售部专人申请、销售部经理审核、财务部确认、总经理批准、 采购部经理签字安排执行；订单一式三联：白联给销售、红联给采购、黄

2、联给财务；销售部下订单的时间和数量，要考虑库存、供应商的出货时间， 订货单格式：4.112开 单 日 期订 单 编 号产 品 名 称型号规格数量赠 品预计 交货 日期直接 岀货 日期岀 货 数 量直接 入库 日期入 库 数 量备注订单台帐20XX年6月5.4每星期五的上午（周会前），将本周订单台帐交财务部；a本周的订单台帐要包括以前未完成的订单明细；采购合同及物料订购单（外部订单 purchase）采购合同及物料订购单由采购部操作，总经理批准；采购合同及物料订购单一经成立，应立即给财务一份备案，可以是复 印件；物料订购单台帐20XX年6月开单日期订单 编号物料编号物料名称规格单位采购 数量交货

3、数量交货日期完成情况及 原因制表人审核人;物料订购单项目内容如下：物料订购单编号格式：PUR09060000（ PUR为purchase采购的英文，0906为09年6月，后面4位数为序号）需方单位及代表、供方单位及代表；双方电话及传真、交货地点及送货方式、结算方式；表格内项目为：日期、订购单编号、物料编号、物料名称、规格、单位、数量、单价、金额、交货日期、备注；制表人、审核人；3.13.23.33.43.5物料订购单的内部控制重点是未完成的采购单的情况、已生产未入庫货品情况; 采购部应建立物料订购单台帐，按序号流水登记明细； 物料订购单台帐表格如下：4.14.24.34.4以前未完成的采购单都

4、要包括在内，作废的物料订单要作备注；4.5每星期五的上午（周会前），将本周物料订购单台帐交财务部； 物料订购单一经供应商确认，采购部应立即以联络函的方式书面通知 品控部主管，通知的内容为物料订购单台帐中已发生的内容；品控的内部控制品控部收到采购部的联络函后，应建立新品的品控台帐，1.2品控台帐的重点是每批货合格品的出货数量与出货时间； 品控部的台帐按采购部的内部联络函制定品控台帐内容包括：11.11.3品控台帐20XX年6月日 期物料订购单编号物 料 名 称规格单位数量厂方 下线 时间检测情况返工数量合格 品的 岀货 数量岀货 时间备注制表人审核人;四、1.4每星期五的上午（周会前），将本周品

5、控台帐交财务部; 物流的内部控制根据出货单（见本制度第六项）建立物流发货台帐； 物流台帐的重点是：2.1当月的实际发货数量；2.2直销发货与对方确认情况；物流台帐的内容：物流台帐20XX年6月123五、每星期五的上午（周会前），将本周物流台帐交财务部；付款申请书（进货款的付款申请书 P ayme nt）付款申请书由采购部操作，采购部专人申请、采购经理审核、财务部确认、总经理批准；付款申请书一式叁联，采购为红联，其余二联给财务；付款申请书的编号：PAY09060000 （PAY为payment付款的英文，0906为09年6月，后面4位数为序号）4付款申请书的内部控制4.1重点是已付款，货未到情况

6、及处理；4.2采购部应建立付款申请书台帐，按序号流水登记明细；4.3台帐项目如下：开单日期、序号、物料编号、物料名称、规格、单位、付款数量、 交货数量、交货日期、完成情况及原因；所有未收到货的付款申请书都要包括在内；.制表人、审核人；序号开单日期物料编号物料名称规格单位付款数量交货数量交货日期完成情况 及原因付款申请书台帐制表人审核人;20XX年6月4.4每星期五的上午（周会前），将本周付款申请书台帐交财务部;4.5付款申请书的台帐可以与物料订购单台帐合并建立。4.3八、出货单（Delivery order ）出货单由销售部专人开出、销售部经理审核、财务部确认、总经理批准；一张出货单只能对应一

7、个订单；出货单一式五联：白联为销售部、红联为物流、蓝联为采购部、绿联为财务部、黄联为仓库；出货单格式：4.14.24.44.54.64.7订单号，是指原来订货的订单编号，见本制度一.4-4.2 ；出货单编号，DEL09060000 （DEL为Delivery order 出货的英文, 0906为09年6月，后面4位数为序号）；出货日期：出货单内的所有日期，均以（CCYYMMD表示； 供方、销售员、商务员及此三项的电话、传真； 需方、收货地址：（一张出货单只包含一个出货地址） 收货联系人、联系电话；表内项目为：序号、区域、客户、产品名称、型号、数量、赠品、七、交货日期、收款人、物流费、备注4.8

8、 附注及各签字人；5 出货单的内部控制5.15.25.35.45.5所有与出货单有关联的部门，都必须建立出货单台帐； 销售部的出货单台帐，可以与订单台帐合并建立； 采购部的出货单台帐， 可以与物料订购单、 付款申请书台帐合并建 立；仓库建立的出货单台帐，可以与收货台帐一起建立； 物流的发货台帐，以出货单建立；不良品返修单 （defective products 不良品）、配件出货单 （ fittings 配件）不良品返修单、配件出货单由售后部专人开出、售后部经理审核、财 务部确认、总经理批准； 不良品返修单、配件出货单一式四联：白联为售后部、红联为客户联 或供应商联、蓝联为财务联、黄联为仓库联

9、；出货单格式：3.13.23.33.43.53.63.73.84.14.2不良品返修单编号：DEFO9O6OOO0 （DEF为 defective products 不良品的英文， 0906 为09年6月，后面 4位数为序号）； 配件出货单编号： FITO9O6OOOO，（ FIT 为 fittings 配件的英文， O9O6为O9年6月，后面4位数为序号）;出货日期：出货单内的所有日期，均以（CCYYMMD表示； 发货方的电话、传真； 收货方、收货地址：（一张出货单只包含一个出货地址） 收货联系人、联系电话； 表内项目为：序号、区域、客户、产品名称、型号、数量、赠品、 交货日期、收款人、物流

10、费、备注； 附注及各签字人；售后）出货单的内部控制售后部建立的配件出货台帐，要有每一家配件额度内容； 售后部建立的不良品返修台帐，要有不良品返修后的预计入库日 期；每星期五的上午（周会前） ，将本周的配件出货台帐、不良品返修 台帐交财务部；44.3仓库要建立单独的配件、不良品返修的进出庫台帐；5.1 每星期五的上午（周会前） ，将本周的配件出货台帐、不良品返修台帐交财务部；八、各单编号的汇总：订单编号格式： ORD0906000，0物料订购单编号格式： PUR 09060000，付款申请书的编号： PAY09060000，出货单编号 : DEL09060000，配件出货单编号：FIT 09060000,不良品返修单 编号： DEF 09060000，所有的单据都按照： 部门-年份-月份-流水号形式编号， 以保持统一性， 同时，保证中间不漏单、不夹单； 销售部今后如要分组，订单、出货单要按以上形式进行，不另分开， 销售助理（文员）要统一建立台帐交报；九、内部控制的汇总销售部、采购部、品控售后