B10078北京华联超市内部管理手册ALC用户手册

1、B10078 北京华联超市内部管理手册 ALC 用户 手册 北京华联综合超市有限公司 营运规范 ALC 用户手册 二零零二年八月 内部资料 严禁外传 编号： OPSM 12 目录 第一单元 第二单元 第三单元 第四单元 第五单元 第六单元 第七单元 第八单元 附录： 、F . 前言 ALC 部门结构及工作职责 门店的报表分发 门店的商品变价 价签治理规范 门店盘点流程 门店自动建议订单系统流程 ALC 其它工作流程 门店 ALC 常用报表表头样张 第一单元 、尸、 前言 适用范畴 本手册系各门店 ALC （自动数据处理中心）的日常使用指南。 目的 规范各门店 ALC 的工作职能和操作流程，以标

2、准的作业提升效率。 益处 使用本手册有助于 了解 ALC 工作职能，更快把握业务需求 熟悉 ALC 日常操作技术和流程 关心对 ALC 新进职员的培训和现有职员的考核 第二单元 ALC部门结构及工作职责 一、ALC部门结构 ALC （全称门店自动数据处理中心），其人员配置为67人，包括主 管1人，文员56人，工作为轮班制，轮班人员配置由 ALC主管负责安 排。其要紧结构如下： 部门主管1人 二、日常工作职责 ALC （自动数据处理中心）要紧处理店面日常营运数据，负责以下日 常工作： 报表分发 报表分发是由ALC部门负责，每日分发工作在10: 00前终止，报表按照 报表分发单分发，由领报表人签字

3、。一旦由于某些不可抗拒的缘故当天的 报表没有产生，则由ALC工作人员负责与电脑部联系，尽快打印出报表并 分发。作废及无人领取的报表不得擅自处理，须集中存放，每6个月销毁 一次。 更换店内商品售价 由于本公司商品价格采取门店处理售价的原则，因此日常商品的售价是由 门店负责更换和调整的。售价的更正应由总部采购书面通知ALC部门工作 人员即可更正售价。商品的临时促销变价，则需由门店店长提出，经营运 总监批准后由ALC执行，临时变价时刻一样为一周（七天）。售价更正后 一定要重新打印价签（不用填写价签申请单）返回楼面。 打印价签 打印价签的缘故要紧有以下几项： 价签丢失 新品价签 更换价格 更换条码 更

4、换商品描述 快讯商品更换价签（红、绿对换） 旧价签肮脏或残缺 条形码更换和补录 条形码更换和补录不用填写任何表单，实物为证即可增加和删除，店面系 统更换正确后需在总部再次作更正， 若此商品原定义无商品自然码， 即“店 内码” 一栏填写为“ T,增加条码后须将此栏改写为“ 0” 一一无需店内码。 录入紧急订单 紧急订单即店面订单，此订单由楼面出具，由 ALC 部门工作人员在电脑系 统中作录入工作，打印出正式订单后加盖电脑部公章，即可由 ALC 通过传 真通知厂商送货。 OPL 订单分发 OPL 订单即自动建议订单，每天由电脑自动产生并打印，由 ALC 工作人员 送至楼面各部门，订单由楼面各部门审

5、看并调整后签字返回 ALC 部，由 A LC 工作人员打印出正式订单后传真通知供应商。 库存更正 楼面各部门的重新包装和收货部延期的差异更正都需作库存更正，由楼面 或收货部出具库存更正单，经店长签字后即可在 ALC 电脑系统中作库存更 正，其中楼面库存更正需楼面主管签字并填写清晰库存更正缘故，如：偷 窃、丢失、母子货号调整库存等。收货部差异更正需收货部主管签字，填 写清晰更正缘故后即可作库存更正。 催货 每天电脑部将产生一份报表，对本日前一天应到货的订单及本日后一天将 到货的订单进行统计，列印出厂商资料，由 ALC 部门工作人员负责与厂商 联络，督促厂商及时送货，若发觉某厂商将提早送货或迟到送

6、货，应及时 与收货部联络，使收货组能得到最新的到货信息。 广告 此类商品要紧用于快讯商品及置放在堆头的商品，每期快讯由 ALC 提供商 品明细，打印出需作广告单的列表，由 ALC 工作人员负责打印促销品的标 牌，此项工作在开始时期需企划部协助工作。置放在堆头的商品由楼面营 运工作人员到 ALC 部门申请后，由 ALC 工作人员打印出广告标牌。 赠品 赠品的处理方式一样为： 直截了当发放给顾客， 与商品捆绑出售， 进入卖场出售， 作为奖品发放。其中直截了当发放给顾客的赠品由客服部领取并记录， 与商品捆绑出售及进入卖场出售都应由收货组通知 ALC 工作人员，进行书 面登记，由 ALC 工作人员负责

7、通知采购，由采购决定结帐方式。 三、重要工作职责 针对每月两期快讯商品进行检查，要求快讯商品不得连期，隔期的快 讯商品也必须在其采购期过后方可进行录入， ALC 负责在本期快讯开始和 上期快讯终止日作价签的打印工作，并通知楼面更换价签。 每月一次盘点工作，此项工作由 ALC 主管负责，并与其它部门配合和 谐，在其它部门库盘和架盘前锁住库存，在楼面作盘点数据终止后进行录 入工作，并打印出盘存报表，由店长签字后方可使盘存结果生效，并于当 晚打印出库存更正报表。盘点工作终止后打开库存。 四、其它工作细节 ALC 部门只负责电脑系统中门店治理系统的工作权限范畴， ALC 主管负责治理主管行政系统程序的

8、使用，其它工作人员负责行政系 统程序的使用，密码各自负责，应定期更换以防止非本部门人员擅自使 用。 查询商品资料，任何商品在售卖期间显现咨询题需 ALC 部门关心查询 资料， ALC 部门都有责任和义务协助查询工作，关心各部门查询商品信息 资料以助解决咨询题。 由于公司营业时刻长， 因此 ALC 部门需作轮班制度， 要求早晚班制度， 不得迟到早退，不得在上班时刻玩游戏，不得擅自离岗位。工作要慎重小 心，态度要主动热情。 ALC 部门每月需申请办公费用，要紧为办公用品、价签纸，订单纸、 色带（300K和斑马打印机）、鼠标、墨盒（喷墨打印机）、磁盘、公文夹、 报表夹等。 ALC 部门有大量现代办公

9、设备，包括电脑、打印机等，须日常爱护及 保养，同时要求工作人员经常擦拭，每天下班后必须关闭电脑及打印机等 有关设备，对 ALC 办公区进行一次简单清洁工作后方可离开。 第三单元 门店的报表分发 门店报表的分发原则： 每日门店电脑部通过 NIGHTRUN 后打印出门店各部门所需报表， 除每日所 需报表外，每周、每月、每年都能够打印出特定的报表，原则上门店的报 表以各部门需要为准。每日报表列印出后，由门店电脑部工作人员负责送 至 ALC 办公区，再由 ALC 工作人员负责接收分发， ALC 工作人员每日早 晨第一件工作即为分发门店报表，报表按部门分列开，每日由指定的工作 人员携带报表及报表签收单送

10、至各部门，由各部门指定接收人员签字接收 后，本部门工作人员负责保留签字完整的签收单。此项工作须在每日10：0 0 前完成。 除例行报表外，关于门店各部门临时索要的专门报表，应由其向门店电脑 部做报表打印申请，并由门店电脑部负责打印。 门店报表分发种类 门店报表按部门分为两类：一类为营运各部门所需报表，包括门店店长、 副店长、食品部、百货部、收货部、收银部、客服部。另一类为门店财务 部所需报表。 门店报表按日期分为：日报表、周报表、月报表、年报表。 每日由 ALC 工作人员打印出所有列印出的报表明细清单及签收单，并负责 发放、收回、储存签收完整的明细单。 第四单元 门店的商品变价 门店价格系统为

11、售价核算系统。由于本系统在新品录入过程中默认为 门店规订单品售价，而总部为进价核算，因此在本系统中总部采购定进价， 门店定售价。然而在实际运行过程中，售价也应由总部采购决定，在这种 情形下，门店的售价更动手续变得专门繁琐。一样情形下，应由总部采购 在了解变价缘故的基础上，提早通知门店 ALC 部，通知方式为采购填写变 价通知单，由采购部领导签字后，传真到门店 ALC 部，由 ALC 工作人员 接收，在收到变价通知单后 ALC 工作人员负责于本日终止营业后和次日开 业前进行变价，变价后价格在本系统中生效， ALC 工作人员变价后应在变 价通知单上签字并负责保留此单，以备后期其它部门进行查询工作。

12、 商品临时变价，一样是由于某些门店面对竞争对手、季节等专门情形 或者是在商品快过期、销售不畅等情形下门店要针对一些商品进行临时变 价处理。商品临时变价必须由店长提出申请，经营运总监的同意并签字后 方可交 ALC 部门进行变价，流程（参照商品变价流程） 。 变价正确流程 进入华联门店商业治理系统 ，界面如下： 谀哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪 哪哪哪哪哪哪哪哪哪 * 华联门店商业治理系统 * * * * BSYSTEM（门店模块） * * * * 1. 商品信息 - 供应商信息 - 华联快讯信息 * * 2. 门店订货 - ALC * * 3.物价标签 press F

13、12 to execute, F4 to cancel. 在盘点操纵流程界面中选择停止后台进程一项，以终止后台运行 盘点工作被认为是全部终止，现在盘点大组状态为“ 9”。 谀哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪 哪哪哪哪哪哪哪哪哪 * 盘点操纵流程 1. 定义门店货架及通道号 2. 自动生成门店布局 3. 建立部分盘点的货架及通道的定义 4. 自动生成部分盘点的门店布局 5. 开始盘点的具体组号选择 6. 建立盘点进程 7. 申请盘点结果有效 10. 停止后台进程 * Enter your choice: 10 * 滥哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪

14、哪哪 哪哪哪哪哪哪哪哪哪 删除盘点数据，在此程序中查询到盘点“库存日期”后提交，库存 即被打开，盘点终止。 3盘点过程中应注意的事项 盘点过程中经常遇到大量的实际咨询题，如库存锁定时刻过长，盘点 录入数据不准确，盘点数据不准等。 若盘点数据不准确，则由部门盘点人员及审核人员负责和谐解决。如 果发觉盘点过程中锁定库存时刻过长，则需通知楼面尽快把库存结果返回 并通知财务部及早返回库存更正表，若确实锁定库存时刻超过七天，不管 财务和营运是否返回库存更正表都应解开库存，使库存数据正常，然后待 财务和营运部返回表后进行手动库存更正。 盘点数据录入不准确的咨询题，通常由两个因素造成：一是楼面送交的盘 点数

15、据不准确，例如头盘与二次盘点的数字不相符；二是 ALC 人员录入时 的操作失误。关于前一种情形，须通知楼面进行重盘，确保有二次的数字 一致，后一种情形，则需 ALC 内部的数据输入再确认。 4生鲜商品盘点流程 生鲜部每月 15日及月底须做二次盘点，在盘点前由门店 ALC 部门出 具生鲜商品单品的列表，交由生鲜部主管，生鲜部主管按照此表进行生鲜 商品盘点，盘点结果交由 ALC 部门处理， ALC 须在盘点次日提供所有生 鲜商品本期进货价值和本期生鲜商品的销售价值报表，分送店长及财务部， 财务部按照这些数据进行生鲜商品的盘点报表统计，二天内出具生鲜盘点 报表，然后将此表送至运营部及门店店长作销售及

16、毛利分析 生鲜盘点流程详见“生鲜手册” 第七单元 自动建议订单系统流程 1、自动建议订单流程 自动建议订单是指由电脑系统按照平均每日销售量、库存数量、厂商 送货周期、送货天数、库存天数运算出建议订货量，并产生自动建议订单 供营运部百货、食品部门工作人员参考，决定是否同意此订单生效。门店 自动建议订单每日由门店电脑部打印出具，包括两份：自动建议订单分析 报表、自动建议订单报表。自动建议订单分析报表每日分发至门店楼面， 自动建议订单由 ALC 自己保留，每日营运部收到自动建议订单后应对建议 数量进行确认，若自动建议订单所建议的订货数量附合实际情形则营运部 工作人员无需更换，经部门经理签字后返回 A

17、LC 部，若营运工作人员对自 动建议数量并不十分中意，承诺其对订货数量进行更正后经部门经理签字 返回ALC部。ALC部门工作人员在接到自动建议订单分析报表后，按照自 动建议订单分析报表和自动建议订单报表所提供的数据和订单号进行电脑 录入确认工作，更正电脑中建议数量并打印出订单，列印出订单后盖 ALC 章生效并传真至供应商。 2、自动建议订单电脑录入流程 进入华联门店商业治理系统，选择门店订货ALC一项。 谀哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪 哪哪哪哪哪哪哪哪哪 *华联门店商业治理系统 BSYSTEM（门店模块） 1. 商品信息 -供应商信息 - 华联快讯信息 2. 门店

18、订货 - ALC 3. 物价标签 & 店内条码 4. 收货流程程序 5. 门店库存更正 & 盘点流程 6. 电子条码秤 7. 更换本用户的登录密码 *8. 查看邮件信息 （d 删除电子邮件 ） * *9. 退出菜单 * * Enter your choice: 2 * 滥哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪 哪哪哪哪哪哪哪哪哪 进入订货程序 谀哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪 哪哪哪哪哪哪哪哪哪 *门店订货系统 -ALC（ 行政部 ） 1. 订货程序 2. 处理永久性订货单据 3. 预定时刻录入 4. 以供应商分类修正建议订货单据 5. 以总部商

19、品大组分类修正建议订货单据 6. 打印自动建议订单（OPL）参数 7. 库存情形报表打印申请 8. ENTER PRICE报表打印申请 Enter your choice: 1 滥哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪 哪哪哪哪哪哪哪哪哪 按F11键进入查询状态 录入供应商编号或订单号进行查询 进行单品数量更正（若许多量差异，则无需更正） 存盘产生订单号，记录订单号，界面如下： 门店订货界面 STORD010 日期:07-08-1998 订单号：211140 限公司（F5） 快讯号： 供应商 ：20054 *: 送货时刻：03-08-1998 武汉市森特创建有 :文本头：

20、订单类型0自动订单实际送货时刻： 文本尾 订单状态0正在订货打印 ：0总数目 28.000 Count: 1 v 打印出具订单； 终止。 商品描述 量收货数量 备注 新奇士柠檬 350毫升 /瓶 订货单位 单位 商品货号 订货数 8 子母甜牛奶 500毫升 /瓶 1 1BT 34307 1 1 1BT 34489 1 第八单元 ALC 其它工作流程 一、门店 ALC 库存更正流程 门店库存更正流程 门店库存更正一样情形下有如下缘故：盘点、赠品、损耗、偷窃、清货、 录入更正、转包装量、盘点更正。门店的库存由门店楼面工作人员负责治 理，楼面工作人员对每日库存报损（包括损耗、偷窃）应及时填写库存更

21、正单，楼面收货组对迟于两天的收货差异应做库存更正，楼面理货组的包 装更换应填写差异更正，每月的盘点应做库存更正。做库存更正必须有店 长签字方可生效， 由以上各部门治理人员将库存更正表 （一式两联） 送至 A LC ，由 ALC 工作人员进行电脑录入， 在库存更正表中电脑输入一栏中填写 录入人员姓名，并保留第二联以便日后查询。 库存更正表的填写方法 库存更正表中应填写库存更正日期及库存更正部门，在货号一栏中填写需 更正库存的商品货号，在（ /）号一项中填写正、负号，正、负号填写 原则是：凡增加库存量填写正号，反之则填写负号，在数量一栏中填写增、 减的实际数量（以华联单位运算） ，在更正编码中填写

22、更正缘故（参考更正 表中更正缘故编码），在货品讲明一栏中填写清晰做更正的商品的包装及华 联单位的数量。以上填写清晰后在制表一栏中填写制表人，由部门经理及 店经理签字后即可送至 ALC 部进行库存更正。 电脑系统库存更正流程 进入华联门店商业治理系统 选择门店库存更正 & 盘点流程一项： 谀哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪 哪哪哪哪哪哪哪哪哪 华联门店商业治理系统 BSYSTEM（门店模块） 1. 商品信息 -供应商信息 - 华联快讯信息 2. 门店订货 - ALC 3. 物价标签 & 店内条码 4. 收货流程程序 5. 门店库存更正 & 盘点流程 6. 电子条码秤 7

23、. 更换本用户的登录密码 8. 查看邮件信息 （d 删除电子邮件 ） 9. 退出菜单 Enter your choice: 5 滥哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪 哪哪哪哪哪哪哪哪哪 谀哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪 哪哪哪哪哪哪哪哪哪 * 门店库存更正与盘点程序 1. 库存更正程序 2. 重新包装商品定义及生成 3. 录入盘点数据 4. 显示盘点数据的差异 （两次录入比较 ） 5. 修正盘点数据的差异 6. 报表列印要求 7. 盘点程序操作 Enter your choice: 1 滥哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪

24、哪哪 哪哪哪哪哪哪哪哪哪 进入库存更正程序 录入商品货号，商品详细描述自动显示 录入库存更正（减少写负号、增加写正号） 录入库存更正缘故代码（可按 HOME 键查询） 按 F6 存盘后电脑系统中门店库存赶忙被更正并生效 按 F4 退出终止，界面如下： STSTO030 门店库存更正界面 日期: 供应 商品 销售包 库存 代 商号 大组 商品货号 商品详细描述 单位装 当 前库存 更正 码 20707 141 132600爱华提拉返水湾S型B202/套 1 TT 5.000 -1.000 5 0 、楼面订单催货流程 1、门店 ALC 部门工作人员每日或定期与推迟交货的供应商联系，催其尽 快送货。

25、 门店 ALC 部门定期由 ALC 主管列印出近期须送货的厂商及订单的明细清 单，由 ALC 工作人员负责与厂商联系，通知厂商近期送货。 2、电脑系统列印送货清单 进入华联门店商业治理系统选择第四项收货流程程序 谀哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪 哪哪哪哪哪哪哪哪 * 华联门店商业治理系统 * *BSYSTEM（ 门店模块 ） 1. 商品信息 -供应商信息 - 华联快讯信息 2. 门店订货 - ALC 3. 物价标签 & 店内条码 4. 收货流程程序 5. 门店库存更正 & 盘点流程 6. 电子条码秤 7. 更换本用户的登录密码 8. 查看邮件信息 （d 删除电子邮件

26、 ） 9. 退出菜单 * Enter your choice: 4 * 滥哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪 哪哪哪哪哪哪哪哪哪 进入打印重要报表 谀哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪 哪哪哪哪哪哪哪哪哪 * 收货流程 1. 打印重要报表 * Enter your choice: 1 * 滥哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪 哪哪哪哪哪哪哪哪哪 打印打算送货日期统计的订货单 谀哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪 哪哪哪哪哪哪目 * 收货信息报表打印程序 1. 打印订货单样张 2. 打印打算送货日

27、期统计的订货单 3. 打印未收到物资的订货单据 - # W 询 :ni M - M 目 W 寅 11 :口 何 866k80-Z0 :晡口 華陋必興算製090占09丄S :丄皿圍苗 d+i&LO 纵4g口算製申圍苗華陋竟耳算製丑 5 3：eoioqonoAeum 选 择 完 毕 后 , 按 键 可列印出所有打算送货的供应商明细表及订单编号。 界面如下，选择第三项打印未收到物资的订货单据： 谀哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪 哪哪哪哪哪哪哪哪哪 * 收货信息报表打印程序 1. 打印订货单样张 2. 打印打算送货日期统计的订货单 3. 打印未收到物资的订货单据 Enter your choice: 3 滥哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪 哪哪哪哪哪哪哪哪哪 打印未收到物资的订货单据 CTRL P 在选择没有收货的订单中选择日期或供应商编号及单数目按 两次，可列印出所有未能按打算送货的供应商明细表及订单编号 STGOR070 选 择 没 有 收 货 的 订 单 日期 : 07-08-1998 从 计 划 送 货 日 期: 时刻 : : 供 应 商 : 供 应 商 类 型 : 快 讯 号 : 订 单 类 型 : 订 单 状 态 : 选 择 宀