VFP自定义函数在编制资产负债表中的应用

1、VFP自定义函数在编制资产负债表中的应用20o7年4月第lO卷第4期中国管理信息化ChinaManaementInformationizationApr.,2007Vo1.10,No.4VFP自定义函数在编制资产负债表中的应用丁浩,钱丽丽(中国石油大学(华东)经济管理学院,山东东营257061)摘要本文简要分析了资产负债表的编制方法,提出了运用VFP自定义函数进行编程获得实时资产负债袁的思路,并提供了设计程序.关键词】VFP资产负债表;函数;数据库中图分类号F232文献标识码A文章编号16730194(2007)040016041引言资产负债表是三大财务报表之一.通常在月末或年末进行编制,它综

2、合系统地反映了企业在某一特定日期的财务状况.当前,在大多数会计软件中都有专门的财务报表模块.可以自动生成资产负债表,但这种自动处理通常在期末日常业务处理完毕.结账后进行.随着信息时代的来临,市场竞争的加剧,报表使用者希望随时了解企业当前的财务状况.而通过财务报表模块生成的资产负债表只能提供上一会计期间的财务状况信息,已不能满足报表使用者的需要.在不变更原有数据库系统,不增加管理成本的前提下,可以利用一些简单的方法和技巧来解决这一问收稿日期】2006-0523题,本文就利用VFP的自定义函数提供了一种解决方案.2资产负债表的数据流分析资产负债表是根据资产,负债和所有者权益之间的相互关系(即资产=

3、负债+所有者权益),按照一定的分类标准和一定的顺序,把企业一定时期的资产,负债和所有者权益各项目予以适当排列.并对日常工作中形成的大量数据进行高度浓缩整理后编制而成的.在不同的系统中,由于会计处理流程不同,资产负债表的数据来源也不尽相同.在手工会计信息系统中,资产负债表的数据来源有以下几种:直接根据总分类账户余额填列:根据若干个总分类账户余额分析计算填列;根据明细分类账余额填列;根据若干个明细分类账户余额分析计算填列;根据报表项目之间的关系计算填列.手工会计信息系统下资产负债表的即对已入账的凭证,系统只能提供留有痕迹的更改功能,对已结账的凭证与账簿以及计算机内账簿生成的报表数据,系统不提供更改

4、功能等.(3)数据输出控制.数据输出控制是企业为了保证输出信息的准确,可靠而采取的各种控制措施.电算化会计信息系统输出方式主要有3种:屏幕显示输出,打印输出和存入磁性介质.(4)电算化会计档案管理控制.为了更有效地做好电算化会计档案管理工作,必须根据电算化会计档案的特点,分别做好会计档案的收集,保存,利用等方面的工作.首先对电算化会计档案的收集控制.所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内,如一个会计年度,把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上.从而脱离于原计算机系统的会计档案.财务部门应把财务数据的备份文件保存好.以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内,在最小

5、的损失下恢复原有的会计电算化系统.除了备份之外,还应收集计算机硬件系统的型号,存储空间的大小,外部设备的配套类型,计算机操作系统等.其次.加强电算化会计档案的管理与保存.由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应准备双份.即采用AB备份法进行数据的备份,并且每份上要注明形成档案时的时间与操作员姓名.存放在两个不同的地点.在保存这些档案时应远离磁场.注意防潮,防尘等.对采用磁性介质保存的档案,还应定期进行检查,复制,防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失.此外.还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性.因为在不同版本

6、软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同.这就有可能产生会计档案不能被调阅或产生某些预料外的错误.因此,笔者建议会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外,还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本,二者的一致性是非常必要的.最后.规范电算化会计档案的调阅.在长期开展会计电算化的过程中,随着软件系统的不断升级,我们调阅会计档案时会出现下述两种情况:一是所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致,此时只需将所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可;二是所调阅的会计档案的版本号与前会计电算化系统版本号不一致,此时只需在另外一台电脑上安装与此档案相对

7、应版本的电算化系统.然后再进行调阅.会计信息化数据来源如图1所示.图1手工会计信息系统资产负债表的数据来源在计算机会计信息系统中,数据以文件的形式存储,资产负债表由报表子系统生成.在会计电算化过程中,账务处理子系统根据审核后的记账凭证登记相应的账簿,生成账簿文件.而结账后的账簿文件就成为资产负债的数据来源和会计报表子系统编制资产负债表的依据.计算机会计信息系统下资产负债表的数据来源如图2所示.匦圃匠函至)_呕圈I匦/图2计算机会计信息系统资产负债表的数据来源综上所述,可以将资产负债表的数据来源归纳为两类:一类是来自账户余额,另一类是表内数据.在计算机会计信息系统中,账簿文件是账务处理子系统与报

8、表子系统的接口,如果将账簿文件和资产负债表文件设计为数据库文件,那么通过简单的编程处理就可以随时随地调用这两个数据库中的数据.生成资产负债表,而不必等到月末或年末.这种实时生成的资产负债表可以更加方便灵活地为报表使用者提供在决策中有用的信息,同时不会增加数据的冗余,有利于提高工作效率和管理水平.3资产负债表程序设计3.1程序设计思路根据资产负债表的数据来源可以设计两个取数函数来完成资产负债表的运算.一个函数是从余额库中取数,定义为YE(),另一个是从资产负债表中取数,定义为BB().同时,建立两个数据库,即余额库和报表库.余额库用来存储和管理各级会计科目的年初余额和期末余额,根据科目的性质不同

9、,余额有借贷之分;报表库用来存储和管理资产负债表数据.因为资产负债表属于通用会计报表,其格式和填列方法是固定的,因此在进行报表库的结构设计时可以对资产负债表进行格式设计.将需要填列的项目及行次作为记录在报表库中进行填列.并运用两个取数函数编辑定义各项目的填列公式,进行存储,这样在以后的工作中.只需进行取数运算计算各项目的年初余额和期末余额即可.余额库与报表库的结构如表1,表2所示.编制资产负债表的核心就是如何进行各项目年初余额和期末余额的计算.对于需从账户余额中取数填列的项目可以使用从余额库取数函数YE(),其参数是科目代码.如资产负债表左边第一项货币资金的填列公式可以定义为YE(1001)+

10、YE(1002)+YE(1009),YE(1001)代表从余额库中取科目编码为1001的现金科目的余额,YE(1002)代表从余额库中取科目编码为1002的银行存款科目的余额,YE(1009)代表从余额库中取科目编码为1009的其他货币资金科目的余额.在主程序中通过宏代换对变量赋值,如TMP=&GS,将定义好的含有YE()函数的公式运算值赋值给变量TMP,然后在资产负债表中进行填列.在定义函数YE()时,由于有时要求取年初余额,有时要求取期末余额,故可定义一个变量OMBZ,并赋以初始值.F.,表示当QMBZ的值为时,YE()函数取得余额值为年初余额,否则,当QMBZ的值为工时,YE()

11、函数取得的余额值为期末余额.表1余额库(YEK)结构字段名类型宽度小数位科目代码字符型12科目名称字符型24科目类别字符型l借贷标志字符型2科目级别数值型1年初余额数值型162月初余额数值型162本月借方数值型162本月贷方数值型162本月借累数值型162本月贷累数值型l62期末余额数值型162字段名类型宽度小数位报表代码字符型2报表名称字符型30ZCXM(资产项目)字符型36ZCHC(资产行次)字符型2ZCGS(资产公式)字符型80NCYEI(资产的年初余额)数值型162QMYEI(资产的期末余额)数值型162FZXM(负债项目)字符型30FZHC(负债行次)字符型2FZGS(负债及所有者权

12、益的公式)字符型llONCYE2(负债及所有者权益的年初余额)数值型162QMYE2(债及所有者权益的期末余额)数值型162对于需从资产负债表中取数的填列项目可以同样设计一个表内计算公式函数BB(),其参数是资产负债表中的行次代码.当程序运行到TMP=&GS时.宏代换命令将含有函数BB()的计算结果赋值给变量TMP.BB()函数的计算需要调动表内计算公式程序来取得表中已经填列的各项目的年初余额或期末余额,然后进行BB()之间的运算,其运算结果赋值给TMP,在资产负债表中填列.例如,计算资产负债表的右边中的流动负债合计时,定义的公式是BB(46)+BB(47)+BB(59),当程序运行到

13、TMP=&GS时.将通过程序表内计算公式分别计算BB会计信息化(46),BB(47),BB(59)的各个函数值,然后对这些函数值进行求和,将结果赋值给TMP,在流动负债合计这条记录相对应的字段NCYE2或QMYE2中进行填列.这样通过两个取数函数和两个数据库就可以随时获得资产负债表.进行财务分析.3.2具体程序设计3.21主程序PRIVQUBZ&&计算期末余额标志RET=MESSAGEBOX(计算资产负债表有关数据.是否继续?,1+32)IFREI.1&&用户按取消按钮RETURNENDIF计算负债表的左边USEFZBIN0AUASFZBUSEYEKIN

14、0AUASYEKGOTOPSCANQMBZ=.F.&&取年初余额GS:_1RIM(ZCGS)IF!EMPTY(GS)REC-lCN()TMI&GSSEIEFzBG0RECREPLNCYE1W唧TMPQMBZ=.T.&&计算期末余额TMP=&GSSEIEGoRECREPLQMYE1WITHTMPENDIFENDSCAN计算负债表的右边GOTOPSCANOMB2r二F.GIM(FZGS)IF!EMPTY(GS)REC-lCN()TMI&GSSEIEFzBGoRECREPLNCYE2WHIMP0MBTMI&GSSEIEFzBGoRECR

15、EPLQMYE2WITHTMPENDIFENDSCANRET=_MESSAGEBOX(资产负债表有关数据计算完毕,按确定按钮返回C)RETURNSELEFZBBROWSE3.22定义两个取数函数(1)从余额库取年初余额或期末余额(函数)PROCYEmRAMETERSKMDM&&接收参数为数值型的科目代码,可以为总账科目,也可以为明细科目SETEXACTON&&设置字符串比较精确匹配KMDhI_LTRIM(sTR(KMDM,12)SELEYEKLOCATEFORTRIM(科目代码)=KMDMYE-初余额ifQMBZ&&为上层函数设置的公共变量.当Q

16、M-Bz=.T.时表明要返回期末余额.否则返回年初余额IF借贷标志=借YEYE+本年借累计本年贷累计ELSEY-YE_本年借累计+本年贷累计ENDIFendifRETURNYEENDPROC表内计算公式(函数)PROCBBmRAMETERSHC&&接收参数为数值型的行次LOCALRECSETEXACTON&&设置字符串比较精确匹配SELEFZBIFHC>45&&负债项目HCFID=-FZHC&&查找的行次字段名NCYE-NCYE2&&计算的年初余额字段名QMYE=QMYE2&&计算的期末余额字

17、段名ELSE&&资产项目HCFID=ZCHC&&查找的行次字段名NCYFNCYE1&&计算的年初余额字段名QMYE=QMYE1&&计算的期末余额字段名ENDIFREC=_RECN()HC=sTR(HC.2)LOCATEFOR&HCFID=HCIFQMBZ&&为上层函数设置的公共变量.当QMBZ=.T.0ff表明要返回期末余额,否则返回年初余额20o7年4月第l0卷第4期中国管理信息化ChinaMantmementInformationizationApr.,2007Vo1.10,No.4对我国会计电算化发展

18、的理论思考刘福生(白城市行政学院,吉林白城137000)摘要我国电算化事业起步比较晚,很多人还没有充分认识到电算化的意义及重要性,会计电算化人员素质也参差不齐.会计电算化是一项系统工程,在发展过程中有许多工作要做,有许多问题要及时地解决,否则将严重阻碍我国会计电算化向更深层次发展.本文提出了解决我国会计电算化发展过程中存在问题的对策,对我国会计电算化的发展趋势作出了理论前瞻.关键词会计电算化;发展;计算机网络;理论思考中图分类号F232文献标识码A文章编号16730194(2007)04001903随着社会的进步和科学技术的发展.计算机在各个领域被广泛应用.会计电算化也应运而生.会计电算化是计

19、算机技术在会计工作中的应用.1954年美国通用电器公司首先利用计算机计算工资.开创了利用计算机处理会计数据的新纪元.会计电算化是用计算机代替人工,实现记账,算账,报账,查账以及部分需由人脑完成的对会计信息的统计,分析,判断乃至提供决策的过程.基于它本身的特点.与原始的账本相比.会计电算化具有运算速度快,存储空间小,存储容量大,数据共享,检索查询快速,制作报表容易,数据分析准确等特点.我国的会计电算化工作,从20世纪70年代末开始.经历了尝试阶段,自发阶段和有组织有计划的商品化阶段.到目前的管理型会计软件以及ERP的发展阶段.在这20多年的发展过程中.已经取得了长足的进步和提高.商品化,通用化的财务及管理软件得到了广泛的应用,形成了一个初步繁荣的国产会计软件市场.普及了会计电算化知识.造就了一批既懂计算机又熟悉会计的研发人才.大收稿日期】2006-0710作者简介】刘福生(1960一),男,吉林省自城市行政学院副教授主要从事计算机控制,计算机网络和会计电算化等方面的研究工作.部分企业由于实现了会计电算化.提高了经营和管理的效率.会计电算化使财会人员从繁重的手工操作中解脱出来.减轻了劳动强度并且节省了大量的人力和时间,使财会人员有足够的精力去研究财务管理工作.更重要的是通过计算手段和会计