应收款管理系统日常单据的处理

1、第九章应收款管理系统日常单据的处理日常处理是应收款管理系统的重要组成部分，是经常性的应收业务处理工作。日常业务主要完成企业日常的应收单据录入审核， 收款单据录入审核。 为查询和分析往来业务提供及时、 完整、准确的资料，加强应收款项的监督管理。9.1预备知识9.1.1什么是发票发票是指一切单位和个人在购销商品、提供或接受服务以及从事其他经营活动中，所开具和收取的业务凭证， 会计核算的原始依据， 也是审计机关、 税务机关执法检查的重要依据。 收据才是收付款凭证，发票只能证明业务发生了，不能证明款项是否收付。发票一般包括：票头、字轨号码、联次及用途、客户名称、银行开户帐号、商（产）品名称或经营项目、

2、计量单位、数量、单价、金额，以及大小写金额、经手人、单位印章、开票日期等。实行增值税的单位所使用的增值税专用发票还应有税种、税率、税额等内容。9.1.2发票的作用发票在我国社会经济活动中具有极其重要的意义和作用。发票具有合法性、真实性、统一性、及时性等特征，是最基本的会计原始凭证之一；发票是记录经济活动内容的载体，是财务管理的重要工具；发票是税务机关控制税源，征收税款的重要依据；发票是国家监督经济活动，维护经济秩序，保护国家财产安全的重要手段。9.1.3发票的种类常见的发票种类有三种，即增值税专用发票、普通发票和专业发票。增值税专用发票：增值税专用发票是我国实施新税制的产物，是国家税务部门根据

3、增值税征收管理需要而设定的，专用于纳税人销售或者提供增值税应税项目的一种发票。增值税专用发票只限于增值税一般纳税人领购使用，增值税小规模纳税人不得领购使用。一般纳税人如有法定情形的，不得领购使用增值税专用发票。普通发票：主要由营业税纳税人和增值税小规模纳税人使用，增值税一般纳税人在不能开具专用发票的情况下也可使普通发票。普通发票由行业发票和专用发票组成。前者适用于某个行业和经营业务，如商业零售统一发票、商业批发统一发票、工业企业产品销售统一发票等；后者仅适用于某一经营项目，如广告费用结算发票，商品房销售发票等。普通发票的基本联次为三联：第一联为存根联，开票方留存备查用；第二联为发票联，收执方作

4、为付款或收款原始凭证；第九章 应收款管理系统日常单据的处理205 第三联为记账联，开票方作为记账原始凭证。个人发票一般泛指普通发票。专业发票：专业发票可由政府主管部门自行管理，不套印税务机关的统一发票监制章，也可以根据税收征管的要求纳入统一发票管理。 主要使用的专业发票是指国有金融、 保险企业的存贷、汇兑、转账凭证、保险凭证；国有邮政、电信企业的邮票、邮单、话务、电报收据；国有铁路、国有航空企业和交通部门、国有公路、水上运输企业的客票、货票等。专业发票是一种特殊种类的发票，但不套印发票监制章。9.1.4什么是应收单应收单的实质是一张凭证，用于记录企业销售业务之外所发生的各种其他应收业务。应收单

5、和收款单凭证处理如下：应收单的凭证处理：借：应收账款贷：其他业务收入收款单：收到钱时录入。凭证处理：借：银行存款贷：应收账款(这里的应收款和上面的应收账款冲减)9.2 收付款单9.2.1付款单付款单是付款之前开据的应付款凭证。习惯上，付款单通常由餐馆、信用机构、公用事业单位和其他服务提供者开出。付款单内容上包括产品或服务的总价格，属于需要预期足额支付；付款单是决定是否提供服务的重要凭证。如果没有付款，服务中止。付款凭单制的基本原理可归纳如下：一切现金支付业务均须事先填制付款凭单；业务过程中， 要以严格的凭证稽核工作为基础， 有关经办人都要逐个办理后在付款凭单上签字，以工业企业的材料采购为例，

6、其业务过程应是 :仓库部门提出采购要求计划部门列入计划后提交采购部门采购部门提交行情表给领导审批采购部门采购仓库部门验收采购部门核对发票、数量、规格并认可，在这一业务过程中，有关人员都要在付款凭单上签字；上述稽核工作完成后，由会计部门负责应付帐款的人员保管付款凭单，按付款先后顺序放置；付款期限到时， 将付款凭单及附属凭证送交财务主管， 批准付款 ;对于现购和其他现付业务， 凭单要立即送财务主管批准付款；出纳部门只能对已经批准付款的凭单付款，从而使授权付款与经办付款的职责明确分开；出纳部门办理付款手续后，将两份副联送交会计部门，一份由负责应付帐款的人员，连同已注销的付款凭单及附属凭证归入已付款凭

7、单档案，另一份则据以记帐；传递中的凭单不得再交给填制人员处理，凭单送回会计部门之前，必须在付款人员的严格监督下对已付款凭单及附属凭证进行注销，以防止不法行为。205 206第九章应收款管理系统日常单据的处理9.2.2收款单收款单是向客户收取商品赊销货款或预收货款的业务行为， 此单据可处理企业应收款、 销售预收款、预收款退款等资金业务，收款单还可以处理一张赊销发票分次收款，或一张收款单同时处理几张赊销发票的业务。9.3应收单据处理应收单据处理指用户进行应收单据录入、修改、删除、审核等工作。根据企业的业务模型的不同，单据录入的类型也不同：如果用户同时使用应收款管理系统、销售管理系统和合同管理系统。

8、则发票和代垫费用产生的应收单据由销售系统录入， 在应收款管理系统对这些单据进行查询、 审核、核销、制单等操作。合同管理系统因合同结算产生的合同结算单，在应收款管理系统中审核。在应收款管理系统需要录入的单据仅限于应收单。如果用户没有使用销售管理系统和合同管理系统， 则各类发票和应收单均在应收款管理系统录入。无合同结算单审核功能。接前例，由于星空科技公司没有使用销售管理系统和合同管理系统，为管理应收款各类发票和应收单均需在应收款管理系统中录入。9.3.1发票处理销售发票是企业给客户开具的增值税专用发票、普通发票及所附清单等原始销售票据。是应收款管理系统主要的应收来源。操作步骤如下：（1）进入“企业

9、应用平台”中选择“业务导航”| “业务工作”选项卡，目录树中选择“财务会计”|“应收款管理”|“应收处理” |“销售发票”|“销售专用发票录入”菜单。单击“增加”按钮。显示采购专用发票录入界面，如图9.1 所示。206第九章 应收款管理系统日常单据的处理207 图 9.1销售发票各栏目说明如下：发票号：发票号即发票的编号，设置为自动编码时不允许修改当前编号，不进行自动编码时即允许修改该编号。开票日期：输入发票的开票日期。用户可直接输入或参照日历输入。操作提示：当选项中设置的审核日期为单据日期时，此处增加的发票日期应大于已经结账月日期，小于等于当前业务日期。当选项中设置的审核日期为业务日期时，此

10、处增加的发票日期小于等于当前业务日期即可。客户简称：输入该笔销售业务的客户名称。操作提示： 1、如果该购货单位是一个新客户，用户应首先在客户档案中增加该客户。2、若用户选择的客户有封存标志，则系统会提示不能增加该客户的业务。销售部门：如果用户采用部门核算的方法，需在此输入部门名称，系统可以统计所有有关部门的信息 .付款条件：付款条件是系统确定到期日和折扣日期的依据，系统根据用户选择的付款条件来确定该客户在该笔交易中的折扣。用户可参照或直接输入付款条件。业务员：如果用户的核算统计到了个人，需在此输入业务员名称。税率：用户可以直接输入税率。表体中的税率自动将表头税率带入，可以修改。表体中某行存货的

11、税率以表体中的税率为准。存货编码、存货名称、规格型号、主计量：用户可直接或参照录入销售货物的编码，系统自动带入在存货档案中已经定义了每种存货的相关信息。操作提示：货物编码和货物名称都应是末级科目。数量：即开票数量，指按计量单位统计的货物的个数。可以大于、小于或等于零。在单据体新增一行时，数量的默认取值为1。无税单价：无税单价是指每一主计量单位存货的不含税的原币价格。无税单价不能为空。无税单价必须大于等于零。含税单价：含税单价指每一主计量单位存货的含税的原币价格。含税单价不能为空。含税单价必须大于等于零。207 208第九章应收款管理系统日常单据的处理（2）按照栏目说明，输入各个表头栏目和表体栏

12、目后，单击“保存”按钮保存新增的发票。（3）单击“ （首页）”、“ （上页）”、“ （下页）”、“ （末页）”按钮，可以定位至相应的发票。（ 4）单击“修改”按钮可以对当前发票进行修改。（ 5）单击“审核”按钮，对当前单据进行审核。若录入的单据错误，则点击“弃审”按钮进行弃审。（6）单击“删除”按钮可删除当前发票。操作提示： 1、已审核和已作后续处理如核销、转账、汇兑损益、坏账处理的单据不能修改和删除。2、此处单击“（首页）”、“（上页）”、“（下页）”、“（末页）”按钮查找的单据为本系统录入的发票、应收单，包括已审核、未审核单据。已作过后续处理的单据则需到“单据查询”中进行查询。9.3.2应

13、收单管理应收单的实质是一张凭证，用于记录用户销售业务之外所发生的各种其他应收业务。操作步骤如下：（1）在“企业应用平台”中选择“业务导航”|“业务工作”选项卡，目录树中选择“财务会计”|“应收款管理” |“应收单处理” |“应收单” |“应收单录入”菜单。显示“应收单录入”界面，如图 9.2 所示。图 9.2 应收单录入（ 2）单击“增加”按钮，则可新增应付单据，可以根据业务的需要选择“红单”或“蓝单”。系统显示图 9.3 所示界面。208第九章 应收款管理系统日常单据的处理209 图 9.3应收单各栏目说明如下：单据编号：应收单编号，设置为自动编码时不允许修改当前编号，不进行自动编码时即允许

14、修改该编号。单据日期：输入应收单单据日期。用户可直接输入或参照日历输入。操作提示：当选项中设置审核日期为单据日期时，在此处增加的发票、应收单日期应大于已经结账月日期，小于等于当前业务日期。当选项中设置审核日期为业务日期时，在此处增加的发票、应收单日期小于等于当前业务日期即可。客户：输入该笔销售业务的客户名称。操作提示： 1、如果该购货单位是一个新客户，用户应首先在客户档案中增加该客户。 2、若用户选择的客户有封存标志，则系统会提示不能增加该客户的业务。付款条件：付款条件是系统确定到期日和折扣日期的依据，系统根据用户选择的付款条件来确定该客户在该笔交易中的折扣。用户可以直接或参照输入付款条件。部

15、门：如果用户采用部门核算的方法，则需要在此输入部门名称，系统可以统计所有有关部门的信息。业务员：如果企业的业务核算统计到了个人，则应在此输入业务员名称。币种：币种包括人民币和外币，如果用户采用多币种核算，则需要在此输入币种。系统自动带出外币表中的汇率，汇率可以修改。汇率：汇率即记账本位币与用户所选币种的比率，如果所选的币种是外币，则需在此输入汇率。用户应输入当期的实际汇率。项目：当输入的应收科目为项目核算时，必需输入对应的项目名称。方向：用户可选择“借”和“贷”两种方向，不能为空。209 210第九章应收款管理系统日常单据的处理科目：手工或参照录入科目代码。如果对应科目为外币科目，用户还应输入

16、汇率。汇率：汇率即记账本位币与所选币种的比率。如果用户所选的币种是外币，则需在此输入汇率。用户应输入当期的实际汇率。金额：此项为必输项，手工输入。本币金额：由系统根据汇率自动计算填列。项目：当输入的对应科目为项目核算时，须输入对应的项目名称。部门：系统自动带入表头部门，可修改。业务员：系统自动带入表头业务员，可修改。（3）按照栏目说明，输入各个表头栏目和表体栏目后，单击“保存”按钮保存新增的应收单。（4）单击“ （首页）”、“ （上页）”、“ （下页）”、“ （末页）”按钮，可以定位至相应的应收单。（ 5）单击“修改”按钮可以对当前应收单进行修改。（ 6）单击“删除”按钮可删除当前应收单。操作

17、提示： 1、已审核和已作后续处理如核销、转账、汇兑损益、坏账处理的单据不能修改和删除。2、此处“（首页）”、“（上页）”、“（下页）”、“（末页）”按钮查找的单据为本系统录入的应收单、发票，包括已审核、未审核单据。已作过后续处理的单据则需到“单据查询”中进行查询。9.3.3应收单据审核应收单据审核后就可以登记应收账，并作后续处理如核销、制单、转账等处理。已审核的单据不能再修改。弃审是审核的反操作。系统提供了单据审核、批量弃审的功能。单据审核用户可以选择需要审核的多张未审核应收单据一次自动审核完毕。操作步骤如下：（1）在“企业应用平台”中选择“业务导航”| “业务工作”选项卡，目录树中选择“财务

18、会计”|“ 应收款管理” |“ 应收单处理” |“ 应收单” |“ 应收单审核”菜单。显示“应收单审核” 条件过滤界面，如图 9.4 所示。210第九章应收款管理系统日常单据的处理211 图 9.4 应收单列表（ 2）用户进入单据列表界面后，可使用快捷条件进行查询，也可单击“更多”。系统显示图9.5所示界面。图 9.5 应收单过滤条件各栏目说明如下：单据类型：用户可以参照选择其中的一种类型，也可以选择所有的类型。币种：用户参照选择币种。如果不选择币种，系统会将外币金额换算成本位币后显示。如果用户选择的是某个具体币种，则系统仅显示该币种单据的信息。客户：输入要查询的客户的范围。如果为空，表示选择

19、所有的客户。单据日期：输入要查询的单据的日期范围。单据编号：输入要查询的单据号范围。如果为空，表示不限制单据号的范围。方向：可以选择正向或负向单据，不选代表全部单据。部门：输入要查询的部门的名称。如果为空，表示选择所有的部门。业务员：输入要查询的业务员的名称。如果为空，表示选择所有的业务员。审批人：选择要查询单据的制单审批人。如果为空，表示不限制审批人进行查询。制单人：选择要查询单据的制单人。如果为空，表示不限制制单人进行查询。制单状态：如果选择已制单，则在查询时只显示已制单的单据。如果选择未制单，则在查询时只显示未制单的单据。审核状态：如果选择已审核，则在查询时只显示已经审核的单据。如果选择

20、未审核，则在查询时只显示未审核的单据。（ 3）输入查询条件后，单击“确定”按钮，系统根据当前的过滤条件将符合条件的未审核单据显示在应收单列表中。显示“应收单列表”界面，如图9.6 所示。211 212第九章应收款管理系统日常单据的处理图 9.6 应收单据列表（4）可以在列表标题列头打勾将所有的单据全部选中，也可以在某张单据前面打勾选择某一张单据。单击“审核”按钮，将当前选中的单据审核。审核完成后，系统显示自动审核报告如图9.7 所示，显示成功的张数。图 9.7 应收单据批审（ 5）用户可单击“”按钮，即可显示成功审核的明细单据。（ 6）在图 9.6 所示界面，用户可以选择未审核的某张单据，单击

21、“联查”按钮或双击，进入单据界面，如图 9.8 所示。212第九章 应收款管理系统日常单据的处理213 图 9.8 单据审核（7）单击“审核”按钮将审核当前单据。（8）单击“ （首页）”、“ （上页）”、“ （下页）”、“ （末页）”按钮，系统可显示下张单据。（ 9）在图 9.8 所示界面，用户也可以单击“修改”按钮修改当前单据。单击“删除”按钮删除当前单据。批量弃审用户可以对满足条件的已审核应收单据一次取消审核，操作步骤如下：（ 1）用户在图 9.5 所示界面输入弃审单据的过滤条件后，单击“确定”按钮进入单据列表界面，如图 9.9 所示。213 214第九章应收款管理系统日常单据的处理图 9

22、.9应收单列表（ 2）在选择栏打勾选择需要弃审的已审核单据。也可以在列表标题列头打勾将所有的单据全部选中。再单击列表标题列头对勾取消全部选择。（ 3）单击“弃审”按钮，系统将对选择的单据全部弃审。（ 4）弃审完成后，系统显示批量弃审报告如图 9.10 所示。单击“”按钮，即可显示未成功弃审的明细单据。图 9.10弃审报告单张弃审在图 9.9 所示界面，用户可以查看每一张应收单据的详细信息后再手工进行弃审。操作步骤如下：（ 1）用户在图 9.5 所示界面输入弃审单据的过滤条件后，单击“确定”按钮进入单据列表界面，如图 9.9 所示。（ 2）在图 9.9 所示界面，用户可以选择已审核的单张单据，单

23、击“联查”按钮或双击，进入单据界面，如图 9.11 所示。214第九章 应收款管理系统日常单据的处理215 图 9.11单据弃审（3）直接单击“弃审”按钮将当前单据弃审。（4）单击“ （首页）”、“ （上页）”、“ （下页）”、“ （末页）”按钮，系统可显示下张单据。9.4收款单据处理收款单据处理主要是对收款单、付款单（红字收款单）进行管理，包括收款单、付款单的录入、审核。9.4.1收款单处理收款单用来记录企业所收到的客户款项，款项性质包括应收款、预收款、 其他费用等。 其中应收款、预收款性质的收款单将与发票、应收单、付款单进行核销勾对。操作步骤如下：（1）在“企业应用平台”中选择“业务导航”

24、| “业务工作”选项卡，目录树中选择“财务会计”|“应收款管理”|“收款处理” |“收款单据录入”菜单。显示“收款单录入”界面，如图9.12 所示。215 216第九章应收款管理系统日常单据的处理图 9.12 收付款单录入各栏目说明如下：来源：指定订单号来源于哪个系统。单据编号：系统根据单据编码生成规则中的设置进行自动生成，若设置手工编码，则在系统自动生成的基础上可以修改，否则不允许修改。日期：即收款单的日期，可以参照输入，缺省为当前系统注册日期。客户：用户可参照输入，必需是客户档案中已经存在的记录。结算方式：结算方式即收款的方式，如支票、汇票、现金等。用户可以参照输入，必需为结算方式档案中已

25、经存在的记录。本币金额：即用户收款的金额。用户应直接输入结算金额 。不能为空，只能输入大于零的数字。币种：币种是指用户进行结算的币别，可以参照输入，缺省为本位币。必需是币种档案中已经存在的记录。汇率：如果用户选择的币种不是记账本位币，则应在此输入汇率，应根据业务发生当期的汇率直接录入。结算科目：结算科目即用户进行结算时所对应的科目。系统会根据用户选择的结算方式带出一个结算科目，可根据自己的实际情况进行修改。该科目可以为空。输入的科目不能是应收应付的受控科目。票据号：用户结算的票据号，此栏目可以为空。客户账号：由系统自动带出该客户档案中的银行账号，可以进行手工修改。在已经录入客户的情况下可以自动

26、将该客户的银行信息带出供用户参照录入，可以随意修改该项内容。若先参照录入银行信息，则自动带出其对应的账号信息。项目：当输入的结算科目为项目核算时，必须输入对应的项目。订单号：录入或参照与收款单对应的订单号。可以为空。款项类型：用户可在下拉列表框中选择“应收款”、“预收款”、“其他费用”、 “手216第九章 应收款管理系统日常单据的处理217 续费”、“利息”、“现款结算”。客户：系统自动带入表头客户，用户可修改，若与表头不一致，系统默认为代付款。金额：即收款金额。表体的金额合计必需等于表头金额。本币金额：表体本币金额 =表体原币金额 * 表头汇率，输入原币金额时自动计算本币金额，修改本币金额时

27、自动反算原币金额。科目：款项类型为应收款、预收款时，表体中对应输入的冲销科目必需为应收系统的受控科目。款项类型为其他费用时，表体中对应输入的冲销科目不能是应收系统的受控科目。（ 2）单击“增加”按钮，新增一张空白的收款单。依据栏目说明输入各个项目，录入完毕后单击“保存”按钮即可保存新增的收款单。（3）单击“（首页）”、“（上页）”、“（下页）”、“（末页）”按钮，可以定位至相应的收款单。（ 4）单击“修改”按钮可以对当前收款单进行修改。（ 5）单击“删除”按钮可删除当前收款单。9.4.2付款单处理应收系统付款单用来记录发生销售退货时，企业开具的退付给客户的款项。该付款单可与应收、预收性质的收款

28、单、红字应收单、红字发票进行核销。操作步骤如下：（ 1）在图 9.13 所示界面，单击切换按钮“付款单”，系统显示付款单处理界面。（ 2）单击“增加”按钮，新增一张空白的付款单。依据栏目说明输入各个项目后单击“保存”按钮即可保存新增的付款单。付款单栏目与收款单栏目基本相同，用户可以参照收款单。（3）单击“（首页）”、“（上页）”、“（下页）”、“（末页）”按钮，可以定位至相应的付款单。（4）单击“修改”按钮可以对当前付款单进行修改。（5）单击“删除”按钮可删除当前付款单。9.4.3收款单据审核收款单据审核后就可以登记应收账，并作后续处理如核销、制单、转账等处理。已审核的单据不能再修改。弃审是审

29、核的反操作。系统提供了收付款单的审核、弃审功能。单据审核系统可对满足条件的未审核收款单一次性自动审核。操作步骤如下：（1）在“企业应用平台”中选择“业务导航” | “业务工作”选项卡，目录树中选择“财务会计”|“应收款管理” |“收款处理” |“收款单据审核”菜单。系统显示“收款单过滤条件”界面，如图9.13所示。217 218第九章应收款管理系统日常单据的处理图 9.13收付款单列表（2）用户进入单据列表界面后，可使用快捷条件进行查询，也可单击“更多”。系统显示图9.14所示界面。图 9.14 收款单过款条件各栏目说明如下：单据类型：系统提供了两种单据类型：收款单和付款单，用户选择需要显单据类型。款项类型：系统提供了七种款项类型：应收款、预收款、其它费用、手续费、利息、现款结算和销售现金，用户选择需要的款项类型。其余各栏目与“应收单据过滤条件”基本相同，用户可参考应收单据过滤条件说明。（ 3）输入查询条件后，单击“确定”按钮，系统根据当前的