谈论高校基建材料管理信息系统的开发框架

1、谈论高校基建材料管理信息系统的开发框架刘斌论文关键词：高校基建材料管理管理信息系统开发框架论文摘要：本文从开发背景到基本设想，再到具体计划，详细阐述了一套基于数据库技术的高校基建材料管 理信息系统开发框架的设计方案，对于材料管理的管理信息 系统的功能模块划分提出了独创性见解，对于开发相关领域 的管理信息系统具有一定指导意义。1开发背景高校基建材料管理的重要性近年来，随着我国高等教育事业的发展，高校规模逐年扩大，高校基建项目一 直投入巨大，一方面高校资金普遍相对紧张，有着控制造价 的现实需求，另一方面，高校基建项目多为公用建筑，使用 负荷大，承载人员多，对于工程质量有着非常严格的要求。 而建筑施

2、工行业是一个低附加值行业，据工作经验估算，材 料价格在高校建设项目中，往往占据总成本的六成左右。同 时，材料也是施工活动的基础，材料的品质是基建工程品质 的基本保证。再次，施工项目的进度控制是一项系统工程， 材料也是其中的重要一环， 如果材料不及时进场，必然是“巧 妇难为无米之炊”，造成窝工，严重影响工程进度。所以说， 无论是高校基建工程的造价控制、质量管理还是进度管理， 都离不开材料管理的支撑。高校基建材料管理信息系统的开发意义现代高校建设的特点对于材料管理提出了较高的要求，而纵观国 内外的建筑行业，管理信息系统正在成为提升材料管理水 平，从粗放型转向集约型，从定性管理走向定量管理，从各 管

3、一摊到形成系统的必须工具。可以预见，在高校基建材料 管理中应用管理信息系统是必然的趋势。与一般的建筑项目甲方不同的是，高校基建管理 人员由于受到事业单位人事制度的一些限制，很少有施工企 业或者监理单位的工作经验，一般实际的施工管理经验比较 欠缺，对于材料管理来说尤其如此，材料管理人员如果没有 实际做过材料采购工作，像很多一般材料主管那样的比较稳 定可靠的私人信息渠道是很难短时间建立的，使得信息的获 得比较困难，但与此相对的，高校施工管理人员相对施工企 业来说，文化程度是比较高的，有着较强的学习能力和理解 分析能力，这与整个建筑行业材料管理人员素质偏低的现状 是有很大不同的，这就使得使用管理信息

4、系统弥补经验的不 足成为可能。使得高校基建材料管理信息系统的开发与使用 具有了必要性和可行性。2系统的基本设想系统开发的总体思想高校基建材料管理是一一 个高校工程项目管理系统中的子系统，该系统包括了采购计 划、市场调研、招标采购、合同管理、资料单据管理、材料 进场检测验收、材料入库、库存盘点、材料调拨、材料出库、 数据统计等功能。在项目实施工程中，如何将产生的一系列 信息有效地分类、处理，达到无纸办公资源共享，方便快捷 的完成材料管理。同时也为决策提供准确依据，是管理更严 谨、更量化、更具可追溯性。高校基建材料管理信息系统的构成根据以上功能总结，可以考虑把高校基建材料管理信息系统划分为两 个各

5、自相对独立的子系统。即材料信息管理系统和材料库存 管理信息系统。前一个子系统解决采购计划、市场调研，招 标采购、合同管理、资料单据管理、数据统计等功能，同时 设计数据接口，在与库存管理信息系统的数据对接的同时， 也可以支持库存相关信息的手工录入。后一个材料库存管理 信息系统核心关注库存管理问题，材料的出入等等。这样设 计主要是考虑这两个模块的功能是相对独立的，同时也考虑 到许多高校基建项目为乙方负责材料保管和库存管理，对于 库存管理的需求比较简单。3开发计划该系统拟采用生命周期法开发，与此同时，本系 统使用了开放式的模块化框架，可以做到先开发核心模块投 入使用，使用中不断扩充功能，最终达到既定

6、目标的，这样 的开发模式也兼容了一些原型法的优点。基础工作符号及字段的规范化设计该系统涉及大量信息，为保证计算机系统的识别要求，应当对符号或者字段的 规范表达做出明确可识别的规范要求。特别是建立统一的代 码系统，对于不同采购批次的不同材料，要建立根据材料类 别、使用用途、采购时间、供货厂商编码的代码系统，保证 每一个最小采购单位都可以被识别和对应。表格的规范化设计 在符号和字段的规范基础 上，为保证数据的通用性，应当通过整理收集相关标准、明 确管理内容、制定控制表格，建立规范、可用、满足要求的 结构化表格。统一数据格式 不同功能模块和程序应该统一 使用一个数据格式或者至少做到兼容，以此方便数据

7、的共享 和备份。保证连接后信息的顺畅传递。数据库的建立 该系统应当建立一个远程访问 的数据库，针对材料价格信息的远程查询，名为材料价格信 息库。除此之外，该系统还应该建立本地数据库，使用相似 的数据概念模型，分别作为材料信息管理系统和材料库存管 理信息系统的核心，名为采购管理数据库和库存管理数据 库，其中的数据概念模型有一定相似性，但是前者针对的应 该是材料采购单据为实体，后者应该针对最小出入库材料单 元为实体。以上三个数据库均应采用关系数据模型，保证使 用和修改的灵活性。数据的采集和管理 远程访问的数据库可以引用外部数据，搜集网络信息和造价信息进入，对于没有可引 用的外部数据的材料类别，可以

8、使用实地考察询价或者电话 询价等方式确定价格和其他相关信息，同时也可以开通采购 管理数据库的上传功能，借助对于采购记录的分析，逆推出 材料价格，这样每出现一个库中没有的材料，都将成为对数 据库的丰富。两个本地数据库之间以入库单和入库单回执的 形式交流信息，可以使用物理连接传输，如线缆直接、网络 连接、无线3G连接，手持设备或者存储器中转等，也可以 使用二维码系统，直接在纸质入库单上打印二维码，内含入 库单信息，入库时逐项核对检验后直接用二维码扫描器录入 库存管理数据库。用户界面的设计和功能开发 基于以上数据库， 可作如下功能开发。智能采购咨询分析在采购计划做好后，直接在 系统中建立采购计划单，

9、之后系统自动匹配型号、品牌、代 理商、报价和支付方式，根据采购计划直接出工作计划单， 根据用户设定的约束条件，给出最佳的采购方案，比如用户 设定为不超过预算的前提下的质量最优，或者合格前提下的 价格最低，或者多少万元以上必须招标。系统按约束条件自 动匹配合适的厂商，给出最优采购建议。材料采购全过程控制利用该系统可以从材料计划开始跟踪所有关键指标的达成情况，从材料计划、到招 标手续、合同签订、厂商发货、材料送达、验收检验、不合 格退货、清点入库、库存盘点、领用登记、出库退货、价款 支付、保修期限。由此达到对于材料管理的全过程控制。辅助动态造价管理 由于该系统实现了对于材 料管理的全过程实时掌控，使得对于材料使用方面的实时动 态造价管理成为可能，将能够为实现动态造价管理提供有力 的支持。4结论本系统开发框架紧贴高校基建材料管理实际，思 路清晰、重点明确、覆盖全面，基本解决了高校基建材料管 理信息系统的框架设计问 题，而且并没有拘泥于软件的编 程，而是着眼于功能的描述，使得该系统具有了很高的灵活 性，即使实际软硬件的开发条件不成熟，哪怕只有本地数据 库，依然可以用人工方式补充功能模块展开框架，并在后续 的开发中逐步整合升级。目前，基于该开发框架的工作思路 已经在管理实践中发挥作用，而且已经初见成效，相信不久 的将来，基于该开发框