文书档案的收集整理鉴定

1、 文书档案管理 o第一节 文书档案的收集工作 o第二节 文书档案的整理工作 o第三节 文书档案的鉴定和统计工作 举例：如何整理家里的衣服 &文书档案收集工作的内容、重要性 &文书档案收集工作的要求 &文书档案收集的方法 第一节 文书档案的收集工作 p内容 一是对本机关需要归档档案的接收工作 二是档案馆对各现行机关和撤消机关具有 长久保存价值的档案的集中和接收工作 三是档案馆对历史档案的接收和征集工作 &文书档案收集工作的内容、重要性 具体到一个立档单位，保证文书档 案收集工作的方法是制定文书档案归档 制度，包括归档范围、归档时间和归档 要求。 &文书档案收集工作的内容、重要性 归档范围 u确定

2、归档范围需考虑三个因素 a.a.本机关的职能活动 b.b.公文办理完毕 c.c.具有 查考利用价值 u内容 a.a.上级针对本机关的指导性公文 b.b.本级机关主要职能活动中形成的公文材料 c.c.下级机关呈送的报请类公文 d.d.同级或不相隶书机关重要的商洽性或审批性公文 &文书档案收集工作的内容、重要性 u注意问题 a.a.联合办理的公文 b.b.本机关内部负责人兼任其他机关职务时 c.c.本机关内部的公文如计划、总结、会议记录 归档时间 一般在第二年6 6月底之前 &文书档案收集工作的内容、重要性 归档要求 a a 种类、份数以及每份文件的页数 b b 案卷封面填写、卷内文件排列、编页、

3、目录及备考 c c 案卷要系统排列，交接时履行手续； d d 字迹材料要符合耐久性要求； e e 公文必须是正式的生效的公文 &文书档案收集工作的内容、重要性 p 收集工作的重要性 收集工作是文书档案管理工作的前提和基础 收集质量决定文书档案管理的质量 充分发挥档案作用的保证 &文书档案收集工作的内容、重要性 归档的文件材料应当齐全完整，并 符合长期保管的质量要求： 1、齐全完整是指归档文件材料在种 类、份数以及每份文件的页数等方面都保 持齐全完整。 &文书档案收集工作的要求 2、质量要求是指归档的文件材料不仅 要求内容上客观、真实，而且在制成材料特 别是书写材料方面要利于文件的长期保存。 3

4、、归档的文件材料应当精练准确，并 反映本单位的主要职能 &文书档案收集工作的要求 严格按归档制度规定进行接收。 建立相关制度加强零散文件的收集 明确具体人员职责，保证归档文件齐 全完整 &文书档案收集工作的方法 & 文书档案整理工作的内容和原则 & 文书档案整理工作的方法和步骤 第二节 文书档案的整理工作 思考 你单位适合哪种分类方法， 为 什么？ p文书档案整理工作的内容 通常分为系统化和基本编目两个部分。系 统化指档案的分类、案卷的排列和档号的编制； 基本编目指编制案卷目录 &文书档案的整理工作的内容和原则 p整理工作的原则 1、充分利用原有的整理基础。 2、保持文件之间的历史联系。 3、

5、便于保管和利用。 &文书档案的整理工作的内容和原则 p文书档案的整理方法：组卷的整理和归档文 件整理两种方法。 组卷整理法 1、鉴定: 此时的鉴定工作包括两方面的内容 一是是否留存，也就是对照归档范围看是否属 于归档范围之内，从而剔出没有保存价值的文 件。 &文书档案的整理工作的方法和步骤 鉴定工作的另一部分内容是给留存的文件 确定保存期限。这两部分内容的确定都要依据 归档范围和保管期限表。文书档案的保管 期限有三种：永久、定期，其中定期又分5050 年、3030年。 &文书档案的整理工作的方法和步骤 2、分类 （1）分类的要求 首先，要结合本单位实际，采用适当的分的方 法，一经确定，不能随意

6、变动。 其次，文书档案的分类应采用统一的原则，一 个单位内部不能采取两种以上的分类方法。 最后，文书的分类应遵循一定的逻辑原则，类 目之间不得交叉 。 &文书档案的整理工作的方法和步骤 (2）分类方法 文书档案常用的分类方法有三种：年度分类 法、组织机构分类法和问题分类法。 &文书档案的整理工作的方法和步骤 （3）文书档案的复式结构分类法 A、年度组织机构分类法 即将全宗内 的档案按不同年度分开，在每一年度内再按立 档单位内部的组织机构分类。这种方法只适用 于机关单位，并且是内部组织机构变化不大的 单位。 &文书档案的整理工作的方法和步骤 B、年度问题分类法 即将文书档案先按年度分开，在每个年

7、度内 再按问题分类。机关采用问题分类法时通常分为 党群工作类、行政管理类、业务工作类；企业单 位只有这一种分类方法，通常分为党群工作类、 行政管理类、经营管理类、生产技术管理类。 &文书档案的整理工作的方法和步骤 C、年度机构保管期限分类法 这种分类方法比较适合采用归档文件进行整 理的单位。 D、保管期限年度组织机构分类 法 这种方法适用于按规定需要向档案馆移 交档案的单位。 &文书档案的整理工作的方法和步骤 以上类别（文件所属的机构和问题）、 归档范围和保管期限就构成了一个完整的文 书档案归档范围和保管期限表。各单位在修 订归档范围和保管期限表时，一定要报市档 案局审批备案 。 &文书档案的

8、整理工作的方法和步骤 3、组卷 我们工作中通常采用在分类的基础上以问 题为主并结合其它特征进行组卷，通常一个问题 或是相类似的问题组成一卷，但不同保管期限的 文件不能组在一起。 &文书档案的整理工作的方法和步骤 4、卷内文件排列 通常采用时间排列法。一些特殊的文件排 列：正文在前，底稿在后，结论在前，依据在 后，批复在前，申请在后，原文在前，复制件 在后。 &文书档案的整理工作的方法和步骤 5、卷内文件编号 对排列好顺序的文件应用阿拉伯数字进行 编页，每卷编一个流水号，有字的页就编，正 面在右上角或右下角，反面在左上角或左下角 &文书档案的整理工作的方法和步骤 &文书档案的整理工作的方法和步骤

9、 6、抄写卷内目录 按卷内文件排列的顺序抄写，卷内目录应 放在文件最前边，用钢笔填写。说明：正文与 底稿算一份，转发文整体算一份，批复与请示 算作两份文件，会议要抄到议题。 7、填写卷内备考表 8、填写案卷封面 9、案卷装订 三孔一线法 &文书档案的整理工作的方法和步骤 10、案卷排列及编号 （1）案卷排列方法 A、按照案卷所反映的问题或工作上的联系 排列。即保管期限年度问题排列法。 B、按照文件的作者、收发文机关及文件内 容所涉及的地区排列，即保管期限年度 组织机构排列法。 &文书档案的整理工作的方法和步骤 C、按照案卷所属的时间顺序排列。 （2）案卷编号 按排列好的顺序每个保管期限大流水编

10、号 11、装盒 &文书档案的整理工作的方法和步骤 12、编制档案检索工具 （1）案卷目录 著录案卷内容及成份的一览表 ，常采用保管期限年度的编制方法，案卷号 一般不突破四位数。 （2）全引目录 又称案卷文件目录，是将全宗 内或全宗的一部分案卷及该卷的卷内文件目录汇 编成的检索工具。 （3）专题目录 是以专门问题为线索而编制的 检索工具，与全引目录编制方法类似。 &文书档案的整理工作的方法和步骤 p归档文件整理法 1、装订 装订前要先检查文件的齐全完整，对 不符合长期保管要求的要采取补救措施，如裱糊、 复制等。 2、分类 归档文件可以采用年度_机构(问题)_ 保管期限或保管期限_年度_机构(问题

11、)等方法进行 分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。 &文书档案的整理工作的方法和步骤 3、文件排列 文件的排列应在分类方案的最低一级类目内， 按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、 统计报表等成套性文件可集中排列。 &文书档案的整理工作的方法和步骤 4、文件编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号， 在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写内 容。 5、编目 归档文件应逐件编目，依据分类方案和室编件 号顺序填写。来文与复文作为一件时，只对复文进 行编目。 &文书档案的整理工作的方法和步骤 6、文件装盒 按室编件号顺序装入档案盒，装满为止。 7、填写盒内备考表 &文书档案的整理工作的方法

12、和步骤 p档号的编制原则与方法 1、档号的编制方法 档号通常包括全宗号、案卷目录号（文件目 录号）、案卷号（年度）、件号（页号）。 （1）全宗号 每个立档单位全部档案的代号 （2）案卷目录号（文件目录号） 每本目录的 排列顺序号，通常按目录产生的时间顺序排列。 &文书档案的整理工作的方法和步骤 （3）案卷号（年度） 组卷法每本目录内案 卷的排列顺序号，每本目录均从“1”开始，并做 到 不重、不空、不漏。 （4）件号（页号） 件号是针对不装订的案卷 ，一份文件编一个号，页号是针对装订的案卷， 一本案卷编一个流水号。 &文书档案的整理工作的方法和步骤 2、档号的编制原则 （1）唯一性原则 即四不重

13、原则 具体说，在一个档案馆内不能有重复的全宗号， 在一个全宗内不能有重复的案卷目录号，在一案卷目 录内不能有重复的案卷号，在一个案卷内不能有重复 的页(张)号。 （2）合理性原则 即与文书档案的分类体系相适应 （3）稳定性原则 （4）简明性原则 易记、易写、易识 &文书档案的整理工作的方法和步骤 &文书档案的鉴定工作 &档案统计工作 第三节 文书档案的鉴定和统计工作 p文书档案鉴定工作的内容和标准 1、文书档案鉴定工作的内容 包括真伪和价值的鉴定，基层档案部门进 行的鉴定主要是价值的鉴定。 &文书档案的鉴定工作 2、文书档案鉴定工作的原则 从社会的总体需求出发，用全面的、历史 的、发展的观点判

14、定档案的价值。 p文书档案的价值鉴定 1、文书档案价值鉴定的标准 主要有档案来源标准、内容标准、形式特 &文书档案的鉴定工作 定标准、相对价值标准、效益标准。 2、文书档案保管期限的确定 档案的重要程度越高，发挥的作用越大， 它的保管期限越长。根据国家档案局的规定 ，文书档案的保管期限分为永久和定期。有 关永久和定期档案的保管范围 。 &文书档案的鉴定工作 p文书档案鉴定工作的方法和步骤 1、文书档案鉴定工作的方法 就是鉴定 人员用直接鉴定的方法逐件逐张地从文书档 案的内容、作者、名称、可靠程度等方面审 查。 &文书档案的鉴定工作 2、文书档案鉴定工作的步骤 文书档案的鉴定工作由档案部门会同文

15、 书部门和业务部门进行。具体分为三个步骤 第一步，在文件归档时确定是否属于归 档范围，剔除一部分没有保存价值的文件， 由文书处理部门或业务部门一、二年后销毁 &文书档案的鉴定工作 第二步，对归档文件确定其保管期限，即 确定归档文件的“生存期”，这一阶段的鉴定工 作由文书立卷人员具体实施； 第三步，到一定年限后对档案的价值进行 复审。复审主要采取两种形式，即移交复审和 到期复审。 &文书档案的鉴定工作 3、到期档案的复审工作 （1）档案鉴定销毁原则 贯彻“审查从细，留存从宽”的原则。 （2）档案鉴定销毁工作组织形式 档案鉴定销毁工作，由鉴定小组成员共同 进行，小组成员由主管档案工作的领导、档 案

16、员和相关职能部门的兼职档案员组成。 &文书档案的鉴定工作 （3）档案的鉴定方法 采取直接鉴定法，以案卷（件）为单位，根据文 件内容逐卷、逐件、逐页的进行审查鉴定。 （4）档案鉴定的标准、依据 文书档案应按照本单位制订的保管期限表进行； &文书档案的鉴定工作 （5）档案销毁工作 a、档案销毁手续：对经过鉴定确已失去保 存价值需要销毁的档案，应登记造册，编制销毁 清册，经主管领导审查签字批准后再销毁。 b、档案销毁方法：销毁档案与销毁清册登 记内容核对无误后，到指定地点，二人以上监督 核销，监销人在销毁清册审批表上签字。 &文书档案的鉴定工作 （6）文书档案鉴定销毁程序 a、组成鉴定小组对档案进行价值鉴定。 b、对确无保存价值的档案编制销毁清册，填 写档案销毁清册