中文Office2003实用教程第2章Word2003的基本操作

1、 本章主要介绍Word 2003的基本操作，包括文字 和段落的格式设置、表格和图片的基本编辑、查找 和替换功能、自动编号和项目符号列表、分栏、艺 术字、模板和向导，以及邮件合并功能等等。 本章要点 2.1 编写入团申请书 2.3 制 作 名 片 上一章介绍了最简单的文字编辑方法，本节将 全面介绍如何设置文字和段落的格式，使得整 个文档结构清晰、重点突出。例如：改变文字 的字体、大小和颜色，给文字加粗，段落居中 等。图2-1-1所示为编写好的入团申请书。 图2-1-1 入团申请书 图2-1-2 “字体”对话框的“字体”选项卡 2.1.1 设置文字格式 1使用“字体”对话框设置文字格式 在文档中，

2、用户可以通过“字体”对话框来设 置文字的格式，例如设置文字的字体、大小、 颜色等属性。操作步骤如下。 （1）选中要设置格式的文字，然后单击“格式 ”“字体”菜单命令，调出“字体”对话框 ，选中“字体”选项卡，如图2-1-2所示。 （2）在“中文字体”下拉列表框中，选择汉字 的字体。在“西文字体”下拉列表框中，选择 英文字母的字体。在“字形”列表中，选择文 字的外形。在“字号”列表中，选择文字的大 小。有两种字号系统，中文字号是数字越小文 字越大；阿拉伯数字字号是以磅为单位，数字 越大文字越大。 （3）在“字体颜色”下拉列表框中，选择文字 的显示颜色。在“下划线线型”下拉列表框中 ，选择文字下划

3、线的形式。在“下划线颜色” 下拉列表框中，选择文字下划线的显示颜色。 在“着重号”下拉列表框中，选择是否添加着 重号。 （4）在“效果”栏中，可以选中其中的复选框 给文字添加特殊的效果。在“预览”栏中，用 户可以查看设置后的文字效果。 （5）在“字体”对话框中，选中“字符间距 ”选项卡，如图2-1-3所示。在“缩放”下拉列 表框中，可以设置字符横向的伸缩度。在“间 距”下拉列表框中，可以设置每个字符之间的 距离。在“位置”下拉列表框中，可以设置选 中文字在其所在行中与基线的垂直距离。 （6）在“字体”对话框中，选中“文字效果” 选项卡，如图2-1-4所示。在“动态效果”列表 中，选择文字的动态

4、效果。动态效果只能在“ 页面”视图中进行欣赏，不能打印出来。 （7）完成设置后，单击“确定”按钮。 图2-1-3 “字体”对话框的“字符间距”选项卡 图2-1-4 “字体”对话框的“文字效果”选项卡 2使用“格式”工具栏设置文字格式 除了使用“字体”对话框外，还可以使用“格 式”工具栏来设置文字的格式。虽然“格式” 工具栏没有“字体”对话框的功能全面，但是 其操作简便、快捷，而且具有最基本、最常用 的设置文字格式功能。如果文档中没有显示“ 格式”工具栏，可以单击“视图”“工具栏 ”“格式”菜单命令，调出“格式”工具栏 ，如图2-1-5所示。 下面依次介绍“格式”工具栏中与设置文字格 式相关的按

5、钮及其功能。 “字体”下拉列表框：在“字体”下拉列表 框中，可以选择所需的字体。下拉列表框中显 示的字体为当前应用的字体，如图2-1-6所示。 Word 2003提供了近百种字体，其中包括20多种 中文字体。“字体”下拉列表框的功能相当于 “字体”对话框中的“中文字体”下拉列表框 和“西文字体”下拉列表框。 图2-1-5 “格式”工具栏 “字号”下拉列表框：在“字号”下拉列表 框中，可以选择所需文字的大小，如图2-1-7所 示。“字号”下拉列表框的功能相当于“字体 ”对话框中的“字号”列表。 图2-1-6 “字体”下拉列表框 图2-1-7 “字号”下拉列表框 “加粗”按钮 ：按钮成被按下状态，

6、表示选中文字被加粗，如图2-1-8所示。如 果按钮成抬起状态，则表示选中文字没有被加粗。 “倾斜”按钮 ：按钮成被按下状态，表示选中文字被倾斜，如图2-1-8所示。如 果按钮成抬起状态，则表示选中文字没有被倾斜。 “下划线”按钮 ：按钮成被按下状态，表示选中文字被添加下划线，如图2-1-8 所示。单击“下划线”按钮右边的箭头按钮，可以选择下划线的形状和颜色。 “字符边框”按钮 ：按钮成被按下状态，表示选中文字被添加边框，如图2-1-8 所示。 “字符底纹”按钮 ：按钮成被按下状态，表示选中文字被添加底纹，如图2-1-8 所示。图2-1-8 使用“格式”工具栏设置文字格式 “字符缩放”按钮 ：按

7、下“字符缩放”按钮后，调整选中的文字水平方向的宽 窄，从而可以显示瘦形文字或宽形文字，如图2-1-8所示。单击其右边的箭头按钮可 以选择字符缩放的比例。 “突出显示”按钮 ：按下“突出显示”按钮后，改变选中文字的底纹颜色，以 便突出文字内容，如图2-1-8所示。单击其右边的箭头按钮，可以选择底纹颜色。按 钮图标中的颜色条表示当前底纹颜色。 “字体颜色”按钮 ：单击“字体颜色”按钮，改变选中文字的颜色，以便突出 文字内容，如图2-1-8所示。单击其右边的箭头按钮可以选择文字颜色。按钮图标中 的颜色条表示当前设置的颜色。 2.1.2 设置段落格式 段落是由一个或多个连续的句子组成的。将一 个段落作

8、为编辑对象进行处理时，段落可以看 成是两个段落标记之间的内容。设置段落格式 的方法有3种：“段落”对话框、“格式”工具 栏和水平标尺，分别介绍如下。 1使用“段落”对话框设置段落格式 使用“段落”对话框，可以全面、精确地设置 段落的格式，操作步骤如下。 （1）将光标移动到要设置格式的段落，或者选 中要设置格式的多个段落，然后单击“格式 ”“段落”菜单命令，调出“段落”对话框 ，选中“缩进和间距”选项卡，如图2-1-9所示 。图2-1-9 “段落”对话框的“缩进和间距”选 项卡 （2）在“常规”栏的“对齐方式”下拉列表框 中，可以设置段落的对齐方式。在“大纲级别 ”下拉列表框中，选择段落所对应的

9、大纲级别 。 （3）在“缩进”栏的“左”和“右”数值选择 框中，输入段落与左右页边距的缩进量。在“ 特殊格式”下拉列表框中，选择是“无”、“ 首行缩进”或者“悬挂缩进”的段落格式。如 果选中后两者中的一项，则可以在“度量值” 数值选择框中输入缩进值。 （4）在“间距”栏的“段前”和“段后”数值 选择框中，输入选中段落与其前后段落之间的 间距。在“行距”下拉列表框中，选择段落每 行之间的距离。如果选中“固定值”项，则可 以在“设置值”数值选择框中设定距离值。 图2-1-9 “段落”对话框的“缩进和间距”选项卡 （5）在“预览”区中，查看设置的效果。 （6）单击“确定”按钮，完成段落格式设置。 2

10、使用“格式”工具栏设置段落格式 使用“格式”工具栏除了可以设置文字格式外 ，还可以简单地设置段落格式。“格式”工具 栏中与设置段落格式相关的按钮及其功能如表 2-1-1所示。 3使用水平标尺设置段落格式 分别拖曳水平标尺上的4个标记可以直接调整段 落左边或者右边的缩进量。按住Alt键拖曳标记 可以进行微调。4个标记的作用如下。 “首行缩进”标记：拖曳“首行缩进”标记 ，改变光标所在段落首行的左缩进量，如图2- 1-10所示。 图2-1-10 首行缩进 “悬挂缩进”标记：拖曳“悬挂缩进”标记 ，改变光标所在段落除首行外所有文本行的左 缩进量，如图2-1-11所示。 图2-1-11 悬挂缩进 “左

11、缩进”标记：拖曳“左缩进”标记，改变光标所在段落所有文本行 的左缩进量，如图2-1-12所示。 图2-1-12 左缩进 “右缩进”标记：拖曳“右缩进”标记，改 变光标所在段落所有文本行的右缩进量，如图 2-1-13所示。 图2-1-13 右缩进 2.1.3 复制格式 文字和段落的格式也可以复制。对于要求同样 格式、不同文字或者段落的文本，用户不需要 一一设置格式，使用格式刷一刷即可。 1使用“格式刷”按钮复制文字格式 利用“常用”工具栏中的“格式刷”按钮 ，能 将一部分文字按另一部分文字的格式进行自动 修改，操作步骤如下。 （1）选中具有所需格式的源文字内容，单击“ 格式刷”按钮，则鼠标指针变

12、为一个刷子形状 。 （2）将鼠标指针移动到目标文字，拖曳要更改 格式的文字，则目标文字的格式会被源文字的 格式取代。 （3）如果双击“格式刷”按钮，则鼠标指针将 保持刷子形状，使得用户可以在多个目标文字 处复制格式。完成复制后，再次单击“格式刷 ”按钮才可以取消“格式刷”复制格式的作用 。按Ctrl+Shift+Z组合键，可取消选中文字复制 的格式，还原为原始格式，同时取消“格式刷 ”复制格式的作用。 2使用“格式刷”按钮复制段落格式 复制段落格式的操作方法与复制文字格式的方 法类似，也是利用“常用”工具栏中的“格式 刷”按钮，将选中段落的格式快速应用到其他 段落中。 一般来说，段落的文字比较

13、长，如果要全部选 中在操作上很不方便。事实上，只要复制每段 的段落标记，就可以达到基本相同的效果，操 作方法如下。 （1）如果在文档中看不到段落标记，单击“视 图”“显示段落标记”菜单命令。 （2）选中具有所需段落格式的段落标记，单击 “格式刷”按钮 ，则鼠标指针变为一个刷子形 状 。 （3）将鼠标指针移动到目标段落的段落标记上 ，拖曳该段落标记，则目标段落的格式会被源 段落的格式取代。 （4）如果双击“格式刷”按钮 ，则鼠标指针 将保持刷子形状，使得用户可以在多个目标段 落处复制格式。完成复制后，再次单击“格式 刷”按钮 才可以取消“格式刷”复制格式的作 用。按Ctrl+Shift+Z组合键

14、，可取消选中段落复 制的格式，还原为原始格式，同时取消“格式 刷”复制格式的作用。 2.1.4 项目符号和编号 在编写文章的过程中，经常需要给某些段落编 号或添加特殊的符号，以便于他人阅读和理解 。因此，Word 2003为用户提供了项目符号和编 号功能。 1使用“格式”工具栏创建项目符号和编号 创建项目符号最简单的方法是使用“格式”工 具栏中的相关按钮，操作步骤如下。 （1）将光标移至要创建项目符号或者编号的位 置，也可以选中要使用项目符号或者编号的段 落。 （2）单击“格式”工具栏中的“编号”按钮 ，则可以给选中的段落添加编号；单击“项目 符号”按钮 ，则可以给选中的段落添加特殊的 符号。

15、 （3）再次单击“编号”按钮或者“项目符号” 按钮，可以删除被选中段落的编号或者项目符 号，使其成为普通段落。 2使用键盘创建项目符号和编号 如果用户对使用“格式”工具栏创建的项目符 号或者编号的形式不满意，也可以使用键盘自 行创建所需的项目符号和编号，操作步骤如下 。 （1）在第一个要添加项目符号或者编号的位置 上，键入所需的符号或者起始编号，例如（1） 、%、1等。 （2）再键入一个空格后，继续键入该段所需 的文字。 （3）按Enter键后，Word 2003会按照用户键入 的符号或者起始编号自动对新产生的段落添加 相应的符号或者编号。 （4）如果不需要给新段落添加符号或者编号， 可以使用

16、Backspace键删除新段落的项目符号或 编号，使其成为普通段落。 3使用“项目符号和编号”对话框创建项目符 号 使用“项目符号和编号”对话框，用户可以精 确创建项目符号，并且可以自己定义更多形式 的项目符号，操作步骤如下。 （1）将光标移至要创建项目符号的位置，或者 选中要添加项目符号的段落。 （2）单击“格式”“项目符号和编号”菜单 命令，调出“项目符号和编号”对话框，选中 “项目符号”选项卡，如图2-1-14所示。 （3）用户可以从“项目符号”选项卡所给的7 种项目符号中任选一种。如果要删除项目符号 ，则选择“无”选项。 （4）如果需要选择更多形式的项目符号，可以 先单击选中要替换的选

17、项，再单击“自定义” 按钮，调出“自定义项目符号列表”对话框， 如图2-1-15所示。 图2-1-14 “项目符号”选项卡 图2-1-15 “自定义项目符号列表”对话框 （5）在“自定义项目符号列表”对话框的“项目符号字符”栏中，可以选择所需 的项目符号。单击“字体”按钮，调出“字体”对话框，可以自行设置项目符号的 大小、颜色等属性。 （6）单击“字符”按钮，调出“符号”对话框，如图2-1-16所示。在列表中选择所 需的符号，单击“确定”按钮，返回“自定义项目符号列表”对话框。选中的项目 符号会代替原有的项目符号显示在“项目符号字符”栏中。 （7）单击“图片”按钮，调出“图片项目符号”对话框，

18、如图2-1-17所示。在列表 中选择所需的图片作为符号，或者单击“导入”按钮，导入其他图片作为符号。单 击“确定”按钮，返回“自定义项目符号列表”对话框。选中的图片项目符号会代 替原有的项目符号显示在“项目符号字符”栏中。 图2-1-16 “符号”对话框 图2-1-17 “图片项目符号 ”对话框 （8）在“自定义项目符号列表”对话框的“缩进位置”数值选择框中输入数字，设 置项目符号的缩进量。在“文字位置”栏的“制表位位置”和“缩进位置”数值选 择框中分别输入数字，可以设置制表位和文字与项目符号的间距。在“预览”栏中 ，可以查看项目符号的整体效果。 （9）设置完毕，单击“确定”按钮，返回“项目符

19、号和编号”对话框，选中的项目 符号会代替原有的项目符号显示在列表中。 （10）单击“确定”按钮，给选中的段落添加项目符号。 图2-1-16 “符号”对话框 图2-1-17 “图片项目符号”对话框 4使用“项目符号和编号”对话框创建编号 使用“项目符号和编号”对话框，用户可以精 确创建编号，并且可以自己定义更多形式的编 号，操作步骤如下。 （1）将光标移至要创建编号的位置，或者选中 要添加编号的段落。 （2）单击“格式”“项目符号和编号”菜单 命令，调出“项目符号和编号”对话框，选中 “编号”选项卡，如图2-1-18所示。 （3）用户可以从“编号”选项卡所给的7种编 号中任选一种。如果要删除编号

20、，则选择“无 ”选项。 （4）如果需要选择更多形式的编号，可以先单 击选中要替换的选项，再单击“自定义”按钮 ，调出“自定义编号列表”对话框，如图2-1- 19所示。 （5）在“编号格式”文本框中，可以键入所需 编号的格式。单击“字体”按钮，调出“字体 ”对话框，可以自行设置编号的大小、颜色等 属性。在“编号样式”下拉列表框中选择所需 的样式。在“起始编号”数值选择框内设置起 始编号。在“编号位置”栏的下拉列表框中， 选择编号的对齐方式，在“对齐位置”数值选 择框中，设置编号对齐的位置。在“文字位置 ”栏的“制表位位置”和“缩进位置”数值选 择框中分别输入数字，可以设置制表位和文字 与编号的间

21、距。在“预览”栏中，可以查看编 号的整体效果。 图2-1-18 “编号”选项卡 图2-1-19 “自定义编号列表”对话框 （6）设置完毕，单击“确定”按钮，返回“ 项目符号和编号”对话框，选中的编号会代替 原有的编号显示在列表中。 （7）单击“确定”按钮，给选中的段落添加编 号。 Word 2003不仅具有强大的文字编辑功能，而且 还具有编辑图片、边框和底纹等功能。利用这 些功能可以制作出颜色鲜艳、形式活泼、图文 并茂的文档。本节将介绍如何插入剪贴画和图 片，以及编辑图片、边框和底纹的方法，图2- 2-1所示为使用Word 2003制作的牛初乳产品宣 传单。 图2-2-1 牛初乳产品宣传单 2

22、.2.1 插入剪贴画和图片 1插入剪贴画 所谓剪贴画是指Word 2003提供的各种类型的图 片。这些剪贴画都可以插入到Word文档中，使 文档形式更加活泼。插入剪贴画的操作步骤如 下。 （1）将光标移动到要插入剪贴画的位置。 （2）单击“插入”“图片”“剪贴画”菜 单命令，调出“剪贴画”任务窗格，如图2-2-2 左图所示。 （3）在“剪贴画”任务窗格中的“搜索文字” 文本框中输入剪贴画的名称。如果不输入任何 文字，则在任务窗格的列表中列出所有剪贴画 。 （4）在“搜索范围”下拉列表框中，选择搜索 剪贴画的范围。 （5）在“结果类型”下拉列表框中，只选中“ 剪贴画”复选框，如图2-2-2左图所

23、示。 （6）单击“搜索”按钮，“剪贴画”任务窗格 的列表中会列出所有找到的剪贴画，如图2-2-2 右图所示。 （7）在列表中，单击需要插入的剪贴画，就可 以在文档的光标位置插入该剪贴画。 2插入图片文件 除了使用Word 2003提供的剪贴画图片外，用户 还可以把各种格式的图片文件插入到Word文档 中，例如bmp、gif、jpeg等格式的图片。操作步 骤如下。 （1）将光标移动到要插入图片文件的位置。 （2）单击“插入”“图片”“来自文件” 菜单命令，调出“插入图片”对话框，如图2- 2-3所示。 （3）在“查找范围”下拉列表框中，选择图 片文件所在文件夹的位置。在“文件类型”下 拉列表框中

24、，选择要显示的文件类型。 （4）在列表中选中要插入的图片，再单击“插 入”按钮，或者双击要插入的图片，就可以在 文档的光标位置插入该图片。插入图片后，它 就变成了文档的一部分，即使源图片文件被删 除，文档中的图片还是会被保留。 图2-2-2 “剪贴画”任务窗格 图2-2-3 “插入图片”对话框 2.2.2 编辑剪贴画和图片 1编辑剪贴画 在文档中插入剪贴画后，可以对它的大小和位 置做出调整，操作方法如下。 （1）单击剪贴画，选中剪贴画。此时，剪贴画 的四周被黑框围起来，并且有8个尺寸控点（黑 色小正方形）置于剪贴画的4个角和4个边的中 点。如图2-2-4所示。 （2）将鼠标移到尺寸控点上，拖曳

25、鼠标，虚线 表示调整后的大小。如图2-2-4所示。 （3）松开鼠标左键，剪贴画的大小调整到虚线 表示的位置。 （4）如果要移动剪贴画，选中剪贴画后，使用 鼠标将其拖曳到新的位置。如图2-2-5中所示， 鼠标指针的位置为剪贴画移动后的位置。 （5）如果要删除剪贴画，则选中该剪贴画，按 Delete键即可。 图2-2-4 调整剪贴画的大小 图2-2-5 调整剪贴画的位置 2编辑图片 调整图片的大小和位置的方法与调整剪贴画的 操作方法一样，除此之外，还可以使用“图片 ”工具栏对图片进行更复杂的操作。单击“视 图”“工具栏”“图片”菜单命令，或者 选中要编辑的图片，均可调出“图片”工具栏 ，如图2-2

26、-6所示。下面依次介绍“图片”工具 栏中各个按钮的功能。 图2-2-6 “图片”工具栏 “插入图片”按钮 ：单击此按钮，可以调出 “插入图片”对话框，用来插入新的图片文件 。图2-2-7 “黑白”选项效果 “颜色”按钮 ：单击此按钮，调出菜单， 可以改变图片的颜色效果，如图2-2-7所示，为 选中“黑白”选项的效果。 图2-2-7 “黑白”选项效果 “增加对比度”按钮 ：单击此按钮可以增加 选中图片颜色的饱和度和明暗度。对比度越高 ，颜色灰色越少。每单击一次该按钮，则在前 一次基础上增加对比度。 “降低对比度”按钮 ：单击此按钮可以降 低选中图片颜色的饱和度和明暗度。对比度越 低，颜色灰色越多

27、。每单击一次该按钮，则在 前一次基础上降低对比度。 “增加亮度”按钮 ：单击此按钮可以增加 选中图片颜色的亮度，亮度越高，白色越多。 每单击一次该按钮，则在前一次基础上增加亮 度。 “降低亮度”按钮 ：单击此按钮可以降低 选中图片颜色的亮度，亮度越低，白色越少。 每单击一次该按钮，则在前一次基础上降低亮 度。 “裁剪”按钮 ：单击此按钮，鼠标指针变 成 。将鼠标移动到选中图片的控点处，拖曳鼠 标，如图2-2-8左图所示。松开鼠标左键，裁减 图片，图2-2-8右图所示为裁减后的图片。 图2-2-8 裁剪图片 “向左旋转90”按钮 ：单击此按钮把选中的 图片向左旋转90。 “线型”按钮 ：单击此按

28、钮可以选择线条 的粗细。 “压缩图片”按钮 ：单击此按钮，调出“ 压缩图片”对话框，可设置压缩图片的范围和 分辨率等。 “文字环绕”按钮 ：单击此按钮，在其下 拉菜单中可以设置图片与文字之间的层次关系 和位置关系。图2-2-9所示为选中“衬于文字下 方”选项的效果，图2-2-10所示为选中“上下 型环绕”选项的效果。 “设置图片格式”按钮 ：单击此按钮，调 出“设置图片格式”对话框，设置选中图片的 线条、颜色、填充和图案、大小、位置及其他 属性。 “设置透明色”按钮 ：单击此按钮，鼠标 指针变成 ，再单击选中的图片可以改变图片的 透明色。 “重设图片”按钮 ：单击此按钮可以恢复 图片插入时的位

29、置、大小和颜色等属性。 此外，用户还可以任意角度旋转图片。选中要 旋转的图片，然后将鼠标移动到图片正上方的 绿色控点处，拖曳鼠标可旋转图片。图2-2-11中 的虚线为图片旋转后的位置。 图2-2-9 “衬于文字下方”选项效果 图2-2-10 “上下型环绕”选项效果 图2-2-11 任意角度旋转图片 2.2.3 插入特殊字符和分栏 1插入特殊字符 Word 2003提供了大量符号，基本上囊括了用户 有可能使用到的所有符号。输入这些符号的方 法非常简便，操作步骤如下。 （1）将光标移动到要插入符号的位置，单击“ 插入”“符号”菜单命令，调出“符号”对 话框，选中“符号”选项卡，如图2-2-12所示

30、 。 （2）在“字体”下拉列表框中选择符号的字体 类型，在列表中选中要插入的符号。 （3）双击所需的符号或者单击“插入”按钮， 即可把选中的符号插入到文档的光标位置。 （4）单击“符号”对话框中的“特殊字符”选 项卡，如图2-2-13所示。 （5）在“字符”列表中，选中所需的特殊符号 。 （6）单击“插入”按钮，即可把选中的特殊符 号插入到文档的光标位置。 （7）单击“关闭”按钮，关闭“符号”对话框 。 图2-2-12 “符号”选项卡 图2-2-13 “特殊字符”选项卡 2分栏 所谓分栏就是将一段文字分成并排的几栏，文 字内容只有当填满第一栏后才移到下一栏。分 栏广泛应用于报纸、杂志等排版中。

31、分栏完成 后，只有在“页面”视图方式下才能真实地显 示分栏效果，所以在分栏前要切换到“页面” 视图。操作步骤如下。图2-2-14 “分栏”对话框 （1）选中要进行分栏的文字内容，否则Word 默认将整个文档内容进行分栏。 （2）单击“格式”“分栏”菜单命令，调出 “分栏”对话框，如图2-2-14所示。 图2-2-14 “分栏”对话框 （3）在“预设”栏中，选择分栏的方式。如 果选中“一栏”选项，则表示取消原有的分栏 效果，恢复到普通的段落格式。在“栏数”数 值选择框中，选择要分成的栏数。如果选中“ 栏宽相等”复选框，则Word会根据页面的宽度 自行设定平均分配栏的宽度。如果不选中“栏 宽相等”

32、复选框，用户可以在“宽度和间距” 栏中，自行设置每栏的宽度和栏与栏之间的距 离。选中“分隔线”复选框，可以在栏与栏之 间添加线段。 （4）在“预览”栏中，可以查看设置的效果。 在“应用于”下拉列表框中，可以选择“整篇 文档”或者“插入点之后”选项。如果在打开 对话框之前已选定了文档内容，此操作可省略 。 （5）设置完成后，单击“确定”按钮。如图2- 2-15所示为分4栏的文字效果。 图2-2-15 分4栏的文字效果 2.2.4 边框和底纹 1添加边框 Word 2003可以为选中的文字、段落添加边框， 其操作步骤如下。 （1）选中需要添加边框的文字或者段落，然后 单击“格式”“边框和底纹”菜单

33、命令，调 出“边框和底纹”对话框，选中“边框”选项 卡，如图2-2-16所示。 图2-2-16 “边框和底纹”对话框的“边框”选项卡 （2）在“设置”栏中，选择一种边框样式。在“线型”列表中，选择边框线的线型 。在“颜色”下拉列表框中，选择边框线的颜色。在“宽度”下拉列表框中，选择 边框线的宽度。 （3）在“预览”栏中，可以查看设置的效果。在“应用于”下拉列表框中，可以选 择“文字”或者“段落”选项。如果在打开对话框之前已选定了文档内容，此操作 可省略。 （4）设置完成后，单击“确定”按钮。 2添加底纹 Word 2003可以为选中的文字、段落添加底纹，其操作步骤如下。 （1）选中需要添加底纹

34、的文字或者段落，然后单击“格式”“边框和底纹”菜单 命令，调出“边框和底纹”对话框，选中“底纹”选项卡，如图2-2-17所示。 （2）在“填充”栏中，单击选择所需的色块。如果没有合适的颜色，用户可以单 击“其他颜色”按钮，调出“颜色”对话框，自行设置所需的颜色。 （3）在“样式”下拉列表框中，选择底纹的填充样式。在“颜色”下拉列表框中， 选择底纹图案中线和点的颜色。 （4）在“预览”栏中，可以查看设置的效果。在“应用于”下拉列表框中，可以选 择“文字”或者“段落”选项。如果在打开对话框之前已选定了文档内容，此操作 可省略。 （5）设置完成后，单击“确定”按钮。 图2-2-17 “边框和底纹”对

35、话框的“底纹”选项卡 在实际工作中，我们经常会接触到名片、商业 信函和传真等等，这类印刷品都具有使用频繁 、格式设置大同小异的特点。Word 2003将这类 文档制成模板，用户只需要填写具体内容，不 必再为设置文档格式消耗时间。事实上，任何 Word文档都是以模板为基础的，模板决定文档 的基本结构和文档设置，例如字体、快捷键指 定方案、菜单、页面设置、特殊格式和样式等 。 向导是Word 2003为简化用户工作所提供的另一 项功能。所谓向导是指Word提出问题，然后根 据用户的答案创建文档、表单、网页或者完成 某项工作。图2-3-1所示为使用名片制作向导创 建的一个名片。 图2-3-1 名片

36、2.3.1 模板 1使用模板创建备忘录 使用Word 2003的备忘录模板，可以制作出精美 且外观专业化的备忘录，对所创建的每一个备 忘录都可进行设置，操作步骤如下。 （1）单击“文件”“新建”菜单命令，调出 “新建文档”任务窗格，如图2-3-2所示。 （2）在“新建文档”任务窗格中，单击“模板 ”栏中的“本机上的模板”选项，调出“模板 ”对话框，再选中“备忘录”选项卡，如图2- 3-3所示。 图2-3-2 “新建文档”任务窗格 图2-3-3 “模板”对话框的“备忘录”选项卡 （3）单击选中对话框中的“现代型备忘录” 选项，并在“新建”栏中选中“文档”单选钮 。单击“确定”按钮，创建备忘录文档

37、，如图 2-3-4所示。 图2-3-4 现代型备忘录 （4）单击选中文档中“收件人”右边的“单 击此处键入姓名”文本，按Delete键删除该文本 ，并输入收件人的名称。 （5）使用同样的方法修改文档中的其他内容， 包括抄送人姓名、发件人姓名和备忘录的主题 等等。 （6）删除横线下面的文字，然后键入备忘录的 内容。 （7）将文档命名并保存。 如果对模板创建的文档不满意，可以随意进行 修改，例如：修改字体、颜色、字号和段落格 式等。 2使用模板创建传真 使用Word 2003的传真模板，可以制作出精美且 外观专业化的传真封面，操作步骤如下。 （1）单击“文件”“新建”菜单命令，调出 “新建文档”任

38、务窗格。 （2）在“新建文档”任务窗格中，单击“模板 ”栏中的“本机上的模板”选项，调出“模板 ”对话框，再选中“信函和传真”选项卡，如 图2-3-5所示。 图2-3-5 “模板”对话框的“信函和传真”选项卡 （3）单击选中对话框中的“现代型传真”选 项，并在“新建”栏中选中“文档”单选钮。 单击“确定”按钮，创建传真封面文档，如图 2-3-6所示。 图2-3-6 现代型传真 （4）选中文档最上方的“单击此处键入地址 ”文本，删除该文本，并输入公司的地址。 （5）使用同样的方法修改文档中的内容，包括 收件人姓名、发件人姓名、传真主题、抄送人 姓名、传真号码和传真页数等等。 （6）文档中还有5个

39、表示传真重要程度和传真 目的的复选框，双击所需复选框前面的小方格 ，会出现对勾标记。 （7）删除“附注”的原内容，输入传真的详细 说明。 （8）将文档命名并保存。 （9）如果用户的传真机与计算机相连接，则可 以通过Word直接将文档发送给对方，不需要把 文档打印出来。单击“文件”“发送”“ 传真收件人”菜单命令，调出“传真向导”对 话框，然后按照“传真向导”的提示发送传真 。 2.3.2 向导 1信函向导 使用信函向导可以快速创建标准的商业信函， 操作步骤如下。 （1）单击“文件”“新建”菜单命令，调出 “新建文档”任务窗格。单击“模板”栏中的 “本机上的模板”选项，调出“模板”对话框 ，再选

40、中“信函和传真”选项卡，双击“信函 向导”选项，创建一个信函文档，并且调出“ 英文信函向导”对话框，如图2-3-7所示。 （2）选中“发送信函”单选钮，单击“确定” 按钮，调出“英文信函向导”对话框的“信函 格式”选项卡，如图2-3-8所示。 图2-3-7 “英文信函向导”对话框 图2-3-8 “信函格式”选项卡 （3）选中“日期行”复选框，可以在其右边 的下拉列表框中选择日期的显示格式。在“请 选择一种信函风格”下拉列表框中，选中“局 部区域”选项，该选项最近似于中文信函风格 。选中“预先打印好的信头”复选框，留出打 印公司信头的位置。在“信头在页面上的位置 ”下拉列表框中，选择公司信头的位

41、置。在“ 信头所占空间”数值选择框中，选择信头的长 度。单击“下一步”按钮，调出“英文信函向 导”对话框的“收信人信息”选项卡，如图2- 3-9所示。 （4）在“收信人姓名”下拉列表框中，键入收 信人姓名。在“收信人地址”文本框中，键入 收信人地址。在“称呼”栏中，选择信函开头 称呼的形式。单击“下一步”按钮，调出“英 文信函向导”对话框的“其他内容”选项卡， 如图2-3-10所示。 图2-3-9 “收信人信息”选项卡 图2-3-10 “其他内容”选项卡 （5）在“包括”栏中，选择信函的其他说明 。选中“参考行”复选框，可以在其右边的下 拉列表框中选择或者键入参考信息。选中“邮 寄说明”复选框

42、，可以在其右边的下拉列表框 中选择或者键入邮寄方式。选中“注意”复选 框，可以在其右边的下拉列表框中选择或者键 入注意事项。选中“主题”复选框，可以在其 右边的下拉列表框中选择或者键入信函的主题 。在“抄送”文本框中，键入抄送人的信息。 单击“下一步”按钮，调出“英文信函向导” 对话框的“寄信人信息”选项卡，如图2-3-11所 示。 （6）在“寄信人姓名”下拉列表框中，键入寄 信人姓名。在“寄信人地址”文本框中，键入 寄信人地址。在“落款”栏中，设置寄信人的 职务和单位。单击“完成”按钮，创建的信函 效果如图2-3-12所示。 图2-3-11 “寄信人信息”选项卡 图2-3-12 信函 （7）

43、编辑信函内容，并对信函格式进行适当 调整，最后将文档命名并保存。 2简历向导 使用简历向导可以快速创建各种形式的简历， 操作步骤如下。 （1）单击“文件”“新建”菜单命令，调出 “新建文档”任务窗格。单击“模板”栏中的 “本机上的模板”选项，调出“模板”对话框 ，再选中“其他文档”选项卡，双击“简历向 导”选项，调出“简历向导”对话框。 （2）单击“下一步”按钮，调出简历向导的“ 样式”对话框，选择简历的样式，如图2-3-13 所示。 （3）单击“下一步”按钮，调出简历向导的“ 类型”对话框，选择简历的类型，如图2-3-14 所示。 图2-3-13 “样式”对话框 图2-3-14 “类型”对话

44、框 （4）单击“下一步”按钮，调出简历向导的 “地址”对话框，如图2-3-15所示。分别在各 个文本框中键入相关信息。 （5）单击“下一步”按钮，调出简历向导的“ 标准标题”对话框，如图2-3-16所示。选中需 要在简历中涉及的个人信息复选框。 图2-3-15 “地址”对话框 图2-3-16 “标准标题”对话框 （6）单击“下一步”按钮，调出简历向导的 “可选标题”对话框，如图2-3-17所示。选中 需要在简历中涉及的其他信息复选框。 （7）单击“下一步”按钮，调出简历向导的“ 添加/排序标题”对话框，如图2-3-18所示。在 该对话框中，可以添加之前没有涉及的信息标 题，并且可以调整所有选中

45、的标题的前后次序 。在“以下是您简历包含的标题”列表中，选 中要调整位置的标题。如果要上移一个位置， 则单击“上移”按钮，如果要下移一个位置， 则单击“下移”按钮。 （8）单击“完成”按钮，结束向导，创建简历 文档。对简历内容进行适当调整，最后将文档 命名并保存。 在使用向导时，每完成一步后，单击“下一步 ”按钮进入下一个画面。如果需要修改，则单 击“上一步”按钮返回上一个画面。在任何阶 段都可以单击“取消”按钮终止向导。 一般来说，Word中的向导可以分成开始、中间 过程和完成三大部分。 图2-3-17 “可选标题”对话框 图2-3-18 “添加/排序标题”对话框 （1）开始部分：开始部分一

46、般是向导的第一个 对话框，它整体介绍向导的作用并且列出所有 步骤的名称。所有步骤都会在对话框的左侧列 出来，对话框右侧为向导的名称、作用和特点 的简介。对话框下方为4个进程控制按钮。单击 “取消”按钮表示取消使用向导，单击“上一 步”和“下一步”按钮可以转换当前要操作的 对话框，单击“完成”按钮，Word将按用户当 前的设置，完成向导进程，创建文档。 （2）中间过程部分：在对话框左侧，步骤名称 前的正方形的颜色用来标识步骤状态，深灰色 表示已经设置的步骤，绿色表示当前步骤，浅 灰色表示未设置的步骤，红色表示设置完成。 在对话框的右侧是设置区域，用户在此根据向 导的各种要求设置自己所需的数据。

47、（3）完成部分：完成部分一般是向导的最后一 个对话框。提示用户向导设置完成，单击“完 成”按钮，Word将创建文档，用户可以对文档 进行更详细的编辑。 在日常工作和生活中，经常需要编写数量较多 但内容大同小异的信件，例如：会议通知、客 户感谢信、结婚请帖等等。这类文档可以采用 手工输入文字内容，然后再复制的方法完成。 但是如果公司客户众多，或者是经常需要发送 这类信件，那么对秘书而言是一个不小的工作 量。此外，寄给每个客户的信件都要创建一个 文档，占用的存储空间太多而且也不利于文件 的管理。 使用Word 2003提供的邮件合并功能可以完全解 决上述问题，快捷地制作出所需的大量信件， 并且将客

48、户的信息保存创建数据源，以便今后 重复使用。而且同样内容的信件只需要建立一 个主文档，相应数据源内的所有条目共同分享 文档中的文本内容。主文档是指所含文本和图 形对合并文档的每个版本都相同的文档。 制作如图2-4-1所示的收件人姓名和购房地址不 同，但是信函内容基本相同的新年酒会通知文 档并且依次打印出所有的通知。 图2-4-1 新年酒会通知 2.4.1 “邮件合并”功能 1“邮件合并”任务窗格 使用Word 2003提供的邮件合并功能可以快捷地 制作出大量的商务信函，并且将客户的信息保 存创建数据源，以便今后重复使用。操作方法 如下。 （1）单击“常用”工具栏中的“新建”按钮， 创建一个空白

49、文档，也就是主文档。 （2）单击“工具”“信函与邮件”“邮件 合并”菜单命令，调出“邮件合并”任务窗格 ，如图2-4-2所示。 （3）在“选择文档类型”栏中，可以选择要创 建的主文档的类型，共有信函、信封、标签和 目录4种类型。单击单选钮选中相对应的选项， 任务窗格内会给出该选项的提示信息。单击“ 下一步：正在启动文档”链接，调出“邮件合 并”任务窗格步骤2，如图2-4-3所示。 （4）在“选择开始文档”栏中，可以选择要使 用的主文档。用户可以使用当前文档、模板或 者其他Word文档作为主文档。单击单选钮选中 相对应的选项，任务窗格内会给出该选项的提 示信息。单击“下一步：选取收件人”链接，

50、调出“邮件合并”任务窗格步骤3，如图2-4-4 所示。 图2-4-2 步骤1 图2-4-3 步骤2 图2-4-4 步骤3 （5）在“选择收件人”栏中，选择收件人信息 的来源，可以使用现有的列表、Outlook中的地 址簿或者单击“创建”链接创建新的列表。单 击单选钮选中相对应的选项，任务窗格内会给 出该选项的提示信息。单击“下一步：撰写信 函”链接，调出“邮件合并”任务窗格步骤4， 如图2-4-5所示。 （6）在“撰写信函”栏中，可以单击链接，调 出相应的对话框，然后在文档中插入相应内容 的合并域。单击“下一步：预览信函”链接， 调出“邮件合并”任务窗格步骤5，如图2-4-6 所示。 （7）单

51、击“预览信函”栏中的 和 按钮， Word会自动用收件人列表中相应的信息替代合 并域，在给每一个收件人的信函中进行切换。 单击“下一步：完成合并”链接，调出“邮件 合并”任务窗格步骤6，如图2-4-7所示。 （8）在“合并”栏中，可以选择打印正在编辑 的文档，也可以结束邮件合并，继续对文档进 行编辑。 图2-4-5 步骤4 图2-4-6 步骤5 图2-4-7 步骤6 上面所讲述的内容会因所选文档类型不同而略 有不同，但是基本操作都一样。 2“邮件合并”工具栏 当用户熟悉邮件合并功能或者不希望使用向导 时，可以使用“邮件合并”工具栏。 单击“视图”“工具栏”“邮件合并”菜 单命令，调出“邮件合并

52、”工具栏，如图2-4-8 所示。“邮件合并”工具栏中常用按钮的功能 如表2-4-1所示。 图2-4-8 “邮件合并”工具栏 3什么是Word域 域是在Word文档中插入的文字、图形、页码和 其他资料的一组代码，使用它可以实现数据的 自动更新和文档自动化，还可以制作一些特殊 的效果，例如：自动更新日期、表格计算等。 邮件合并中使用的“插入合并域”对话框输入 的内容也都是域。 事实上，只要符合语法，用户可以随意在文档 中插入所需的Word域。将光标移到要插入Word 域的位置，单击“插入”“域”菜单命令， 调出“域”对话框，如图2-4-9所示。在“类别 ”下拉列表框中选择域的种类，在“域名”列 表中选择所需的域。对话框右侧会根据用户所 选中的域，显示相应的设置项目。设置完成后 ，单击“确定”按钮，插入Word域。 图2-4-9 “域”对话框 2.4.2 视图类型 Word 2003提供了多种方式来查看当前的文档。 如果采用了正确的查看方式，可以方便阅读和 编辑文档，从而提高工作效率。使用“视图” 菜单或者位于窗口左下部的5个视图按钮都可以 切换视图。 1普通视图 切换方式：单击“视图”“普通”菜单命 令，或者单击文档窗口左下角“普通视图”按 钮 ，都可以切换到普通视图。 特点：作为标准