1连锁超市管理系统项目建议书

1、编号：CSMS001 密级：限制 连锁超市管理系统项目建议书 V1.00 部门：软件项目管理小组 项目：连锁超市管理系统 编写： 计算机系连锁超市系统开发小组 2005年5月5日 文档名称 连锁超市管理系统项目建议书 密级 限制 文档编号 CSMS001 版本号 V1.00 总页数: 143 部门名称 软件工程实践 编写人 编写日期 项目名称 连锁超市管理系统 审核人 审核日期 摘 要从人类第一台计算机诞生至今不过几十年时间，但是在这几十年中，计 算机技术飞速发展并普及，从最初的军事应用发展到在各行各业中的广泛应 用。不同的行业将自身特点和计算机技术相结合，产生了各自的信息管理系 统，银行信息

2、管理系统、医院信息管理系统等应运而生。随着零售业和物流 业在我国的迅速发展，商业信息管理系统开始形成并迅速发展起来，连锁超 市管理系统作为商业信息管理系统的一个分支也在不断发展，已经开始应用 于各大超市以及连锁便利店中。 本文档是连锁超市管理系统的项目建议书，将对连锁超市管理系统的发 展进行简要回顾，总结出了此类管理系统的基本特点以及总体功能，尽可能 完整的概括出委托方的全部想法。本文档对项目开发人员具有很重要的指导 意义。 版本修订记录 编号 日期 版本 修订人 修订内容 1 2005-5-5 1.00 初始版本 1 引言 1.1 编写目的 本文档是连锁超市管理系统的项目建议书，对连锁超市管

3、理系统的发展进行简要回顾， 总结出了此类管理系统的基本特点以及总体功能，尽可能完整的概括出委托方的全部想法。 本文档对项目开发人员具有很重要的指导意义。 1.2 项目背景 项目名称：连锁超市管理系统； 本项目是软件工程项目管理课程的实验项目，通过该项目应该达到让项目组成员了 解并熟悉 RUP 开发过程，对软件工程这门课程有更加全面和深入的认识。 1.3 术语定义 参见词汇表 1.4 参考资料 2 零售商业信息管理系统的发展历史 商业信息管理系统的发展历史并不长， 从二十世纪人类计算机首次发明至今只不过 几十年的时间。 在初期计算机仅仅用于航天、 军事等国家保密领域， 之后随着计算机技 术的发展

4、及商业普及， 信息系统开始在各行业中得到广泛应用， 并逐步形成了不同行业 独具特色的信息管理系统，商业信息管理系统跟随零售业的发展亦得到了长足的发展， 纵观其发展历史商业信息管理系统经历了四个阶段： 2.1 第一代零售信息管理系统 简介： 这是计算机刚刚进入零售行业的时期， 此阶段信息管理系统的突出特点是系统以电 子文档和电子记账方式代替原来的手工记账， 大大减少了人工录入的工作量， 提高了数据 的准确性， 更加方便了用户对原始数据的查询及存档。 因此第一代系统的焦点是围绕在技 术性方面的问题，数据的准确程度亦成为评判该时代系统质量的唯一标准。 第一代零售管理系统为零售业的规模发展奠定了基础，

5、 使得零售业的快速扩张有了 技术支持。 第一代信息管理系统是一个从无到有的过程， 它是零售信息管理系统发展史 上的第一个里程碑。 优点 : 用计算机系统取代了原始的记账和保存方式， 原始数据的准确性更高， 保管更加简 单，操作更加方便快捷。 缺点： 由于受到当时硬件及编程语言等客观因素影响， 第一代零售信息管理系统基本上无 法实现对单品的管理， 绝大部分系统均只能按类别、 部门进行管理， 极个别的系统可以 对少数单品实现销售金额方面的核算管理。 数据的记录不够详细， 无法支持深层次的数 据查询， 2.2 第二代零售商业信息管理系统 简介： 第二代零售商业信息管理系统在第一代系统的基础上发展起来

6、， 较第一代系统有明 显的优越性。 具体表现在第二代管理系统彻底脱离了单一验证数据准确性的阶段， 它不 仅可以保证原始数据收集的完整性和准确性，还可以照客户的要求对历史数据进行分 析，并且实现了对单品一级的核算管理， 这些完全超越了第一代零售商业系统记死账的 局限，第一次实现了通过计算机进行分析的功能。 优点： 如果说第一代零售信息管理系统出现大大提高了底层人员的工作效率的话， 那么第 二代系统在提高工作效率方面更进了一步， 它不但可以提高数据录入者的工作速度， 而 且提高了管理人员的工作质量， 使管理人员可以从零乱繁琐的数字计算中脱离出来， 直 接向用户提供经过系统汇总分类的数据， 起到了数

7、据过滤的作用， 充分发挥了计算机在 大量数据运算上的优势， 可以对商场内上万种商品的原始数据进行快速计算和查询， 提 供用户需要的报表， 这是人工或第一代信息系统无法做到的。 这样为管理者赢得了更多 的时间去考虑经营管理、培训员工等系统无法做到的工作。 缺点： 虽然第二代零售商业信息管理系统在第一代信息管理系统的基础上了一个很大的 台阶， 实现了基于单品的管理和分析功能， 但是它所能进行的分析均是静态的分析， 对 商品的管理是在一些固定的参数上进行的， 是一种静态的管理系统。 而系统只能向用户 提供呆板的历史数据汇总和分析， 不能进行智能型的预测， 所有的决策和动态分析必需 有人为参与方能进行

8、。 因此， 二代零售商业信息管理系统对企业的贡献度除了系统本身 的质量外， 更大程度上取决于使用者自身的素质， 对使用者本身的能力和经验要求非常 高，如果企业内部的人员素质提高速度跟不上企业发展速度时， 便会阻碍零售企业的高 速发展或者影响企业的管理水平。 甚至会出现不同人在同一职位上的工作质量完全不同 的情况，使得公司的整体管理水平难以稳定，会给公司的管理带来隐患。 2.3 第三代零售信息管理系统 简介： 在二十世纪八十年代末期， 在国外一些零售行业的先进的国家出现了第三代零售信 息管理系统。 该系列的系统开发公司本身对零售业的理解十分透彻， 掌握了零售业管理 的精髓所在， 准确地为信息管理

9、系统在零售业管理中所扮演的角色定位， 在此基础上开 发出来的新一代信息管理系统， 用数据模型、 专业分析工具等方法能为各层管理人员提 供决策性支持。 优点： 这是信息系统第一次达到智能的效果， 使零售信息管理系统产生了质的变化， 它不 再是一个传统意义上的电脑系统， 而是一种蕴含丰富零售管理理念的信息系统。 它的每 个模块内容，每一个按键的设计，甚至乎每个排序都蕴含着零售管理理念。 它所扮演的角色不再是一个完全受控于人的系统， 而反过来可以控制用户的一些不 合理或错误的操作， 它将公司的管理制度和管理者的管理思想都融会贯通到系统的每一 个模块中，使每个使用者通过对系统的使用和理解就可以理解公司

10、的管理。 而作为管理者， 他再也不用担心由于某个重要职位员工的离职而给公司带来重大损 失，因为系统在设计之初便已经将每个职位的工作在系统中体现出来了， 新员工能够在 很短的时间内借助系统的力量胜任本职工作。 公司的新的管理方向、 人事调动等均可在 系统中得现出来，而且可以防止制度在执行中变味。 可以适应企业的快速扩张战略。 由于系统本身具有很强的引导和控制性， 对于操作 者本身的要求便会降低， 这样可以保证在业务发展过程中有充足的合格人力资源， 亦不 会由于人员的流失而造成业务环节的脱节。 可降低企业的人力资源成本。 系统本身的智能化可以帮助企业节约人手， 降低对员 工资历和经验的要求， 从两

11、方面实现人力资源成本控制的目标； 减少由于误操作而带来 的损失，提供员工工作效率。 缺点： 整个系统的质量与开发软件的供应商自身对零售业的理解程度息息相关， 从很大程 度上开发公司本身的零售经验和项目经验直接会影响系统的软件质量和项目实施的结 果。对于用户来讲如果选择了错误的系统， 系统的种种控制优势很可能成为公司管理的 最大阻碍。 2.4 第四代零售信息系统 简介： 第四代零售信息系统刚刚开始在发达国家出现， 发展的时间很短， 目前在韩日两国 应用较多。 该系列系统的最大特点就是增值互动， 为企业创造新利润来源。 它不仅突出 了第三代 MIS 系统以人为本、决策支持的优势，而且可以激活企业内

12、、外部的信息交 互动态流动， 充分发掘数据和相关应用， 从而实现有效信息的转化， 最终形成新的利润 增长点，全面提高企业的核心竞争力。 其实现的方式主要有两种：前台广告系统和后台供应商数据反馈系统。 优点： 首次经引入了以利润为中心新型资本运作理念。 传统的零售企业其利润来源就只有 商品销售毛利、供应商的各种促销费及折扣以及利用长付款期限带来的流动资金收益。 在当今白热化的商场战争中， 零售企业想用高额的销售毛利来保证企业的利润几乎是不 可能的，而一直以来零售企业所津津乐道的对供应商收取的各种类型的费用来创收的手 段亦日益举步艰难。 零售企业必需为自己开辟新利润增长点才能在激烈的商战中立于不

13、败之地， 而第四代零售信息管理系统就能通过系统的互动与第三方合作创造新利润， 使 零售企业与供应商等群体建立起双赢的合作关系， 通过系统来实现信息的共享， 创造更 多的利润增加点。系统史无前例的可为企业寻找到新利润增长点。 通过财务预算子系统的帮助，企业可以进行周密和严谨的财务预算。 缺点： 系统初期投资较大。 该系列系统对所选用的硬件有一要求， 在硬件投资方面会比第 三代信息管理系统多。 不是所有零售企业均适用该系列信息系统，它要求客户本身具有一定的 规模，同时有适宜的合作对象和客户群体方能发挥互动增值的效益。 2.5 目前发展动态 在国际市场上目前最流行的第三代零售信息管理系统， 部分发达

14、国家刚刚开始应用第四 代系统， 而在国内大部分供应商均只能提供第二代的零售信息管理系统， 极少数企业可以提 供第三代零售信息管理系统方案 . 国内大多数的商业零售信息管理系统与国际水平尚有一段较大的距离。 不容置疑第三代 和第四代零售信息管理系统必然成为国内的发展趋势。 国内的商业竞争日益激烈， 各商业都 在不断扩张自己的业务范围， 同时不断加深企业与供应商、 厂家等合作伙伴的合作程度， 通 过规模效益和增值的途径来加强企业的市场竞争力。这就一定离不开现代化的信息管理系 统，企业对系统的要求亦不再停留在传统的记账和简单的历史数据分析上， 而要求系统能够 按照管理的要求帮管理者进行部分的决策，

15、具有人工智能的功能。 这样的高要求只有基于对 零售业态的深刻理解上开发出来的第三代和第四代零售信息管理系统能够达到， 它们将会成 为这个行业发展的必然。 在企业的高速发展中， 人力资源的短缺往往成为制约企业发展速度的瓶颈， 这种现象在 零售行业优为突出， 因为从业人员的经验和能力在传统的零售管理体制下会直接在企业的业 绩中表现出来， 很多的决策性工作完全依赖于人员的丰富经验， 而经验积累不是在短时间内 可以获得的， 这样企业的要高速发展时， 就会由于人才的缺乏而无法进行。 而如果零售企业 采用了具有决策性分析的信息管理系统之后， 在很大程度上可以缓解这种瓶颈现象。 因为一 套优秀的第三代或第四

16、代信息管理系统是基于零售业态的理解的基础上开发出来的， 在系统 内部就已经蕴含着大量的先进管理思想， 它可以扮演一个管理者助手的角色， 通过用户的操 作控制来实现全公司管理。 同时它还可以利用数据模型等分析工具来帮助管理者将杂乱的原 始数据进行有机整合， 以各种图形和报表等直观的形式把分析结果提供给用户， 帮助管理者 进行管理工作。 这样就可以大大降低对从业人员的要求， 允许零售企业带领没有行业经验的 员工，在短时间内成功开店，配合公司的业务发展。 3 连锁超市概述 3.1 概念 在核心企业或总部的领导下， 通过 连锁系统的分店象锁链似地分布在 连锁超市是指经营同类商品和服务的若干企业， 规范

17、化经营， 实现规模效益的经营形式和组织形态。 各地，形成强有力的销售网络。 3.2 特征 连锁超市单店营业面积在 1000-10000 平方米左右， 经营品种为 2000-15000 种左右， 营业面积利用率较高。 因此必须要准确地把握市场需求， 确定商品经营目录， 并在经营 中不断加以充实、调整。 3.3 优势 连锁超市相比与传统超市有很多优势，概括起来有以下几点： 3.3.1 规模优势 实行多店铺集中统一经营， 首先会带来技术共享效益， 总部能以单个店铺不可能投 入的人力、 物力、财力， 用于研究经营战略与策略， 对本部的产品销售技术、 店容店貌、 广告宣传等进行不断地改进， 使整个连锁超

18、市的经营始终保持在一个很高的水准上， 由 于连锁超市店铺的众多， 销售量的庞大使得分摊到每个店铺、 每件商品上的平均费用相 对少得多； 再者会带来采购优势， 由于连锁各成员店由总部负责采购进货， 因此总部可以集零 星要货量为较大批量的要货量， 具有很强的议价能力， 能争取到供应商给予的较高价格 折扣，从而降低采购成本，降低销售价格，提高商品的竞争能力。 3.3.2 信息优势 有效地利用信息是企业进行竞争的法宝。信息数量越多，内容越充实，其 准确性也应越大。各分店每天与顾客直接接触，掌握消费需求和商店经营的实 际信息素材，并准确及时地将这些第一手材料集中到总部。大量的、丰富的市 场信息为连锁系统

19、总部经营决策提供了可靠的依据，总部经分析后，再把有价 值的销售信息提供给各分店。 3.3.3 分工优势 专业化分工首先表现为买和卖职能分离。买与卖分离的本质是将商流与物 流分离。在连锁店中，这两种职能由连锁店、总部和配送中心分别承担，连锁 店专门从事商流活动，即商品交易活动，专门负责销售，努力促销，千方百计 扩大销售，提高销售收入，降低销售成本。总部的采购部门和配送中心专门从 事物流活动，即购进、储存、加工、配送等商品的流转活动，努力降低进货成 本，努力把合适的产品在适当的时间，以合理的数量送到分店。分工的发展必 然促进效率的提高；再者，连锁店中仓储、商品陈列、橱窗装潢、财务、促销、 公共关系

20、、经营决策等各个领域都由总部聘请的专家负责，保证了连锁店整体 都能经常保持较高的经营管理水平。 4 连锁超市管理系统概述 4.1 基本方针 连锁超市信息管理系统的建立， 不仅仅是简单的设备购置， 也不是纯粹的替代人工的自 动化， 而是基于以下标准来确定系统软件的模式、 功能的要求、硬件设备的选购， 这样才不 脱离实际去盲目追求先进性和全面性。 管理机制、管理组织和管理方式的合理化和科学化 管理业务的程序化、数据的标准化 系统使用的简易化 系统数据的准确化 系统结构的模块化 由于具多层结构，故对不同硬件、数据库、系统平台的移植性好。 连锁超市信息管理系统重视保护客户的投资，站在客户需要的角度，为

21、客户量体裁衣， 使客户能以合理的价格，获取满意的服务。 4.2 系统特点 实用性： 采用模块化设计，按需提供不同的功能。 可靠性： 多级备份，出错后迅速恢复，容错力强。 安全性： 设有完整的权限控制， 防止非法操作和擅自使用， 并具有自动的详细操作记录 简易性： 良好的界面，简便的操作。 灵活性： 规模和功能可灵活扩展，支持联网和单机。 先进性： 采用先进的设备， 大型的数据库， 软件运行于 WINDOWS 平台或 UNIX 平台。 可移植性： 从一个计算机系统或环境转移或连接到另一个系统或环境。 4.3 管理模式 任何商业组织形成都是市场竞争的产物。 连锁超市以其统一经营决策和集中进货降低经

22、 营成本和商品价格，达到规模经营，从而获得效益。因此，发展连锁店不仅要取其形式，更 要求其“ 统一的经营方针、统一的经营方式、统一的管理制度 ”以及“ 按照标准化、规范 化原则进行所属各分店的统一管理 ”的本质，归纳起来主要是七个统一，即“ 统一进货、 统一价格、统一库存、统一核算、统一管理、统一商号、统一服务规范 ”。 4.3.1 建立明确的总部、分店、配送中心职能分工制度 连锁超市系统由总部、 分店、配送中心三部分构成， 三者的专业分工及其功能各不相同。 1）总部的职能 经营管理职能：负责整个公司的经营管理。如集团、配送、分店经营计划的拟定、指导执行 及考核；商品采购、库存管理、分配的流程

23、控制等。 统筹进货职能：统筹采购商品，并拟定商品计划及经营指导。 教育训练与指导职能： 人员的开发、培育及经营指导等。 促销职能： 共同的广告宣传和促销活动。 开发职能： 新产品、新店铺、新系统的开发。 融资职能： 提供分店资金的融通与垫付贷款。 信息职能： 收集和加工来自各分店的商品销售情况、库存情况等数据，把有价值的销售信 息提供给分店。 2）分店的职能 商品销售职能： 负责销售商品及相关的促销活动。 订货职能： 根据商品销售情况，定时向总店订货。 现场管理职能： 负责销售现场的商品陈列和管理。 库存管理职能： 分店库存商品的管理。 市场调查职能： 调查顾客的需要及周边的商业环境。 顾客服

24、务职能： 提供顾客需要的服务。如提供送货上门、商品介绍、操作示范及邮寄服务 等。 3）配送中心职能 收货管理职能： 根据订货单进行收货。 货位管理职能： 根据商品的分类情况、保质期、进货顺序等要求排放商品货位。 送货管理职能： 根据请配单，按照先进先出的原则送货。 4.3.2 建立专业化、标准化、规范化的连锁超市管理规范及制度 总部设专家负责对各分店的货架摆放位置、商品结构、商品陈列、橱窗装潢、销售技 巧、现场管理、顾客意见搜集、财务等方面进行专业化、标准化、规范化管理，保证能保持 较高的工作效率和经营管理水平。 4.3.3 建立高效的、稳定性高的信息网络 连锁超市经营职能分工的高度专业化，使

25、各个分店对总部及配送中心的依赖程度非常 高。在这种关系下， 必须有一套有效的信息网络及时传输信息，以随时调整经营结构， 及时 进行加工、配送等，真正发挥出连锁店的规模经营效益。 4.3.4 建立高效的信息中心（总部系统） 信息中心具有信息管理和信息流通的作用， 充分发挥其对数据资源的搜集、 分类、汇总、 存储、传送、统计分析、决策分析等功能。保证信息能够准确、安全、快速、高效地发送给 决策层、相关的部门及各连锁店。 4.3.5 建立集中统一采购的管理体系 实现集中采购后，总部可集各分店的零星要货量为较大批量的要货量，具有很强的议 价能力，能争取到供应商给予的较高价格折扣，从而降低采购成本，降低

26、销售价格，而且还 能稳定供应商和减少商品的流转环节，提高商品的竞争能力。 4.3.6 建立科学的、先进的商品配送中心 通过自已建立配送中心向各分店进行商品转运， 也可通过采取极其主动的策略， 鼓励供 货商搭配其他厂商的商品一起直接送货到分店， 推动不同业种的供货商共同配送等方法， 不 断整合交易对象。在能获取最低进货成本的同时，也能达到提高商品配送的效率。 4.3.7 建立商品单品管理体系 商品单品管理是商业信息管理系统最基本的一环， 若要对商品的进销存情况了如指掌， 需对大量繁复的数据进行统计处理， 仍采用传统的手工管理方法是行不通的 （浪费了大量的 人力物力之余，得到的数据也不能确保正确）

27、 ，但实现了 POS 系统后就可以解决这个问题。 其作用包括：准确把握每个单品的供应商、进价、售价、毛利、价格变动、调价、进货 量、销售量、库存量、保质期。详细了解哪些单品最畅销，哪些单品盈利最多，哪些单品不 动销，哪些单品由哪个供应商提供等。 实现商品单品管理， 为调整商品结构、制订订货计划、调整价格、 与供应商结算等提供 了依据。可减少人为盲目进货， 提高进货决策的准确性， 降低商品经营成本，形成富有本企 业特色的主力商品群，提高商品经营的盈利水平，从而提高企业竞争实力。 4.3.8 建立精确的店面库存管理体系 每天必须精确掌握每种商品的店面库存量， 对有问题商品上下限的跟踪、 处理， 库

28、存商 品的报警，即将清除的商品、积压的商品动态监控，对库存商品经常分析，对特殊商品（如 负库存商品） ，即时反馈，消灭负数。以确保商品高周转、确保货架上的基本库存、提供准 确的订货量等。 4.3.9 建立科学考核供应商的管理体系 通过建立该体系， 优选本企业较优良的供应商， 能够公平合理地与供应商建立长期合作 的伙伴关系， 帮助供应商设计、 生产更加吸引顾客的商品， 优化供应商体系， 提高订货效率， 减少与供应商之间的摩擦，把供应商当作客户来看待。 4.3.10 建立顾客购物分析系统 顾客购物分析系统的开发，提供顾客信息，通过顾客购物分析系统，可达到以下目的： 发放顾客购物卡，建立顾客信息管理系统，对顾客购物情况建档记录。 通过该系统，使人们 能够了解到顾客的使用习惯，购买习惯、 购物个性， 以及不同时期的购物特性、顾客购物消 费的变化。 通过固定的客源与顾客建立长期关系， 深入了解顾客购物心理， 购物要求， 引导 顾客购物，为顾客提供高素质的、多元化的服务。根据顾客购物分析系统，调整市场定位， 商品定位，为企业带来效益。 4.3.11建立一套科学的编码体系 商品编码是信息管理系统当中的神经中枢，通过建立一套完善的编码信息系统，并解决 商品的订货、销货、库存情况，各种分析等问题。解决这些环节上所需的信息，为企业未来 发